行政部工作内容及流程概述Microsoft

1、行政部工作内容及流程概述根据我公司运行特点，行政部职能主要有三大部分：一是行政后勤类工作。 主要包括文字材料的处理、秘书服务、前台接待、会务组织、工作督办、办公用 品采购、车辆管理、食堂管理、宿舍管理、园区安全保卫、园区美化绿化、基础 设施的保养与维护、档案管理、企业文化宣传、公司外联与接待、公司领导交办 的其他工作等。二是人事类工作。主要包括各项工作制度的编制、招聘、绩效考 核、考勤、培训、劳动关系管理、劳动纠纷的调查及处理等。三是法务类工作。 主要包括合同的起草、合同的法律审核、合同纠纷的处理、各种诉讼的参与（配 合法律顾问）、法律文书的归类存档、公司其他涉及法律事务的工作等。我公司行政部

2、工作覆盖面广， 无法归口财务、 技术、质检、生产、设备动力、 采购、销售等职能部门的工作，包括行政后勤、人事、法务、档案管理、企业文 化宣传等，统归到行政部。 按照部门设置精简高效、 便于沟通协调的企业管理要 求，同时体现“生产、设备不分家，技术、质检不分家”的原则，建议：行政部 可改称为行政人事部或综合事务部， 体现行政就是服务的要求， 符合现代企业管 理精神。同时生产和设备动力合并为一个部门， 统称为生产部； 技术质检合并为 一个部门，统称为技术部； 采购与销售合并为一个部门， 统称为购销部或者营销 部。下面，就行政部涉及的三大职能进行简要概述， 并对各工作流程进行一一梳 理。一、行政后勤

3、类行政后勤工作必须体现四个要求， 一是服务，服务公司领导， 服务业务部门， 保障各岗位工作的顺利开展和高效运作， 为员工提供舒心愉悦的工作环境。 二是 上传下达。 保证领导意图准确及时的落实到各业务部门， 保证业务部门的工作问 题及时上报到领导决策。 三是督办。 对领导部署工作及时督办， 并将落实情况及 时反馈给领导。四是协调。需跨部门沟通的问题，及时呈报给领导，并按领导交 办要求及时协调。 行政后勤类工作在一个企业好比润滑油， 保证企业机器高效运 转，不出问题。1、文件办理，包括行文和收文行文（红头文件）流程：领导或业务部门提出行文 （红头文件） 要求 报总经理审核是否行文 相关部门或者行政

4、部草拟文稿 行政部确定文号、 附文件批办单后报分管副总 审核分管领导审核通过后报总经理签发 行政部印发 各相关部门签 收签收单、分管领导审核修改稿、 总经理签发稿、 正式文件两份装订后存档。收文流程：行政部接收外部文件 附文件批办单后报行政经理拟办 根据拟办意 见报分管副总审阅 分管副总提出审阅意见后报总经审批 根据总经理审 批意见，行政部印发各分管领导和部门 分管领导和部门签收 签收单、正 式文件附批办单、复印件一份装订后存档。2、文字材料撰写，包括通知、计划、总结、领导讲话、请示、函等，如需 出红头文件，按行文流程办理。分管副总或总经理提出写作要求 文秘人员草拟 行政部经理文字把 关交分管

5、副总或总经理审核并提出报送或者下发要求 行政部印发 下发相关部门或者报送政府部门及关系单位 签收单（或传真记录） 、正式文 稿两份装订后存档。3、秘书服务秘书服务是行政部的一项日常工作， 根据总经理要求确定， 在工作过程中一 定要遵守秘书工作基本原则，务必要细致、谨慎，做到手勤、腿勤，不该问的不 问、不该看的不看、不该说的不说，处处替领导着想和分忧，把日常杂务打理的 井井有条，保证领导全部精力投入到公司决策和发展中去。4、前台接待前台接待是秘书服务工作的延伸， 但仅限于办公场所内的秘书服务工作， 主 要包括公司客人的接待和登记、函件的收发（总经理私人函件要转秘书办理） 、 订票、领导客人的预约

6、和接待、会务服务等。来客接待流程：礼貌致辞 询问客人情况并登记 礼让到接待室 通报相关领导是 否接待、是否安排食宿 做好接待服务，重要接待要做好记录 礼送客人（如 需安排食宿按食宿接待流程办理） 。前台接待要定期将接待情况整理，重要接待要定期整理后汇报给总经理。5、食宿接待流程接待需求部门领导填报接待申请单 行政部经理拟定接待标准 报分 管副总审批 重要接待报总经理审批 行政部根据领导审批意见通知陪同 人员并落实接待服务 记录接待主要内容并定期整理， 尤其是费用统计， 以备 总经理检查。 特殊情况需电话请示分管副总或者总经理， 但接待后必须补办接待 申请单。行政部只负责接待服务，除非特殊情况，

7、一律不得参与陪餐和陪宿。6、会务组织流程，包括公司例会、专题会、协调会、碰头会、总结会、动 员大会等。总经理确定召开会议 行政部通知参会部门和人员 行政部提前布置 会场 参会人员进场签到 行政部做好会务服务和会议记录 散会后行 政整理出会议纪要 总经理审核并签发会议纪要 参会部门和人员签收会 议纪要 行政部将参会签到表、 会议纪要总经理签发草稿、 下发会议纪要签收 单、正式会议纪要两份装订后存档 行政部督办会议纪要确定的工作 （按工作 督办流程办理）。7、工作督办流程，按照“工作有落实，承诺有兑现、结果有反馈”的原则 进行，对会议确定和总经理部署的工作进行督办，及时将工作落实情况和工作 中的困

8、难反馈给总经理。根据会议纪要和总经理部署确定督办内容 按部门提报的工作计划和责 任人承诺的完成时限进行督办 各相关责任人按工作节点将完成情况提报到 行政部，对不能完成的注明原因， 并提出需总经理解决的问题 行政部进行汇 总整理将整理结果报总经理， 总经理部署下轮工作 行政部根据下轮部署 再次进行督办 行政部定期对各部门和责任人工作完成效果进行整理， 提报给 总经理，作为考核部门和责任人工作绩效的依据8、办公用品采购流程。行政部负责日常办公用品和办公耗材的采供计划编 制和落实，本着“厉行节约、保障需求”的原则，保证各岗位的工作需求。对常规性办公耗材， 如笔、本、打印纸、文件夹等， 行政部需做好库

9、存计划， 定期批量采购，以节约成本，保证需求岗位随领随用，需求人员领取时签字，行 政部登记即可。对大额办公用品采购，如电脑、打印机、传真机、维护工具、园区保卫绿化 工具等，按采购流程办理。需求岗位填报需求计划表 需求部门经理签字 转行政部提报分管副 总审核 行政部转财务部经理审核资金需求 转行政部报总经理审批 行政部到财务办理借款手续 行政部进行询价 行政部进行采购（票据处理 按财务规定进行） 采购完成后办理入库手续 通知需求岗位领用并办理出 库手续 单据按财务报销流程进行。9、车辆管理。所有办公车辆的挂牌、保险、审车、违章处理等由行政部统 一办理。（1）派车流程除领导专用及运输车辆外， 所有

10、办公车辆原则上归行政部管理， 车辆的派用 按照集约使用的原则，能够合并用车的合并处理。需求人员填报用车申请表 部门经理签字 报行政部安排车辆 如 长途或者长时间用车报分管副总或者总经理审批后行政部安排车辆。（2）司机管理除领导专门司机外， 办公车辆司机原则上归行政部管理， 便于统一调度。 行 政部编制司机管理和值班制度，报总经理审批后施行。司机施行轮流排班制度， 根据用车需求顺次安排车辆， 出车公里数作为考核 司机的基本依据之一， 如一车一司机， 车辆的维护保养也作为考核司机的基本依 据。（3）车辆加油和维修管理车辆加油由办公室统一安排， 建议实行加油卡管理， 指定加油站并办理加油 卡，由办公

11、室按照用款流程，办理加油卡的充值。加油记录随车登记，由加油司 机记录每次加油时的行车公里数， 作为计算该车百公里耗油的依据， 每月通报一 次，同时作为考核该车司机的依据之一。 如司机外出需现金加油的， 按照出发报 销规定流程办理。车辆维修管理， 车辆维修需司机提出， 行政部报分管副总或者总经理审批后 进行，可施行指定维修点管理。如先维修的，带维修完毕后补办手续，但需司机 告知行政部。 每次维修后需维修点提供维修清单， 清单交办公室存档。 如一车一 司机，该车维修记录每季度通报一次， 作为考核司机的主要依据之一。 如外出进 行修理的，按照出发报销规定流程办理。10、食堂管理食堂管理是企业管理的重

12、要内容和水平体现。 “企业管理看食堂、留住人先 留住胃”是企业管理的重要格言， 公司食堂可施行福利或者保本经营管理， 保障 职工用餐营养和需求。（1）福利食堂施行餐补的办法， 制定出员工餐补标准， 每个月将补贴发放到职工餐卡， 上 月没有消费余额随工资发放给员工。食堂建议由专人负责， 根据用餐人数和标准编制每周用款计划。 尤其企业内 招（小餐厅）属于企业接待客人需要，标准较高，本部分成本不列入其内。除食 堂工作人员工资和水电费外， 建议财务专门设立食堂用款专门账目 （建议内招单 列），便于资金使用平衡和成本控制， 食堂采购清单每天记录， 每周到财务报账。 食堂厨师负责编制营养套餐计划， 每天在

13、食堂菜单上公布， 同时根据职工建议进 行调配。 如每周用款前五天结余较大， 可在周末两天改善伙食， 以此调动员工参 与食堂管理的积极性。（2）保本经营企业食堂保本经营是指职工用餐只承担采购成本， 人工费和水电等费用不计 算在内，由企业承担。 食堂保本经营同样需要编制用款计划， 根据采购成本确定 菜价，保证职工吃到既经济实惠、 又卫生可口的饭菜。 保本经营的关键是企业不 承担食品成本， 只承担人工费和水电费。 基本操作模式同福利食堂， 职工配备餐 卡，自己根据用餐需求定期充值。（3）补贴食堂 是福利食堂和保本食堂的结合，既企业承担职工用餐食品成本的一定比例， 可采取每个月发放定额餐补的方式进行，

14、 每月发放到职工餐卡内一定数目的餐补 资金。为保证职工用餐安全和用餐人数， 防止职工外出用餐， 也可采取每餐一补 的方式，职工用餐刷卡一次，补助一餐数额，根据用餐次数每月结算一次。11、宿舍管理宿舍是职工休息和生活的重要场所， 企业有责任给职工提供温馨安全、 卫生 舒适的宿舍。 宿舍管理主要靠各相关制度的制定和执行， 包括财产登记制度、 设 施维护制度、住宿标准制度、住宿申请制度、宿舍安全卫生管理制度、宿舍公共 卫生维护制度、 宿舍检查评比制度等。 除完善各项制度外， 还需要宿舍管理人员 和蔼人性， 认真负责，才能为职工营造出一个温馨和谐、 卫生安全的休息生活环 境，保证职工体力充沛和愉悦工作

15、。12、安全保卫 安全保卫的目的是维护公司财产和人身安全，防止重大意外安全事故发生。 安全保卫的核心是施行责任制， 关键是编制好各项制度和应急预案， 包括出入登 记制度、值班制度、巡查制度、领导巡岗检查制度等。落实好这些制度的主要措 施是施行责任制， 责任制必须落实到人， 要求工作人员具有极强的责任心。 为防 止重大安全事故的发生， 企业必须编制重大事故处置应急预案， 要求总经理必须 亲自挂帅， 各分管领导各司其职， 各部门和岗位全力配合， 将事故危害降到最低 限度。13、基础设施维护及园区绿化美化 基础设施维护包括水、电、暖、电话、网络等的安装与维护，需要有专门技 术人员负责。安装根据公司整

16、体计划，工程施工阶段由承包方完成，电话、网络 需行政部协调政府主管部门完成，水、电、暖需专门工作人员定期检修和维护， 基础设施包括路面、宣传墙板、门窗、室内装潢等，专门工作人员能完成的，行 政部组织实施， 不能完成的， 报请分管副总或者总经理批准后， 联系外部专业队 伍完成。基础设施维护目的是保证园区的正常运转和良好形象。园区绿化和美化是营造优美环境， 树立园区良好形象的重要方面， 由行政部 牵头协调，也需要专门人员负责。工作人员要认真负责，定期浇水施肥，保证园 区花草树木生长良好，创建园林式园区，为员工工作和生活营造优美环境。14、其他工作任务以上方面并不能完全涵盖行政后勤类工作， 企业规模

17、集团化以后， 还要建立 档案室和企宣部门，前期由行政部统管。由于企业运行事务繁杂、多变，领导根 据临时需要安排行政部办理， 确不能归口其他业务部门的， 都由行政部完成， 行 政部需承担多功能职责， 同样是行政部履行职能的重要方面。 行政部人员要具有 爱岗敬业、吃苦耐劳、乐于奉献的精神，才能真正胜任好本职工作。二、人事类 人事工作是保障企业人力资源需求，吸引、留住、用好人才的主要方面， 是现代企业发展成败的决定因素， “吸引人、留住人、用好人”成为现代企业人 力资源管理的最终目标。1、公司制度的制定 公司制度的制定是行政部的重要职责，根据公司管理需要，按行文（红头文件）流程办理。部门内部管理需要

18、出台管理制度的，自行制定并执行，报行政部 备案存档即可。2、招聘流程各用人部门向行政部提报用人计划 行政部汇总用人需求 编制招聘 方案报总经理审批 从储备人才库查找、 发布招聘信息（电视广告、网络、 公司员工介绍） 应聘人员登记 资格审查、初步筛选确定初试人员名 单初试 复试 录用意向洽谈 确定拟录用人选 报总经理审批 录用通知体检录用手续办理 入职面谈入职培训（按培训流 程办理）3、培训流程（1）新员工入职培训流程意志培训： 形式主要是军训， 其目的是为了培养新人的吃苦耐劳的精神、 朴 素勤俭的作风和团队协作的意识 认知培训： 主要包括公司企业概况、 企业主 要管理者介绍、企业制度、员工守则

19、、企业文化宣讲等内容，实行集中培训。认 知培训主要是帮助新员工全面而准确的认识企业、 了解企业， 从而尽快找准自己 的企业中的定位 职业培训 （用人部门自行安排） ：使新员工完成角色转换， 成为一名职业化的工作人员 技能培训 （用人部门和岗位主管自行安排） ：技 能培训主要是结合新员工即将上任的工作岗位而进行的专业技能培训。（2）项目培训流程 根据公司整体发展需要确定培训项目 总经理审批 建立培训标准 制定培训计划，包括选定培训方法、设计培训课程、准备培训条件、聘请培 训人员实施培训 评估培训效果：有效性、效益性4、绩效考核 绩效考核是一项系统的工程， 具有很强的专业性和技术性， 是一门专门的

20、学 问，对企业来说，绩效考核是一把“双刃剑” ，搞好了，可以调动员工积极性， 减少运营成本，搞不好，会使整个企业人力资源管理陷入瘫痪，员工抱怨，积极 性降低，甚至离职。这就需要在操作过程中，务必坚持“公开、公平、公正”的 原则，慎之又慎，慢慢摸索和探讨。5、薪酬福利管理 薪酬福利管理结合以下因素：当地实际水平、企业效益、同行业水平、同岗 位水平综合考虑。必须贯彻按劳分配原则，效率优先，兼顾公平，体现可持续发 展，与岗位价值紧密结合，与员工价值紧密结合，与公司效益紧密结合。建议我公司实行灵活的保险福利制度， 根据用工情况， 与农村医疗保险制度 和城镇养老保险制度结合， 避免重复投保。 同时根据劳动主管部门的规定， 与职 工协商，将公司承担保险部分纳入职工工资， 职