《文件管理办法》补充规定(修订版)

1、文件管理办法补充规定(修订版)文件管理方法补充规定编号：q/mn-bl-jm/gl11.5-1-2009-11 目的为了确保公司内各用法部门准时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的文件资料管理方法的补充说明。2 适用范围本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。3换版说明此文件是对2009年2月18日发的编号为q/mn-bl-cd/gl11.5-1-2009-0的文件管理方法补充规定的换版。换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。表1：部门代码规定5 公司内各部门公文发文字号简称如下5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字2009*号5.2 总经办蒙牛冰金

2、蒙办字2009*号5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字2009*号5.4 供给处蒙牛冰金蒙供字2009*号5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字2009*号5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字2009*号5.7生产处蒙牛冰金蒙生字2009*号6 文件管理流程6.1 文件的发放流程为：起草初稿下发至相关部门反应搜集反应信息后更改初稿发文件管理员处编号打印、领导审批网发纸版交文件管理处归档。1起草人根据集团总裁办文件资料管理方法的要求起草文件，根据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。2发布单位应表达出冰淇淋成都金蒙生产基地的详细部门3文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一

3、份。文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣扬、培训。6.2 文件的换版1文件换版时如遇跨年度修订，那么只需要对版本号进展修订即可，不必再重新编挨次号：如编号q/mn-bl-jm/gl11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为q/mn-bl-jm/gl11.5-2-2009-0即可，不必再重新编挨次号。6.3 文件的归档由各部门兼职文管做好文件的归档，其中对于汇编本和附有记录表单的文件，需同时将子文件和表单也进展排列。归档文件名目根据集团下发的名目执行，见附件。各部门于每月25日将部门的归档文件清单传

4、到总经办文件管理员处。6.4 文件的收发1对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件号并留一份给总经办文件资料管理员备档。2各部门针对纸版发文，应做好发文登记表。7 考核方法7.1 格式类问题及行文文种有误，按5元/处进展考核；7.2 文件模板不正确、名称不得体，文种用法错误，按10元/次对责任部门进展考核；7.3 文件存在错别字，按5元/个对责任人进展考核，封顶20元/次；7.4 对需要备档的文件未网发至文件管理员处，按10元/份对责任部门进展考核；7.5 公司级文件未进展申请自行编号的按10元/次对责任部门进展考核；7.6 对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件

5、号并留一份给总经办文件资料管理员备档，否那么按10元/次对责任部门进展考核；7.7总经办文件管理员每月对各部门文件管理状况进展检查。检查完毕后依据检查结果进展鼓励。7.8 各部门如对外报送数据没有部门负责人签字或应当总经理签字没签字的，一经被文件管理员发觉，对挺直责任人负鼓励20元。7.9 以上考核部门负责人担当30%连带责任。备注：从文件下发之日起开头执行。在此文件下发前，文件编号假设为蒙牛冰成办字20095号，此文件下发后的新文件编号为蒙牛金蒙办字20096号。附件：1.红头文件格式模板；2.单份文件格式模板；3.内部业务便签；4.归档文件名目；5.发文登记表冰淇淋成都金蒙生产基地二oo九

6、年四月二十二日起草人:李晓静审核人: 李宾审批人：罗志坚附件1：红头文件格式模板内蒙古蒙牛乳业集团股份有限公司冰淇淋成都金蒙生产基地文件蒙牛冰金蒙字2009*号关于××××××的请示生产办公室：×××××××××××××××××××××××××××××

7、;×××××××××××××××××××××××××××××××××。妥否，请批示。二oo九年四月二十二日内蒙古蒙牛乳业集团股份有限公司冰淇淋成都金蒙生产基地总经办文件蒙牛冰金蒙办字2009*号关于××××××

8、的通报各部门：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

9、;×××××××××××××。特此通报审核人：签发人：二oo九年四月二十二日附件2：单份文件格式模板单份文件标题文件名称，小二号黑体编号：字体为三号仿宋1 标题章，字体为三号黑体。段，字体为三号仿宋2 标题章，字体为三号黑体2.1 标题条，字体三号黑体。段，字体为三号仿宋2.2 标题条，字体三号黑体。段，字体为三号仿宋12。文件一级列项，序号为数字字体为三号仿宋文件二级列项，序号为“，字体为三号仿宋文件三级列项，序号为“，字体为三号仿宋3 标题章，字体为三号黑体3.1 标题条，字体三号黑体。段，字体为三号仿宋3.2 标题条，字体三号黑体。段，字体为三号仿宋附件：1. 2. 文件发布单位/部门施行日期：年月日字体