浅议项目管理中的协调工作

1、浅议项目管理中的协调工作 项目管理是一个系统工程，搞好项目管理需要运用系统科学的理论，通盘把握项目的纲和目，在项目运行过程中积极主动地做好各种项目协调工作，从而有效地加强项目管理，保证项目顺当实施，达到项目建设的预期目的。 一、项目协调工作的主要特点 1、协调的范围广。项目协调的范围包括内部关系的协调、近外层关系的协调和远外层关系的协调。其中，内部关系包括项目经理部内部关系、项目经理部与企业的关系、项目经理部与作业层的关系；近外层关系是指与项目部有直接和间接合同的关系，包括与建设单位、监理单位、设计单位、物资供应单位、分包单位以及银行、保险公司等之间的关系；外层关系是指与项目部虽无直接和间接合

2、同关系，但却有着法律法规和社会公德等约束的关系，项目部与政府、交通、环保、卫生、绿化等部门的关系。通常状况下，近外层关系的协调是项目协调的重点。 2、协调的要素多。一是人际关系的协调，通常包括项目经理部内部人际关系的协调以及与关联单位的人际关系的协调，协调对象主要是相关工作结合的过程当中人与人之间在管理工作中的联系和矛盾。二是组织关系的协调，通常包括项目经理部与企业管理层以及与分包单位、劳务作业层之间的关系。三是供求关系协调，通常包括企业物资供应部门、建设单位物资供应部门与项目经理部之间的关系协调，各生产要素供需单位之间的协调。四是协作协作之间的关系协调，通常包括项目经理部内部各部门之间、上下

3、级之间、管理层与作业层之间以及与各近外层协作单位之间的协调。五是约束关系的协调，通常包括项目经理部与远外层关系的协调，包括与有法律法规约束关系的各单位（如政府、环保、卫生、绿化、交通等）的关系协调，和与有合同约束关系的建设单位之间关系的协调。 3、协调的阶段性强。建设工程通常具有很强的阶段性，对于工程总承包项目通常可分为勘探、设计、选购、施工、运营等不同阶段，每个阶段又可以划分为若干时期，例如在施工阶段就可以分为预备期、施工期、收尾期等，在各个不同的时期，项目协调工作的内容是不一样的，协调的重点也是不同的。 4、协调的难度大。由于项目协调的性质多种多样，所涉及到的关系千头万绪，有项目与目标因素

4、之间的协调；项目各子系统内部、子系统之间、子系统与环境之间的协调；各专业技术方面的协调；各种管理方法、管理过程的协调；项目实施过程的协调；各种管理职能方面的协调；项目参与者之间的协调等，因而项目协调工作的难度比其他任何一种协调难度都大。 二、项目协调工作简单出现的问题 1、项目经理部内部简单混乱。主要表现在：由于总体目标不明，各职能部门之间的兴趣和目标不同，有各自的准备和做法，有些甚至是对立的；由于缺乏沟通和必要的宣传，项目部内部士气不够，面对项目实施过程中遇到的一些挫折和危机，简单失去斗志；由于信息不畅、指挥不灵，项目实施过程中出现各种混乱现象，人们对合同、各种指令和责任书理解不一或不能理解

5、，因而在实施过程中各自为政，使项目失控；项目部内部没有和谐的工作氛围，对工作没有应有的争吵和争论，人们不敢和不习惯将问题提出来争论和研究，从而酿成隐患。 2、与外部关系不易理顺。主要表现在：项目经理部的工作得不到建设单位、监理单位、设计单位等近外层关系单位的支持，有时甚至是对立的；项目经理部不召开协调会议或者在协调会议上不争论重要的协调事务，而是偏离议题，或者是正常的协调会议经常被打断和干扰，达不到应有的效果；项目部内部、项目部与远外层、项目部与近外层三个层次之间的信息沟通不畅，以至于信息得不到正确传递，影响了项目的正常运作 ，甚至是相互之间产生一些埋怨；项目经理部得不到企业职能部门的支持，无

6、法获得必需的资源和管理服务，与外界又不能进行正常的信息沟通，迫使项目经理部花费大量的时间和精力处理各种突发矛盾和问题，降低了工作效率。 三、项目协调工作的思路与方法 1、树立一种观念搞好项目协调是做好一切工作的基础。众所周知，构建和谐社会是我国当前的一项国策，而构建和谐的工作环境是现代管理所提倡的一项重要原则。对于工程项目来说，由于建筑工程的特别性，项目协调工作尤为重要。要通过学习和不断的教育，使项目部管理人员充分熟悉到协调工作的重要性：协调工作是做好其他一切工作的基础，没有和谐的工作环境什么事也做不成。 2、坚持一个方法加强管理部门之间的沟通。项目协调最好的手段和方法就是沟通，沟通是解决项目

7、实施过程中各种障碍的最基本的方法，事实证明也是最有效的一种手段。任何组织争吵只有通过沟通才能实现，通过沟通不但可以解决各种协调问题，如技术、过程、规律、管理方法和程序中的矛盾、困难和不全都，而且还可以解决相关人员心理行为的障碍和争吵。对于项目来说，项目经理部内部沟通的效果是测定项目管理效果的最好尺度，项目目标能否成功实施，很大程度上取决于项目经理部能否成功地进行沟通，即能否成功地做好协调工作。 3、讲究一种艺术科学地掌握管理中的争吵。协调要讲究技巧，特殊是对于争吵的处理更要讲究艺术，必需使争吵得到有效的管理和掌握。对于项目实施过程中出现的问题应多协商、少争吵，通过具体的协商平衡和满意各方面的利

8、益，从而达到项目目标的最优解决；通常状况下对于不影响项目管理大局的争吵，应采取策略引导争吵者或者说服双方向对方做适当妥协或非原则性让步，避免争吵扩大化；对于涉及双方共同利益的争吵可采取互迁互让，加大合作面形成利益互补或利益共同体，从而化解争吵；对于利益冲突性大的争吵或问题比较突出的争吵，在协商和调解都无效的状况下，应准时交由上级领导裁决，或当机立断采取行政裁决的方式解决，或通过法律途径解决。另外，在必要的状况下，对于一些目标不明和方法难以确定的问题，有时需要有意识地引起争吵，通过争吵进行争论和沟通，使熟悉全都从而得到最佳方案。 4、把握一个原则详细问题详细分析。在项目协调过程中必需坚持详细问题

9、详细分析的原则，对于每一个需要协调的问题都必需先分清它的性质、类型、主次等要素，然后制定出最合适、最有效的解决途径。如，对于内部人际关系的协调主要应依靠各项规章制度，通过做好思想政治工作、加强教育培训、提高人员素养等方法来实现；对于项目经理部与企业管理层之间的管理协调，应严格执行项目管理目标责任书；对于项目经理部与作业层之间关系的协调，应严格履行劳务分包合同和执行项目管理实施规划；对于项目经理部内部供求关系的协调，必需依靠编制和严格实施资源需求计划，并充分发挥物资供应部门调度系统和调度人员的作用，加强调度工作；对于项目经理部与建设单位和监理单位之间的协调，应以沟通为主，协调的目的是搞好协作，协

10、调的依据是执行合同，协调的重点是资金问题、进度问题和质量问题。 5、突出一个重点注意项目动态管理。项目的协调工作贯穿于项目管理的全过程，但是，由于工程项目的实施是分阶段实行的，项目各阶段所存在的问题都有所不同，因而在项目协调过程中还必需依据各阶段的实际状况抓好协调的重点，如在项目实施初期主要是进行供求关系的协调，项目后期的协调重点则是合同与法律法规约束关系的协调，这就要求协调工作应依据项目的推进，适时、精确地把握各种关系的发展，准时有 效地进行沟通，化解各种矛盾、解决各种争吵，从而提高项目运行的效率。 6、打好一个基础着力提高管理人员素养。任何工作都是由人来完成的，人的素养打算了工作质量，项目协调工作也不例外。一方面要对项目部全部管理人员进行必要的培训和教育，使他们充分了解项目协调工作的重要性，把握协调工作的方法和技巧；另一方面应在项目经理部配备专职的项目协调工作人员，并指定一名项目副经理特地负责此项工作，才能取