视频会议系统管理制度

1、视频会议系统管理制度第一章总则第一条 为了正确、规范使用视频会议系统，提高会 议的效率及质量，保证视频会议能够长期有效的进行，特制 订本规定。第二条 本细则适用于内部视频会议系统的管理维护 人员。第二章职责分工第三条总管理中心信息部是视频会议系统日常维护的主要执行者，其主要职责包括：(1) 负责集团视频会议设备和系统的日常管理和维护工作，保持系统处于良好的运行状态；(2) 对设备电路及系统进行日常维护、定期巡检、检修测试，包括视频会议主机、 视频会议大屏幕及电视、 摄像头、麦克风、调音台、音响、网络设备、系统 软件、系统优化调整等的日常维护管理工作，并且 要记录巡检记录和维修记录；(3) 在巡

2、检过程中，要对视频会议设备进行统计，维护， 并且要现成对企业管理员进行现场培训，现场问题 答疑，并且监督和协助企业视频管理员完成操作手 册；(4) 在每次视频会议调试前，要与各个会场逐项进行问 题排查，详见(视频会议前问题排查表)并且做好 相关排查记录；(5) 完整、准确地记录视频会议系统的运行日志；(6) 视频会议管理员要及时解决和反馈视频设备中存 在的各种问题；(7) 视频会议系统的传输链路进行整体维护，确保正常 运行。(8) 对重要的会议和培训要及时的进行会议录制，转 换、存档；(9) 及时的维护录播设备的存储空间，对视频资料进行 定期备份和导出。第四条成员企业视频会议管理工程师职责：(

3、1) 各成员企业至少配备一名专职或两名兼职视频管 理员；(2) 视频管理员需保持手机畅通，信息部需建立各视 频责任人一览表(如附件一所示)；(3) 负责本企业视频会议设备和系统日常管理和维护工作，保持系统处于良好的运行状态；(4) 对设备电路及系统进行日常维护、定期检修测试， 包括视频会议主机、视频会议大屏幕及电视、摄像 头、麦克风、调音台、音响、网络设备、系统软件、 系统优化调整等的日常维护管理工作； 每次视频会议后向总管理中心信息部发送会议日 志，如遇设备问题应及时向总管理中心信息部汇 报，信息部管理人员必须在一个工作日内排查问 题。第三章设备管理第五条视频会议系统设备(1) 视频会议系统

4、设备主要由摄像头、话筒、会议专用 电脑、图像显示设备、调音台、音响设备等组成。(2) 严禁在视频会议专用电脑上安装无关的软件，并定 期做好病毒防护等安全维护工作。(3) 视频会议系统管理员必须每周一次对相关设备进 行常规检查清理工作。在视频会议召开前，应对相 关设备进行全面检查。(4) 视频会议系统只能由系统管理员操作，严禁其他无 关人员操作。第四章会议管理第六条 视频会议管理 各企业、各中心如使用视频会议，需提前在0A系统中预订会议室。(2) 各参会单位管理员接到视频会议召开的通知后，必须在视频会议开始前1小时进行设备联动调试，检查本会场内电源、麦克风、音响、调音台、视频显 示设备是否正常，

5、数据是否丢包，出现问题及时解 决，保证会议视频、音频质量，保障网络传输效果 稳定正常，调试完毕后必须将麦克风调至关闭状态，以免影响会议效果。(3) 系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作， 会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非 法操作，不准擅自调动视频设备，会议召开期间， 管理员需在会议现场确保会议正常进行。(4) 分会场会议中不发言时应主动关闭本端麦克风，避 免产生杂音、噪音，影响会议音频效果，主会场也 要通过MC后台对非发言会场进行静音，以保证会 议效果。(5) 在会议开始前，各分会场将摄像头取会场全景，会 议进行中，及时调整摄像头，取发言者近景镜头。(6) 会议中如果有会场意

6、外中断，严禁自行更改配臵， 及时联系主会场管理员把会场重新加入到会议中。(7) 会议期间，针对各会场线路、音频、视频进行监控 并做好记录，及时发现问题，在会议结束后针对问 题查找原因，出书面故障报告，避免以后出现类似 的问题。(8) 会议期间，手机应调整为静音或震动状态，重要会 议禁止接打电话。(9) 会议结束后，及时关闭各项设备电源，做好设备保 养工作。(10) 会议期间，视频设备遥控器要严格保管，禁止管理 员以外的人进行遥控器操作。第五章考核规定为了保证视频会议系统正常运行，各单位必须配备一名名专职或两名兼职管理员负责日常维护和具体操作，总管理中心将人员配备纳入每月的信息化考核中，不符合要

7、求的， 将给予1分的扣分。各个视频会场因为人为操作失误导致视频终断，每发现一次给予1-5分的扣分。视频管理人员必须严格执行视频会议的操作程序，不得随意拆卸和挪用视频会议系统设备，不得随意更改视频设备的配臵，在会议期间，各单位视频管理人员必须现场值守， 不得擅离岗位，会议结束后，检查话筒，关闭设备。如不符 合要求的每发现一次给予 1-10分的扣分。各个分会场的视频管理员，必须在开会前30分-60分开启设备，参加视频会议设备联调，如因视频管理员没有及时 开启视频设备导致视频无法召开或出现故障的，每发现一次给予1-10分的扣分。视频管理人员必须做好视频会议系统设备的日常维护和管理工作，如发生人为损坏或设备丢失等情况，须上报集 团总管理中心，追究相关责任人的责任，并对相关单位给予1-10分的扣分。视频会议管理员严格管理视频设备，禁止非管理人员私自调试设备，已经发现，给予1分的扣分。视频会议调试过程中要完成视频会议调试检查表（见附件二）。集团视频管理员要定期到各个视频点进行视频设备状况进行巡检，完成巡检记录表（见附件三）。第六章附则本制度自公布之日起执行，由集团公司总管理中心负责解释附件各视频责任人一览表单位及会议室名称管理人员联系电话