会议预约管理系统

1、 现状分析及概述现状分析及概述 系统管理模式系统管理模式目目录录 系统设计部署系统设计部署 效果分析效果分析 功能演示功能演示现状分析现状分析p 随着经济的快速发展，企业竞争愈加激烈，企业管理者对于人随着经济的快速发展，企业竞争愈加激烈，企业管理者对于人性化、科学化管理便有着越来越高、越精细的追求，与此同时，性化、科学化管理便有着越来越高、越精细的追求，与此同时，伴随科学技术水平的日新月异，科学化的管理思想便有了付诸伴随科学技术水平的日新月异，科学化的管理思想便有了付诸实现的可能，通过借助先进的科学技术，企业领导人和管理者实现的可能，通过借助先进的科学技术，企业领导人和管理者将其独特的管理思想

2、与创意融入到企业发展的各个环节，形成将其独特的管理思想与创意融入到企业发展的各个环节，形成与众不同的，带有明显企业个性特征的思维和行为方式，使得与众不同的，带有明显企业个性特征的思维和行为方式，使得企业能在激烈竞争中脱颖而出，战无不胜。企业能在激烈竞争中脱颖而出，战无不胜。p 会议是现代企业解决部门内部及跨部门事务经常用到的方法，会议是现代企业解决部门内部及跨部门事务经常用到的方法，通过召开会议，集众人之力解决综合性问题、协调彼此利益、通过召开会议，集众人之力解决综合性问题、协调彼此利益、集思广益进行脑力激荡等，如何有效记录会议，评估会议效率，集思广益进行脑力激荡等，如何有效记录会议，评估会议

3、效率，最终提高会议效率，已经得到众多企业管理者的重视。最终提高会议效率，已经得到众多企业管理者的重视。概述概述p 会议信息发布系统会议信息发布系统会议信息发布系统就是一套以充分利用会议资源，提高会议效率为目会议信息发布系统就是一套以充分利用会议资源，提高会议效率为目标，对会议全程从会议预约、显示发布、会议纪要电子化、数据采集标，对会议全程从会议预约、显示发布、会议纪要电子化、数据采集分析等各个环节进行标准化控制和管理的软件系统，通过对会议全程分析等各个环节进行标准化控制和管理的软件系统，通过对会议全程的数据采集，可以对会议过程进行事后分析、评估，为提高会议效率的数据采集，可以对会议过程进行事后

4、分析、评估，为提高会议效率提供有利技术环境。提供有利技术环境。 是一种基于播放和显示设备、以网络为平台的新型会议信息传输和视是一种基于播放和显示设备、以网络为平台的新型会议信息传输和视频播放系统。频播放系统。支持多种分屏显示模式（分屏、滚屏、滚动字幕），支持视音频、图支持多种分屏显示模式（分屏、滚屏、滚动字幕），支持视音频、图片、文本等格式，支持播放内容分组。片、文本等格式，支持播放内容分组。分屏显示分屏显示三个主要特征三个主要特征远程统远程统一管理一管理网络为网络为基础基础会议室1会议室2会议室3会议室4数据库服务器数据库服务器网络网络网络网络概述网络结构概述网络结构概述系统拓朴图概述系统拓

5、朴图还可以根据需要增加显示内容）当天会议安排滚动字幕即时新闻日期时间公司LOGO当前会议信息 现状分析及概述现状分析及概述 系统管理模式系统管理模式目录目录 系统设计部署系统设计部署 效果分析效果分析 功能演示功能演示管理分站（管理分站（参会人员）参会人员）会议室会议室1 1管理分站（管理分站（会议发起人会议发起人）管理中心管理中心会议室会议室2 2会议室会议室3 3会议室会议室4 4会议室会议室5 5会议室会议室6 6会议信息发布需求分析会议信息发布需求分析安排会议计划、编排会议、与发起人协调等 查询会议时间安排 查询会议计划、发布会议、与管理者协调等 显示会议通知、参加人员、会议主题、当天

6、会议安排等信息。并可间隔插播企业产品、公告通知等信息。显示信息可以是文字，也可以是图片、视频、Flash等形式。 操作员类型操作员类型对应对象对应对象说明说明系统管理员系统管理员前台、会议管理专员前台、会议管理专员安排会议计划、编排会议、制作安排会议计划、编排会议、制作会议发布节目与发起人协调等会议发布节目与发起人协调等会议查询员会议查询员会议发起人、参会人员会议发起人、参会人员查询会议时间安排，与管理人协查询会议时间安排，与管理人协调会议时间调会议时间管理模式管理模式会议管理员会议管理员会议发起会议发起人人参会人员参会人员会议信息发布计划安排会议安排、播出流程会议安排、播出流程 现状分析及概

7、述现状分析及概述 系统管理模式系统管理模式目录目录 系统设计部署系统设计部署 效果分析效果分析 功能图解功能图解系统类型系统类型功能说明功能说明会议预约管理会议预约管理系统系统 会议预约管理系统通过预先将会议数据（会议日期及时长、会议室、开会议预约管理系统通过预先将会议数据（会议日期及时长、会议室、开会部门及成员名单、成员到会情况）输入管理系统，合理安排会议资源，会部门及成员名单、成员到会情况）输入管理系统，合理安排会议资源，制作出会议计划，并对会议成员到会情况进行实时记录，监督会议时间制作出会议计划，并对会议成员到会情况进行实时记录，监督会议时间安排是否合理，并最终形成简易会议纪要进行电子化

8、保存，方便进行事安排是否合理，并最终形成简易会议纪要进行电子化保存，方便进行事后查询。后查询。会议信息显示会议信息显示发布系统发布系统 会议发起人、参会人员通过网络将存储在管理电脑上的会议信息数据实会议发起人、参会人员通过网络将存储在管理电脑上的会议信息数据实时反映到会议室门口的显示屏上，方便参会人员随时了解会议进展及当时反映到会议室门口的显示屏上，方便参会人员随时了解会议进展及当天会议安排，为参加会议做好充分事前准备，并可在无会议期间播放与天会议安排，为参加会议做好充分事前准备，并可在无会议期间播放与企业相关的产品介绍，企业文化、活动安排等，使得信息的传达更通畅企业相关的产品介绍，企业文化、

9、活动安排等，使得信息的传达更通畅更人性。更人性。 系统设计系统设计会议预约管理系统会议预约管理系统- -图解分析图解分析会议预约管理系统使用流程主要分为以会议预约管理系统使用流程主要分为以上上5步：步：1、“会议室使用科室(人员)”通知电话、邮件等方式向“控制中心”发出会议室使用申请。2、“控制中心”查询已安排会议情况给新申请者安排适当的会议室及时间。3、“控制中心”提前在会议公告系统中公布会议信息。4、“会议使用科室(人员)”根据安排到会议室。5、“控制中心”定期统计会议室使用汇总表。会议预约管理系统会议预约管理系统- -文字表述文字表述会议会议信息显示系统：信息显示系统：1、会议节目预先版

10、面设计及制作。2、向不同会议室发布相应节目，并根据需要进行节目更新。3、远程控制播放终端开关机，进行简单日常管理。会议信息显示系统会议信息显示系统- -文字文字系统软硬件组成系统软硬件组成一、预约系统：一、预约系统：1、基础数据输入，包括会议室编号、人员所属部门、姓名及卡号。、基础数据输入，包括会议室编号、人员所属部门、姓名及卡号。2、会议记录创建，事先安排每个会议室预约时间、会议主题、发起人、会议记录创建，事先安排每个会议室预约时间、会议主题、发起人、参会人员等。参会人员等。3、预约分长期预约、临时预约。如每周例会等会议可以长期预约会议室。、预约分长期预约、临时预约。如每周例会等会议可以长期

11、预约会议室。固定的会议室使用者可以事先设置好。固定的会议室使用者可以事先设置好。4、会议开始前的签到，实时提交签到状态，当会议预约结束时间到了，、会议开始前的签到，实时提交签到状态，当会议预约结束时间到了，但会议仍未结束时，系统通过跳出对话框等方式提醒会议管理操作者，但会议仍未结束时，系统通过跳出对话框等方式提醒会议管理操作者，其可及时与发起人联系，以核实会议进行情况，并对后面安排的会议其可及时与发起人联系，以核实会议进行情况，并对后面安排的会议做及时的调整。做及时的调整。5、会议结束后生成电子版的会议纪要，内容包括会议日期、会议时长、会议结束后生成电子版的会议纪要，内容包括会议日期、会议时长

12、、会议主题、发起人、参会人员，并可进行查询等。会议主题、发起人、参会人员，并可进行查询等。系统功能详解系统功能详解二、显示系统：二、显示系统：1、显示系统控制每一个会议公告牌的显示信息。、显示系统控制每一个会议公告牌的显示信息。2、显示信息可以是文字，也可以是图片、视频、显示信息可以是文字，也可以是图片、视频、Flash等形式。等形式。3、可以自动滚动显示会议信息、企业文化、产品信息、公告通知等信息。、可以自动滚动显示会议信息、企业文化、产品信息、公告通知等信息。4、可以设置显示文字大小、字体、颜色等格式。可以预先设计固定的显、可以设置显示文字大小、字体、颜色等格式。可以预先设计固定的显示模板

13、。示模板。5、会议公告牌可以显示当前会议室的会议情况。同时可以显示当天会议、会议公告牌可以显示当前会议室的会议情况。同时可以显示当天会议安排情况，以提示参会人员。安排情况，以提示参会人员。系统功能详解系统功能详解三、统计、查询系统：三、统计、查询系统：1、根据会议记录进行各种统计。包括按使用部门统计、按使用时段统计、根据会议记录进行各种统计。包括按使用部门统计、按使用时段统计、按主题统计等。按主题统计等。2、查询已安排、已进行、已取消等各种状态的会议。、查询已安排、已进行、已取消等各种状态的会议。系统功能详解系统功能详解 现状分析及概述现状分析及概述 系统管理模式系统管理模式目目录录 系统设计

14、部署系统设计部署 效果分析效果分析 功能图解功能图解价值分解价值分解提升会议效率提升会议效率其它效益其它效益提升企业形象提升企业形象l方便会议发布查询方便会议发布查询l会中数据收集会中数据收集l会后效率分析会后效率分析l品牌品牌/ /服务服务/ /形象形象l提升管理水平提升管理水平l打造沟通平台打造沟通平台l统一管理统一管理/ /监督监督l降低时间损耗降低时间损耗l吸引外部广告吸引外部广告会议信息发布的价值会议信息发布的价值提高效率，加强效果提高效率，加强效果 现状分析及概述现状分析及概述 系统管理模式系统管理模式目目录录 系统设计部署系统设计部署 效果分析效果分析 功能图解功能图解登陆界面及显示界面登陆界面及显示界面1、登陆界面（输入服务器IP、用户名及密码）2、操作界面（由菜单栏、工具栏及功能栏组成）员工档案添加员工档案添加1、部门设置2、人员添加（已与门禁数据库做好链接，可直接导入，包括姓名、所属部门、卡号等信息）会议室添加会议室添加1、会议室添加（添加会议室及进行一般属性描述）创建会议创建会议1、创建会议（创建会议需要