办公自动化系统需求说明书

1、办公自动化系统需求说明书（版本1.0）万达信息股份有限公司二OO六年五月版本记录日期版本号作者说明2006-5-151. 0刘剑创建2006-6-111. 0晁俊修改2006-9-191. 0梁克东修改说明目录1 . 概述 41.1 背景 41.2 业务术语 41.3 角色职责 41.4 参考资料 42 . 系统模型 42.1 系统架构 42.2 功能模块 53 . 系统功能 53.1 公文管理 63.1.2 发文管理 73.1.3 催办管理 83.1.4 立卷归档 93.2 文档管理 93.2.1 档案立卷 9案卷存放 10档案利用 10档案销毁 113.3 公共信息 11电子公告 11大

2、事 记 11网上论坛 12规章制度 12政策法规 12常用信息 123.4 行政办公 133.4.1 外出情况查询 13日程安排 13接待管理 13物品管理 133.5 会议管理 143.5.1 会议室管理 14会议安排 14会议纪要 15会议查询 153.6 系统管理 16部门及人员管理 16流程管理 163.6.3 基础信息维护 16文件模板 17电子公章管理 17系统日志 173.7 个人办公（领导办公） 18待办事宜 18信息提示 18阅收信息 18个人日程 18备忘录 19工作日志 19外出登记 19通讯录 19在线人员 20短信息 20密码修改 20个人状态 20实时监控 204

3、. 接口描述 205 数据描述 205.1 字典 205.2 单据 /报表格式 215.3 非功能性需求 211 .概述1.1背景开发的软件系统的名称：办公自动化管理系统（Office Automation,简称OA）本项目的任务委托单位：上海市职业培训指导中心公共实训中心开发单位：上海市万达信息股份有限公司协作单位：用户单位：主管部门：社会保障技术部1.2业务术语OA : Office Automatio n培训中心：上海市职业培训指导中心公共实训中心1.3角色职责编号角色名称描述信息1.系统管理员具有最大的管理权限，可以根据用户的需要设置岗位角色及相应权 限。并进行公用信息的维护工作。2.

4、员工用户可以根据系统管理员分配的权限，登录系统执行系统业务操作。1.4参考资料略2.系统模型2.1系统架构办公自动化系统从设计到开发完全采用面向对象的技术，基于J2EE/.NET的B/S架构，采用了多种标准的WEB技术，包括数据库、XML等技术，从而使系统具有比较高的灵活性以及可扩充性，可以稳定、高效的运行在多种平台上，并支持多种数据 库。图2.1系统架构图2.2功能模块系统分为七大功能模块：公文管理、文档管理、行政办公、会议管理、公共信息管理、系统管理、个人办公（领导办公）。3.1公文管理收文管理收文是指收阅政府机构及机构各部门发文。收文包括传阅文件和处理文件，步骤大致为领导批示一 下达不同

5、部门处理或传阅一 归档 收文的流程可由用户自定义，根据各处理节点的权限设置，可以进行相应的流程操作，收 文一般需要经过登记、签收、请办、拟办、分发、阅办、批阅等处理步骤。系统对收文流程进行 全程跟踪，详细记录公文的当前状态。公文处理支持代办机制，前一步骤人员可以指定后一个步骤的实际处理人员。 支持标准格式的公文打印；根据收文登记的信息可自动生成公文处理笺初稿。收文登记功能公文管理员（专门部门的人员，如办公室）负责对来文进行登记、分发处理。其中非电子来文需通过键盘录入原文；电子来文则可以直接作为发文的附件，需要随公文流转的其他文件， 可以在本地编辑后再作为附件发放。输入公文的基本信息（公文标题、

6、文号、公文类型、收文日期、来文机关、公文摘要、公文处理的流程），附件输岀登记成功/失败，公文进入公文处理流程。公文处理功能包括收文处理的所有流程，公文根据流程定义进入每一个处理程序，处理人员进行公文处理工作，主要包括批办和承办。批办：上级领导的审批处理。承办：具体对来文办理的签批部门。如果有权限对附件进行编辑，可以进行类似office 修订功能的强制痕迹保留输入输入建议、意见等。输岀处理后的公文，公文进入下一步处理流程。流程跟踪功能拥有权限的人员查看收文在整个流程中的处理情况和状态，并且可以中止流转中的流程,查看公文的催办记录输入无输岀选定的收文的处理流程，显示每一

7、步骤的处理状态，已经处理的步骤显示处理结果、未处理的流程显示流程信息。发文管理发文是办公室起草，发给相关部门，也可以几个机构联合发文。发文一定有的状态是拟稿、签发、印发等。发文需要发文的流程可由用户自定义，根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的流程操作。经过拟稿、批示、修改、会签、审核、签发、印发等处理。系统对发文流程进行全程跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签发意见, 系统提供原文修改功能，还有类似修订形式的痕迹保留功能。公文处理支持代办机制，前一步骤人员可以指定后一个步骤的实际处理人员。支持标准格式的公文打印图发文流程示例发文拟稿功能发文部门的人员（专门部门的人员，如办

8、公室）负责起草发文。填写发文的基本信息, 具体内容可以直接作为发文的附件输入发文的基本信息（公文标题、文号、公文类型、发文日期、发文部门、拟稿人、公文摘要、份数、公文处理的流程），附件。输岀登记成功/失败，公文进入公文处理流程。公文处理功能包括发文处理的所有流程，公文根据流程定义进入每一个处理程序，处理人员进行公文处理工作，主要包括审核 -核稿-会签-签发-校对-印发等。审核：拟稿人的部门领导对公文把关，验证公文内容。核稿：由专门人员对公文的书写格式和文字把关（办公室人员）会签：如果是本单位两个部门以上的联合发文或本单位和外单位的联合发文需要经过发文部门签字认可，此时可以用电子签名。 签发：单

9、位的领导决定该文是否能发。可以通过电子签名来保证真实性、有效性。 校对：相关人员按照领导签批的意见，修改文中的字句等，此时进行留痕处理。 印发：具体办理文的人员签字并对发文盖章，此时可以用电子公章和电子签名。 如果有权限对附件进行编辑，可以进行类似 office 修订功能的强制痕迹保留。 输入 输入建议、意见、修改内容等。输出 处理后的公文，公文进入下一步处理流程。流程跟踪功能 拥有权限的人员查看公文在整个流程中的处理情况和状态，并且可以中止流转中的流 程，查看公文的催办记录。输入 无输出 选定的发文的处理流程，显示每一步骤的处理状态，已经处理的步骤显示处理结果、 未处理的流程显示流程信息。3

10、.1.3 催办管理催办管理是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应，确保在限定的时间内完 成任务。系统具有自动催办功能，对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以通过发送催办 通知、邮件等功能实现。对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。功能 对于有处理时间限制的公文，系统在时间超过限定时间时发送催办通知、邮件，并对 该催办操作进行记录。输入 无输出 催办通知，包括公文处理类型、公文标题、拟办理时间等信息。3.1.4 立卷归档 无论是收文或者发文，文件办理完毕后都需要进行归档，通过与系统文档管理的连接，对于已 完成流转办理的公文，可以进行相应的归档。功能 文档或者档案管理人员查询出流

11、转结束的文档，选择已经著录的案卷进行归档。 输入 文档、案卷的查询条件输出 归档成功 / 失败3.2文档管理文档管理主要是实现对内部文件、资料、档案如文字、图片、胶片、录像等多媒体材料的管理, 包括对0A系统内部生成的文件及手工录入的档案文件的管理。文档管理包括档案立卷、档案利用、 档案销毁、档案转储四类功能处理。图文档管理档案立卷系统用户在权限范围内进行文档录入、文档信息修改、立卷、案卷信息修改、案卷拆卷。文档 的信息主要有文档名称、文档类别、文档日期等，案卷的主要信息有案卷编号、案卷类别、案卷日 期等。 目录管理功能操作员对案卷建立符合实际的，利于案卷管理的虚拟目录树。输入父

12、级目录代码、目录名称输出建立/修改目录成功/失败。 案卷录入功能用户输入一份案卷的著录信息，新建一份案卷。输入案卷的著录信息（主要信息有案卷编号、案卷类别、案卷日期等）输出案卷录入成功/失败 文档录入功能用户输入一份文档的著录信息，文档包括内部文件、资料、图片、胶片、录像等。输入文档的基本信息（主要有文档名称、文档类别、文档日期等）输岀文档录入成功/失败案卷组卷功能 选择一批文档，归档到某一份案卷中。输入 查询条件（用于查询一批未归卷的文档）输出 组卷成功 / 失败案卷拆卷功能 将 已经归档的文档重新置为未归档状态。输入 查 询条件（查询一批已经归档的文档）输出 拆

13、 卷成功 / 失败3.2.2 案卷存放管理案卷在档案室或者档案库房中存放的位置信息，可以通过查看案卷的位置信息，迅速找到需要的案卷。功能 维 护案卷的存放信息输入 案 卷的存放信息。输出 操 作成功 / 失败3.2.3 档案利用 包括系统用户在权限范围内进行案卷借阅登记、案卷归还登记、案卷查询统计、文档查询统计、 案卷借阅统计等。登记的信息包括利用人、利用时间等。文档 /案卷信息查询功能 用 户输入查询条件，根据权限查询文件 / 案卷的著录信息。 根据客户的具体需求，查询可以 考虑申请批准放开查询权限的流程，此时查询结果的展现不是即时的。输入 文档 / 案卷的查询信息（多条件组合查询）输出 查

14、 询到的文档 / 案卷借阅登记功能 核对是否借出，填写文档 / 案卷的借阅信息。登记借阅信息。输入 借 阅登记的基本信息，包括利用人、利用时间等。输出 登 记成功 / 失败归还登记功能 核 对借出登记记录，填写借阅归还单。输入 归 还信息，包括归还人、归还时间等。输出 登 记成功 / 失败文档 /案卷借阅信息查询功能 查询一段时间内，文档 / 案卷的借阅信息输入 查 询条件（多条件组合查询）输出 符合查询条件的文档 / 案卷的借阅信息3.2.4 档案销毁 系统用户在权限范围内进行案卷销毁登记，如销毁的时间、销毁的内容、销毁的形式、监销人、 参加的人员等。功能 对 需要销毁的档案进行登记，记录销

15、毁信息。输入 档 案销毁的信息，如销毁的时间、销毁的内容、监销人、参加的人员等输出 登 记成功 / 失败3.3 公共信息3.3.1 电子公告功能 用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某 个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。输入 公告栏目、公告信息输出 添加 / 修改公告成功 / 失败3.3.2 大 事 记功能 记录单位历年来发生的各类事件，授权专人维护，其他员工只能查看。输入 大事记信息输出 成功 / 失败3.3.3 网上论坛功能 提供给员工一个交互沟通的平台。 员工可在此讨论工作生活中的各类问题， 促进解决问题， 加强人员沟通。论坛可

16、设置多个论坛区，用户可在各讨论区提出话题参与讨论；论坛区由论坛管理 员管理；每个区可由管理员设置版主，负责对该区文章的管理。另外，要求能够匿名发言。输入 话题名称、内容输出 添加话题成功 / 失败3.3.4 规章制度功能 规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度，信息内容由专人录入，供 所有人员查询 , 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。输入 规章制度信息，包括分类、标题、发布部门、规章制度内容等输出 成功 / 失败3.3.5 政策法规功能 政策法规系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策，信息内容由专人录 入，供所有人员查询 , 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看

17、。输入 政策法规信息，包括分类、标题、发布机关、政策法规内容等输出 成功 / 失败3.3.6 常用信息功能 为了便于用户的日常工作，系统设计还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区号、长途区号 等查询管理功能。系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置，方便日常工作中迅速准确的 连接。输入无输出无3.4行政办公3.4.1 外出情况查询功能 对 于员工外出的情况进行查询。输入 或 以按照外出，返回情况，员工当前出入状态，以及人员名称等条件进行查询（多条件组 合）输出 符 合条件的人员的信息3.4.2 日程安排功能 相关人员协助安排领导或特定人员的日程。实现对领导或特定人员日程的安排、提示

18、备忘 等功能。输入 日期、时间、日程名称、日程类型、日程内容等输出 日程安排成功 / 失败3.4.3 接待管理 接待情况管理功能 对 于各种来宾接待情况进行相应的登记管理。输入 来 宾接待情况，内容包括来访人员、被访人员（部门）、来访人员证件号、来访日期、来 访事由等。输出 管 理成功 / 失败 接待情况查询功能 查 询来宾接待情况的历史信息输入 查 询条件（多条件组合查询）输出 符 合条件的来宾接待信息物品管理物品登记功能 对 公司各种物品进行管理以及查询。输入 物 品的基本信息 （物品名称、物品类型、所属部门、购买价格、购买时间、物品编号）输出 物 品登记成功

19、/ 失败物品领用功能 对 物品进行领用的管理及物品领用情况进行查询。输入 领 导时需要输入的信息（领用的物品编号、领用情况、领用人、责任人、领用时间、归还 时间），查询条件（物品编号、领用情况、时间等）输出3.5 会议管理 会议管理包括会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要等所有步骤。会议召集人在会议计划 审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后，可将此会议通知发送给所有与会人员， 系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时，系统将会自动提醒每一位 与会者参加会议图会议管理会议室管理功能有权限的人员可以维护会议室的信息，供会议安排时根据会议大小及会议室使用情况确定

20、 会议室。输入会议室的基本信息（名称、容纳人数、类型、具体位置、使用状态等）输出操作成功/失败会议安排会议计划会议发起人员或部门用户进行会议筹备拟稿，然后交给办公室作会议计划的登记。功能登记会议申请基本信息输入会议申请基本信息（主题、议题、类型、拟召开起止时间、拟召开地点、发起人（部门）、 发起时间、参加人员、申请要求等）输出操作成功/失败3.522会议审批系统提交会议申请，必须经上级审议后再返回该部门。审批通过后的会议才能进一步进行会议 安排。功能浏览会议申请，签署审批意见。输入审批意见。输出通过/拒绝。3.523会议安排会议安排人员可以查询会议召开期间是否和与会人员的日程安排冲突，方便组织

21、者确定会议时 间。用户也可查看各个会议室的当前使用情况，对于单位会议室安排进行登记，避免使用冲突。功能会议安排人员可以查询会议召开期间是否和与会人员的日程安排冲突，安排人员也可查看 申请的会议室的使用情况，对会议时间和会议室安排进行调整输入 修改的会议时间、会议地点输出 操作成功 / 失败会议通知功能 通过邮件向会议相关人员发放会议通知。通知的信息来自会议议题以及会议安排的结果。 输入 无输出 无3.5.3 会议纪要相关人员可整理每次会议，对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。功能 相关人员整理每次会议的纪要，以附

22、件或者直接输入的方式记录会议纪要。输入 会议主题、会议议题、会议纪要等输出 操作成功 / 失败3.5.4 会议查询 根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等，便于对会议执 行情况的跟踪管理。功能 根 据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等。输入 会 议基本信息（多条件组合查询）输出 符 合条件的会议信息3.6 系统管理部门及人员管理包括部门设置、岗位设置和人员信息管理。部门管理功能 添加、修改部门信息，设定本机构树状组织结构。部门不能删除，可以停用。输入 部门名称、说明、上级部门等输出 操作成功 / 失败岗位管理功能 在选定的部门中添加、修改岗位

23、信息，一个部门中可以有多个岗位。岗位不能删除，可以 停用。输入 选定的部门、岗位名称、岗位说明输出 操作成功 / 失败人员管理功能 在选定的部门中添加、修改人员信息，一个部门中可以有多个人员。人员不能删 除，可以停用。并为人员分配岗位（权限）；输入 选定的部门、人员姓名、代号、密码、岗位信息（一个人员可以有该部门中的多个岗位）输出 操作成功 / 失败3.6.2 流程管理功能 定义系统中：收文、发文、会议管理的流程。输入 流程名称，描述，定义流程的步骤，每一步骤都需要录入的信息包括：步骤的名 称、执行人（人员或岗位） ，执行人执行的操作类型、限定时间、后续步骤 （返回或者跳转） 输出 流程定义成

24、功基础信息维护 系统中要维护的基础信息包括：公文类型、公文机密程度、文档类型、文档载体类型、 案卷保管期限、案卷类型、物品类型、公告栏目、规章制度类型、政策法规类型、人员状 态类型、人员 IP 、密级、会议类型、日程类型、工作日志类型。功能 添加、修改、停用、启用各种基本信息。输入 信息名称、信息说明输出操作成功 / 失败3.6.4 文件模板模板元素 为文件模板自定义和制作提供所需元素，这些元素可以是文本框、下拉框、单/复选框等；功能 添加、修改、停用、启用各种模板元素；输入 元素名称、元素类型、元素的值（如果是复选框或下拉框，元素值是指要选择的 内容列表）、初始值、启 / 停用标志。输出 元

25、素管理成功 /失败模板自定义功能 为收 / 发文登记所需的公文样式进行灵活定义公文样式，可增加、修改、删除定义样式。输入 模板名称、模板内容、模板描述、模板启用/ 停用输出 模板定义成功 /失败电子公章管理 对所有使用的电子公章进行统一管理，可以上传电子公章，并记录公章的一些基本信 息，包括公章名称，公章类型，公章使用者，密码等等。功能 添加、修改、上传印章、查询电子公章。输入 章印名称、章印类型、密码、上传的章印、章印描述输出 电子公章管理成功 /失败3.6.6 系统日志 系统内的操作都需要记录日志，供管理人员日后查询、统计，保证系统的正常运行。 要记录的日志信息包括：登录人 ID/ 名称、

26、登录时间、操作内容、操作结果。日志查询 / 统计功能 根据查询条件查询或者统计日志，主要是用户操作日期。输入 查询信息（日期段、日志类型）输出 符合条件的日志信息或统计信息。日志导入 / 导出功能 一段时间后，数据量很大会影响系统性能，此时可以将历史的日志从数据库 中导出到文件中另行保存，如果需要查询统计历史的日志，还可以将数据导入。输入 时间段、文件名称、路径输出 操作成功 / 失败、日志文件3.7 个人办公（领导办公）待办事宜 针对领导和办事人员所设置。该模块涉及多个办公模块，特设待办事宜模块以简化领导或办事 人员操作，将待批公文、日程安排、会议通知、报表等以统一的入口提供给领导，免去信息

27、多路查 找，给领导办公提供最大的方便。功能 通过待办事宜，即可浏览所有需要处理的工作，完成公文批阅、申请审批以及会议活动批 示等一系列工作。输入 无输出 无3.7.2 信息提示功能 提 供了信息的提示查看功能，这些信息包括已经进入催办的公文、备忘录、以及个人日程 输入 无输出 无3.7.3 阅收信息功能 实现阅收信息的查询功能输入 按照类型（收文、发文、会议申请等）以及是否已查阅的状态进行查询输出 要查询的阅收信息3.7.4 个人日程日程管理功能 用户可以按照日程类型，对个人进行日程的安排。输入 日程的起始时间、日程名称、日程类型、日程内容等输出 日程安排成功 / 失败日程查询功能 根据日期、时间段进行日程的查询输入 查询条件（日期、时间段）输出 符合条件的日程信息备忘录功能 实现提醒功能，系统可以设置提醒的类