原材料采购作业指导书

1、 第三层次文件 修改标识：0受控状态受控分发编号文件编号：QG/YP 3 51 001-2014原材料采购作业指导书（D版）发布日期：2015年02月26日实施日期：2015年02月26日1 目的规范公司的原材料采购工作，保证生产顺利进行。2 适用范围2.1公司生产性原材料：基础油、添加剂的采购。2.2公司生产性辅助物料：纸箱、桶、打包带、防伪码、标贴、锡箔、垫片、封口胶、热熔胶等包装物料的采购。2.3本规定适用于北海公司。3 职责3.1供应部3.1.1负责根据公司年度经营目标、销售预测、调度计划、原料使用计划、库存盘点表、生产情况、市场行情等制定月度采购计划。3.1.2负责根据与供方签订供货

2、合同，下达采购订单，跟踪采购物资完成情况，确保采购物资准时到位。3.1.3当市场的变化或生产销售订单的改变引起的月度计划物资采购的改变必须由供应部提出申请，总会计师、总工程师审批。3.2技术研发中心3.2.1负责提供月度原材料的使用计划。3.2.2负责对采购到货的基础油、添加剂进行质量检验。3.3调度中心3.3.1负责对采购到货的包材物料及辅助性原材料进行质量检验。3.3.2负责对所有采购回来的原材料进行入库保管工作。6工作流程（见后页）6.1基础油、添加剂采购工作流程、基础油、添加剂采购工作流程说明6.2 包装材料采购工作流程、包装材料采购工作流程说明7考核指标采购及时率8记录9修改记录页基

3、础油、添加剂采购工作流程职责岗位流程作业指导书、记录等销售部调度中心技术研发中心供应部供应部技术研发中心供应部、调度中心供应部调度中心供应部月度销售预测月度调度计划6.1.1基础油、添加剂月度使用计划（3个月滚动）6.1.2制定月度采购计划月度资金需求计划6.1.3采购6.1.4检验6.1.5接卸6.1.6报关报检6.1.7入库6.1.8账务处理6.1.9采购合同：基础油、添加剂采购跟踪表检验记录入库记录基础油、添加剂采购工作流程说明序号流程块工作标准期量标准6.1.1月度销售预测、调度计划销售部提供月度销售预测，调度中心分解为月度调度计划6.1.2基础油、添加剂月度使用计划技术研发中心根据月

4、度调度计划和产品配方确定（基础油、添加剂）原料月度使用计划。6.1.3制定月度采购计划月度资金需求计划供应部根据调度计划、原料使用计划、库存盘点表、生产情况、市场行情等制定添加剂、基础油月度采购计划、资金需求计划，提交生产副总、主管领导，总会计师、总工程师审批。6.1.4采购6.1.4.1 基础油采购a、供应部根据需求计划进行两家以上的询价及市场价格对比，提交合同采购审批流程审批并由线领导签订合同。b、供应部将由线领导签署的合同邮寄给供应商并维护到OA采购管理平台。c、根据线领导签署的合同下达MAS采购订单，按合同履行跟踪采购到货。维护基础油、添加剂采购跟踪表。d、散装油轮船运货物，需把油轮资

5、料提供给海事局确认后方可和发货方确认船只装货，以确保船只抵港后符合北海港停靠规定。e、买方承担运输保险的船运货物需在货船启运离开装货港前与保险公司办理好海运运输保险和保留正本保单，规避货损风险。同时让保险公司开具保险费发票及时按MAS审批流程报账。f、以LC(信用证)结算方式的需在货物装船前一周，拟好开证申请书(英文)提供财务部办理开立信用证业务。信用证开出后让财务部提供信用证电文，电子邮件把电文发给供应商以确保在之前确认的船期内按时装货。6.1.4.2添加剂采购a、主剂按供应商管理规定通过合同审批与供应商签订年度采购合同，根据月度采购计划通过邮件向供应商下达由线领导签发的采购订单（主剂订单格

6、式见附件）。辅剂按照月采购计划通过合同审批与供应商签订现货采购合同。b、供应部根据线领导签署的合同及采购订单下达MAS采购订单，按订单跟踪采购到货。维护基础油、添加剂采购跟踪表。c、供应部将由线领导签署的合同及采购订单邮寄给供应商并维护到OA采购管理平台。d、根据线领导签署的合同下达MAS采购订单，按合同履行跟踪采购到货。维护基础油、添加剂采购跟踪表。6.1.5检验货物到港前，在MAS下达到货检验通知并提供合同质量指标给技术研发中心。技术研发中心对基础油、添加剂进行检验。6.1.6接卸6.1.6.1基础油接卸a、供应部在散装外贸船运货物到港前一周，提供到货信息（船名、货品名、数量等）、委托书、

7、油罐清空证明给代理报关单位办理接卸相关手续。散装内贸船运货物到港前，提供到货信息（船名、货品名、数量等）给调度中心到海事局办理接卸相关手续。b、散装危险品货物按海事局油污损害赔偿基金费及北海港集装箱公司港建费收费标准，按提单数量计算核对费用，经MAS付款申请审批流程审批后缴纳油污损害赔偿基金费及港建费。c、散装货物到港后卸货前委托代理报关单位向检验检疫局或商检公司申请对货物进行计量，出具货物重量证书，并与提单数量核对，短溢装数量是否符合合同条款。d、外贸散装货物由调度中心协助接卸到码头油库，调度中心确保所采购货物的顺利接卸工作。6.1.6.2添加剂接卸a、集装箱、ISO 罐等其他非散装包装的外

8、贸货物由代理报关公司在卸船前代我司支付船公司到付规定的费用（THD费用、DCI费用、设备交接费、换单费等等）和码头港建费，码头集装箱公司安排接卸到到码头堆场，并进行吊柜检验检疫、消毒。b、调度中心确保所采购货物的顺利接卸工作。6.1.7报关报检供应部外贸货物报关报检工作a. 接卸完毕后按海关规定整理核对报关所需文件（报检委托书、合同、发票、提单、产地证、质量证、保险单据等）提供给代理报关单位办理报检报关。b.在清关中海关出具货物进口税款后的5天内按MAS付款申请审批流程缴纳税款。c.外汇按北海商务局规定定期向报送月度外贸数据。按外汇局规定在国家外汇管理局应用平台定期报送季度外贸数据。6.1.8

9、入库6.1.8.1调度中心根据供应部完成外贸基础油清关解封手续后，做好入库处理工作。6.1.8.2供应部依据与港务局签订的港口作业合同，按MAS付款申请审批流程结算码头油库基础油港口包干费后，持海关清关放行单到港务局办理码头油库基础油出库提货单交调度中心安排调运、入库。6.1.8.3供应部完成集装箱、ISO 罐等添加剂的外贸货物清关后，委托报关代理公司安排拖运到公司厂区，由调度中心安排接卸、入库保管。6.1.9账务处理供应部在调度中心货物入库后，根据合同及时处理货物发票入账及货款结算；合同规定的第三方装船检测监控费；清关费（报关报检代理费、检疫费、消毒费、码头包干费(含港建费)、检疫查货吊柜费

10、、拖车费 （码头至厂区）、码头堆存费、THD、DCI目的港费、舱单费、换单费、放单费、设备交接费）等账务处理。包装材料采购工作流程职责部门流程作业指导书、记录等销售部、调度中心供应部生产部、供应部供应部调度中心调度中心供应部月度销售预测月度调度计划6.2.1制定月度采购计划月度资金需求计划月度储备计划6.2.2包装材料采购订单下达6.2.3采购6.2.4检验6.2.5入库6.2.6账务处理6.2.7销售预测调度计划原料使用计划、库存盘点表订货单包材订单跟踪反馈表原材料检验记录原材料入库记录包装材料采购工作流程说明序号流程块工作标准期量标准6.2.1月度销售预测、调度计划销售部提供月度销售预测，

11、调度中心分解为月度调度计划。6.2.2制定月度采购计划月度资金需求计划月度储备计划6.2.2.1供应部根据调度计划制定包装材料月度采购计划、资金需求计划，提交生产副总、主管领导，总会计师、总工程师审批。6.2.2.2供应部每月初根据销售部提供的下月度的销售预测制定包装材料的下月度储备计划（以公司常规产品为主）。6.2.3包装材料采购订单下达6.2.3.1生产部根据每周的调度生产计划在MAS下达包装材料采购申请。6.2.3.2供应部根据由线领导签发的包材月度储备计划以订货单的形式通过邮件或传真向各包材供应商下达储备订单。单标准格式见附件。6.2.4采购6.2.4.1供应部根据采购申请在MAS下达

12、采购订单，由采购管理员同时与按采购合同审批流程签订年度采购合同的供应商以电子邮件或传真的形式向供应商下达订货单。供应商需对采购订单进行确认，供应部对采购订单进行监控及跟踪采购到货。维护包材订单跟踪反馈表，并对计划准确率、订单完成率等进行汇总分析。6.2.4.2供应部每月初向供应商下达的下月度的储备订单，供应商需对储备订单进行确认。供应商必须在下单的当月完成生产储备，并要求供应商提供库存表，供应部汇总到包材订单跟踪反馈表监督储备订单的完成情况。下月度的各周生产计划包材订单出现与储备订单品种、数量都相同的则告知供应商从储备订单中扣减，如不足或不同则补充或追加订货单。该月的储备订单因我公司原因未完成提货的则滚动到下一月度作为下一月度的储备订单。6.2.5检验6.2.5.1到货前，供应部在MAS下达到货