《采购管理实务》第三章一节采购申请

1、在日常工作和生活中，一般是有了需求才会去采购和购买，而对一个企业来说要进行采购也应必须先有需要，要做到“有的放矢”，不能盲目地进行，否则会造成企业成本的增加或者不能保证生产的顺利进行，因此企业就要根据各部门的采购申请来进行采购计划的制定。可以说采购作业流程，需依赖于采购申请来办理相关的手续。一、采购申请概述（一）采购申请的含义所谓采购申请（又称请购）主要是指由企业各需求部门向负责采购的部门提出在未来一段时间内所需物品的种类以及数量等相关的信息，并填制一定的表格交由采购的部门。（二）采购申请的功能采购申请一般应由适当的人员来提出，这样可以达到下列目的：1.确定需求及内容由使用部门提出采购申请，则

2、需求就会相当明确，需求内容也不致发生错误。2.成本归属由采购申请人说明需求物料的用途及成本的归属，将有助于正确地计算各部门的损益，同时采购申请部门或使用部门的主管，也得以行使审批的权力。3.有利于管理将采购申请单位与采购单位分离，有助于采购管理工作，避免弊端。4.节省费用物料统筹如果由指定的部门提出采购申请，可避免各自为政，损失数量折扣的优惠待遇；同时由于集中调配，也可以降低物料库存水准，避免不必要的浪费，也节省了仓储费用。（三）采购申请的注意事项为避免发生采购物品与采购申请需求不符合，在进行采购申请中应注意下列事项：1.由适当的采购申请人来进行请购采购申请所需求的内容，只有使用部门或统筹管理

3、的部门最为清楚。由这些部门提出采购申请，最能正确表达各项需求的内容与附属条件。若由其他单位提出，难免会发生需求物品和请购物品不符的失误。2.以书面的方式提出物品的采购，有时会牵涉到相当复杂的内容，若仅仅以口头方式提出要求的条件，不但容易发生沟通上的错误，而且将来在验收时若与实际的需求发生差错，则因“口说无凭”，买卖双方也会因此而产生纷争。所以，若能以“采购申请单”详细记载所需物料的名称、规格、料号、数量、需要日期等内容，可使采购申请的需求更加明确与具体。3.确定需求的内容在请购中应确实表明申请采购物品的各项具体的内容，包括物品的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、不良率、色泽、操作方式、维

4、护等各种特性以及劳务的服务速度、次数、地点、态度等。4.以规格表明需求的水准需用部门对品质的要求水准如果可以用规格表明的，应以规格表明其品质，主要包括厂标或商标、形状或尺度、化学成分或物理特性、生产方式或制作方法、市场等级、标准规格、样式、蓝图或规范、性能或效果、用途等。5.预算的限制需求的内容及水准，通常与采购申请人的预算有密切关系，因此，在提出采购申请之前，必须先对支付能力与愿意接受价格的上下限加以计算，以免采购申请内容超出预算范围。 在采购申请阶段，采购人员都会面临以下两个问题。1.小量采购申请依据80/20原理，在采购中80%的采购申请只占采购总金额的20%。简言之，小量采购申请的问题

5、就在于占用了绝大多数的采购作业人力，而要解决这一问题的途径就在于如何降低小量采购申请的批次。通常，采购人员可采取下列方法，解决小量采购申请问题：（1）减少品种。采购人员要设法将小量采购的项目标准化，借以减少采购申请。譬如将规格相近的物品加以汇整，订出通用的标准规格，这样采购品种就减少了，采购申请的件数也就会随之降低。（2）化零为整。在接到各需求部门的小量采购申请时，若非紧急需用者，采购人员可将其暂时搁置，等累计小量采购申请单至一定数量或金额时，再进行采购。（3）集中采购。这包括指定办理的部门及时间。例如将各部门所需的小量采购申请，委托指定的部门集中办理，统筹供需，避免各自为政；或是指定这些小量

6、物料的采购申请日期，在同一时间内汇集其需求量，以便一次采购，通过集中采购不但可节省人力，也可获得数量折扣的优惠政策。（4）采取统购。所谓“统购”即是将价值不高、价格稳定且经常需用而品种规格繁多的物品，先与供应商签订统购合约，议定价格。当需用时，由采购申请部门直接向供应商要货，免除了采购申请及采购的手续，只要仓储部门开出验收单即可付款。因此，为避免对金额采购次数频繁的物品进行重复采购申请及采购作业流程，宜采取统购的方式，以节省时间和人力。2.紧急采购申请在采购过程中发生紧急采购申请的原因主要有以下几项：（1）存货管制失误。由于原料实际库存的数量与账上的数量不符，当需求部门领用时才发现缺料；另外，

7、有时库存数量虽足够，但是品质如果有瑕疵，因此也无法使用，这些情况下均必须进行紧急采购申请补充库存量。（2）生产计划不当。由于大多数的企业都依据销售预测来从事生产，因此，预测的准与否经常影响到生产计划能否顺利执行。若销售预测发生偏差，生产计划就必须加以修改。当追加销售数量或插入紧急订单时，此项产品的原材料如果没有足够库存，就会发生紧急采购申请。另外，在制定生产计划时，如果说只依据外售数量安排原物料需求量，而忽略了自用数量，也会发生紧急采购申请。 （3）错失采购时机。在进行采购中如果采购人员对原材料的供应来源和时机把握准，就可能使企业不能按时获取所需的物料。就供应来源而言，是指未能掌握供应商的情况

8、，当其未按照约定交货时，必须紧急转向其他来源进行采购；就时机而言，当发现来源越来越少时，就应紧急提高采购申请数量，以备将来不时之需。此外，有时因为采购人员与供应商议价时日耗费得太久，导致购运时间不足，也会发生紧急采购；有时，甚至也有因为采购员蓄意积压采购申请，以致发生紧急采购的情况。（4）采购申请的延误。由于物料管制系统或人员的失误，需求部门未能及时开出采购申请单，致使库存已消耗殆尽时才发觉，因此就必须紧急采购申请。有时也可能因为采购申请的规格无法确认或预算不足，一再磋商或拖延，也会发生紧急采购申请。紧急采购申请将会造成品质降低、价格偏高等损失，因此企业应做好存货管制、生产计划，并正确掌握采购

9、申请及采购时机，以避免负担产销上的额外成本。（四）采购申请单采购申请单是采购作业的起点，通常是由使用部门、仓储部门（列入存量管制之物料）、生产部门或扩建专案小组等所签发的单据。其内容主要记载了所需申请采购物料的名称、规格、料号、申请采购数量、需要日期等，并涵盖了请购、采购、验收三种签核流程。这种一单多功能的采购申请单，通称为“物料管制单”。由于用途的不同，采购申请单（物料管制单）通常有数联并以颜色区分，以利分发传送。由采购部门留存的（第一联）称准购单，由财会部门留存的（第二联）称验收单，由计算机中心留存的（第三联）称验收单副联，由申请采购部门留存的（第四联）称采购通知单，由仓储部门留存的（第五

10、联）称验收单物料联，由申请采购单位在开出时所留存的（第六联）称采购申请单。当申请采购单位填写采购申请单，并经其主管批准后，留存第六联，以作为将来查询追踪之用，而将其余五联送至采购单位承办。当采购程序完成后（经过询价、报价、比价、议价、核准），采购部门留存第一联作为日后备查的依据，而将第四联送交申请采购部门，其余三联全部送仓储部门。在采购的物料送达并经验收后，仓储部门将第二联送交财会部门作为付款凭单，第三联交计算机中心输入资料。采购申请单（物料管制单）比较适用于一般消耗性的物料采购的申请或机器设备的申请，至于机器设备等固定资产之购置，因其采购价值较大，对企业将来的产销营运产生重大影响，所以必须详细地研究采购的必要性，特别是要进行成本效益分析。因此，这种采购申请单的格式与内容，与物料采购申请单大不相同。 采购的范围除了有形的物品之外，还可包括无形的劳务，诸如工程发包模具制作、委托设计、评鉴、委外加工、广告、产品展示，机器、车辆等的维修与保险、专业人员聘请、专利、商标、著作权及诉讼申请等。一般而言，属于生产性质的采购申请单