进出口贸易部管理工作制度V

1、公司各部门，各项目经理部：根据集团公司相关要求，并结合国际工程分公司的实际情况，制定进出口贸易部管理工作制度 ，现下发给你们，请遵照执行管理工作制度编制单位：中国二十冶国际工程分公司编制日期： 2014 年第一章 目的第一条 为有效开展质量、环境和职业健康安全管理工作，根 据 GB/T190012008 idt ISO9001:2008 质量管理体系要求、 GB/T240012004 idt ISO14001:2004 环境管理体系要求及使用 指南 、GB/T28001-2001 职业健康安全管理体系规范 标准和集团 公司 2009 B 版质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文 件和集团公司

2、物资管理部管理工作制度的要求，制订本部门管理 工作制度。目的是明确本部门质量、环境和职业健康安全管理职 责，并将管理职责落实到各岗位，同时对本部门主管及相关程序文 件中的有关要求作出具体的规定，以便更好地指导本部门的管理工 作。第二章 适用范围第二条 适用于本部门在质量、环境和职业健康安全管理体系运行中所有的管理工作第三章 进出口贸易部管理目标第一节 采购业务第三条 主要物资采购招标率 100%。第四条 供应商评审率 100%。第五条 用于工程物资进货验收率 100%。第六条 危险化学品采购情况检查覆盖率不低于80%。第七条 各类报表收集、汇总、上报及时率 100%。第二节 进出口业务第八条

3、进出口物流业务招标率不低于 95%。第九条 报关资料申报正确率、及时率均达 100%。第十条 核销、退税资料申报正确率、及时率均达100%。第三节 网络管理业务第十一条 公司网络出现问题时，应及时处理，由内部原因引起 的网络中断必须在 4 小时内予以修复。第十二条 定期检查视频会议系统，确保其运行故障率低于 2%。第四节 其它第十三条 对各业务系统管理工作检查及时率 100%。 第十四条 控制职业危害，做好职业健康安全保健工作。第十五条 办公用各类有毒有害废弃物按公司规定处理，严格执行公司节能规定第四章管理职责第五节 进出口贸易部组织机构及岗位设置第十六条 进出口贸易部组织机构如下：进出口贸易

4、部组织结构第十七条进出口贸易由公司副经理分管。设部门经理1人，部门副经理1人主办若干爲理第六节 进出口贸易部职责第十八条负责采购工作。第十九条、外核 销 退 国外位、项备、材料的部分设备、材料的采购工作第二十条进岀口业务负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料、海运物流费等的市场询价工作。进岀口业务网络管理业务第二十一条负责按照集团公司物资管理部的要求，对物资采购 工作进行规范管理，并及时制作、上报各种报表。第二十二条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口物流工作，包括但不限于：船公司（或货代） 的选择、船期确定、货物包装指导、货物进出仓管理、货物进出港 管理、装

5、箱及装船监督等。第二十三条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目的设备材料的进出口报关工作，包括但不限于：报关单据制 作、商检单据制作、对外承包工程批量商检办理等。第二十四条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项目涉及的所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、核销手 续的办理。第二十五条 负责二十冶集团公司和国际工程公司承揽的国外项 目的设备材料的出口退税手续办理。第二十六条 负责扩展国际工程公司的国际贸易业务。第二十七条 负责公司电脑、电话、网络的日常管理工作。第二十八条 负责与本部门强相关的 16 个程序相关职责的实 施。(1)文件控制程序(2)施工技术文件管理程序(3

6、)记录控制程序(4)环境因素识别与评价工作程序(5)法律法规管理程序(6)管理方案控制程序(7)信息交流工作程序(8)人力资源管理程序(9)物资采购管理程序(10)污染物控制程序(11)资源和能源管理程序(12)施工现场安全防护控制程序(13)劳动保护工作程序(14)危险化学品管理程序（15） 消防管理工作程序（16） 纠正和预防措施管理程序第七节 各管理岗位职责第二十九条 部门经理岗位：（1）负责本部门全面管理工作。（2）积极开拓市场，组织并调动整个部门完成公司下达的各项 经济指标。（3）监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和 落实情况。（4）检查购进物资是否符合质量要求，对公司

7、的物资采购和质 量要求负全面责任。（5）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。（6）负责针对新签国际工程项目，组织各方及时制订适合该项 目的国际物流、通关、核销退税等流程。（7）认真监督检查采购物资装箱、报关、发运情况。（ 8 ） 定期将采购、发运任务完成及未完成情况逐项列出报表， 呈公司领导审阅，以便于公司领导掌握全公司的采购项目执行情 况。（9）责与集团公司物资管理部的对口管理工作。（10）完成公司领导交办的其他任务。第三十条 部门副经理岗位：（1）协助部门经理进行本部门业务管理工作。2）协助部门经理完成公司下达的各项经济指标(3) 完成领导交办的其他任务。第三十一条 采购岗位：(1)

8、 采购人员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，积极 按公司的采购规范和要求做好采购工作。( 2)熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单 价、用途和产地。(3) 负责配合公司市场部在投标过程中的设备、材料的市场询 价工作。(4) 采购人员在工作中应能够吃苦耐劳，多跑、多对比，精通 采购业务，选择供应商时至少货(价)比三家，降低采购成本。(5) 对审批后的采购计划组织实施，确保项目施工过程中的物 资供给。(6) 负责采购物资的接收与移交，保证物资在数量、质量上与 采购合同相符，配合相关人员做好验收记录，并办理入、出库手 续。(7) 及时收集整理好各种合格证、检验证书等，交相关人员留 存

9、或报监。(8) 按采购工作的规范和流程进行有效工作，采购单据和报账 程序必须符合财务要求。(9) 对于国际工程项目的采购物资，配合物流人员将包装要 求、装箱单格式、唛头格式、进仓通知等发送给供货商，并随时与 其保持沟通，确保无误。(10) 完成领导交办的其他任务。第三十二条 国内物流岗位：( 1 )负责根据项目物流需要进行公开邀请招标，选择国内地 面、国际运输服务提供商(船公司或货代) 。参与投标者不得少于三 家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单 位。(2) 负责根据业主要求及备货情况及时联系船公司或货代确定船 期。(3) 负责办理国际货物运输保险。(4) 检查货物的包装和

10、唛头是否符合采购合同和国际贸易运输 要求。(5) 对于仓库集中装箱货物，负责及时将进仓通知 (内容应包括 但不限于：收货仓库名称、地址、联系人和送货时间等) 通知采购人 员或项目部国内物流对口人员；对于在厂家装箱的物资，及时联系 供货商和船公司或货代，提箱到厂家装箱，并对全过程进行跟踪管 理，确保全部货物按时、安全地运抵交货仓库或码头。(6) 供货商送货时要负责协调仓库或码头及时、安全收货，并 协助验收人员对到货进行验收。(7) 负责根据实际发货情况制作装箱单(中英文对照)，经部门 经理或副经理审核后，及时 EMAIL或传真给业主和项目部。(8) 完成领导交办的其他任务。第三十三条 国外物流岗

11、位( 1)负责根据项目物流需要，在项目所在国进行公开邀请招 标，选择该项目的国外短驳物流提供商。参与投标者不得少于三家，选择其中价格、服务、能力等综合竞争力最强者作为中标单 位。( 2)负责国外进口清关、港口至工地短驳物流的全部工作。(3) 负责在货物抵达现场后同项目部办理书面交接手续，原件 存档后，要及时通过 EMAIL或传真将复印件发回国内。(4) 负责破损、丢失货物的保险索赔工作。(5) 完成领导交办的其他任务。 第三十四条 通关岗位：(1) 负责办理货物进出口的通关手续。(2) 通关人员必须具有高度责任心，认真准备通关资料，随时 与采购、物流、核销退税等岗位进行沟通，以便同采购合同、实

12、际 装箱单、增值税发票信息等保持一致，力求达到通关资料零差错。(3) 对于国家法定商检物资，及时向物资采购方具体办理商检 的人员提供报检所需的全套资料。(4) 负责对外承包工程出口物资批量商检手续的办理。(5) 定期对通关情况进行汇总，并报部门经理。(6) 完成领导交办的其他任务。 第三十五条 核销退税岗位：(1) 负责按需从外汇管理局领取外汇核销单。(2) 负责办理所有贸易项下以及非贸项下的外汇申报、结汇、 核销手续。(3) 负责办理所有已出口货物的出口退税手续。( 4)定期对核销、退税情况进行汇总，并报部门经理。（5）完成领导交办的其他任务。第三十六条 合同管理岗位：（1）负责本部门各类经

13、济合同签章手续、付款手续的办理。（2）负责本部门合同文本的管理，建立合同台帐及合同档案。（3）负责本部门合同信息输入电脑的工作，实行信息化管理。（ 4）负责汇总本部门合同签订、执行情况，定期提交合同签 订、执行情况报表。（5）负责本部门合同的查询工作。（6）负责公司各种外贸证照的申办及年检。（7）完成领导交办的其他任务。第三十七条 公司网络管理员岗位（兼职）：（1）负责公司网络、电话线路和设备的日常维护，及时处理解 决运行中发生的故障，保证网络通信畅通。（2）为新开通网络线路连接的用户提供接入服务。（3）为终端用户计算机操作系统、应用软件和网络通信安装、 调试提供服务。（4）为保证网络畅通，负

14、责对局域网进行监控，限制用户利用 公司网络下载电影、游戏等与工作无关的大容量文件。（5）负责公司主页的素材收集、整理，网页的制作、改版、更 新、发布。（6）完成领导交办的其他任务。第五章 工作程序第八节 文件控制第三十八条 部门经理负责文件控制程序相关职责实施的领 导、组织工作。第三十九条 部门经理组织编制本部门分公司级文件和部门管 理工作制度，并负责本部门文件发放的签发工作。第四十条 部门经理负责公司及外来文件的进一步签发工作， 并形成签发记录电子版备查。第四十一条 如本部门编制的分公司级文件有需更改的内容， 则以新文件代替原文件方式进行更换。第四十二条 JB0103 文件和资料控制清单台帐

15、；第九节 施工技术文件管理第四十三条 部门经理负责施工技术文件管理程序相关职责 实施的领导、组织工作。第四十四条 采购岗位负责收集汇总本系统采用的材料标准、 图集等，并建立清单，报分公司项目管理部，统一纳入分公司标准 管理系统中。第四十五条 JB0201 现用技术标准清单留存一份第十节 记录控制第四十六条 部门经理负责 记录控制程序相关职责实施的领 导、组织工作。第四十七条 本部门的记录分为体系运行记录和工作记录两 类。第四十八条 部门经理负责确定本部门、本系统的体系运行记录和部门管理工作记录表式，录入记录表式目录。第四十九条 合同管理岗位负责相应的收集、分类、汇总、存 档等工作。第五十条 记

16、录的保存期限按合同、法规和档案管理规定 期限保存。记录保存期限为三年。第五十一条 超过保存期限需销毁的记录，由合同管理岗 位负责填写记录销毁申请表，经部门经理批准后销毁。第五十二条 JB0302记录表式目录自存一份；JB0303记录销毁申请表自存一份。第十一节 环境因素识别与评价工作第五十三条 部门经理负责 环境因素识别与评价工作程序实 施的领导、组织工作。第五十四条 部门副经理根据分公司 重要环境因素及其控制计 划清单等要求对本部门重要环境因素进行控制。第五十五条 JB0402 重要环境因素及其控制计划清单 （收存）第十二节 法律法规管理第五十六条 部门经理负责 法律法规管理程序相关职责实施

17、 的领导、组织工作。第五十七条 部门副经理负责本部门、本系统有关质量、环 境和职业健康安全的法律法规及其他要求的搜集（各级政府及相关 部门、走访、电话、报纸、书店、标准出版社、网上索取等）和汇 总，填写JB0601适用性法律法规文件控制清单。第五十八条JB0601适用性法律法规文件控制清单台帐第十三节 管理方案控制第五十九条 部门经理负责 管理方案控制程序相关职责实施 的领导、组织工作。第六十条 各岗位负责公司管理方案中涉及本岗位职责的实施 工作。第十四节 信息交流第六十一条 部门经理负责 信息交流工作程序相关职责实施 的领导、组织工作。第六十二条 各岗位负责与本岗位业务相关信息的收集、传 递

18、。第十五节 人力资源管理第六十三条 部门经理负责 人力资源管理程序相关职责实施 的领导、组织工作。第六十四条 每年底由部门副经理提出下一年度本部门、本系 统的培训需求，并填写 培训需求申请表 ，经部门经理审核后， 报人力资源部。第六十五条 JB1004 培训需求申请表自存一份、报人力 资源部一份；第十六节 物资管理组织工作。第六十七条 采购岗位负责按公司物资管理办法 填写合格供 方的JB1301供方评价/复评表（JB1304供方业绩评价表）， 并建立JB1302合格供方管理台帐。第六十八条 部门经理不定期对各项目本程序实施情况进行检 查，检查的内容包括：供方的评审（复评） 情况，供方的选择情况

19、， 采购计划的编、审与实施，招标采购文件、记录的管理，采购合同 的管理，物资的进货检验、业主提供物资的管理及定期检查情况 等。填写程序实施情况检查表，汇总后报公司主管副经理。 第六十九条JB0301 程序实施情况检查表自存一份、受检项目一份；JB1301 供方评价 /复评表自存一份，报集团公司物资管理部一份；JB1302 合格供方管理台帐台帐；JB1304 供方业绩评价表自存一份，报集团公司物资管理部一份；4.10 污染物控制4.10.1 部门经理负责 污染物控制程序 相关职责实施的领导、组织 工作。4.10.2 本部门的废弃物：废打印墨粉、废色带、废磁盘、废计算 器、废日光灯、废涂改液、废电

20、池、废复写纸、废办公纸等。4.10.3 按公司指定存放点，进行分类存放，以保护办公环境，保障 人身健康。4.11 资源和能源管理4.11.1 部门经理负责 资源和能源管理程序 相关职责实施的领导、 组织工作。4.11.2 按照公司有关定额发料、降低材料消耗的规定执行。4.12 施工现场安全防护控制4.12.1 部门经理负责 工程产品质量改进控制程序 相关职责实施的 领导、组织工作。4.12.2 采购岗位负责按照公司 物资管理办法 中的相关规定，采购 安全防（支）护设施物资。4.13 劳动保护4.13.1 部门经理负责 劳动保护工作程序 相关职责实施的领导、组 织工作。4.13.2 采购岗位负责

21、按照公司 物资管理办法 中的相关规定，采购 劳动保护用品。4.14 危险化学品管理4.14.1 部门经理负责 危险化学品管理程序 相关职责实施的领导、 组织工作。4.14.2 采购岗位负责按照公司 物资管理办法 中的相关规定，采购 危险化学品。4.15 消防管理织工作。4.15.2 采购岗位负责按照公司 物资管理办法 中的相关规定，采购 消防设施和器材。4.16 纠正和预防措施管理4.16.1 部门经理负责 纠正和预防措施管理程序 相关职责实施的领 导、组织工作。4.16.2 各岗位收集本系统的质量、环境和职业健康安全管理体系不 符合信息。4.16.3 部门经理不定期组织对各岗位本程序相关职责

22、实施情况进行 检查，填写程序实施情况检查表，并保存记录。4.16.4 记录JB3001 纠正 / 预防措施记录表自存一份；5. 相关和支持性文件5.1公司QES-SC-2009B质量保证手册5.2公司CX-2009B程序文件5.3 中华人民共和国建筑法5.4 中华人民共和国合同法5.5 公司物资采购管理办法（国际发 201362 号文）6. 记录目录见 JB0302 记录表式目录领导职责:主管职责:主责 主管 相关 相关 进出口贸易部管理工作职责分配表序号程序文件名称部 门 经 理部 门 副 经 理采 购 冈 位合 同 管 理 冈 位物 流 冈 位通 关 冈 位核 销 退 税 冈 位公司网络管

23、理员岗位1文件控制程序 2施工技术文件管理程序3记录控制程序4环境因素识别与评价程序 5法律法规管理程序 6管理方案控制程序 7信息交流工作程序 8人力资源管理程序 9物资采购管理程序10污染物控制程序 11资源和能源管理程序 12施工现场安全防护控制程序13劳动保护管理程序14危险化学品管理程序15消防管理工作程序16纠正和预防措施工作程序 注:记录表式目录编号：01序号表式编号记录表式名称备注01JB0103文件和资料控制清单02JB0201现用技术标准清单03JB0301程序实施情况检查表04JB0302记录表示目录05JB0303记录销毁申请表06JB0402重要环境因素及其控制计划清

24、单07JB0601适用性法律法规文件控制清单08JB1004培训需求申请表09JB1301供方评价/复评表10JB1302合格供方管理台帐11JB1304供方业绩评价表12JB3001纠正/预防措施记录表文件和资料控制清单单位（盖章）：文件类别：受控文件编号序号文件与资料名称文件编号编制部门适用性批准人发放批准人发放记录号发放份数发放日期发放人备 注现用技术标准清单编号:序号标准号标准名称备注编制单位:审核：批准：日期：年 月 日JB0301程序实施情况检查表编号：被检查方检查内容检查记录： 检查人（签字）：年月日被检查方确认意见： 负责人（签字）：年月日注：检查记录应形成闭环，被检查方应对检

25、查出的问题进行整改并请检查人验证。JB0302记录表式目录编号序号表式编号记录表式名称备注单位：编目人：年 月 日JB0303记录销毁申请表编号：申请销毁记录名称及编号申请销毁部门申请销毁记录情况（页数、已保存时间）：申请人：年月日部门（单位）负责人批准意见：负责人（签字）：日期：重要环境因素及其控制计划清单序号重要环境 因素分项工程/过程/工序/部位环境影响时态/状态环境目标及指标控制措施主责单位完成时间控制措施：A.运行控制B.文件控制C.更新环境条件D.增加/更新/维修设施 E.教育与培训F.建立管理方案 G.记录控制 H.建立应急准备和响应预案。JB0601适用性法律法规文件控制清单单

26、位（盖章）：编号：序号适用性法律法规文件名称文件编号文件颁发部门公布日期生效日期信息来源搜集部门管理体系类别备注（说明：本表中的“公布日期”指全国人大、国务院、地方人大及政府等立法机关发布法律法规的日期，“生效日期”指法律法规的实际施行日期，管理体系类别栏中填写法律法规的类别，即在质量、环境、职业健康安全中选择一种。）JB1004培训需求申请表编号培训项目参加对象计划人数实施时间申请单位说明：单位（章）：年月日人力资源部意见：签字：年月日编号:供方名称供方地址联系电话供方评价/复评表联系人合作历史评价结论：同意作为合格供方：未通过合格供方评价： 供方类别： A类物资采购部门负责人意见：签字：日

27、期:初评合格初评不合格 B类复评合格 复评不合格C类物资采购部门主管领导意见：签字（盖章）：日期:上级主管部门意见:审核人：日期:批准人（盖章）：日期:拟采购物资名称:供性 方质生产商： 口 国有企业口 外资或合资企业口 集体或个体企业销售商： 口 国有企业口 外资或合资企业口 集体或个体企业供 方 预 审 资 料企业法人营业执照（通过本年度年检）口税务登记证（通过本年度年检） 产品生产许可证或全国工业产品生产许可证市场准入证中国国家强制性产品认证证书口特种劳动防护用品生产许可证劳动防护用品经销许可证建筑材料进沪备案证国家、地方、行业质量监督部门岀具的产品检验报告及附件（本年度或上一年度）获得的与质量、环境和职业健康安全有关的荣誉证书评价方式：口 实地考察口用户了解口仅凭资料评价认证证书：质量管理体系 环境管理体系 职业健康安全管理体系产品认证评 价 考 核 内 容1预（复）审资料齐全且合格 齐全不合格不