文书档案归档文件整理方法PPT

1、12013.9.2013.9.2 培训内容提要培训内容提要 整理依据整理依据 适用范围适用范围 主要内容主要内容 “三合一三合一”制度制度 相关表格样式及填写要求相关表格样式及填写要求3 整理依据整理依据 国家档案局国家档案局关于机关文件材料归档范围关于机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定和文书档案保管期限规定（国家档案局（国家档案局 第第8 8号令）号令） 归档文件整理规则归档文件整理规则（DA/T22-2000DA/T22-2000） 湖北省归档文件整理实施细则湖北省归档文件整理实施细则 （2001 2001 年制定，年制定，20112011年第一次修订）年第一次修订） 4 适用范

2、围适用范围 适用于全省各级各类机关、人民团适用于全省各级各类机关、人民团体、体、 事业单位（以下简称事业单位（以下简称“机关机关”）。）。 企业可参照执行。企业可参照执行。5 主要内容主要内容一、归一、归 档档 文文 件件二、整二、整 理理 原原 则则三、质三、质 量量 要要 求求四、整四、整 理理 步步 骤骤 6 熟悉掌握熟悉掌握 相关表格样式的格式及填写要求相关表格样式的格式及填写要求 归档章归档章 归档文件目录封面归档文件目录封面 归档文件目录档案盒归档文件目录档案盒 （封面、脊背、底边）（封面、脊背、底边） 备考表备考表 7 “三合一三合一”制度制度 归档文件按照经档案行政管理部归档文

3、件按照经档案行政管理部门或上级主管机关审核批准的门或上级主管机关审核批准的机关档机关档案分类方案、归档范围和保管期限表案分类方案、归档范围和保管期限表 整理。整理。8主要内容之一：主要内容之一： 归档文件的定义归档文件的定义 归档文件指机关在履行职能和各归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。案保存的纸质文件材料。 必须具备四个条件：必须具备四个条件： （1 1）本单位工作活动中直接形成）本单位工作活动中直接形成 ( (上上 级、本机关、级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等下级、同级或不相隶属机关等) )； （2 2）

4、办理完毕；）办理完毕； （3 3）具有保存价值；）具有保存价值； （4 4）纸质。）纸质。9主要内容之二：主要内容之二： 整理原则整理原则 遵循形成规律（如会议材料）遵循形成规律（如会议材料） 保持有机联系（请示与批复）保持有机联系（请示与批复） 区分保管期限区分保管期限 便于保管利用便于保管利用10主要内容之三：主要内容之三： 归档文件质量要求1 1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签；单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； 在事由上有密切联系的一组文件；在事由上有密切联系的一组文件； 一项活动

5、全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。2 2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。3 3、破损的文件进行了修复。、破损的文件进行了修复。11 公文质量要严格把关公文质量要严格把关 公文是档案的前身，要严肃对待公文是档案的前身，要严肃对待 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4A4纸纸 杜绝错别字杜绝错别字 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、 报表、大事记、合同等，领导讲话、个人撰写的调研报表、大事记、合同等，

6、领导讲话、个人撰写的调研 报告除外）报告除外） 文件形成时间要以领导人签发日期为准文件形成时间要以领导人签发日期为准 办公自动化形成的拟、阅文签要加盖单位印章办公自动化形成的拟、阅文签要加盖单位印章12主要内容之四：主要内容之四： 整理步骤归档文件归档文件7 7、编、编 目目8 8、装、装 盒盒6 6、编、编 号号3 3、分、分 类类2 2、装、装 订订4 4、划分保管期限、划分保管期限1 1、分、分 件件5 5、排、排 列列13整理步骤之一：整理步骤之一： 分分 件件 正本与定稿、正文与附件正本与定稿、正文与附件 （1 1）一般一份文件为一件）一般一份文件为一件 （2 2） 原件（字迹模糊的

7、）与复制件原件（字迹模糊的）与复制件 （3 3） 报表、名册、图册、会议指南、报表、名册、图册、会议指南、 介介 绍信存根、绍信存根、 书刊等一册（本）书刊等一册（本） （4 4） 简报一期简报一期 （5 5） 会议记录一份或一本会议记录一份或一本14 在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件 请示与批复请示与批复 转发文与被转发文转发文与被转发文 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的 联系和数量组成一件或若干件联系和数量组成一件或若干件 例：就例：就 工作进行调研形成的系列文件（包括通知、各工作进行调

8、研形成的系列文件（包括通知、各 地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等）地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等）15 排排 序序 1 1、“件件”内文件一般按形成时间排序，有结论内文件一般按形成时间排序，有结论（果）（果） 的，应将结论（果）前置的，应将结论（果）前置 正本在前，定稿在后正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后正文在前，附件在后 转发文在前，被转发文在后转发文在前，被转发文在后 复文（结论）在前，来文（或去文）在后复文（结论）在前，来文（或去文）在后 2 2、其他、其他 中文（汉字）在前，其它语言在后中文（汉字）在前，其它语言在后 发文处理签排在正本之后，定稿之前发文处理签排在正

9、本之后，定稿之前 收文处理签排在收文之前收文处理签排在收文之前16 例：收到下级部门的请示文件并予以批例：收到下级部门的请示文件并予以批复复 将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件归档，件内文件排列的前后顺序如下：归档，件内文件排列的前后顺序如下：（1 1）本单位批复文件的正本；）本单位批复文件的正本；（2 2）本单位批复文件的发文处理签；）本单位批复文件的发文处理签；（3 3）本单位批复文件的定稿（底稿）；）本单位批复文件的定稿（底稿）；（4 4）本单位收到下级部门请示的收文处理签；）本单位收到下级部门请示的收文处理签；（5 5）下级部门上报

10、的请示文件正本。）下级部门上报的请示文件正本。17整理步骤之二：整理步骤之二： 装装 订订 数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装完成数字化处数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装完成数字化处 理后可采用扎线装订；理后可采用扎线装订； 向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订 扎线不得使用化学线；扎线不得使用化学线； 装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形 针、金属夹等金属物；针、金属夹等金属物； 书刊等印刷出版物可保持原装订。书刊等印刷出版物可保持原装订。 保管期限为保管期限为1010年的档案装订方式可以自

11、行选择。年的档案装订方式可以自行选择。18建议实行档案数字化外包的单位，将档案数字化后建议实行档案数字化外包的单位，将档案数字化后扎线装订一并列入外包合同。扎线装订一并列入外包合同。优点优点：（1 1）兼顾整理和利用。初始）兼顾整理和利用。初始整理较简单；整理较简单；数字化处理数字化处理后，利用档案可直接通过后，利用档案可直接通过电脑查询或打印全文。电脑查询或打印全文。（2 2）安全性强。）安全性强。（3 3）符合档案长期保管和保）符合档案长期保管和保护要求。护要求。缺点：缺点： 装订工作量大装订工作量大19扎线装订的主要方法：扎线装订的主要方法： 一件文件材料较薄时，一般采用缝纫机在一件文件

12、材料较薄时，一般采用缝纫机在 左上角斜扎或左侧边垂直扎线，但针脚不左上角斜扎或左侧边垂直扎线，但针脚不 易太密；易太密； 一件文件材料较厚时，一般采用三孔一线一件文件材料较厚时，一般采用三孔一线 扎线方式。扎线方式。2021 编页号编页号 1 1、以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的、以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的 左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号， 空白页不编号。空白页不编号。 2 2、页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。、页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。 3 3、编有文件页码的单份文

13、件为一件的，可不再编制页号、编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号 收文：前面有阅文签的，可把阅文签粘在正文前面，不再编页码。录入目录时，收文：前面有阅文签的，可把阅文签粘在正文前面，不再编页码。录入目录时，“页数页数”栏栏 为文件页码加为文件页码加“1 1” 。 发文；从文件正方页码处开始编页码，位置编在右上角和背面左上角。发文；从文件正方页码处开始编页码，位置编在右上角和背面左上角。 文件已有页码，只要不在装订处，无论是在文件的什么位置均可。文件已有页码，只要不在装订处，无论是在文件的什么位置均可。22整理步骤之三：整理步骤之三： 分分 类类 “年度年度机构（问题）机构（问题）保管

14、期限保管期限”三三 级分类法级分类法 “年度年度保管期限保管期限”两级分类法（档案数两级分类法（档案数量量 较少的）较少的） 同一立档单位的分类方法应保持稳定同一立档单位的分类方法应保持稳定231、按文件办结年划归年度按文件办结年划归年度 当年办结的文件归入文件形成年；当年办结的文件归入文件形成年； 跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文 与被转发文等，归入办结年；与被转发文等，归入办结年； 开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段 归入办结年；归入办结年； 跨年度的会议文件，归入闭幕年；跨年度的会议文件，归入闭幕年

15、； 没有批复的请示，归入形成年。请示与批复分没有批复的请示，归入形成年。请示与批复分 开归档时，应建立互见。开归档时，应建立互见。 办结办结: :指完成公文办理程序指完成公文办理程序, ,不是指文件有效期不是指文件有效期. .242、按机构分类按机关内设机构加决策机按机关内设机构加决策机构进行分类构进行分类 如：如： 党组（党委）党组（党委） 办公室（办事机构）办公室（办事机构） 业务处（职能部门）业务处（职能部门） （职能部门）（职能部门） 行政处（职能部门）行政处（职能部门） 老干部工作处等（职能部门）老干部工作处等（职能部门） 特点：分类直观，职责明确，操作简单。适合于特点：分类直观，职

16、责明确，操作简单。适合于 内设机构稳定的机关。内设机构稳定的机关。251） 一般按文件办理部门归档，而不是按文件的署名者归档。一般按文件办理部门归档，而不是按文件的署名者归档。（2） 党政分开。党务工作的文件材料应与行政工作的文件材党政分开。党务工作的文件材料应与行政工作的文件材 料分开，分别归入相应的党务工作部门或业务（行政）料分开，分别归入相应的党务工作部门或业务（行政） 部门。部门。 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的文件，不归入但经党委或党组讨论而以机关名义印发的文件，不归入 党务工作部门，而归入相应的业务或文秘机构。党务工作部门，而归入相应的业务或文秘机构。（3） 由领导临时指示某

17、部门有关人员起草的，其内容又不是由领导临时指示某部门有关人员起草的，其内容又不是 其所在部门职能范围的文件材料，应归入文件材料内容其所在部门职能范围的文件材料，应归入文件材料内容 所属的职能部门，所属的职能部门， 如业务一科某同志按领导要求起草的整个单位的年度工如业务一科某同志按领导要求起草的整个单位的年度工 作总结，应归入办公室或文秘科。作总结，应归入办公室或文秘科。26（4） 两个机构共同办理的文件，分入主办机构。两个机构共同办理的文件，分入主办机构。（5） 临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公 室挂靠机构。室挂靠机构。（6） 按机构分类

18、要保持分类的一致性。即各年度以及同按机构分类要保持分类的一致性。即各年度以及同 一年度中的分类方法应保持一致。一年度中的分类方法应保持一致。 如如2001年将开展档案工作优质服务活动的文件归年将开展档案工作优质服务活动的文件归 入档案馆室处，入档案馆室处，2002年也应将其归入档案馆室处。年也应将其归入档案馆室处。273、按问题分类按立档单位职能进行分类按立档单位职能进行分类 如：如： 综合类综合类 党群类党群类 业务类（若干）业务类（若干） 等等 特点：分类稳定，但职责不确定、操作较复特点：分类稳定，但职责不确定、操作较复 杂。适合于内设机构或职能经常调整杂。适合于内设机构或职能经常调整 变

19、化的基层机关。变化的基层机关。28（1） 一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类，而一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类，而 不按归档文件的责任者及其机构级别归类。不按归档文件的责任者及其机构级别归类。（2） 综合性文件材料归入综合类，专门性文件材料归入有综合性文件材料归入综合类，专门性文件材料归入有 关各类。关各类。 如：全年工作计划归入综合类，档案局的档案法制文件，归入如：全年工作计划归入综合类，档案局的档案法制文件，归入 “档案法制类档案法制类”，业务指导的文件归入，业务指导的文件归入“业务指导类业务指导类”。（3）涉及两个以上问题的文件材料视情况归类。）涉及两个以上问题的文件

20、材料视情况归类。 文件内容涉及到其中一个主要类目，则归入主要问题类目。文件内容涉及到其中一个主要类目，则归入主要问题类目。 如：某省档案局的一份文件，绝大部分的内容涉及到档案馆室如：某省档案局的一份文件，绝大部分的内容涉及到档案馆室 业务指导类，只有少量文字涉及到经济科技业务指导类，业务指导类，只有少量文字涉及到经济科技业务指导类， 这份文件应归入档案馆室业务指导类这份文件应归入档案馆室业务指导类 如：没有侧重某个主要问题，则归入综合类。如档案局的一份如：没有侧重某个主要问题，则归入综合类。如档案局的一份 涉及到档案法制、业务指导、科教问题的文件归入综合类。涉及到档案法制、业务指导、科教问题的

21、文件归入综合类。（4）按问题分类一定要注意归类的一致性。即各）按问题分类一定要注意归类的一致性。即各 年度以及同一年度中的分类方法应保持一致。年度以及同一年度中的分类方法应保持一致。 如：如：2010年将开展新农村建设活动的文件归入业务类，年将开展新农村建设活动的文件归入业务类，2011年年 也应将其内容的文件归入业务类。也应将其内容的文件归入业务类。294 4、两种分类方法的比较、两种分类方法的比较优优 点点缺缺 点点适用范围适用范围按机构按机构分类分类方法简单、方法简单、责任明确、责任明确、易于操作易于操作稳定性差，需稳定性差，需随机构设置变随机构设置变化而变化。化而变化。内部机构设内部机

22、构设置保持相对置保持相对稳定稳定按问题按问题分类分类分类稳定分类稳定责任不太明确，责任不太明确，操作相对复杂操作相对复杂内部机构设内部机构设置变动较置变动较频繁频繁30整理步骤之四：整理步骤之四： 划分保管期限划分保管期限 根据档案的利用价值划分保管期限根据档案的利用价值划分保管期限机关档案分类方案、归档范围和保管期限表机关档案分类方案、归档范围和保管期限表 永久：永久： 记录机关历史面貌、主要职能活动、机关和个人记录机关历史面貌、主要职能活动、机关和个人 权益的档案定为永久保管。权益的档案定为永久保管。 定期：定期： 3030年年（通用业务：档案、机要、保密、通用业务：档案、机要、保密、 老

23、干等工作形老干等工作形 成的档案）成的档案） 10 10年年（记录事务性工作或没有办理结果的重要文件）记录事务性工作或没有办理结果的重要文件） 1 1、下级报送的年度计划、总结为、下级报送的年度计划、总结为1010年，有批复的重要请示为永久。年，有批复的重要请示为永久。 2 2、联合办会、办文形成的档案，主办方保管期限长于协办方。、联合办会、办文形成的档案，主办方保管期限长于协办方。 3 3、阅知性收文可不归档，必要时作资料保存。、阅知性收文可不归档，必要时作资料保存。31整理步骤之五：整理步骤之五： 排排 列列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内归档文件应在分类方案的最低一级类目内 （如（

24、如“年度年度机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限” ），）， 按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。 相同保管期限的会议文件、统计报表、（介相同保管期限的会议文件、统计报表、（介 绍信存根）等成套形成的文件应排列在一起。绍信存根）等成套形成的文件应排列在一起。32整理步骤之六：整理步骤之六： 编编 号号（指编制档号）（指编制档号） 完成分类排列的归档文完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页件，以件为单位，在文件首页上方（我市统一为上方正中）上方（我市统一为上方正中）空白处加盖归档章，编制档号。空白处加盖归档章，编制档号。33图示图示1 1：

25、归档章式样：归档章式样 （注：标有（注：标有“* *”号为选择号为选择项，下同）项，下同）34全宗号：全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的 全宗代号。全宗代号。年度：年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注 公元纪年。如公元纪年。如“20102010”。保管期限：保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。可用标注归档文件保管期限的全称或代号。可用“Y Y”代代 表永久（我市不用表永久（我市不用Y Y，“3030”代表代表3030年，年，“1010”代表代表1010年年。馆编件号：馆编件号：在

26、档案移交进馆时，按进馆要求填写。在档案移交进馆时，按进馆要求填写。机构机构( (问题问题) )：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范按组织机构分类的，填写机构的全称或规范简称；按问题分类的，填写问题简称；按问题分类的，填写问题( (职能职能) )的分类名称。的分类名称。室编件号：室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构（问题）由档案室填写归档文件在同年度、同机构（问题）、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内，从类目内，从“1 1”开始逐件编流水号。开始逐件编流水号。35档号（编互见号要用）档号（编互见号要用

27、）全宗号全宗号门类及年度号门类及年度号类别及保管期限号类别及保管期限号件号件号11201017办公室1111W2010W2010办公室办公室y y1717（1111号全宗文书档案号全宗文书档案20102010年办公室永久保管期限的第年办公室永久保管期限的第1717件）件）36整理步骤之七：整理步骤之七： 归档文件目录归档文件目录分年度、分保管期限编制归档文件目录分年度、分保管期限编制归档文件目录 图示图示2 2：归档文件目录表头式样：归档文件目录表头式样37 件号：件号：逐件填写室编件号逐件填写室编件号责任者：责任者：填写文件的署名者或发文机关的全称或规范。填写文件的署名者或发文机关的全称或规

28、范。 组合件填写本件第一份文件的责任者。组合件填写本件第一份文件的责任者。 文号：文号：填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。 组合件填本件第一份文件文号（简报不填）。组合件填本件第一份文件文号（简报不填）。 题名：题名：填写文件标题。无标题或标题不规范，应自拟题填写文件标题。无标题或标题不规范，应自拟题 名。自拟题名两端应加方括号名。自拟题名两端应加方括号“ ”。 日期：日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。 以以8 8位阿拉伯数字标注年月日位阿拉

29、伯数字标注年月日, ,如如“2011061620110616”。 页数：页数：填写每一件归档文件的总页数。填写每一件归档文件的总页数。 备注：备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见 号、文件破损情况等。号、文件破损情况等。38 关于关于“归档文件总目归档文件总目”和档案的排和档案的排架架一、总目格式 2011年归档文件总目（档案局新修订）.doc二、档案排架 永久、长期或永久、长期或3030年保管期限的档案可接续年保管期限的档案可接续排列；排列； 短期或短期或1010年保管期限的档案宜单独排列。年保管期限的档案宜单独排列。

30、39 归档文件目录装订方法归档文件目录装订方法 1 1、归档文件目录应装订成册，一年一本。、归档文件目录应装订成册，一年一本。永久、永久、3030年保管期年保管期 限的档案目录排完后，再接着排限的档案目录排完后，再接着排1010年保管期限的档案目录。年保管期限的档案目录。 2 2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。 一式两套。一式两套。 3 3、目录前设归档文件总目。、目录前设归档文件总目。 4 4、目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构、目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构 （问题）（问题） 等项目。等项目。4

31、0 归档文件目录排列编号归档文件目录排列编号 方式一：一年两本目录。方式一：一年两本目录。永久、永久、3030年保管期限的档案年保管期限的档案 一年编一本目录；一年编一本目录；1010年保管期限的档案单独编一本目年保管期限的档案单独编一本目 录（主要是考虑到不进馆）。录（主要是考虑到不进馆）。 方式二：一年一本目录。方式二：一年一本目录。永久、永久、3030年保管期限的档案年保管期限的档案 目录排完后，再接着排目录排完后，再接着排1010年保管期限的档案目录。年保管期限的档案目录。( (标标 准认可的）准认可的）41图示图示3 3：归档文件目录封面式样：归档文件目录封面式样42整理步骤之八：整理步骤之八： 装装 盒盒 编目完毕的文件按室编件号顺序装入编目完毕的文件按室编件号顺序装入 档案盒。档案盒。 不同保管期限的归档文件不得装入同不同保管期限的归档文件不得装入同 一档案盒中。一档案盒中。 档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行 政管理部门统一监制。政管理部门统一监制。434