图书、资料及报刊管理规定（KYGLG15A）

1、武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司 wuhan kaidi green energy development & operation co.ltd 图书、资料及报刊管理规定 （试行版）（试行版） ky-gl-g-15-a 版 次a/o分发号 持有人 状 态受控 非受控 作废 密 级秘密 机密 绝密 编制/日期 审核/日期 批准/日期 2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日试行 目目 录录 1 1 目的目的 .1 1 2 2 范围范围 .1 1 3 3 定义定义 .1 1 4 4 职责职责 .1 1 5 5 程序程序 .2 2 5.1 图书、资料及报刊的购买及入库.2 5.2 图书

2、、资料及报刊的编号.3 5.3 图书、资料及报刊的管理.3 5.4 图书、资料及报刊的借阅.4 5.5 图书、资料及报刊的归还.4 5.6 图书、资料及报刊管理流程图.5 6 6 相关文件相关文件 .5 5 7 7 记录记录 .5 5 图书资料及报刊管理规定 版次：a/o 页次： 1 /7 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 1 1 目的目的 为规范公司图书、资料及报刊管理，更好的服务于生产经营等各项工作，并让员 工有效利用资料，防止资源流失，特制定此规定。 2 2 范围范围 本规定适用于公司的图书、资料及报刊的订阅、采购、借阅等管理。 3 3 定义定义 3.1

3、 图书：指各种公开发行的相关行业书籍，包括工具手册、行业规范、专业书 籍等。 3.2 资料：指公司内部资料和相关专业多媒体资料。 3.3 报刊：即报纸与杂志。报纸指官方报纸、各类产业经济报纸及专业性报纸。 杂志为按月或双月发行的定期刊物。 4 4 职责职责 4.1 总经理工作部负责公司图书、资料及报刊的订阅、采购、借阅和日常管理。 4.2 图书资料管理员： a) 负责将新图书、资料及报刊入库分类、登记、建档； b) 记录及管理图书、资料及报刊的借出、归还情况，并填写“资料登记总簿” ； c) 定期检查图书、资料及报刊的借用情况，提醒借用者归还。 4.3 借用者必须遵守资料借用、归还制度，维护图

4、书、资料及报刊的完好、整洁 性。 4.4 部门负责人审核，总经理工作部负责人批准“资料购买申请单” 。 4.5 相关财务人员根据图书资料管理员的入库单和购买发票方可进行报销。 图书资料及报刊管理规定 版次：a/o 页次： 2 /7 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5 5 程序程序 5.15.1 图书、资料及报刊的购买及入库图书、资料及报刊的购买及入库 5.1.15.1.1 报刊、杂志的订阅报刊、杂志的订阅 a) 每年十月底运营公司总经理工作部根据邮局发行的下一年度报刊杂志目录，广 泛征询各部门意见，制定出新的一年报刊杂志订阅计划； b) 报运营公司总经理工作

5、部负责人审核，总经理批准； c) 运营公司总经理工作部根据计划额度实际操作。 5.1.25.1.2 图书、多媒体资料的购买图书、多媒体资料的购买 a) 每季度各部门按需求填写“资料购买申请单” ； b) 报部门负责人审批； c) 将签批的“资料购买申请单”送总经理工作部； d) 由总经理工作部根据部门购买限额，做购买计划，并安排购买。 f) 公司员工每人每年可购买 100 元以内的业务相关书籍。经部门负责人签批“资 料购买申请单”后，携购买图书到图书资料管理员处办理入库及编号、登记，同时办 理借阅手续（参见 5.4） ，后凭入库单方可到财务办理报销。员工购买图书属公司图书， 必须于借阅期限内归

6、还，未使用完可办理续借。 5.1.35.1.3 图书、资料及报刊的入库图书、资料及报刊的入库 a) 已订购的报刊、图书及多媒体资料，及时交图书资料管理员处，填写图书、 资料及报刊入库单 （一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联图 书资料管理员留存）办理入库手续。购买人凭有明细的购买发票、 “资料购买申请单” 复印件及入库单第二联到财务办理报销。 b) 公司内部资料由领取部门交图书资料管理员处，填写图书、资料及报刊入库 单 （一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联图书资料管理员留 存）办理入库手续。 5.1.45.1.4 已购买资料的补办已购买资料的补办 出差中或

7、项目上因特殊原因急需购买图书资料的，应事先电话汇报总经理工作部 负责人，得到批准后方可购买。回公司后及时补填“资料购买申请单” ，走审批和入库 图书资料及报刊管理规定 版次：a/o 页次： 3 /7 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 流程。 5.25.2 图书、资料及报刊的编号图书、资料及报刊的编号 5.2.15.2.1 图书、资料编号结构图书、资料编号结构 k y aa（a） * * * * * * * 资料顺序号 入库日期 资料类别 凯迪运营 5.2.25.2.2 图书、资料编号的定义与规定图书、资料编号的定义与规定 a) 公司代码：凯迪运营用 ky 表示

8、。 b) 资料类别：手册 sc，规范 gf，书籍 sj，内部资料 nz，多媒体 dmt，其他 qt。 c) 入库日期：用*表示，*为 4 位数字，分别资料入库的年月，如 2008 年 2 月则表示为 0802。 d) 资料顺序号：用*表示，*为 3 位数字，为资料购置流水顺序号。 5.2.35.2.3 报刊编号报刊编号 报纸按月编号，杂志按年编号。 5.35.3 图书、资料及报刊的管理图书、资料及报刊的管理 5.3.1 所有入库图书资料将详细信息记录于“资料登记总簿” 。 5.3.2 新购图书需填制图书卡插放于图书之末页，并在封面、 目录和第一页上加 盖公司图书章。 5.3.3 录音带、录像带

9、、软盘、光盘等多媒体资料必须分类存放，并定期检查其质 量变化情况。 5.3.4 所有图书、资料及杂志于每年 5 月、12 月下旬各清点一次。除有重要信息 图书资料及报刊管理规定 版次：a/o 页次： 4 /7 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 报纸作为档案留存外，其余的每年 5 月、12 月中旬进行处理。 5.45.4 图书、资料及报刊的借阅图书、资料及报刊的借阅 5.4.1 公司员工均可借阅相关图书资料，由图书资料管理员填写图书卡和“资料借 阅单” ，借阅人签字。 5.4.2 报刊可在图书室内随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出或撕剪。但公 司广告、公告及

10、其他与业务有关资料剪贴不在此限。 5.4.3 借阅时间为工作日上午 9 点至 11 点，下午 3 点至 4 点，其他时间概不受理。 5.4.4 借阅期限一律为三个月。 5.4.5 借书册数以四册为限（需长期借阅的工具书除外） ，多媒体资料则以一套为 限。 5.4.6 如需长期借阅工具书必须注明需求，需由部门负责人审核、总经理工作部负 责人批准。 5.4.7 非文本资料严禁私自复录。 5.55.5 图书、资料及报刊的归还图书、资料及报刊的归还 5.5.1 所借图书资料应在借阅期限内归还，如需续借者务必办理续借手续，但以续 借一次为限。 5.5.2 图书资料管理员需定期检查和记录图书资料的借用情况

11、，提醒将到期的借用 者，并通知归还时间及图书名称。 5.5.3 图书资料管理员认真检查归还资料，如发现有涂改、圈点、批注、破损或遗 失等情况，一律照原版本购赔或照原价双倍赔偿。 5.5.4 对于超期拒不归还者按遗失资料处理，参见上一条。 图书资料及报刊管理规定 版次：a/o 页次： 5 /7 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.65.6 图书、资料及报刊管理流程图图书、资料及报刊管理流程图 6 6 相关文件相关文件 7 7 记录记录 7.1 资料登记总簿 (ky-gl-g-15-a-01) 7.2 资料购买申请单 (ky-gl-g-15-a-02) 7.3

12、资料借阅单 (ky-gl-g-15-a-03) 部门按需求申请开 始购买图书，部门负责人审核 总经理批准 总经部订购 办理入库 借阅需求 结 束 办理借阅手续 图书资料管理员保管 借阅 如期未使用完办理续借如期阅读完 归还 订阅报刊，总经理工作部负责人审核 图书资料及报刊管理规定 版次：a/o 页次： 6 /7 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 资料登记总簿资料登记总簿 序号资料编号入库日期 申请购 买单位 资料名称数量套数价格 出版/发 行单位 借阅 时间 借阅人 （部门） 归还 时间 资料购买申请单资料购买申请单 申请部门申请时间 资料名称 （如需大量采购，以清单形式列为附件） 价格 出版/发行 单位 数量 购买原由: 部门领导