word操作基础

1、第三章文字编辑软件第三章文字编辑软件Word2003 学习目标了解和掌握Word 2003的基础知识与基本操作掌握Word中表格的建立、编辑和计算掌握长文档的编辑3了解邮件合并的方法学习内容3.1 Word概述13.2 任务1：文档的基本编辑和简单格式化 3.3 任务2：制作图文并茂、赏心悦目的文档 3 333.4 任务3：制作表格和表格的计算 3.4 任务4：复杂长文档的制作 3.4 任务5：利用邮件合并功能批量打印文档 3.1 Word 2003概述3.1.1 Word 2003的基本功能的基本功能 3.1.2启动和退出启动和退出 3.1.3 Word 2003操作窗口介绍操作窗口介绍 3

2、.1.1 Word 2003的基本功能的基本功能l（1）创建和保存文档）创建和保存文档 l （2）文本编辑）文本编辑 l （3）文档格式管理）文档格式管理l （4）表格的制作与编辑）表格的制作与编辑 l （5）图形处理与运用功能）图形处理与运用功能 l （6）排版与打印）排版与打印 3.1.2 启动和退出启动和退出 l 启动启动 Word 双击桌面图标双击桌面图标【开始】【开始】【程序】【程序】【Microsoft Word】 【开始】【开始】【运行】【运行】【浏览】【浏览】“C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeWinWord” l 退出 Word 单击单

3、击 “关闭关闭”按钮按钮 【文件】【文件】 【退出】【退出】 单击控制菜单图标单击控制菜单图标 【关闭】【关闭】 3.1.3 窗口界面窗口界面 l工具3.2 任务任务1：文档的基本编辑和简单格式化：文档的基本编辑和简单格式化 3.2.1文档输入文档输入 3.2.2文档的基本编辑操作文档的基本编辑操作 3.2.3设置文字格式设置文字格式 3.2.4段落格式设置段落格式设置 3.2.5设置分栏设置分栏 3.2.6边框与底纹边框与底纹 3.2.1文档的输入文本输入文本输入: :按按Ctrl+Shift Ctrl+Shift 可切换输入法可切换输入法特殊字插入如下特殊字插入如下: :3.2.2文档的编

4、辑移动 、复制 查找与替换选定 Word xp提供了可以同时选定多块区域通过按住Ctrl键再加选定操作来实现文本复制、移动等通过剪贴板 Word xp可以存放24次复制或剪切的内容【编辑】【查找】 l选定: 按住Ctrl键+鼠标点选即可l移动复制: 用鼠标拖动或用右键菜单l查找与替换: Ctrl+F Ctrl+H3.2.2文档的编辑l输入撤销3.2.3 设置文字格式 五号方正舒体 五号宋体 四号黑体 三号楷体 二号隶书20磅华文彩云 15磅华文行楷 倾斜 字符加粗字符加粗加下划线 删除线 波浪线 上标 下标 空心字 着重号间 距 加 宽 3 磅字符底纹字符加边框 . . . . . .字符间距

5、紧缩 标准位置提升8磅降低8磅3.2.3 设置文字格式 【格式】工具栏 1【常用】【格式刷】选定含有要复制的格式的文本，单击【格式刷】按钮，将鼠标指向目标位置并且拖曳，鼠标拖曳过的文本的格式与选定文本相同 2如果双击【格式刷】按钮，可以多次复制格式，直到再次单击【格式刷】按钮或按Esc键。 3.2.3 设置文字格式 复制字符格式3.2.4 段落设置【格式】【格式】-【段落】【段落】 设置对齐方式Word【格式】工具栏中四个设置按钮：【两端对齐】、【格式】工具栏中四个设置按钮：【两端对齐】、【居中对齐】、【右对齐】、【分散对齐】【居中对齐】、【右对齐】、【分散对齐】 设置段间距、行间距【格式】【

6、段落】，打开【段落】对话框，选择【缩进和间距】标签 段落的换行与分页 l应遵循以下原则：应遵循以下原则： 【格式】【字体】命令来设置字符间距。 Enter键代表一个段落结束。如果要强行将后面输入的内容另起一行，而不是另起一段，应按 ShiftEnter键输入换行符，这时上下行的内容仍属于同一段落。【格式】【段落】命令设置段落之间的间距。CtrlEnter键输入分页符 设置和使用制表位l【格式】【制表位】 l建立宽度相同的分栏建立宽度相同的分栏l建立不同宽度的分栏建立不同宽度的分栏l对部分文档设置分栏对部分文档设置分栏l取消分栏排版取消分栏排版3.2.5 设置分栏l设置段落的边框或底纹设置段落的

7、边框或底纹 l页面的边框和底纹页面的边框和底纹 3.2.6边框与底纹 3.2.7任务实现任务实现排版要求l（1）文章标题：标题字体为宋体，加粗，小初，文字缩放150%，居中对齐。l（2）作者名称为华文中宋，二号，加底纹和边框，右对齐。l（3）正文字体采用宋体，三号，加粗。l（4）所有段落首行缩进。l（5）正文中的注释项加着重号，序号设为上角标。l（6）文档的中心句加彩色下划线。l（7）文档后的注释字体为宋体，四号，手动设置编号格式。并且分为两栏。制作步骤la）输入诗词和诗词解说的内容lb）文字缩放；再选择菜单：格式-段落，设置标题的对齐方式。lc）选中作者名称，选择菜单：格式-字体，设置作者名

8、称的字体；再选择菜单：格式-段落，设置作者名称的对齐方式；然后选择菜单：格式-边框和底纹，设置作者名称的边框、底纹。ld）选中所有正文，选择菜单：格式-字体，设置正文的字体，字号，字形；再选择菜单：格式-段落，出现【段落】对话框，在【缩进和间距】标签卡中设置首行缩进为2个字符。le）逐一选中正文中的注释项，选择菜单：格式-字体，设置着重号。lf）逐一选中正文中的注释项的序号，选择菜单：格式-字体，设置为上角标。lg）选中文档的中心句，选择菜单：格式-字体，设置下划线及颜色。lh）选中文档后的注释，选择菜单：格式-字体，设置注释的字体，字号。同时选择格式-分栏，把注释分为两栏。3.3.1知识点：

9、设置首字下沉知识点：设置首字下沉 3.3.1设置首字下沉设置首字下沉 3.3.2插入艺术字插入艺术字 3.3.3图文混排图文混排 3.3.4文本框文本框 3.3.1设置首字下沉 l首字下沉是Word的一种文字排版功能。选择【格式】菜单中的【首字下沉】命令，在【首字下沉】对话框中选择位置是【下沉】还是【悬挂】，然后选择字体、下沉行数和距正文的距离。 3.3.2插入艺术字l利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置。艺术字形状艺术字形状 3.3.3图文混排3.3.4 使用文本框l插入文本框 【插入】【插入】【文本框】【文本框】 l编辑文本框 【格式】【格

10、式】【设置文本框格式】【设置文本框格式】 l文本框之间创建键接 3.3.5 任务实现任务实现任务要求la）文章标题：采用自选图形中的“星与旗帜-横卷形“，标题字体为黑体，加粗，小三。lb）正文字体采用楷体_GB2312，五号。ld）给第一段文字设置“首字下沉”，其他段落行距为固定值16磅。le）在文档中间插入一幅剪贴画，如图3-22所示，文字环绕方式为紧密型环绕方式。lf）在文档底部插入艺术字。lg）在文档右上角添加无填充颜色和线条的竖排文本框。任务实现la）打开Word文字处理软件，输入文章正文。lb）选择菜单：视图-工具栏-绘图，将绘图工具栏调出来。lc）在绘图工具栏上，选择“自选图形-星

11、与旗帜-横卷形”，在文档顶部插入此自选图形。ld）选中此自选图形，按鼠标右键，选择【添加文字】，输入文章标题。le）选中文章标题，选择菜单：格式-字体，设置标题的字体，字号。lf）选中第一段，选择【格式-首字下沉】。lg）在文档右上角添加一个竖排文本框，输入文字，并把文本框设为无填充颜色和无线条，文字设置为红色。lh）选中所有正文，设置正文的字体为楷体_GB2312，5号，再选择菜单：格式-段落，出现【段落】对话框，在【缩进和间距】标签卡中设置正文行距为固定值16磅。li）选择菜单：“插入-剪贴画”，找到样稿中所要求的图片。lj）选中此图片，将出现图片工具栏，点击【文字环绕】按钮，并在出现的下

12、拉菜单中选择【紧密型环绕】方式。lk）选择菜单：【插入-艺术字】，选择其中一种艺术字的字形，调整字体大小，添加相应的文字。3.4 制作表格和表格的计算 3.4.1绘制不固定格式的表格绘制不固定格式的表格 3.4.2选定、插入、删除列或行选定、插入、删除列或行 3.4.3合并合并/拆分单元格拆分单元格 3.4.4表格的修饰表格的修饰 3.4.5表格中的计算表格中的计算 3.4.6表格的排序表格的排序 3.4.1 创建规则和不规则的表格l创建表格创建表格 使用【插入表格】按钮创建表格：【常用】工具栏中的【插入表使用【插入表格】按钮创建表格：【常用】工具栏中的【插入表格】按钮格】按钮 使用【插入表格

13、】命令创建表格：【表格】使用【插入表格】命令创建表格：【表格】【插入】【插入】 【表【表格】格】 绘制不规则表格绘制不规则表格 ：【表格】：【表格】 【绘制表格】【绘制表格】3.4.2 选定插入删除l【表格】【表格属性】 3.4.3合并/拆分单元格 l选择【表格】菜单中的【拆分表格】命令，可以将表格分成上下两个表格，插入点所在的行作为下面一个表格的第一行。此时两个表格之间自动插入了一个空行，删除这个空行，两个表格又会合并成一个表格。 l选择【表格】菜单中的【拆分单元格】命令或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮，出现【拆分单元格】对话框（如图3-42所示），从中选择分割成几列、几行

14、等。3.4.4 表格的修饰l边框和底纹边框和底纹 ：l选中整个表格或表格中的若干个单元格，选择【格式】菜单中的【边框和底纹】命令，出现【边框和底纹】对话框，其设置方法与段落的边框和底纹的设置相同。 1.使用【表格和边框】工具栏的【线型】、【粗细】、【边框颜色】、【框线】和【底纹颜色】下拉列表，即可改变选定单元格的边框和底纹。 对齐和环绕对齐和环绕 l【表格】【表格属性】 移动和缩放表格移动和缩放表格 l当鼠标指向表格时，表格的左上角出现一个带十字的小方框，拖动它便可以移动表格。按住 Ctrl键拖动，复制表格。移动或复制以后的表格变为文字环绕形式。l表格的右下角有一个小方块，拖动它可以对整个表格

15、进行缩放。3.4.5表格中的计算 l【表格】【公式】 3.4.6表格中的排序l【表格】【排序】 3.4.7 任务实现实现步骤l（1）输入成绩统计表的标题，字体大小设置为【一号】，并且居中。同时输入班级名称，也居中。l（2）选择【表格】【插入】【表格】菜单命令。出现【插入表格】对话框，根据需要输入12行、11列。设置斜线表头，并把最后一行的第二列到第十列合并。l（3）输入文本内容。总分、平均分、最高分和最低分不用输入可以通过表格的计算来得到。l（4）给表格添加边框，选择【格式】【边框和底纹】命令。在【设置】里选择【边框】，并且选择相应的颜色和宽度。l（5）单独设置行列的边框。首先选择需要设置边框

16、线的行，选择【格式】【边框和底纹】，在边框选项中，选择相应的线性、颜色和宽度。然后在预览中找到对应的边框的按钮，单击这个按钮，观察预览区，直到出现粗实线的样式为止。l（6）设置斜线表头，有两种方法：l方法一：选择第一个单元格，然后调出【边框和底纹】对话框，在边框中选择和成绩表表内边框一样的框线（黑色0.5磅实线），在预览区中单击从左到右的斜线按钮，注意【应用于】下拉列表中选择的是【单元格】选项，确定。l方法二：单击【表格】【绘制斜线表头】菜单命令。在【表头样式】列表中，单击所需样式。 使用【预览】框来预览所选的表头。在各个标题框中输入所需的行、列标题。l（7）设置任务中相应单元格的底纹。l（8

17、）单元格中文字格式的设置l水平对齐l选中表格中需要水平对齐内容的单元格，单击【格式】工具栏上的对齐按钮，则单元格的内容可按设置成水平居中或水平居左、右或两端对齐。l垂直对齐l选中表格中需要垂直对齐内容的单元格，选择【表格】【表格属性】命令，或右击选定的单元格在快捷菜单中选择【表格属性命令，出现【表格属性】对话框单击【单元格】选项卡，在垂直对齐方式中选择【居中】或【顶端对齐】或【底端对齐】。l（9）计算每门科目的平均分、最高分、最低分和每个学生的总分。l把光标停在总分一列相应的单元格，选择【表格】【公式】命令，弹出公式对话框，在公式栏中会自动出现SUM(ABOVE)。把ABOVE改成LEFT。l

18、按照同样的方法，通过Average、Max和Min函数计算出平均分、最高分和最低分。l（10）把光标停在总分一列，对总分进行降序排序。l（11）把表格下方的日期等靠右对齐。3.5 复杂长文档的制作复杂长文档的制作 3.5.1文档结构与大纲编辑文档结构与大纲编辑 3.5.2样式样式 3.5.3为插图插入题注与交叉引用为插图插入题注与交叉引用 3.5.4文档的版面控制文档的版面控制 3.5.5设置索引目录设置索引目录 3.5.1文档结构与大纲编辑文档结构与大纲编辑l在大纲视图中设置大纲级别 l使用【文档结构图】查看Word文档 在大纲视图中设置大纲级别使用【文档结构图】查看Word文档 l打开Wo

19、rd文档窗口，在菜单栏上依次单击【视图】【页面】菜单命令，将Word文档视图切换到默认的页面视图。l在Word菜单栏依次单击【视图】【文档结构图】菜单命令，在Word文档窗口左侧会打开类似于目录性质的文档结构图。用鼠标单击标题，则Word文档主窗口会自动跳到标题对应的Word正文位置 。3.5.2样式样式l简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式

20、一次性设置到文字和段落上。 应用Word2003的内置样式 l通过菜单中的任务窗格应用样式：从菜单选择【格式】【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式 。l为样式指定快捷键 l使用格式刷 ：格式刷无疑是最便捷的应用样式的方法，直接点击格式刷按钮后需要使用鼠标拖拽，不过，我们也可以用键盘操作来实现格式刷功能。 新建样式 l通过对话框创建样式 l使用示例创建新样式 修改样式 l利用对话框进行修改 l利用示例修改样式 复制、删除和重命名样式 l执行【工具(T) 】菜单下的【模板和加载项(I). 】子菜单，弹出【模板和加载项】对话框，在【模板选项卡】中按下【管理器(O). 】按钮

21、，将弹出【管理器】对话框，在这个对话框的样式选项卡下，有左右两个列表，默认情况下，左边列表显示当前文档附属模板样式，右边则显示Normal.dot共用模板中的样式，在这里，我们既可以将左侧列表中的样式复制到右侧列表，也可以将右侧列表中的样式复制到左侧列表。选中列表中的样式按下【复制(C) 】 按钮，样式即可被复制到对方列表中。l至于删除样式，当然是在列表中选中需要删除的样式然后按下【删除(D) 】按钮，程序弹出对话框询问用户是否要删除样式，确认一下就可以了。特别提示，用户只能删除自定义样式而不能删除程序内置的样式。l也可以为样式重命名，在列表中选中要重新命名的样式，按下【重命名(R). 】按钮

22、，弹出【重命名】对话框，在“可编辑文字”处键入新名称即可。3.5.3为插图插入题注与交叉引用为插图插入题注与交叉引用l在长文档中插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。在本章中看到的每幅图片下方的“图1、图2”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。l为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如本文中用括号括起来的“(图1)、(图2)”等文字，就是插图的引用说明。很显然，引用说明文字和图片是相互对应的，这一引用关系为“交叉引用”。l【文件】【页面设置】，选择【页边距】标签进行设置3.5.

23、4文档的版面控制文档的版面控制设置纸张大小和方向l【页面设置】对话框中选择【纸张】标签 版面设置l在【页面设置】对话框中选择【版式】标签 页眉、页脚和页码l【插入】【引用】 【索引和目录】，打开【索引和目录】对话框 3.5.5设置索引目录设置索引目录3.5.6 任务实现任务实现（1）建立章的样式）建立章的样式（2）建立章节的样式）建立章节的样式（3）建立章小节的样式）建立章小节的样式（4）打开大纲视图 （5）自动生成目录 3.6 利用邮件合并功能批量打印文档利用邮件合并功能批量打印文档 3.6.1邮件合并的三个步骤邮件合并的三个步骤 （1）创建邮件合并主文档）创建邮件合并主文档l主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。 （2）创建邮件合并数据文档）创建邮件合并数据文档l数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下，我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源，如Word里面的表格、Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的，我们也可以