跟单毕业设计.doc

1、关于出口儿童玩具的跟单流程探讨系（分院）：工商学院专业班级：国际商务3121学生姓名：钟紫群学号：43指导教师：王一名.二0一五年四月二十九日2015届国际商务专业毕业设计开题报告学生姓名钟紫群专业班级国际商务3121指导教师王一名选题关于出口儿童玩具的跟单流程探讨根据学院的教学计划安排， 我已完成相应学分的修读， 现申请进行毕业设计，具体思路如下：一、设计背景在校三年中，主要学习了国际贸易导论 、外贸跟单与生产跟单 、商务英语、外贸业务协调、制单与审单、报关报检实务、船贷与货代、进出口商品归类、国际商法等课程，了解了海关的监管措施、相关法律、国家外贸政策等基础理论；学到了外贸订单处理、生产订

2、单处理、出运管理、单证操作、报关单填制等技能。该毕业设计就是围绕实习工作中一笔真实业务, 从接到订单开始，然后下单给工厂，之后包括跟进工厂寄出内外部测试板、签板、客人签板，客人抽板验货跟验大货，万利验货； 订购客人所需的贴纸等方面的工作事项；处理验货报告中的事项等。二、卷宗基本内容卷宗基本内容包括：所在公司与贸易公司介绍、交易产品的信息、工厂的选择、收到客人订单后向工厂下单后的一系列跟单任务，有订购贴纸，跟进测试板与签板的寄出、自己公司验货的日期与结果、 客人抽板与验大货的日期与结果。最后为自己在实习阶段的收货与体会，在未来工作中应该注意的地方。三、毕业设计拟采用的方式Simtrade等教学仿

3、真软件提供的资料（）在实习公司实习中搜集的资料（）通过网站搜集的资料（）四、时间安排12015 年 2 月 20 日前，完成合格的跟单背景和卷宗目录。22015 年 3 月 1日前，完成合格的工厂选择模块卷宗。3. 2015 年 3 月 15 日前，完成合格的生产进度跟单模块卷宗。42015 年 3 月 30 日前，完成合格的产品质量跟单模块卷宗。52015 年 4 月 10 日前，撰写业务总结，完成毕业设计。指导教师意见：签名：日期：序号12345678910111213141516171819业务卷宗目录内容业务背景介绍进出口商介绍商品信息工厂选择阶段工厂选择生产进度跟单阶段向工厂下单订购

4、贴纸签板、测试板测试报告大货出运产品质量跟单阶段客人订单介绍客人抽板验货客验大货万利验货结果与照片跟单总结阶段页码范围备注4-5678-1011-1314-1617-202122-232425-2627-3031-333333 BEVERLY RD,HOFFMAN ESTATES,IL 60179Kmart Corporation业务背景介绍出口商介绍公司名称（中文）：宁波万溢玩具技术咨询有限公司公司名称（英文）：MGS Group Ltd.地址（中文）：浙江省宁波市海曙区启文路125 弄 11 号四栋地址（英文） ：Block4,Lane125,QiwenRoad,HaishuDistric

5、t,Ningbo,Zhejiang Province,China公司总经理：杨智伟（ Vincent ）电话： 0574-8707 8285传真： 0574-8707 8273邮编： 315606E-mail网址：公司介绍：该公司是一家大型港资企业在宁波的办事处企业，成立于2013 年。主要经营盒装玩具、 毛绒玩具、充气玩具、节日玩具（圣诞节、复活节、万圣节 ）等产品。公司有 OEM(新产品设计及研发 ) 、 OPEN、GL（产品采购，寻找新供应商）、 MIT 自家工厂生产，万利玩具投入了大量资源，已确保其产品能够配合最新的市场需求及满足客户的要求，产品主要销往欧洲、东南亚、澳洲、中东等地区。

6、进口商介绍公司名称：公司地址：企业法人： Michael （US Manager）所属国家：美国电话： 847-286-4921E-mail ： 网址：公司介绍：该公司是一家大型连锁超市，成立于 1899 年。主要经营家居用品、 玩具产品、各类时髦服装、各式各样生日礼物、 手机等 , 各种你需要的东西Kmart 都有，并且都是具有最佳时尚底价并且高质量的产品，产品主要进口自亚洲国家等地区。每年 Kmart 通过当地的商店投资计划来筹款支持数以百计的学校、幼儿园和当地社区团体。The company is a chain hypermarket, was founded in 1899. Mai

7、nly engaged in household items, toys, all kinds of fashionable clothing, a variety of birthday gift, mobile phones and so on , all what you want, Kmart can satisfy you,and all are best lowest price and high quality products. The products are mainly imported from countries in Asia and other regions.

8、Each year Kmart supports hundreds of schools,kindergartens and local community groups with their fundraising efforts via our local store investment program.商品信息产品编号：#93495中文名称：涂鸦板2 个装英文名称： JK DOODLE BOARD 2 PK ASST产地:惠州市博罗县销售单位：香港万利玩具有限公司包装单位：惠州市博罗县维多利玩具有限公司毛重：7.44 LB外箱尺寸：X X (宽深高)商品图片：数量： 19002pcs第

9、三阶段工厂选择阶段工厂选择可以是在广交会上看中自己想要的产品，然后向卖家发出询盘，我司购进然后再出口到国外，但基本都是在阿里巴巴国际站上搜寻工厂，将价格、规格、品质、数量、包装等要求告知并询问他们是否能生产这些产品；又或者是看到有相似的产品的话，可以直接跟工厂沟通让他们寄样品过来给我们先参考，这个时候就要先开始询价，货比三家最后选择向哪家工厂下单。但也有些虽然写着是生产环保但最后生产出来的产品并不环保的工厂，所以就需要市场部的同事去访问工厂，亲自去看看这家工厂符不符合我们产品的生产。市场部是按照产品的不同类型来分类，有毛绒玩具、派对玩具、木制玩具等，相应产品的工厂也是由市场部的同事进行寻找。维

10、多利这家工厂是我们一直在下单生产这个产品的， 所以我们是老客户了，对于工厂的一些信息也十分了解。惠州市博罗县维多利玩具有限公司属于港资企业，创建于 2003 年 3 月，工厂在广东惠州，主要生产塑胶电子玩具产品，是惠州玩具行业知名企业，产品全部出口，主要销往美国、欧洲、日本等地。公司已通过了 ISO9001：2000 质量体系认证，从成立开始，公司的管理层及员工实施执行 ISO9001： 2000 质量管理系统和环境、健康、安全管理系统。香港公司名称为： MANILINK LTD惠州工厂名称： Victory Toy Co., Ltd第四阶段生产进度跟单阶段1、向工厂下单在系统开好 PO后交由

11、香港本组经理，经理核对并确认了这份PO上的内容后签字再发给我们，由我们放单给工厂。PO主要包括工厂名称、产品厂价、箱唛内容、产品主要信息和一些样板的寄出，如下图1-图3所示：图1 PO第一页图2 PO第二页图 3 PO 第三页（箱唛资料）2、订购贴纸：由于这个客人需要外箱条形码贴纸，贴纸是由我司来负责订购（一般都是跟新源宏印刷厂） 。与印刷厂往来电邮，如图 4- 图 5 所示：图 4 与工厂往来电邮（ 1）图 5 与工厂往来电邮（ 2）3、向印刷厂下单给印刷厂的订单如图6 所示：图 6 给印刷厂订单贴纸样式与印刷厂的报价，如图 7 所示：图 7 贴纸样式当新源宏回复交期时需要做贴纸的收条， 将

12、收条发给新源宏并要求与贴纸一起寄出，新源宏寄出贴纸给了快递单号后通知工厂有贴纸寄出将快递单号与贴纸收条一同发给工厂， 要求工厂收到贴纸后回签。 回签是证明工厂收到过该贴纸最有力的凭据， 因为有些工厂总是会把贴纸乱丢或者是因为时间长了就不记得把贴纸放在了哪里 为了避免这些所以需要工厂配合回签收条。当工厂说他们没有该贴纸时我们可以用收条和往来的电邮提醒他们。但是也不乏缺少那些不肯负责任的工厂，说什么都是不肯回签。工厂回签收条如图 8 所示：图 8 工厂回签收条4、跟进签板和测试板的进度由于这个产品的万利签板跟内部测试板是由工程师来跟进，我们需要的只是跟进客人签板跟外部测试板。有些时候工厂已经有我们

13、的签板并该客人是可以用那只签板的来让QC验货，就不需要再寄去香港签。 外部测试板是要看这个客人是否要求做外部测试，外部测试由第三方公证行来做，主要的有ITS、 BV这两家。以下为出给工厂电邮内容，如图9 所示：图 9我们所有的产品都是需要做内部测试的， 只有内部测试通过了才能做去做外部测试， Kmart 这个客人比较特殊，当我们一放 PO时就要问工厂拿样板做外部测试，这个叫产前测试（ Pre-Production ），产前测试跟内部测试都通过了，就可以叫工厂寄出从大货中抽取的外部测试板去公证行， 这个叫产中或者产后测试 （Production ）一般都是做这两次外部测试，但是也会有例外需要做第

14、二次产后测试。 图 10 为 PO中讲明需要寄出各种样板的时间规定：图 10 PO 第五页这张订单中工厂寄出产前测试样测试后的结果是不通过的。 但是因为船期很赶，客人那边确认同意不需要重新提交印刷的证明。 但是要保证大货上的印刷包装是正确，颜色也会有所改善。因为这个产品的包装是规定要用客人指定规格的， PO 上也有注明这一点。客人说明工厂将包装的颜色印的有点深了， 建议再调校颜色稍微浅一点，专色的油墨色调要配合 CC-Card和 Pantone 标准。包装的涂层也不正确， 应该是用水性 光面来保护。如图 11 所示：图 11 PO 第四页5、获取测试报告Pre-Production通过测试报告

15、，测试报告必须要公证行相关人员签字才有效。下面为测试报告的部分内容，如图12- 图 13 所示：图 12图 13在 Pre-Production 报告出来后才能将外部测试板寄去测试行 （因为测试行在香港，所以工厂在之前就先将样板寄去了香港办公室） ，一般测试要 7 个工作日，加急是 5 个工作日 ( 加 HKD120)，紧急的话是 3 个工作日（加 HKD168），加急 跟 紧 急 需 要 额 外 的 费 用 由 工 厂 承 担 。 这 批 货 的 Closing Date 在 1/31/2015,1/28 之前必须要有 Production 报告，所以这次必须要采用紧急。Production

16、 报告测试内容比 Pre-Production 少了，主要就是产品安全这一块，也是以公证行相关人员签字才有效。如图 14- 图 15 所示：图 14图 156、安排大货出运产品做了测试并验货通过后就可以通知工厂放货了，Kmart 的订单Shipping（船务）组的同事一般都是在规定船期提前一个月（至少需要提前10-20天）就算好柜型，然后在Booking 上显示出来订给货代去安排好仓位。按照之前跟工厂确定的贸易术，是由工厂将货物送至港口的就由工厂负责；工厂只负责生产大货完成后放在工厂货仓库的就需要我们的人负责去将货物送至港口。我们只负责到货物验完货后通知工厂可放货为止，接下来的事项是由Ship

17、ping 组的相关同事负责跟进。第五阶段产品质量跟单阶段客人一张单子上只有1 个产品但至少有三个不同船期，图片为客人订单中最主要的两页。如图16- 图 17 所示：图 16客人订单第一页工厂名称、地址与联系方式图 17 客人订单第二页这一份内容里面包括客人产品号、货描、外箱尺寸、我们报给客人每只的价格、客人的零售价、包装类型还有最重要的产品数量与船期等内容。关于验货主要有三种 ：（ 1）客人抽板：通常是第一水的货生产到 30%时由客人 QC来抽板。 PP 跟工厂联系好抽板时间然后告知，我做一份预约客验的表格给客人 QC，如果他们最后接受了就通知 PP 告知工厂按这个时间来抽板。如果客人 QC那

18、边回复这天验货太紧张等，就需要 PP跟工厂另外洽定时间。预约客验抽板的表格，如图18 所示：图 18 预约客验抽板申请表（2）客人验大货：抽板完或者是大货生产差不多之前 PP 就会提前跟工厂商量客验大货日期，然后再出电邮告知，因为这次我要按照船期来计算这个日期是否可行，如果可行就做预约验大货的表格给客人 QC，他们接受这个日期就可以通知 PP告知工厂按此日期验货。预约验大货的表格，如图19 所示：图 19预约验大货申请表客人 QC验完货后的报告，结果均为 PASS后就可以让 PP通知工厂放货了，如图 20 所示：图 20 客验报告（3）万利验货：一般是当大货生产到 100%，除非客人规定生产到

19、 80%要客验了，公司 QC就会按照之前 PP跟工厂订的客验时间之前先去验货。万利验货报告，如图 21 所示：图 21 万利验货报告部分验货照片，如图22 所示：图 22 验货照片万利验货报告分三种结果： PASS & PENDING & REJ当报告是在 PASS的情况下，我们也会看报告对应的客人跟 PO号是否属于我们跟进，检查图片箱唛是否正确。当报告是在 PENDING & REJ的情况下，我们需要看QC Comment是关于产品哪一方面的不足，如果是彩盒、包装、功能、外观等方面需要找跟进的工程师跟相应的市场部同事来处理；如果是箱唛内容、贴纸位置等方面的问题，就需要我们自己来检查后告知香港

20、同事，可接受的情况下就需要香港同事签回AOD（ Accept on Deviation-批准走货）给 QC。签 AOD的验货报告跟电邮，如图 23- 图 24 所示：图 23 签回 AOD验货报告 （关于备注 1）图 24 工程师 AOD关于备注 2、 3、 4 的电邮第六阶段跟单总结阶段我们只是香港公司在宁波地区的一家办事处，我们这边所有的工作都是由香港上级直接给我们的，每个人都是跟着不同的小组，有自己需要去了解的10多个客户。如果是像Wal-mart 和 DollarTree 这样的客户就是由专门一个人负责。工厂都是由市场部的同事在阿里巴巴上面去寻找、联络沟通，要求工厂寄样板来给我们参考，

21、也是由他们去访问工厂，查看工厂的环境。 每年 12 月中旬后陆陆续续会有一些客人去到香港的 Show Room挑选产品，客人挑选一个产品我们就要开始做报价单，在最短时间内做完客人所选的全部产品的报价单后给公司内部审核人员批核后再需要我们进入系统去修改报价单，再做成客人规定格式的报价单向客人报价， 通常是第二天就跟客人开会报价。 （也有些客人没来到香港挑选产品的，就由销售去向客户介绍，老客户一般都会对我们的产品有所了解，新的产品就需要销售重点介绍了） 。客人看完报价单后回去会选自己最终要下单的产品给销售，然后销售再给香港办事处的同事。当我们收到客人的订单后就要开始进系统开Pre-SI( 主要是让

22、公司内部人员知道有什么客人下单，数量、 船期、产品种类等方面的信息 ) 和 SO（里面最重要的内容是箱唛资料） 。当 Pre-SI 由本组经理接受后便可以开PO（有些是 GL-充气产品，就需要 GL-PP来接受这份 Pre-SI,GL 的产品都是由GL相关同事负责）。开好 PO需要先由经理来核对，最后确认工厂名称、厂价、数量等无误后才能将 PO放给工厂，生产大货。 PO一放给工厂就需要问工厂板期，要先寄给我们公司 QA（产品安全监测部）的同事检测合格才行，生产大货到差不多 80%后可以安排工厂寄内部测试板到我们自己的实验室先去做实验，物理跟化学都通过后才能安排工厂抽板寄去公证行做测试。但是不排

23、除我们自己测试结果是不通过但是工厂一直以来是用这个材料做产品都是测试通过的情况，在船期紧张的情况下仍会先叫工厂寄外部测试板去测试行做测试。测试报告出来后就需要发给负责测试报告方面的文员去让她更新系统。当工厂在寄内部测试板时需要先确认工厂是否有我们公司的签板（1 年之内的）如果没有就需要再寄样板来给我们公司签，还需要客人确认板。一般需要的就是签板、客人确认板、内部测试板和外部测试板。我接触过的客人只有 Kmart 是需要抽板验货的，在大货生产到 30%的时候抽板验货，大货生产到 100%时验全部大货。 所有的验货都是需要公司内部的 QC 人员在客人 QC来之前几天先去验货一次才行。 无论是抽板还

24、是验大货预约客验时需要做一份表格给客人 QC。其余的都是按客人要求，如果需要客验就要跟工厂约时间，如果不需要客验直接公司内部 QC验货通过就可以放货。 之后就交由船务部的同事按照之前订舱的时间来准备出货。在外贸公司实习期间，收获还是颇多，通过直接参与公司的运作过程学到了一些实践知识，可以运用到在学校学到的理论知识，加深了对理论知识的理解，对跟单的流程也有了自己的认识，在实习中学到的东西真的比在课堂上学到的更能让我记忆深刻。每天重复单调繁琐的工作时间久了就会厌倦，可是又不能马虎，必须要有责任心，认真完成。在学校的时候老师就说过跟单是辛苦的工作，因为要跟工厂打交道，有时可能会被工厂气个半死，现在想想是真的。我碰到一家工厂每