第十一章 文书立卷归档

1、情景任务回放 舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在通知说明将在12月月8号组织召开冬季防火工作会议，要求号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有全市所有大中型企业的主要负责人大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备都参加，并且要准备好好相应的汇报材料相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书定的处分。张秘书粗略一看标题粗略一看标题，认为是常规性的工作，认为是常规性的工作安排，跟总经

2、理直接说就可以了，因此没有把文件交给安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒总经理过目，而是直接放进了档案盒 文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理呢？组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理呢？情景任务情景任务任务小结 张秘书收文处理的规范动作：张秘书收文处理的规范动作： 1、签收、拆封、登记、签收、拆封、登记填写填写收文登记簿收文登记簿 2、（需办理）张秘书进行拟办，填写文件处理单的、（需办理）张秘书进行拟办，填写文件处理单的拟办意见：拟请行政部

3、拟办意见：拟请行政部12月月6日前完成汇报材料。日前完成汇报材料。 3、报总经理审批，总经理根据拟办，给出批办意见。、报总经理审批，总经理根据拟办，给出批办意见。批示由行政部承办，总经理参会。批示由行政部承办，总经理参会。 4、行政部承办，进行汇报材料的整理。、行政部承办，进行汇报材料的整理。 5、张秘书催办、张秘书催办 6、12月月5日，行政部将汇报材料上交，张秘书核稿，日，行政部将汇报材料上交，张秘书核稿，交由总经理批阅、定稿。交由总经理批阅、定稿。 7、办复、办复 8、行政部填写承办情况（注办）、行政部填写承办情况（注办） 情景任务 4人一组，模拟收文处理过程。人一组，模拟收文处理过程。

4、1 1、组长在分解任务的基础上确定组员岗位责任；、组长在分解任务的基础上确定组员岗位责任；2 2、工作用表、工作道具准备等；、工作用表、工作道具准备等；3 3、模拟演练、模拟演练 角色：收发室、张秘书、总经理、行政部角色：收发室、张秘书、总经理、行政部 流程：签收、登记、拟办、批办流程：签收、登记、拟办、批办 道具：收文登记簿道具：收文登记簿 文件处理单文件处理单 办毕文书的处置内容内容处置的处置的实质实质立卷归档内涵内涵定义定义清退意义意义定义定义清退的原则清退的原则清退清退的范围清退的范围清退清退的方法清退的方法文件清退清单清退单位：制发单位文号份数密级备注清退人收文人销毁方式方式定义定义

5、范围范围销毁销毁的程序销毁的程序销毁的制度销毁的制度文件销毁清单顺序号成文单位发文字号文件标题日期份数销毁理由审批单位及负责人销毁单位及经手人暂存将不应立卷归档或清退，又不宜销毁的文书暂存，以供日常查考听日后判断与发落。对暂存文件要定期清理与鉴定。第十一章第十一章 秘书与文书立卷归档工作秘书与文书立卷归档工作一、文书立卷归档工作概述三、文书立卷分方法和步骤主要内容主要内容二、文书立卷部门、立卷原则和范围四、归档 一、含义：一、含义： 立卷是指文书部门将立卷是指文书部门将办理完毕办理完毕的、的、具有一定参考利具有一定参考利用价值用价值的文件，按照它们在的文件，按照它们在形成过程中的联系和一定的形

6、成过程中的联系和一定的规律规律组成组成便于查用便于查用的案卷。因此，立卷的要求是：的案卷。因此，立卷的要求是： 1、立卷的对象、立卷的对象办理完毕的文件办理完毕的文件 2、立卷文件的标准、立卷文件的标准具有参考利用价值的。具有参考利用价值的。 3、立卷的结果、立卷的结果案卷，卷内文件彼此之间有一定案卷，卷内文件彼此之间有一定的联系。的联系。第一节、文书立卷归档工作概述 案卷：案卷：用卷夹装订的一组文件材料的集合体。卷内材料具有一定的共同特征。 归档：归档：将案卷按照规定的制度移交档案部门管理。第一节、文书立卷归档工作概述二、立卷的意义： 首先是便于查找和利用 便于科学保管文件 为档案工作奠定基

7、础第一节第一节 文书立卷归档工作概述文书立卷归档工作概述 一、文书立卷的部门 文书部门立卷，是同机关档案室立卷相对来说的，即指由承担和处理文书的部门或人员来立卷。每年的文书立卷后，在第二年内移交给档案室管理。 在小机关或基层单位，文件数量不多，可以将立卷点选择在中心机构即在机关办公室中立卷；在中等机关或大机关，文件数量较大，立卷点应取分散式，即将综合性的、重要的、全面性的文件放在机关办公室立卷，各业务部门处理的文件，放在各部门立卷。 （课后调查题：我校教学秘书是怎么立卷的？）第二节 文书立卷部门、立卷原则和范围二、文书立卷的原则1.已办理完毕的（如：问函与复函）2. 有保存价值的3. 遵循文件

8、的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系第二节 文书立卷部门、立卷原则和范围 保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个年度 相同文种、载体材料等第二节 文书立卷部门、立卷原则和范围三、文书立卷的范围（三、文书立卷的范围（P190）上级机关上级机关本机关本机关同级机关和非隶属机关同级机关和非隶属机关下级机关下级机关第二节 文书立卷部门、立卷原则和范围第三节 文书立卷的方法和步骤一、文书立卷的方法 第一：根据文件特征，按照文件之间的主要联系来立卷。 第二：区分文件参考价值，为

9、不同保管期限的文件立卷。第三节 文书立卷分方法和步骤据文件特征立卷组合方法 立卷“六个特征”，即问题 、作者、名称（文种）、时间、通信者、地区特征组卷1 1、按问题组卷、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷2 2、按作者组卷、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3 3、按文种（名称）组卷、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷。会议记录、计划、总结、合同、报表、账簿、凭证等可以使用这一分类方法4 4、按时间组卷、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷5 5、按通信者组卷、按通信者组卷 将本单位与某单位针

10、对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 6 6、按地区组卷、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷（1）化工大学关于王兰工作调动的函（2）工业大学关于王兰工作调动的复函（3）化工大学关于刘海工作调动的函（4）工业大学关于刘海工作调动的复函思考1：以上文件按什么特征立卷？微型案例第七章第七章 文书处理与档案管理文书处理与档案管理 按通讯者特征立卷实例按通讯者特征立卷实例（1）化工大学关于王兰工作调动的函（2）工业大学关于王兰工作调动的复函（3）化工大学关于刘海工作调动的函（4）工业大学关于刘海工作调动的复函以上案例是按照文件的通信者和名称特征结合立卷的。微型案例结合运用“六个

11、特征”组卷： 组合案卷一般应以问题为主，兼顾其它特征。根据文件的实际情况，把具有相同二至三个或四个特征的文件组立一个案卷，其中问题、作者、名称三个特征比较常用. 对于针对时间比较明显的文件或时间性较强的文件，则需应用时间特征.组卷示例例：北京市档案馆1990年各季度档案利用工作统计表（作者） （时间） （问题） （名称）例：首都师大1996年关于北校区征地问题与四季青乡 的 来往函件（作者）（时间） （问题） （通讯者） （名称）三个主要特征的具体灵活运用： 从文件的具体情况出发，全面考虑立卷的基本要求，既要保持文件的主要联系，又要便于保管利用；既符合基本规律，又不机械强求。 问题特征 作者特

12、征 名称特征问题特征 根据文件数量的多少和保管利用的方便，考虑问题概括的粗细和大小，文件少则可将小问题概括为大一些的问题合并组卷；文件多则把大问题再拆分成小一些的问题分别组卷. 如： 干部调配、工资、福利、职称、聘任等 人事工作 (合并为) 人事工作 干部调配、工资、福利、职称、聘任等 (拆分为) 作者特征 非本单位的文件，除请示与批复或关于同一问题形成的文件等有密切联系的情况外，一般不与本单位文件一起组卷； 文件数量不多时可按收文作者类型集中组卷，如：上级机关、下属机关、平级机关分别组卷.名称特征 注意区分名称相同、但文件内容、性质、保存价值不同的情况，如：指示性通知、干部任免通知、具体事项

13、通知应分别组卷； 文件数量不多时，可把文种相近、保存价值相近的文件合并组卷，如：决议决定；条例-办法；指示意见带指示性的通知；计划安排规划要点；报告汇报情况.常用的复式档案分类法1年度一组织机构分类法。即以年度为第一级类目，机构为第二级类目。第七章第七章 文书处理与档案管理文书处理与档案管理 某企业按年度某企业按年度组织机构分类组织机构分类2000年办公室人事部报关部生产部2001年 办公室人事部报关部生产部微型案例微型案例常用的复式档案分类法 2年度问题分类法。即以年度为一级类目，问题为二级类目。 某农林水利局全宗分类某农林水利局全宗分类2000年 会议类 组织人事类生产类品质类2001年会

14、议类 组织人事类生产类品质类 微型案例微型案例按保管期限立卷按保管期限立卷 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为定期一般分为30年、年、10年。年。文件材料划分文件材料划分“永久永久”的要求的要求 本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报

15、告、总结、综合统计的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；报表等； 本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于本机关主记等凭证性材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。等文件材料。文件材料划分文件材料划分“定期定期”的要求：的要求： 本机关职能活动中形成的本机

16、关职能活动中形成的一般性一般性业务文件材料；业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般文件材料材料；本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机关一般事务管理文件材料；本机关关于一；本机关一般事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但

17、要贯机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；彻执行的文件材料； 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。重要专题报告等文件材料。二、文书立卷的步骤二、文书立卷的步骤 （一）立卷准备工作 （二）调整案卷 （三）编目定卷第三节 文书立卷分方法和步骤 1.1.编制立卷类目编制立卷类目 立卷类目，又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机

18、关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。 立卷类目由类、目、号三部分组成。（一）立卷准备工作第三节 文书立卷分方法和步骤A.类类 即案卷的类别。有两种方法：即案卷的类别。有两种方法： （1）按问题分类）按问题分类 （如：党群类（如：党群类 行政类）行政类） （2）按组织机构分类）按组织机构分类第三节 文书立卷分方法和步骤B.目目 即条目、条款。是在类之下，即条目、条款。是在类之下，概括一组文件概括一组文件材料的总标题，也是预定的案卷题目。材料的总标题，也是预定的案卷题目。 标题结构一般由作者、内容和文种标题结构一般由作者、内容和文种 组

19、成。如组成。如：市教委、市教委、XX学院学院 2001年邀请、聘请外籍人士的计划、批复、报告年邀请、聘请外籍人士的计划、批复、报告本厅本厅 有关林地、林权、森林法规等有关林地、林权、森林法规等 的文件材料的文件材料作作 者者内内 容容文文 种种作者作者内内 容容文文 种种C.号号 即类和条目的编号。给一类、一个条目编一个号。第一类：党群工作类第一类：党群工作类第一款：本厅党组会议记录、厅长办公会议记录第一款：本厅党组会议记录、厅长办公会议记录 永久永久第二类：第二类：第二款：第二款： 编号：编号：1-1 2-2 条目排列的规则：方针政策性的、领导指示性的文件排在前面，其次是综合类条目，再次是反

20、映具体内容和业务的条目。第三节 文书立卷分方法和步骤（一）立卷准备工作2.平时归卷 平时归卷，是文书人员依据立卷类目，将已经处理完毕的文件，按有关条款随时归入事先准备好的文件夹或文件盒的行为过程。第三节 文书立卷分方法和步骤 文书人员平时把已经处理完毕的文件随时按立卷类目的条款归纳进去，待年终系统调整后立卷。需要注意： 1、建立平时归档制度，明确归档的范围、时间和要求 2、准备好平时归档物质条件。 3、注意平时清扫。2.平时归卷（二）调整案卷 调整案卷是在平时归卷的基础上进行的，即将平时归卷的文件资料，于次年年初对照立卷类目的各个条款进行检查、调整，最后确定案卷。归卷文件的归卷文件的检查和调整

21、检查和调整案卷标题案卷标题的拟写的拟写卷内文件卷内文件的排列的排列文件保管期限文件保管期限是否准确是否准确第三节 文书立卷分方法和步骤拟写案卷标题拟写案卷标题案卷标题应该是对案卷内容的高度概括。其结构是： 作者作者+事由事由+文种文种如：如： 江宁、浦江、六合县人民政府江宁、浦江、六合县人民政府 关于引进外资关于引进外资 的总结和规划的总结和规划作者作者事由事由文种文种（1）化工大学关于王兰工作调动的函（2）工业大学关于王兰工作调动的复函（3）化工大学关于刘海工作调动的函（4）工业大学关于刘海工作调动的复函思考2：以上案卷的标题是？微型案例第七章第七章 文书处理与档案管理文书处理与档案管理 按

22、通讯者特征立卷实例按通讯者特征立卷实例（1）化工大学关于王兰工作调动的函（2）工业大学关于王兰工作调动的复函（3）化工大学关于刘海工作调动的函（4）工业大学关于刘海工作调动的复函 案卷的标题为：化工大学与工业大学关于王兰、刘海工作调动问题的来往函件微型案例卷内文件排列卷内文件排列 排列方法是： （1）可以按时间顺序排列。 （2）可以按重要程度排列：政策文件在前，业务文件在后；上级文件在前，平级、下级文件在后；存本在前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之后，草稿按一、二、三稿顺序排列。 （3）几种特征组合运用排列。常见的是：问题时间；作者时间；作者问题时间。第三节 文书立卷分方法和步骤 （三）

23、编目定卷 编目定卷，是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程。第三节 文书立卷分方法和步骤编目订卷1.打页号打印的页号2.2.填写卷内文件目录填写卷内文件目录 卷内文件目录，又叫卷首目录。它放在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。第三节 文书立卷分方法和步骤卷卷 内内 文文 件件 目目 录录 顺序号：文件的顺序编号。每份文件填一个；定稿和草稿、正件和附件均只填一个顺序号. 文号：文件的发文字号。没有发文字号的此栏不填写. 责任者：文件的形成单位或个人。应填写全称或规范的简称. 题名：文件的标题。 一般如实抄录原文件标题；没有标题或标题不能说明文件内容

24、的应根据文件内容概括后填写，并加；会议记录应概括出主要内容. 日期：文件的形成日期。用阿拉伯数字规范填写；没有日期的文件，要考证清楚补上. 页号：现有计算机档案管理软件要求此项填写每份文件的总页数，如：“5”，系统将自动生成文件排列顺序号。3.3.填写卷内备考表填写卷内备考表 卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的情况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况。 说明本卷文件的缺损、修改、补充、销毁、漏号、重号等，与某些文件的其它文件卷号，卷内文件变动情况。有关人员需要签名、标注时间。第三节 文书立卷分方法和步骤卷卷 内内 备备 考考 表表 式式 样样填写卷内备考表4

25、.4.妥善做好卷内文件的技术处理工作妥善做好卷内文件的技术处理工作（P198P198）5.5.填写案卷封皮填写案卷封皮( (案卷封面与卷脊项目案卷封面与卷脊项目) )第三节 文书立卷分方法和步骤案卷封面案卷封面样式样式填写完成的案卷封面填写完成的案卷封面案卷脊背案卷脊背和底边6.6.编目定卷，装订案卷编目定卷，装订案卷 装订，即把案卷用卷绳组装起来的行为过程。注意事项：注意事项： 1、去除金属物。 2、整理文件：对破损文件修补；理顺和对齐纸张；将小签条、小便条等不规则材料粘帖在符合规格要求的白纸上。 3、按照文书档案案卷格式要求使用硬卷皮或软卷皮。采用三孔一线式装订。第三节 文书立卷分方法和步

26、骤上夹上夹上卷皮上卷皮作三孔标记作三孔标记 打孔穿线绳穿线绳系线绳系线绳归档移交归档移交 文书部门一般在第二年的上半年向档案室移交上一年的归档文件。专门档案可以按规定时间移交。归档需要办理移交手续。档案室需要检查清点案卷材料： 1、案卷是否完整。一个立卷单元的各个组成部分无残缺。 2、案卷质量是否符合要求。 第三节 文书立卷分方法和步骤Xx年度年度xx（部门）移交案卷目录（部门）移交案卷目录 移交案卷目录备考表移交案卷目录备考表本档共本档共 页。共有案卷页。共有案卷 卷，其中永久卷，其中永久 卷，长期卷，长期 卷，短期卷，短期 卷。卷。 移交部门：移交部门： 移交人：移交人： 接收部门：接收部

27、门： 接收人：接收人： 年年 月月 日日 一、归档作用： 归档是文书工作的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节。单位内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是档案室收集工作的经常任务。第四节 归档 二、归档的制度二、归档的制度 （一）归档时间 （二）归档案卷的质量 （三）不归档材料的范围第四节 归档（一）归档时间（一）归档时间第一时段：文件材料立卷第一时段：文件材料立卷6月底之前月底之前立卷部门：完成实体立卷和网上立卷，移交纸质文件或提交电子文件纸质文件（包括办公自动化系统中流转的电子文件纸质稿）电子文件（包括文件目录、电子文件原文）（注意：暂不进行装订，但要求用别针或夹子固定）第二时段：文

28、件材料的数字加工第二时段：文件材料的数字加工6月底月底9月底月底档案馆：对无电子文件原文的纸质文件进行数字扫描加工。第三时段：文件材料装订、移交第三时段：文件材料装订、移交10月月 12月底之前月底之前立卷部门：装订 移交，办理移交手续，完成与档案馆之间的移交归档任务。（二）归档文件质量要求（二）归档文件质量要求齐全 与纸质文件配套的电子文件挂接齐全挂接电子文件挂接电子文件 准确 挂接电子文件原文要求准确，避免张冠李戴； 电子文件应为最后的定稿。 双备份双备份：办公自动化文件材料打印成红头纸质文件。手续完毕手续完毕：打印的纸质文件应加盖发文机关的公章录入信息准备录入信息准备：手工录入的案卷目录、卷内文件目和归档文件目录准确无误题名、文号、页码等；卷内文件材料手续完备 制作和书写材料利于长期保存，不能有红色、圆珠笔和纯蓝墨水书写。 不能使用复印件归档。（三）、归档范围归档范围 应当归档 不应当归档 应归档的文件材料应归档的文件材料：凡是本单位活动过程中形成的对本单位及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。 文件材料是否应当归档，取决于文件材料本身的保存价值文件材料是否应当归档，取决于文件材