行政管理手册

1、1/66第一章第一章 文件管理制度文件管理制度第一第一节节 总则总则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应本着实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二第二节节 文件分文件分类类一、规定。发布重要的行政规章制度，

2、采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。2/66四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三第三节节 文件格式文件格式

3、一、公司对外或内部行政发文为“xx 字年份+小写数字+号”；公司工会发文为“xx 工年份+小写数字+号”。二、公司各部门间发文规定：1、文件格式为内部文稿，文件编号：部门名称拼音的首个大写字母+发+年份+小写数字+号，如人事行政部 2011 年第 1 次内部发文的文件编号为：rx 发2011001 号，依次类推 rx 发2011002 号、rx 发2011003 号等。2、 “拟稿”为该文稿的撰写人。3、 “核稿”为拟稿人的直属上司。4、 “签阅”为核稿人的直属上级或相关部门负责人。5、 “签发”为该部门负责人。6、行文内空字体为“仿宋gb2312”、行文字号为“小三”号。7、行文第一行首字空

4、二格。8、 “标题”为编写该拟文稿的主要目的或内容，标题应简要并3/66能清晰表达拟文稿的内容。三、文件必须盖章或签字。四、密级分为“绝密”、 “机密”、 “秘密”和“普通”4 个级别：绝密副总经理、总监及以上相关人员可阅览（涉及到公司重大决策、财务数据、人事资料、专利技术等）；机密经理及以上相关人员可阅览（涉及到相关的公司策略、数据、人事资料和技术资料等）；秘密主管及以上相关人员可阅览（涉及到相关的公司计划、数据、人事资料和技术资料等）；普通公司全体员工均可阅览（涉及到公司正式公布的有关全体员工须知的公司决策、决定或信息等）。五、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

5、六、发文单位必须注明全称。七、多页文件应标明页码。八、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。九、文件纸一般使用 a4 型。第四第四节节 收文收文流程流程输入收 文4/66第五第五节节 办办文文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、发往总经办的由人事行政部统一安排，部门间的发文包括文件的分送、传递和催办，由发文部门自行负责但须在人事行行政专员附上填写完整的文件审批汇签表给人事行政部负责人签署意见人事行政部收到文件行政专员收文登记行政专员将收文送交总经办或相关负责人签署意见输出发 文行政专员将已签署的文件呈人事行政部负责人阅览后复印，原件存入固定文件夹存档备案行政专员将复印件交回发文

6、部门或根据批示送达相关部门，并跟踪执行情况5/66政部留存一份复印件用于备案。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、由总经办发出的文件由人事行政部催办负责，防止漏办或延误。各部门发出的文件由发文部门进行催办。五、严格按照时限要求完成。六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。第六第六节节 发发文文一、发文类型：1、内部发文一律使用广东 xx 药业有限公司内部发文稿；2、对外发文一律使用红头文件，具体如下：公司各部门需与公司外单位以文件方式沟通时（如红头文件），不能以公司部门的名义直接发往相关单位，应先以内部文稿的

7、形式请示公司总经办，经总经办审批通过后，再以红头文件的形式由总经理签发后行政文员发往相关单位。公司下属各机构不得以本公司名义对外发文，与其它单位内设机构进行工作联系,确需行文时，只能以便函的形式行文。二、向总经办或对外发文程序如下：文件起草人起草文件使用公司统一内部文稿格式，起草人须注明受控、缓急情况输入发文6/66部门间发文:拟稿人部门负责人核准打印盖章（签字）收文部门人事行政部备案起草人拟文，注明受控、缓急情况，部门负责人签发是否涉及相关业务部门人事行政部负责人签加意见人事行政部行政专员附上文件编审批汇签表（填写文件编号、标题）重新编制总经理审批相关部门负责人签加意见行政文员将办文结果递相

8、关人员签阅请示部门填写办文结果交行政文员行政文员将审批后的文件送请示部门，由请示部门跟踪、催办原件由人事行政部统一存档，发文部门复印存档部门负责人拟文，人事行政部负责人核稿属公司各部门向总经办领导汇报、请示工作发文属公司对外发文人事行政部接收相关单位回文，呈相关领导阅览签批意见，原件存档，复印件送回发文部门人事行政部将原件存档，复印件送回发文部门，并编制红头文件，打印送相关单位或发布分管领导签阅行政文员跟踪进度重新撰写输出公司档案管理总经理签发7/66第七第七节节 其他其他一、时限要求：1、特急：最紧急、最重要（须于4 小时内处理）；2、急：较紧急、较重要（须于8 小时内处理）；3、平：重要但

9、不紧急（不需即时处理但重要的事项，72 小时内处理）。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。四、凡是涉及到规章制度类的文件审批，在报送人事行政部后，应由行政专员在文件封面附上“内部文件传阅签收表”后，送各部门负责人签署相关意见或建议，各部门负责人在收到文件起 3 个工作日内明确相关意见或建议。各部门负责人意见或建议收集完毕后，由行政专员汇总各部门意见或建议后反馈到撰文部门负责人处。撰文部门针对各部门负责人的意见或建议，进行解答或修改

10、，然后再呈送公司领导审批。五、各类文件的签批权限1）所有新建立的制度规范或对原有的制度规范进行修改的文件需报送总经理审批，人事行政部发布；8/662）各部门在公司授权范围以外的事项，需以书面形式报送总经理审批，人事行政部依据审批结果送相关部门执行；3）在各部门管辖权范围以内的各项通知，由各部门自行撰写，各部门负责人签发，各部门自行送文，但须送一份复印件在人事行政部备案。六、各部门发文文号字母缩写部门缩写部门缩写总经办zjb人事行政部rx资金运作部zy质量部zl技术开发部jk生产中心sc物流控制部wk拓展部tz营销中心yx药油部yy七、所有外来文件，收文编号的标注：wl+收文当天的日期+序号。如

11、：2011 年 3 月 7 日收到的第一份外来文件，其收文编号为：wl-20110307-01。八、公司所有需要签名的文件，必须手写签名，否则无效。第二章第二章 档案管理制度档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制9/66度认真做好档案管理工作。第一第一节节 档案范档案范围围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二第二节节 档案分档案分类类及及编编号号一、档案按

12、其内容及关联部门可分为六大类：1、行政类2、财务类3、人事类4、业务类5、工程类6、生产类二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。四、归档后须填写档案管理登记表。10/66第三第三节节 机要档案机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密”、 “机密”、 “秘密”三级。二、划分标准：绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在 100 万元以上的重大合同。机密档案包括：1、财务资料；2、公司重要会议纪要；3、公司经营

13、情况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；6、金额在 10 万-100 万元的合同。秘密档案包括：1、重要项目资料；2、项目合同协议。第四第四节节 档案装档案装订订一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。11/66第五第五节节 保存期限保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技

14、术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。五、公司规章制度由人事行政部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六第六节节 保管部保管部门门一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责保

15、管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书（或董事长助理）保管。12/66四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七第七节节 档案移交档案移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交人事行政部。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交人事行政部。三、合同协议应在签订之日移交人事行政部。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。六、档案移交须填写档案移交清册。七、 档案移交清册一式三份，移交双方各一份，人事行政部留存一份。第八第八节节 档案档案调阅调阅一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表

16、3），并经相应核准人核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、生产类档案的调阅须部门负责人核准，跨部门档案调阅须人事行政部负责人核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。 （保密性档案的范围见机要档案管理制度）。三、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，13/66将档案调出，供调档人查阅。四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。五、 档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。六、档案借阅时间最长不超过 8 个工作时。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九第九节节 档案档案销毁销毁一、超过保存期

17、，且无保存价值的档案应销毁。二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经相应核准人核准后方可销毁。三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表。五、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。六、 档案销毁申请表、 档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十第十节节 其他其他一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。14/66二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。四、

18、本制度附件包括：机要档案管理制度。五、以上表格均由总经办统一编号。六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。15/66第三章第三章 印章使用管理印章使用管理规规定定一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由人事行政部统一办理。印章刻好后由人事行政部办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在人事行政部签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守

19、印章授权使用范围、期限等规定。公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定备注1公章公司对外所有正式文件,对内通知等正式行文人事行政部总经理或授权人16/662财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务部财务会计部经理财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由主管副总经理核准3合同专用章公司各类合同营销部参见参见合同管理规定财务合同需总经理核准4法定代表人印（支票）支票财务部见财务制度有关规定见财务制度有关规定5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，财务报表文件、票据董事会董事长或授权人

20、合同管理规定6行政章公司物品进出证明行政后勤部行政后勤负责人7人力资源章公司人事证明员工聘用、解聘等各类通知工资发放,人力资源部人力资源部负责人重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批17/66调整通知对口单位函件往来8工程专用印章工程施工告示工程建设中与相关单位的非正式函件往来生产中心生产中心负责人9客服印章用户通知、告示客户申述处理的回复营销部营销部负责人四、印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。五、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表”。六、印章的使用1、每枚印章使用前

21、要由经办人填写印章使用审批单，并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同印章使用审批单归档保存。18/662、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门负责人提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写印章借用申请表，并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。3、员工如需要公司出具有关证明，本人应先提

22、出书面申请，部门负责人审核，总经理签字后方可盖章。七、责任1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。第四章第四章 证证照管理制度照管理制度一、公司证照由人事行政部指定专人统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证等等。三、证照的使用包括借用、复印等

23、。四、证照使用必须填写证照使用申请单。19/66五、证照借用程序：借用人申请借用部门负责人复核主管部门负责人审核总经理核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。六、证照复印程序：借用人申请借用部门负责人复核主管部门负责人核准办理借用手续归还如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。七、如需使用原件，则须总经理核准。八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。九、证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。第五章第五章 证证明函管理制度明函管理制度一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。二、公司证明函由人事行政部指定专人统一管理。三、使用证明函必须填写证明函

24、使用申请单，经部门负责20/66人核准后方可。四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理核准。五、使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。六、严禁开出空白证明函或外借证明函。七、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还人事行政部。八、人事行政部应妥善保管证明函存根。第六章第六章 会会议议管理制度管理制度一、月度例会月度例会于每月最后一个星期一召开，由总经理主持。会议由人事行政部召集。二、重大事项专题会议21/661、需由部门负责人提议，人事行政部统一安排会场和时间。2、会议由提议部门负责人召集、主

25、持，由总经理核准。三、部门内工作例会1、部门内工作例会召开时间由部门自定。2、部门负责人主持。四、以上会议共同事项：1、专题会议的召开应填写会议提案表。2、会议经核准召开后，由人事行政部发会议通知单。3、所有会议应做好会议记录。4、会后形成会议纪要，及时传达会议精神。5、以上第一、二项会议的会务工作由行政部统一安排。6、与会者应做好会议准备，准时出席。7、因故无法出席或无法准时出席者，应以书面形式请假，报上级领导批准，否则作无故缺席处理。8、由会议主持人负责会议考勤工作。9、会间应关闭通讯工具，或将其消音。第七章第七章 办办公物公物资资管理管理规规定定为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范

26、、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三22/66种。1、消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。2、管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。 “个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。 “部门领用”系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等。三、消耗品及管理消耗品每月 15 前和 25 日前各申请一次，管理品每季度

27、末的最后一个月 25 日前申请一次，原则上不再另行申请。四、各部门于每年的 1 月 25 日填报部门年度固定资产申购单，交人事行政部汇总，并会同财务部共同拟定公司年度固定资产购置计划。五、原则上，每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支，便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者，可经部门负责人批准后另行申请。六、每部门设立“办公用品领用登记卡”一张，由部门统一保23/66管，并控制办公用品的领用状况。七、人事行政部可根据实际情况，对其必需品、采购不易或耗用量大者，进行酌量存库。八、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在部门领用，离职时，应将剩余

28、办公用品一并退还部门。九、印刷品（如信纸、信封、表格等），除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由人事行政部统一管理。十、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。第八章第八章 公司公司车辆车辆管理管理规规定定一、为加强公司车辆的保管及有效运用，特制订本制度。二、本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆24/66损害处理等。三、本公司的所有车辆统一由人事行政部管理，并指派专职人员负责保

29、养。四、各部门需要使用车辆时，应事先填写派车申请单，经本部门负责人核准后交人事行政部统一调派。用车不超过 8 小时（含）、且在湛江市区内（霞山、赤坎、开发以及麻章 4 个区内）使用的，由行政后勤主管签字同意后交申请人；用车超过 8 小时或范围超出湛江市区的，由行政后勤主管审核，人事行政部负责人审批。五、用车原则：1、公司对外工作人员因工作需要可申请用车；2、公司其他员工因临时性工作需用车者，可申请用车。六、公司非公用派车：1、员工因私人性事务用车，需填写申请单后，经报总经理审批同意，人事行政部可根据公司用车情况进行调派。经呈准的私人性事务用车，申请人应该负担使用里程的油资及过路桥费停车费以及因

30、违章产生的罚款等相关费用。原则上，公司私人性事务用车应由公司持有驾驶执照的员工驾驶。七、车辆的维修及保养1、车辆需随时保持整洁，保证性能良好。车辆专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件的寿命，确保行车安全；25/662、车辆的有关证照及保险资料统一由行政部保管，行政部统一建立汽车档案，并负责按时进行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳。3、车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。如需大修要与厂家签定协议，车辆维修完毕需当场进行验车，确保维修质量，要求厂家出具修车费用决算单交回公司以便与厂方结算时对帐。八、车辆安全1、为保障行车安全，驾驶人在行车前应注意休息并不得饮酒；2、每

31、次出车前应检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎等，如发现损坏或其它问题应及时报告人事行政部。3、节假日或夜间，公司车辆原则上应停放在公司指定的停车场。如遇特殊情况需停放在外，驾驶人应报告人事行政部。驾驶人应保障车辆的安全并承担相应的责任。九、违规和事故的处理：、因公超速、超载、任意停放及违反交通规则之罚款第一次由驾驶人负责 25%，第二次开始负责 50%， 。指定驾驶人如把车随便交由其他人驾驶而发生违规，车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿；、无照驾驶发生车祸全部赔偿由驾驶人自行负责；有照驾驶如系本身操作不当发生车祸全部由驾驶人自行负责。26/66第九章第九章 空空调调使用管理使用管理规

32、规定定 一、为有效控制公司能源消耗，相应政府及社会低碳环保的号召和理念，特制定本规定。二、本规定适用于公司本部所有装有空调的工作场所（特殊27/66场所除外，如：根据 gmp 要求必须处于一定温度以下的工作场所或物料储存有特殊要求的）。三、空调开启要求1、室内温度达到或超过 31可以开启；2、室内温度未达到 31，但在接待客人时。3、空调开启时应保持空间的密闭，以防止冷空气的流失。四、空调设定温度为不低于 26。五、室内温度的判定1、由人事行政部统一请购壁挂式温度计安装在各个装有空调的办公场所和附近未安装空调的公共区域。壁挂式温度计分两种，一为室内温度计，一为室外温度计；2、室内温度计安装位置

33、为空调回风口附近，且不能被空调出风口直接吹到的位置；3、室外温度计应安装在未安装空调的办公公共区域最高温度处（如新办公楼每层楼走道）；4、在室内未开启空调的情况下，以室内温度计温度为准决定是否开启空调；5、在室内已开启空调的情况下，以室外温度计温度为准，室外温度计可与室内温度计有 3误差。注：所有温度计安装时应避免安装在设备热源附近，以确保温度的准确性。六、责任28/661、未按照要求执行者，由该办公室使用部门负责人承担处罚责任；2、如两个以上部门共同使用一间办公室，则由使用该办公室的所有部门负责人承担处罚责任；3、人事行政部将不定期进行抽查使用情况并予以记录，但平均每月不低于 4 次，否则由

34、人事行政部负责人承担处罚责任。七、处罚1、第一次罚款 50 元；2、第二次开始，按每次对比上一次递增 25%进行罚款；3、共计由三次以上者，除罚款外另给予记过一次，以此类推；4、所罚款项由人事行政部在每月工资表中直接扣除并纳入公司员工基金中。八、本规定自总经理签字之日起生效。第十章第十章 名片管理名片管理一、名片管理规定1、名片印制应统一按照本公司名片格式进行印制。2、因名片亦代表公司的整体形象，故严禁在名片上乱涂乱画。29/663、一般情况下，各部门主管及以上管理人员可印制公司名片，特殊岗位视需求可印制名片。二、名片管理流程涉及到的公司表格有：名片印制申请表三、名片管理流程图第十一章第十一章

35、 便携式数便携式数码设备码设备管理制度管理制度 一、为有效对便携式数码设备的管理，确保公司资产的完整性、安全性，特制定本制度。二、本制度所指便携式数码设备为相机、dv、移动硬盘、u部门负责人审核行政专员核实资料行政专员下订单给印制商行政后勤主管审批输入员工申请印制名片填写印制名片申请表 输出签领名片行政专员通知申领人签领30/66盘、笔记本电脑等。三、公司所有部门所需求的便携式数码设备，均统一由人事行政部申购和保管。四、数码设备的申购流程五、所有便携式数码设备在申购回后，人事行政部行政专员应立即登记为度假村固定资产，且每月进行一次盘查，以确保便携式数码设备的完好性和安全性。六、便携式数码设备的

36、借用流程需求部门申购另寻方案解决人事行政部审核人事行政部领取财务部复核采购部购置总经理审批需求部门借用否否否部门申请借用31/66七、便携式数码设备的部门借用人限定为部门第一负责人。八、便携式数码设备在保管、借用期间，如有损坏或遗失，由保管人或借用人照价赔偿。九、本制度自颁布之日起实施。第十二章第十二章 固定固定资产资产管理管理第一第一节节 总则总则第一条第一条 为了加强公司的资产管理工作，实行分级管理和监督的固定资产管理经营体制，结合公司的实际情况，特制定本行政后勤主管复核人事行政总监审批借用人与行政专员共同确认设备的完好性填写借用审批表另寻方案解决填写便携式数码设备借用登记表否否32/66

37、规定。第二条第二条 本规定所指的固定资产限定为：1、使用期限超过 1 年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。2、单位价值在 2000 元以上。第三条第三条 上述资产必须同时满足以下两个条件，才可以确定为固定资产1、该固定资产包含的经济利益很可能流入企业2、该固定资产的成本能够可靠地计量第四条第四条 划分不同固定资产的标准1、固定资产原则上按功能划分，固定资产各组成部分同时完成一项具体的不可细分的工作内容。2、固定资产的各组成部分，如果各自具有不同的使用寿命或者以不同的方式为企业提供经济利益，从而适用不同的折旧率或折旧方法的，应当单独确认为固定资产。

38、第五条第五条 固定资产计价：固定资产应当按其成本入帐。第六条第六条 会计科目记帐原则1、所有固定资产，应列入“固定资产”科目核算。2、所有固定资产的折旧计入“累计折旧”科目核算。第七条第七条 职责分工1、财务部：财务部负责固定资产价值管理。具体负责：固定资产购置审核、帐户设置、会计核算、计提折旧、监督控制，参与产权界定、检查评估、系统内调拨等。33/662、生产中心：负责生产经营使用的固定资产实物管理。在公司下达的计划内具体负责登记建卡、分配使用、维修保养、清查盘点、实物统计、产权界定、检查评估、系统内调拨等工作。不列入固定资产管理、生产经营中能长期使用的低值工具、器具，生产中心要负责造册登记

39、管理。负责对生产用固定资产的购买后验收和大修验收。3、人事行政部：负责办公用设备和房产的管理、登记建卡、分配使用、维修保养、清查盘点、实物统计、产权界定、检查评估、系统内调拨等工作。不列入固定资产管理、办公中能长期使用的低值工具、器具，人事行政部要负责造册登记管理。4、使用部门：使用部门负责维护保管，防止丢失损坏，配合财产清查。5、采购部：负责固定资产的采购。具体管理见采购相关管理制度。第八条第八条 本制度适用于公司各部门。第二第二节节 固定固定资产资产的增加及登的增加及登记记第九条第九条 增加1、办公用的固定资产增加由使用部门或人事行政部提出，经过人事行政部汇总后，列入年度预算，经批准后购买

40、。2、年度预算没有但使用部门又急需的办公设备，按预算变更程序申报，经批准后购买。3、生产设备购买要按投资来管理。分两种情况处理:旧设备要淘汰，需要新设备补充，生产中心要根据在用设备的使用状况和设备的使用年限，在编制年度预算时提出新增设34/66备预算，经批准后购买。新增设备涉及到公司生产能力扩大或业务领域扩大，必须要在预算开始编制前就完成论证审批工作，开始编制预算时，生产中心负责只需要把设备购置计划列入新增设备预算即可，参许预算审批程序。无论是补充设备还是新增设备，必须要和企业的长期发展规划结合，设备的增加必须符合公司长期发展的需要，不因一时一地的需要贸然购置。公司没有的急需设备，生产中心可以

41、考虑以租赁的方式来解决，不得随意增加设备。设备的增加需要总经理召开专门的有各职能部门参加的会议研究后才可以提出增加计划。公司自建的固定资产如果不用于生产，比照新增设备处理。用于生产中心生产的自建固定资产，列入项目预算管理。4、机械设备等用于生产经营活动的固定资产验收后，生产中心应立即填写“固定资产增加单”一式三联，送财务部门填注购置金额、耐用年限、月折旧额，第一联生产中心自留用于记入“固定资产登记卡”，第二联由财务部门用于登记固定资产帐，第三联送使用部门留存，登记使用部门台帐。财务部门应每月与生产中心核对“固定资产登记卡”的记载事项，如有缺漏事项应立即通知补充。生产中心要每季度和使用部门核对，

42、有错误及时调整。5、办公房屋、办公设备、车辆的管理比照运机械设备管理，由人事行政部负责。第十条第十条 登记1、土地、房屋及建筑物、等固定资产取得所有权后，由人事行政部统一办理产权登记。35/662、设备、机械等固定资产取得所有权后，由生产中心统一办理产权登记。3、上述固定资产产权变更时亦同。第三第三节节 固定固定资产资产的分的分类类与与编编号号第十一条第十一条 固定资产的分类：类别类别典型代表典型代表代代码码生产设备、机械生产线、叉车sb仪器、仪表化验实验用仪器yq交通工具汽车、摩托车等jt电脑、通信设备台式或笔记本电脑、手机dn打印机、复印机激光或喷墨打印机dy电器、空调洗衣机、空调dq办公

43、家具办公台、沙发jj房屋、建筑办公楼、车间fw第十二条第十二条 固定资产的编号： 1、固定资产取得后，即归生产中心、人事行政部管理，并会同财务部门根据对固定资产进行分类，按固定资产编号规则编制固定资产编号并制作固定资产编号标纸，粘贴于固定资产上，并将编号添于固定资产管理台账上。2、固定资产的编号采用序号法，即按公司名称、类别、购买（投产）时间、顺序编号这四类因素编号，顺序号按类别编，不按全公司固定资产编。36/66公司名简称-类别代码-购买（投产）日期-顺序号如 2011 年 5 月 20 日购买的公司第 10 台笔记本电脑，其固定资产编号为：gdtd-dn-20110520-10 3、每台设

44、备相应设一个唯一的编号，固定资产报废、出售后出现空号不得进行补编，固定资产在各部门调拨，编号不变。第四第四节节 固定固定资产资产的保管与的保管与盘盘点点第十三条第十三条固定资产的保管由使用部门负责。为确保固定资产的完整，生产中心、人事行政部应建立所管辖的公司固定资产台帐；各固定资产使用部门应建立本部门固定资产台帐并应与实物相符。第十四条第十四条生产中心、人事行政部和使用单位，应经常检查固定资产的完整性，并每半年组织进行一次资产小清查，每年要在财务部组织下参与年度盘点，进行一次固定资产大清查。第十五条第十五条生产中心对所管辖的固定资产的保管情况应进行检查、指导。第十六条第十六条 生产中心、人事行

45、政部除会同财务部门每年盘点一次外。另应于每个季度根据登记台帐，就固定资产项目中每一类别至少抽点 10 项，盘点后应填造“盘存单”一式四份，注明盈亏原因，一份自存，一份呈报总经理审核，一份送财务部门，一份送使用部门备查。对于盘盈或盘亏除应专门说明原因呈报总经理审核外，同时应依照增加或减少的规定办理手续。第五第五节节 固定固定资产资产的的调拨调拨与送修与送修第十七条第十七条 公司内部固定资产的调拨由生产中心和人事行37/66政部分别管理。第十八条第十八条 固定资产的调拨程序：1、固定资产的调拨，先由使用单位提出书面申请，调拨管理部门在全公司内平衡，提出调拨报告，按权责划分报请总经理审批。2、调拨管

46、理部门开具“固定资产调拨单”，由调入、调出单位签字后，按调拨单所列内容进行现场交接，调出单位不得以任何理由拒绝办理或借故拖延。3、 “固定资产调拨单”一式四份，一份由调出单位保存，一份由调入单位保存，一份交财务部门做帐务处理，一份留调拨管理部门备查。4、调拨资产由调拨管理部门组织安装、调试后由调入单位使用，其费用报财务部门入调入部门做帐务处理。5、调拨设备的质量控制:调出设备的外观质量在双方交接时明确，调入方必须仔细检查，有质量问题当时记录在案，交调拨管理部门判定责任及处理措施。设备交接完毕后出现的外观质量问题，一律由调入方负责。第十九条第十九条 固定资产维修保养管理：1、固定资产须送厂商大修

47、时，由资产管理部门（生产中心、人事行政部）开具“固定资产调拨单”一式五联，第一联使用部门自存，第二联送财务部门，第三联交承运商随同物品出厂，第三联交厂商暂存，供作固定资产回公司交货的凭证，经办部门于验收后转交财务部门核销，第四联供申请运费，第五联由厂商签收并送回经办部门。38/662、固定资产中小修由生产中心工程部负责组织修理，修理用的备品备件按正常的出入库手续办理，相关凭证交生产中心交回财务部。需要外聘维修人员发生的劳务费，对方能提供发票，交回发票，不能提供发票的，交回收据，由财务部统一处理。是否需要外聘人员由工程部提出，生产中心审核，总经理批准。3、日常的保养按操作规范执行，所需费用纳入预

48、算管理。4、人事行政部负责管理的固定资产需要修理时，使用部门申报，人事行政部负责安排维修。第六第六节节 固定固定资产资产的租的租赁赁与外借与外借第二十条第二十条 承租资产的程序：1、固定资产管理根据固定资产使用单位提出的需求申请，经综合分析平衡后，提出承租报告，报送总经理审核，董事长批准。2、经报批同意的承租项目，由固定资产管理部门根据承租资产的原值、新旧程度和折旧费用等综合因素，会同财务部门与租赁方协商租赁费用和其他条款， （必要时请中介评估机构参加），然后签署有关租赁合同。3、承租后的固定资产由固定资产管理部门负责组织固定资产的管理工作。4、有关租赁费用和管理费用报财务部门做帐务处理。租赁

49、后固定资产列入公司固定资产管理规程。5、租赁期满后，如需继续租赁的固定资产，应按上述程序进行租赁，不需要者，固定资产交回出租方，结清租赁费，相关票据则报财务部门做帐务处理。39/666、以上租赁资产业务仅限于经营租赁，且纳入预算管理。融资租赁资产视同新购资产管理，日常管理视同自有资产，但具体办理时需要财务部、固定资产管理部门、采购部共同办理，固定资产管理部门负主要责任。第二十一条第二十一条 出租或外借处理：1、固定资产出租或外借，固定资产管理部门应先会同财务部门协商出租费用和条款， （必要时请中介评估机构参加），拟定出出租或外借报告，按审批程序呈报董事长核准后签署有关合同，副本送财务部门以备核

50、对，合同内容应包括修缮保养及税务负担、租金、运费、归还期限、保持原状、附属设备明细等。2、财务部门做帐务处理。3、固定资产管理部门对租赁期满返回的固定资产，必须由生产中心进行验收。第七第七节节 固定固定资产资产的的闲闲置及置及处处理理第二十二条第二十二条 固定资产闲置的条件：指在用固定资产已连续停用一年以上或购进二年以上不能投产、变更计划后不使用，但仍有使用价值和价值的固定资产。第二十三条第二十三条 固定资产闲置的申报、审批程序：1、各部门有符合固定资产闲置条件的固定资产，到固定资产管理部门领取“闲置固定资产申报表”，必须逐项填写表中内容，报生产中心。2、固定资产管理部门根据上报的“闲置固定资

51、产申报表”会同有关单位人员进行审定，结合全公司设备利用情况进行综合平衡。40/663、固定资产管理部门根据审定平衡情况提出处理意见，报总经理审核，董事长审批后实施。4、固定资产管理部门必须定期检查评估公司固定资产使用情况，调整利用率不高的设备，必要时督促使用部门提出申报处理闲置资产第二十四条第二十四条闲置固定资产的保管1、经申报批准后的闲置固定资产，小型设备应集中保管，由申报部门按通知送到库房，送库前必须进行保养、完整配套并办理入库手续。2、对于大型资产，一般存放在各申报部门，申报部门应作好维修保养工作，不得随意拆卸设备附件，保证设备完好，并加盖防尘防湿罩，以确保随时能够调出使用。3、闲置固定

52、资产需要重新启用或调出时，必须提出申请报告，经确认后，凭固定资产管理部门签发的调拨单进行办理。4、项目结束后，闲置固定资产由固定资产管理部门保管，固定资产管理部门负责保养维修，并安排专人看管。第二十五条第二十五条 闲置固定资产的处理固定资产管理部门至少每 3 个月应将经营上认为无利用价值的闲置固定资产予以整理，填具“闲置固定资产明细表”，拟定处理意见后呈报总经理、董事长，经核定标价出售后，固定资产管理部门和采购部门负责招商比价，并将比价结果呈总经理审批后，办理资产出售手续。第二十六条第二十六条 闲置固定资产变价处理收入应上缴财务部门做帐务处理，任何人不得私自挪作他用。41/66第八第八节节 固

53、定固定资产资产的的报废报废及及处处理理第二十七条第二十七条 固定资产的报废条件：1、使用时间已满效用年限，折旧已提完且丧失使用价值的固定资产；2、属技术性淘汰资产，性能已达不到使用要求，且无法恢复性能或论证后改造价值不高的固定资产。淘汰资产以国家规定的淘汰产品目录为依据。3、因遭受自然灾害或事故造成严重损坏，无法修复使用价值者，或因事故造成报废，必须附有灾情和事故处理报告。4、因规划变更或改造、扩建要拆除的建筑物。第二十八条第二十八条固定资产报废审批程序：1、凡是符合报废条件的固定资产，由使用单位组织有经验人员参加的技术鉴定小组对其进行技术鉴定，填写固定资产报废申请表和固定资产报废鉴定表上报生

54、产中心。2、生产中心对所申请报废的固定资产，应组织技术人员、管理人员进行复查和条件评定，签署意见后交财务部审核。3、财务部门签署意见后报总经理核、执行董事审批。4、审批后的报废固定资产材料报财务部做帐务处理，并存档。第二十九条第二十九条报废固定资产的保管：1、生产装置或成套设备拆除报废时，其中可利用部分不作报废，将价值扣除另记帐、卡，继续使用。2、固定资产报废后，各部门一般不得留用，确因本部门经营42/66所需继续使用的，在保证安全和质量的前提下，由使用单位提出申请，生产中心进行鉴定，生产中心总监签字，报总经理审核、执行董事审批后，方能使用，并建帐管理。留用单位不能自行处理。3、报废资产中的设

55、备原则上送交生产中心，由生产中心建帐保管。4、入库报废设备必须保证设施完整、齐全。对于报废资产中的大型设备可先存放在使用单位，使用单位必须保证整机和附件的完整性，视实际情况做处理。第三十条第三十条 报废固定资产的处理：1.对于报废固定资产中确实不能再使用的固定资产，由生产中心提出处理意见，报请总经理审批后，按废旧物资处理。2.对于报废固定资产的部分设备等，在保证安全的前提下，可以用在低精度地方。3、通用性强的报废固定资产，应积极向外联系处理事宜，以便以高于废旧物资处理。处理价格报总经理审核、执行董事审批。第三十一条第三十一条报废固定资产处理的收入应上缴财务部门做帐务处理，任何人不得私自挪作他用

56、。第九第九节节 固定固定资产资产的核算的核算第三十五条第三十五条 固定资产的计价1、外购的固定资产，按照买价加上支付的运输费、包装费、保险费、安装成本、交纳的有关税金等计价。2、自建的固定资产按照建造过程中实际发生的全部支出和43/66安装费用计价。3、其他单位投资转入的固定资产，按照评估机构评估确认或投资各方在合同协议中约定的价值计价4、融资租入的，按照租赁协议或合同确定的价款加运输费、途中保险费、安装调试费等计价。5、接受捐赠的，按照发票帐单所列金额加负担的运输费、保险费、安装调试费等计价。无发票帐单的，按照同类设备的市场价，或通过评估确认的价值计价。6、在原有固定资产基础上进行改、扩建的

57、，按照原固定资产的价值，加上因改、扩建而发生的支出，减去改、扩建过程中发生的固定资产变价收入后的余额计价。7、盘盈的，按照同类固定资产的重置完全价值计价。第三十六条第三十六条 固定资产的价值一经确定入帐，除改建扩建、局部改照和特定事项经评估结构评估确认，以及国家政策规定需调整帐面价值外，不得自行调整其帐面价值。第三十七条第三十七条 固定资产的折旧1、下列资产计提折旧房子、建筑物在用的机器设备、仪器仪表、运输车辆、工具器具季节性停用和大修理停用的各类设备，以及经营租出和融资租入的固定资产已投入使用但尚未办理手续的固定资产2、下列资产不计提折旧44/66已提足折旧仍继续使用的固定资产按规定单独估价

58、作为固定资产入账的土地3、根据财政部颁发的企业会计制度和会计准则规定，结合本公司的具体情况，折旧方法采用平均年限法。4、生产中心应当根据固定资产的性质和使用情况，合理确定固定资产的使用寿命和预计净残值。固定资产的使用寿命、预计净残值一经选定，不得随意调整。5、生产中心应当定期对固定资产的使用寿命进行复核。如果固定资产使用寿命的预期数与原先的估计数有重大差异，则应当相应调整固定资产折旧年限。6、财务部应当定期对固定资产的折旧方法进行复核。如果固定资产包含的经济利益的预期实现方式有重大改变，或根据实际情况公司财务政策需要做重大调整，则应当相应改变固定资产折旧方法7、平均年限法的固定资产折旧率和折旧

59、额的计算公式如下：年折旧率=（1-残值率）原值/ 折旧年限月折旧率=年折旧率/12月折旧额=固定资产原值*月折旧率8、当月增加的固定资产，次月开始折旧。当月减少或停用的固定资产，从下月起不再计提折旧。提前报废的固定资产，其净损失计入营业外支出，不再补提折旧。9、按照规定提取的固定资产折旧，分别按使用部门计入部门费用，但公司本部计提的折旧不分部门核算。第三十八条第三十八条 新增固定资产的核算45/661、外购的不需要安装的固定资产，财务部根据发票、验收入库单、固定资产增加单办理帐务处理手续。2、外购的需要安装设备，财务部根据发票、验收入库单、设备材料领用单等票据在“在建工程”科目核算，发生的人工

60、及其他费用根据相关的票据计入“在建工程”，完工后根据工程部的验收单进行完工处理，转入“固定资产”核算。3、自建的固定资产根据建设部门的开工通知单建立在建工程帐户，根据在建工程领料单及其他费用单据，记录自建固定资产的成本，完工后转入固定资产帐户。第三十九条第三十九条 固定资产调拨转移时财务部要及时根据生产中心的“固定资产调拨单”把固定资产从一个部门转移到另一个部门，以便正确计算折旧。第四十条第四十条 固定资产核算的帐户设置1、公司所有的固定资产必须按单项资产分部门建帐。2、在建工程也必须按单项固定资产分部门建帐，如果同时开工的几项固定资产无法区分支出，共同费用可以按一项工程建帐，完工后采取合理的