合同管理程序

1、XX有限公司程序文件编号XMWY7.2.2-Z01名称合同管理程序版本B/1第1页共3页编制更改审核批准生效期2019 年 06 月 01日1. 目的规范和指引公司各部门对各种合同的订立、变更、解除及保管。2. 范围适用于公司各物业服务中心。3. 定义公司合同分为A、B、C三类：A类合同：是指公司向外提供服务的合同，如物业委托合同等。B类合同：是指为获取服务和物资的合同，如各类物资采购合同、服务外包合 同等。C类合同：除A、B类以外的合同，包括各部门与内部班组、与政府相关部门、 与公司签订的各种管理责任书等。劳动用工合同：专指与职员签订的劳动合同书、保密合同等。4.职责部门/岗位工作内容责任部

2、门负责合冋的草拟、初审及履行负责部门合同的保管品质管理部负责从品质保证、法律风险角度进行审核 负责格式化合同的编制及修订财务管理部负责从经营管理角度进行审核总经理办公室负责从人力资源管理角度进行评审；并负责公司合 同的保管负责专项资产审核总经理、部门负责人负责权限范围的合冋审批5.方法和过程控制5.1合同的订立合同的订立应遵循事先签订的原则，所有合同须按此程序规定通过评审、 签订生效后方可履行。公司所有格式化合同须在发布生效前进行评审。体系文件中格式化合同通 过体系文件讨论的方式评审；其他格式化合同评审时填写策划方案/合同评审记录表，至少经品质管理部经理批准，在品质管理部网页公布；涉及经营、管

3、 理风险及更改格式化合同条款的合同填写策划方案/合同评审记录表按权限进行审批；公司非格式化合同填写策划方案/合同评审记录表，报财务管理部 经理、法务专员审核，经品质管理部经理审批后签订。各类合同订立一览表（见附表）XX有限公司程序文件编号XMWY7.2.2-Z01名称合同管理程序版本B/1第1页共3页编制更改审核批准生效期2019 年 06 月 01日常见合同签署授权一览表类型合同名称签署人A类物业管理合同总经理/授权人其它服务类合同B类:服务项目分包合同:品质部负责人设施设备管理合同品质部负责人:采购合同职能部门负责人其它类部门负责人5.2合同的履行合同订立后，经办部门负责对合同的履行进行跟

4、踪；财务部负责对合同的 收、付款内容进行监督；其他相关部门给予必要协助。当合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经 办人员须及时向部门负责人报告并知会公司相关部门。公司在管项目应具有有效的前期物业委托合同/物业委托合同，合同内容相 关主管人员应当清楚并理解。各项目应把物业委托合同中相关要求向部门各级人员进行宣贯，确保各级 人员理解服务合同的内容和要求，将物业委托合同中的相关要求在各岗位职责中 加以明确，并将物业委托合同中的相关要求分解到部门各业务人员的经营考核责 任书。5.3合同变更若合同在执行过程中需要修改条款或涉及合同金额变化，按审批流程重新报 批。5.4合同的管理各

5、部门应指定专人负责本部门合同及合同相关资料的保管，并登记在合 同登记表上（劳动合同登记在公司人力资源管理软件中，物业增值服务登记在 万科物业管理软件）；公司合同由总经理办公室、经办部门（非格式化经济类合同）各保存壹份 原件；劳动合同、职员外部培训合同由总经理办公室保管；相关部门因业务需要经总经理办公室负责人同意并在借阅登记表中登记后可保存合同复印件。部门A、B类合同须在签订后一周之内交财务管理部复印件一份。保密合同的合同经办人员、合同管理人员及所有有条件知悉合同内容的人 员须对合同的保密负责；保密合同的查阅、复印须经保管部门第一负责人批准， 并予以记录。6.记录表格XMWY7.2.2-Z01-

6、F1XMWY7.2.2-Z01-F2XMWY7.4-Z01-F3XX有限公司程序文件编号XMWY7.2.2-Z01名称合同管理程序版本B/1第1页共3页编制更改审核批准生效期2019 年 06 月 01日策划方案/合同评审记录表合同登记表物资服务申请报告合同签订一览表合冋类型主要合同种类合同审批合同订立相关表格备注A类物业服务合同 绿化工程合同 租售合同使用格式化合同或由责任部门草拟合同； 职能部门、法务专员、 总经理审批；总经理或其授权人以 公司名义签订合同， 加盖公司公章策划方案/合 冋评审记录表 附合同草案所有A类非格式化合同/协议，法律事务 专员须全程参与或以会议评审的方式对 合同/协

7、议进行评审物业服务合同（车位租用协 议、车位服务协议、居家服务 协议、商铺管理协议、银行托 收协议等）格式化合同，无需评审以部门名义签订合 同，加盖部门公章策划方案/合 冋评审记录表 附合同草案若签订前对格式化合同条款进行了增删 或修改，应填写相关评审记录按权限报 批。B类服务外包合同（保洁、消杀、 电梯维护、设备维护、绿化养 护、垃圾清运、外墙清洗、绿 化摆放、水箱清洗、污水管网 维护/清理等）使用格式化合同或由责任部门草拟合同； 按审批权限审批；以公司名义签订合 同，总经理或授权人 签订，盖公司合同章； 以部门名义签订合 同，加盖部门公章。 要求对方加盖公司公 早。物资/服务申 请报告 附

8、合同草案1、凡采购协议、服务/工程外包合同金 额1万元以上的，或对格式合同主要条款（双方权责义务等）作出修改的，须 _ 在审批最后环节发送法律事务专员给予 法律专业审核后方能签订。2、属公司内部各部门之间的合同（含设备、绿化养护、小型改造等），由服务 中心按审批权限报总经理审批，获准后， 双方以部门名义签订合同，加盖本部门公章。物资采购合同工程改造合同战略合作协议利用小区公共场地进行经营 合同（场地租用、广告宣传、 培训班）使用格式化文本或由责任部门草拟合冋； 按权限审批；以部门名义签订合 同，加盖部门公章策划方案/合 冋评审记录表 附合同草案涉及广告宣传的合同须经品质管理部审 核。房屋/场地

9、租用（宿舍、食堂、 仓库等）使用格式化文本或由责任部门草拟合冋； 按权限审批；以部门名义签订合 同，加盖部门公章物资/服务申 请报告 附合同草案若签订前对格式化合同条款进行了增删 或修改，应填写相关评审记录按权限报 批。C类公司内部各类管理责任书使用格式化文本；以公司名义签订责任 书，加盖公司公章； 以部门名义签订责任无与政府相关部门签订的责任 书使用格式化文本；无合冋类型主要合同种类合同审批合同订立相关表格备注书，加盖部门公章其它类劳动用工合同/保密合同使用格式化文本，无需评审；以公司名义签订，加 盖公司公章无注：1、合同审批权限按合同总金额计算。2、当合同须变更、中止、提前终止时，责任部门应参照合同管理程序报审，另行签订合同或补充合同，审批后执行；合同到期后如需续签的，应至少提前一个月进行合冋的重新报批（合冋中有明确约定的除外）；合冋到期如需重新招投标的按招投标管理程序进行。3、以部门名义签订的合冋须由部