公共基础知识公文写作与处理

1、公共基础知识公文写作与处理公文纠错题的高频考点一、发文字号发文字号是一个机关在同一年度制发的公文的顺序号，它由发文机关代字、 年份和序号三个部分组成，如山东省人民政府办公厅 2012年发的第 10号文件， 发文字号应写为：鲁政办发 201210号。考生在复习备考的过程中一定要注 意发文字号的书写格式， 一是三个部分的 顺序是不是正确， 如顺序颠倒则错误； 二是年份和序号是不是阿拉伯数字 ，如不是则错误； 三是括号是不是 六角括号， 如不是则错误；四是序号前是不是加了“ 第”字，如有“第”字则错误；五是 序号前是不是有“ 0”，如有则错误。总之，发文字号必须符合“鲁政办发 2012 10号”格式

2、，和示例有差别则错误。二、主送机关 指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关， 也称“受文机 关”。在考试中，题目中出现了主送机关，考生应予以注意，对于主送机关的 书写可以参照范例：“各省 、自治区 、直辖市人民政府 ，国务院各部委 、各直 属机构：”做题时需要特别注意所使用的标点符号，两个机关之间所用的标点 符号必须符合的原则是 ：相同性质的机关之间用“、” ，不同性质的机关之间 用“，”。三、成文日期成文日期是公文生效和查考的依据。 在公文纠错题中也是考查频率较高的一 个知识点，对成文日期的考查，主要体现在它的书写是否规范上，公文成文日 期的规范书写是 用公元全称，用汉字标明年

3、、月、日，“零”写为“ O” ，如“二 0二年八月三十一日”。做题时注意观察成文日期的写法是否规范，年月日 是否齐全，是不是用的汉字，如果不齐全或者未用汉字则错误。四、附件附件是正文的补充材料或参考材料是， 公文的重要组成部分。 在做公文纠错 题时要注意公文正文中是否涉及附件，如果有附件，是不是在规定的位置书写 出来，数量是不是符合正文中所出现的附件个数。公文中附件的格式是在 正文 下方空一行左边空两字注明“附件：” ，然后再写上附件的名称即可，如有一 份以上的附件，则用阿拉伯数字标明序号，纵列排开，公文的附件名称不加任 何标点符号。如： 附件： 2012年度先进工作者名单五、其他在公文纠错题

4、中，还有可能在公文的标题上设置题目，比如事由不明确，标 题中所涉及的事由和正文的内容不符合，或者文种错误等等。复习备考指导从考题内容上看，主要考察三大块内容：公文的基础知识、常用法定公文的 写作和常用事务性文书的写作。 其中公文的基础知识又包括公文的概念和特点、 公文的分类、公文的文种及适用范围、公文的组成要素和格式、公文的行文规 范、公文的表达方式及语言特点、公文的稿本、公文的处理等。在以上内容中 重点是公文的分类、文种及适用范围、组成要素及格式、行文规范。常用法定公文的写作， 重点考察通知、 通报、通告、请示、报告、函的写作。常用事务性文书的写作，重点考察计划、方案、倡议书、慰问信、证明信

5、、 请柬、讲话稿等的写作。公文的特点、种类正确使用公文文种一、文种的涵义在公文写作和处理中， 把性质和用途相同的公文归并为同一种， 对每一种公 文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公 文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。二、正确标明文种的作用1. 在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。2. 为公文的撰写提供方便。 条例和办法都对每一类公文文种的适用 范围作出了明确规定 ; 有关法规、规章也对有些公文例如法规、 规章、经济合同、 法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定 ; 还有一些文种例如总结、 调 查报告、启事等等，它们的用

6、途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗 成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的 写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时， 正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提 高写作效率和质量。3. 为公文处理提供方便。 根据有关规定和惯例， 不同的文种有不同的处理方 式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应 的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告 属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的

7、效用。三、选择文种的依据1. 选择文种要依据国家的有关法律、 法规以及党和国家有关领导机关关于公 文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和 标准，随意另选文种。2. 要看作者与主要受文者 （即主送机关单位 ）的工作关系。只有当作者是主要 受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的 下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上 行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平 行文种。3. 要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定， 如作者不具备规 定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、

8、决议、议案、公告等等文种的 使用。4. 要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在 实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行 文目的、行文要求的文种。四、正确区分一些易混淆的文种 公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使 用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的 好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容 易混淆的文种。（ 一 ） 决定与决议 他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上 都有许多相似之处。从写法上看，他们一般都不在正文前写主送

9、机关，而可在文尾抄送栏标明 “主送”或者“分送”单位。 正文都由行文依据、 行文事项和结语三部分构成 ; 都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他 们又有以下显着区别。1. 成文过程不同。决定可经会议议论通过， 也可由领导机关或机关单位领导 审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代 会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。2. 发文机关 （组织）不同。各级领导机关及机关、 单位领导机构都可以制发决 定; 而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为 如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。3. 涉及内容不同。决定

10、内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行 动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定 （ 简称部署性决定 ） 、处理 具体事项的决定 （事项决定 ）和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、 某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性 决议和专门问题决议。4. 作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有 的带指令性，如四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决 议; 有的带说理性，对有关人和事做出评价，如中国共产党中央委员会关于 建国以来党的若千历史问题的决议 ; 有的带号召性，如中共中央关于社会主 义精神文明建设指导方针的

11、决议：有的带批准性，如党代会、人代会对各种 工作报告所作的决议。5. 写作格式上签注和落款不同。 决议都在标题下加括号签注通过决议的会议 名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样 签注; 由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。（ 二 ） 公告与通告 公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、 通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。1. 内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。 公告用于向国内外宣布重 要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的 事项。2. 制发单位不同公告由较高级别的

12、国家机关、 人大机关和有关法律、 法规指 定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通 告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这 两个文种。3. 发送对象不同公告向国内外有关方面、 法定有关方面发布。 通告向一定范 围内的机关单位和有关人员发布。4. 作用不同公告强调法定权威性， 其周知事项常有较强的法律效力或行政效 力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公 告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、 单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、 知晓性作用。特别要

13、注意不滥用公告。（ 三 ） 请示与报告它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。1. 行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重 在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。2. 呈报时间不同。 请示要事前行文， 报告一般在事后或者工作进行过程中行 文。3. 主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报 告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、 疫情等等。4. 受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作 答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。5

14、. 涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单 位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请 示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。6. 写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报 工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因， 即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不 能写为请示报告。（ 四 ） 请示与函 （ 请求批准函 ） 这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。 请示和请求批准函都可用 于请求批准，但使用时有

15、严格的区别。1. 类型不同。请示是上行文，函是平行文。2. 主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文 ; 而函是向同 一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。3. 内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于 请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。4. 受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指 示。函的受文机关只能用函 （审批函 ）表明是否批准或作出答复。（ 五 ） 批复与函 （ 审批函 ） 这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。 批复和审批函都可用于审批 有关事项，但使用时有严格的区别。1. 类型不同。批复是下行文，函是平行文2

16、. 主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文 ; 而函 是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。3. 内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于 审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。（ 六 ） 规划与计划规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。规划是时间较长、 范围较广、内容比较概括的长远计划， 常常是对工作方向、 目标提出提纲式、原则性的计划。计划则可用于各种情况、 各种场合。但从时间角度来区分， 年度内常用计划 ; 从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目 标任务（做什么） 、工作措施（怎么做） 、步骤时间（什

17、么时候谁做 ）、督促检查（检 查计划执行情况 ） 。（ 七 ） 法规、规章与管理规章 （ 规章制度 ） 的区别尽管法规、规章与管理规章 （规章制度 ）在写作上有一些共同特点， 但它们毕 竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。1. 效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为 ;规 章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律 效力，违反管理规章 （规章制度 ）就是违政违纪行为。2. 作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的 作者有严格的限定。 按照有关规定， 行政法规中的部门法规由国务院制定 ; 地方 性法

18、规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、 较大的市 （专指省、 自治区政府所在市、 经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市 一般为计 划单列市 ） 的人民代表大会及其常务委员会制定 ; 民族自治地方的人民代表大 会可制定自治条例和单行条例。行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署 和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章 ; 省、自治区、直辖市和较大 的市的人民政府，可以制定地方政府规章。而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定常用公文形式 公文格式规范之常用公文写作一、通告（ 一 ） 通告的分类1. 周知性通告突出周知性，政府

19、机关、团体、企事业单位均可使用。2. 规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。（ 二 ） 通告的写作1. 规定性通告的标题通常要写明事由、 文种，重要的通告还要写明发文机关。2. 通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。通告缘由通常用“为了,根据,特通告如下”的句式写明发布 通告的目的、 依据和原因 ; 也有些针对存在问题作出相应规定的通告， 开头简要 说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。通告 事项是正文的 主体，写明需要大家知道或者遵守的事项， 要写得具 体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短 ; 规定性通告 一般都分条写明应

20、当遵守的有关事项。通告常用“ 特此通告 ”作结语。有的通告事项写完即结束全文， 也可不 再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。3. 无论是张贴的或者登报的通告， 落款处都应写明 发文单位和成文日期 。4. 内容简单的通告常采用篇段合一式结构， 内容稍多的通告则常用总分条文 式结构。5. 注意通告与公告的区别。二、通知（ 一） 通知的特点和用途1. 应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项2. 有一定的权威性。 大多数通知对受文对象总是有所要求， 总是提出了需要 执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。3. 有明显的时效性。通知可用来处理以下事项：批

21、转下级机关、单位的公文 ; 转发上级机关的公 文：转发同级机关的公文 ; 转发不相隶属机关、单位的公文 ; 发布行政规章和管 理规章：传达要求下级办理或执行的事项 ; 传达需要有关单位周知的事项。 任免 和聘用有关人员。（ 二 ） 通知的分类1. 布置工作的通知即工作通知。2. 召开会议的通知即会议通知。3. 批转、转发有关文件和发布规章、 管理规章的通知上级机关转发下级的文 件，可用批转性通知 ; 下级机关照转上级文件、 同级或不相隶属的机关之间照转 文件，均可用转发性通知。4. 任免通知用于任免、聘用有关人员。5. 公布某些专门事项的通知即事项通知。 这类通知主要起知照性作用， 设置 机构

22、、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。（ 三 ） 通知的基本结构和写法各类通知均可按以下结构来组织全文。1. 标题除极简单的事情，标题可只写“ XX通知”（如会议通知、停电通知） 外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。2. 主送机关 指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏， 以免误事。3. 正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的 原因、意图和目的，通 知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文的结构大体说来，可以有三种写法：总分条文式引言之后将通知事项分为几点， 用顺序号分条拟写， 这样写的好 处是条理清楚，一目了然。归

23、纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一 部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。篇段合一式有些内容简单的通知， 正文不再分条分部分， 通篇就是一段话甚 至一句话。4. 落款在正文右下方注明 发文机关和成文日期。（ 四 ） 撰写各类通知的注意事项1. 工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采 用总分条文式结构。例如：四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议 ;9 月上旬，省 委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本

24、建设工作会议。为了认 真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建 设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。、深化认识。二、明确任务。三、突出重点。四、发动群众。五、增加投入。六、确保质量。七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导 要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署， 明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入第一线，带 头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续在全省范围内 开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级 各部门要主动配合，积

25、极参与，搞好服务，打好总体战。一九九六年九月二十四日（ 印章 ）（1）通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析 形势; 或肯定成绩，指出问题 ;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思 想：或上述内容综合说明、阐述。总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。 多数工作通知采用了总分思路， 常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主 旨。如上文。少数工作通知也采用了递进思路。 一种是针对存在严重问题说明情况， 分析 存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。 这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题分析问题解决问题的递进思 路将引言分为了

26、三个层次。如下面例文。国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动 联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通 知 （国发200032 号）下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极 参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活 动的联合行动 （ 以下简称打假联合行动 ） ，有力地打击了制假售假违法犯罪分子 的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到 遏制，取得了阶段性成果。但是，由于历史和社会的诸多因素， 假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本

27、 上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主 义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。国务院决定， 把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容， 在前一 阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车 为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过 对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛 滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场 经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合 行动引向深入。为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事

28、项通知如下：一、明确分工，联合行动二、地方负责，落实责任制三、依法行政，严格执法四、打防结合，综合治理五、查处大案要素，抓好督促检查打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动， 是整顿和规范市场经济秩序的重大 举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪， 齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。国务院办公厅二OO年五月七日这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来， 而是在解决问题 的部分提出主旨 （下面加点的语句 ） 。这既是在提出问题、分析问题的基础上水 到渠成地得出结论， 又起到承上启下的作用， 引出了下文通知事项的具体措施。（2）通知事项

29、这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工 作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文 式，大体有三种方法拟写条文。一种是条文内容较为丰富的， 常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形 成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于 把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语 （词组）提示本条内容范围。 有人 称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语 （ 词组） 。如国务院关于进行 第三次全国工业普查的通知 中，通知事项 5条条文的首句分别是“普查的目的、 普查的对象和主要内容、普查的

30、进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。 这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。 第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈 述条文内容。(3) 通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写 法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。2. 会议通知这类通知写法比较简单、灵活。一种是通过文件传递渠道发出的会议通知， 这种通知一般应写明召开会议的 原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要 准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次

31、或接待 安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常 采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、 出席人员”之类。一种是供机关、 单位内部张贴或广播的周知性会议通知， 这种通知正文开头 可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：会议通知经局长办公会商定，于 5月20日(星期一)下午2至4时在本局 第一会议室 召开 全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。 请准时出席。xx 市人事局办公室二OO二年五月十六日一种是传阅式会议通知， 受文对象不在正文开头， 常在正文之后用“此致” 引出受文对象

32、，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。这 种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。3. 批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。 这类通知是针对被批转、 转发的文件或发布的行政规章而发的， 通知成了正件， 原文件或规章成了附件。 正件、附件一起，组成了完整的通知。例如：成都市人民政府批转市计委、 外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意 见的通知各区 （ 市） 县人民政府市计委、市外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见已经市政 府同意，现批转给你们，请遵照执行。二OO年三月二一日（印章）关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见 （略） 批转、转发性通知的正文包括

33、两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要 写明文件名称及原发文单位 ; 批注意见要写明对所转发文件的态度、 意见和执行 要求。发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单， 一般写上“现 将xx（规章或管理规章名称）印发给你们，望认真贯彻执行”即可。有的还 要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章 制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。基层机关单位层层转发上级有关文件的通知， 在标题中往往会出现两个以上 的“关于”和“通知”，结构显得累赘。可简化这种标题，省略掉中间转发的 层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。例如：XX县粮食局转发xx

34、市粮食局转发 省粮食局转发国内贸易部关于报送 来信来访工作统计的通知的通知 ）的通知的通知可改写为 xx 县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知 的通知，就简明多了。而在正文中可以写道：“近日，我们收到了省粮食局、 市粮食局转发的 xx 通知”，这样，有利于上下级关系的协调。4. 任免通知其正文写法极为规范、 单一，只须简明扼要地写明任命或免职的 根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注 意依法行文。5. 事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、 启事相似， 但用法又有不 同。使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要 ; 少数

35、内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。、通报 （ 一） 通报的特点及作用通报具有知晓性和指导性的特点， 它对下级和有关方面的指导作用重于指挥 作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体说来，其作用 是：1. 嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评， 借以达到鼓励 先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。2. 交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报， 能及时交流信息，上情下达， 促进上下级之间、有关部门之间相互了解。（ 二 ） 通报的分类根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。1. 表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。2. 批评性通报用于在一定范围内

36、批评错误，纠正不良倾向。3. 情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、 动态，以作为工 作的参考。从写法上看， 又可分直述式通报和转述式通报。 直述式通报是作者直接叙述 通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件 （ 如 下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等 ） 所反映的先进事迹、错误事 实或严重情况分析、评价，提出处理意见。（ 三 ） 通报的写作1. 通报的一般结构（1）标题有两种写法。一是公文标题 ; 一是新闻式双标题，多是正题加副题， 也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。（2）主送机关 行文对象有专指的， 写明主送机关 ;

37、普发性的通报， 也可不写主 送机关，而在文后的发至范围中注明。（3）正文 各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的 写法也有区别。正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结 构。(4) 落款注明 发文机关和成文日期 。2. 表彰性通报的写作这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求 四个部分。先进事迹在直述式通报中， 这部分内容直接在通报正文中叙述， 写得就详细 些。在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不 再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意 义，分

38、析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基 础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。文字要简明，不必过多 议论。表彰决定要写得具体、准确，言简意明。希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望， 更包括对有关方面和群众的希 望和号召。要求要切实可行，符合实际 ; 行文要有针对性，做到概括、鲜明，不 千篇一律。3. 批评性通报的写作这类通报的惩戒作用十分突出， 除在一定范围内批评处理错误外， 着重是要 从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。除批评错误、宣布处 分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工

39、作的，篇幅就要长些。正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分，可从 写作意图和目的出发决定取舍详略。错误事实部分要围绕通报批评的主要问题， 如实反映情况。 在直述式通报中 这部分要详写，在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报 正文对此则可从略，不必再重复赘述。错误原因和教训部分， 一般要针对错误事实分析原因， 点明实质，总结教训， 指出危害。要写得准确中肯，实事求是，既不可无限上纲。分析评议要合情合 理，令人信服。处理决定部分要简明扼要。要求和希望部分是针对错误及其教训， 提出切实可行的改进措施和要求， 告 诫来者，教育大家。4. 情况通报的写作这类通报内容

40、集中，多为一事一报 ; 写作比较灵活自如，结构因文而定。主 要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行 文要突出重点，抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题， 都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。四、报告（ 一 ） 报告的用途报告可用于陈述以下几方面事项：1. 定期或不定期地向上级汇报工作 ;2. 向上级反映情况 ;3. 答复上级机关的查询 ;4. 说明向上级机关报送文件、物品的情况。（ 二 ） 报告的分类报告可从不同的角度分成各种类型。1. 按报告内容分类工作报告用于向上级汇报工作进程，反映工作问题，总结工作经验教训。情况报告用于向上级反映情况， 特别是

41、反映调查了解到的重大情况、 特殊情 况、新情况，比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。答复报告用于答复上级机关的查询、提问 ; 按要求如期汇报执行上级机关某 项指示、意见的结果 ; 回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交 付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况2. 按报告写作范围分类综合报告用于反映一定阶段、 一定范围的多方面工作情况， 注重综合、全面。专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况， 注重专一性。 实 际工作中的报告大多是这种类型。综合报告与专题报告的划分有相对性， 有时部门的综合报

42、告对全局而言， 就 成了专题报告了。（ 三 ） 报告的一般结构和写作要求1. 标题有的报告因事情紧迫， 还要在文种前加“紧急”二字， 以便引起足够 重视。如林业部关于抢救大熊猫的紧急报告。2. 主送机关 。3. 正文不同内容性质的报告， 写法不尽相同，但正文结构一般由三部分构成。 报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。若无必要也可略而不述。 报告内容这是正文重点所在。内容较多时，可依事情的发展变化脉络、认识 处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料 ; 也可按情况、经验、教训或问题的 方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且常分条列项使层次段落更分明。决不能在报告中夹带请示事项。报告结语各类报告一

43、般以“ 特此报告”、 “请审阅” 等语作结。也可以不要 结语。4. 落款写明发文机关和成文日期。（ 四 ） 各类报告正文的写法1. 工作报告 它的正文内容，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本 教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层 次结构。可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。基本情 况，可简要交代时间、背景和工作条件 ; 主要成绩，应把工作的过程、措施、结 果和成绩叙述清楚 ;经验体会， 这是对工作实践的理性认识， 要从实际工作中概 括出规律性的东西来， 以便指导今后的工作 ; 存在问题，是写出工作中的缺点与 不足; 基本教训，

44、这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训 ;今后意见， 是提出改进工作的意见， 或者提出今后开展工作的建议。 不同类型的工作报告， 在这些内容上各有不同的侧重点。例文：四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告国务院：去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。 按 照全国电视、电话会议的部署，我省狠抓了以水利建设为中心，以治水、改土、 兴林、修路、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设，取得了显着成绩。 据统计，从 1996年9月1日至于 1997年3月底，全省累计投入劳动积累工 13.25亿 个，日最高峰上工人数达 1900万人，共投入资金 37.24亿元;

45、 累计完成土石方量 9.12亿立方米;动工各类水利工程项目 102万个，完成 92万个，占动工数的 92%; 完成新增有效灌面 67.7万亩，改善灌溉面积 560.3万亩; 新修江河堤防 110.8公里 解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难 ;小水电新装机 7.8万千瓦;新建微水工 程24万多口、山平塘 3182口、人工井114万口、救生高台 162个;改造中低产田土 178.44万亩，治理水土流失 2457平方公里 ; 完成成片植树造林 166.5万亩，零星 植树1.79亿株; 新建县乡标美路 1580公里; 全省农机系统完成了 7.45万台、 77.5 万千瓦提灌机械的修复改造，恢复

46、改善灌面 150万亩，新增提水控灌面积 9.75 万亩，冬蓄提水完成 6.5 亿立方。其主要做法和特点是：一、领导重视，真抓实干二、因地制宜，突出重点首先，突出治水。其次，实行山、水、田、林、路统一规则，综合治理，分类实施。三、深化改革，增大投入四、广泛宣传，持续发展五、激励先进，开展竞赛一九九七年 x 月 x 日（ 印章 ）2. 情况报告情况报告常用于向上级汇报下列事项：(1) 严重的灾害、事故、案情、敌情 ;(2) 重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的 新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等 ;(3) 督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全

47、、 卫生等项工作的检查结果 ;(4) 举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等 ;果等 ;(5) 对某项工作造成失误和问题的检讨与反思 ;(6) 其他重要的、特殊的、突发的新情况。情况报告多数写成专题性报告，其写法不强求一律，但都要力求做到： 第一、内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。 第二、把情况和问题讲清楚，把事情的经过，原委、结果、性质写明白。第三、若要提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提 出意见、建议的写作角度，不能在报告中夹带请示事项。第四、理顺文章思路和结构， 无论是纵式结构还是横式结构， 都要脉络清楚， 层次分

48、明。第五、情况报告写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特 殊、突发的种种新情况。3. 答复报告答复报告的内容要注意针对性，有问必答，答其所问，以示负责。表述要明 确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。它的正文包括答复 依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简 要，有时一两句话即可说明。 答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果， 既要写得周全，又不要节外生枝，答非所问。正文写法比较灵活，或先写依据， 后一并答复 ; 或边写依据，边逐一答复。4. 报送报告这类报告正文极为简单，有的甚至三言两语一篇，把情况说明就行。例 如; “现送上我县参

49、加 xx 市首届妇女美术作品展览的作品巧件及作者介绍 资料11份。请查收。”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案 报告，国务院办公厅则对其格式作了统一规定。五、请示（ 一 ） 请示的用途具体说来，遇到下列问题需要用请示行文。1. 对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解，需要 上级机关作出明确解释和答复 ;2. 从本地区本单位的实际情况出发， 需要对上级的某项政策、 规定作出变通 处理，有待上级重新审定明确作答 ;3. 在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需要 上级机关作出明确指示 ;4. 需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际

50、困难 ;5. 按上级机关和主管部门有关政策规定， 不经请示有关部门批准， 无权自行 处理的问题 ;6工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，必须请 示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。除此之外，凡自己职权范围的工作， 经过努力能处理和解决好的问题、 困难， 应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。（ 二 ） 请示的写作请示的结构是相对稳定的。1. 标题不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请” ;标 题中的事由要明确， 语言要简明。不宜写为“关于请求 （ 或申请 ）xxxx 的请示”， “请示”本身就含有请求、申请的意思了。2. 主送机关 一般 只写

51、一个主送机关 ，如需同时送其他机关，应用抄送形式。3. 正文请示正文一般由请示 原因、请示 事项和请示 结语三部分组成请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。在概述情况时，不 能笼统、含糊;在陈述困难时，不能夸大事实。 这部分仍然不是请示的重点所在， 是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。请示事项这是文章重点， 是请求上级机关给予指示、 批复、答复的具体事项。 内容要具体，所提建议和要求要切实可行：用语要明确肯定，不能含糊其辞 ; 若内容稍多时，可分条列项 ;语气要得体，一般应写“拟”怎么办， 而不能写“决 定“怎么办，因既已“决定”就不必请示了。请示结语常用 “妥否、

52、请批复” 、“特此请示，请予审定 ”、“请批准”“请 审批”等惯用语。不要用 “可否（妥否、当否 ） ，请批准”之类不合逻辑的用语 作结。正文根据内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式、总分条文式。不论采 用哪种结构，请示总是循请示原因请示事项请示要求的递进思路成文的。（ 三 ） 撰写请示的注意事项1. 内容力求单一，应 一文一事。2. 制发请示时要注意与上下左右各方面的协调。 请示不宜多头主送、 多级主 送，一般只主送一个直接上级。除领导直接交办的事项外，请示不得直接主送 领导者个人，更不应同时主送多位领导，以免因违反行文制度或者领导批示的 不尽一致而误时误事。请示一般不得越级上报。请示不得

53、抄送一下级机关、 单位，以免在上级作出批复表明态度前造成混乱。3. 注意请示与报告的区别。4. 正式印发请不送上级时，应在文头注明签发人、会签人姓名。六、批复（ 一 ） 批复的特点批复个显着特点就是有针对性。它总是针对下级机关、单位呈报的请示被动行文。 上级决不会主动发出批复， 总是下级有请示，上级才有批复。批复内容总是针对下级来文的请示事项作出答复的。 批复事项紧扣请示事项 明确作答，不能答非所问，复非所求，节外生枝。批复的主送对象一般就是请示的发文单位， 有时甚至标题就体现出针对性而 与其他公文不同。例如国家税务总局关于中外合资企业北京中燕有限公司不 享受“内资”福利企业税收优惠政策问题对

54、北京市税务局的批复，标题中就 写明了受文机关。（ 二 ） 批复的写法批复的结构和写法都比较稳定。例如：国务院关于同意四川省撤销温江县设立成都市温江区的批复四川省人民政府：你省关于撤销温江县设置温江区的请示 （ 川府200175号） 收悉。同意 撤销温江县， 设立成都市温江区， 以原温江县的行政区域为温江区的行政区域。 区人民政府驻柳城镇。温江区的各类机构要按照“精简、 效能”的原则设置， 所需经费和人员编制 由你省自行解决。国务院二OO二年四月十四日1. 标题 除按公文标题的通常写法外，还可把主送机关、单位写进标题。如前 面提到的例子。2. 主送机关 一般就是呈报请示来文的发文机关。3. 正文

55、包括批复对象、批复事项和批复结语三部分。（1）批复对象指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述来文的标题、 文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。引述应十分简练，一般 都用一句话说清楚。（2）批复事项是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确答复或具体指 示。批复内容应 一文一事 。对一下级请示事项的答复，应态度鲜明，观点明确， 语言简洁明了，不能模棱两可，含糊其辞，使下级无所适从。（3）批复结语一般在正文末尾写上“特此批复”并加上句号。若紧缩写为 “此复”，也要加卜句号。少数批复也在结语部分简要提出执行要求。正文视内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式 （ 三部分各一段 ） 、两

56、段式 （ 省去结语部分 ） 或总分条文式结构。4. 落款注明发文机关、成文日期。七、函（ 一 ） 函的用途 函的应用范围比较厂一泛，加之行文比较自由，印发方便，传递灵活，使用 简便，因而使用频率亦较高。它可具体用于以下几个方面。1. 平级机关或不相隶属的机关单位之间的公务联系、往来 ;2. 向无上下级隶属关系的业务主管部门请示批准有关事项 ;3. 业务主管部门向无上下级隶属关系的机关单位答复审批事项 ;4. 机关单位对个人的公务联系，如答复群众来信之类 ;5. 上卜级机关之间涉及一些事务性的具体事项的联系、询问答复。（ 二 ） 函的分类1. 按照内容和用途，函可以分为以下几类。（1）商洽函指用

57、于平行机关单位之间和不相隶属机关单位之间商洽工作、联 系有关事宜的函。例如商调干部、联系参观学习、查询或了解有关人和事、洽 谈业务工作等。（2）请批函指向平级的或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函，和业 务主管部门向平级的或不相隶属的机关单位制发的审批函。有关机关、单位涉 及部门业务工作，需向平级的或不相隶属的业务主管部门 （ 例如人事局、财政局、 税务局等等 ） 请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行 文，就应用函。同理，有关主管部门向平级的或不相隶属的机关单位批准、批 复某些业务事项 （ 例如干部录用、调动、经费拨付、税收减免等等 ） ，因无上下 级的隶属关系而不宜用批复行文，也就应用复函了。但在实际工作中，这类函 常常误用为请示、报告、批复，这是应该格外注意的。（3）询问答复函指用于上下级机关之间互相询问答复处理有关具体问题的 函。上下级机关之间问答某个具体问题，联系、告知或处理某项具体工作，而 又不宜采用