人事档案管理制度 8页

1、更多资料，关注微信公众号：资料小超市人事档案管理制度1. 目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。2. 适用范围适合公司总部及全国各办事处及分支机构3. 人事档案分类员工人事档案分为以下四大类：3.1 入职档案3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。3.2 培训档案新员工入职培训试卷、培训心得。参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果

2、评估表。培训服务协议。3.3 职位档案职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。3.4 薪酬考核档案试用期考核表、员工试用期总结表。季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。3.5 其他档案个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他补充协议。4. 人事档案的归档归档的程序如下：首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案。5. 人事档案的核查核对检查和核对时保

3、证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。6. 人事档案的转递档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：取出应转走的档案。在档案底账上注销。填写转递人事档案材料的通知单。按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递

4、，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。7. 人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：7.1 查阅设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。7.2 借出使用相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。7.3 出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明

5、材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。8. 人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证8.1 查阅手续查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。8.2 外借手续首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门

6、对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。8.3 出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。9. 人事档案保密规定及保存期限9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。9.2 公司的内部各类人

7、事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。员工跨部门流动管理规定1. 目的1.1 从公司全局利益角度出发，优化公司岗位配置，为员工发展提供公开、公平、公正的机会。1.2 为保证员工内部流动的有序性，解决员工流动过程中产生的工作衔接问题，特制订本规定。2. 适用范围公司所有胜任工作的员工。3. 员工个人提出调动申请的条件3.1 在同一部门连续工作满3年以上的员工，可直接向所在部门和人力资源部提出申请，部门应创造条件，支持员工的调动。原则上，部门经理不得限制员工流动。3.2 在同一部门连续工作满2年不满3年的员工，必须征得本部门经理同意后，向人力资源部提

8、出申请3.3 在同一部门连续工作不满2年的员工，原则上不能因个人原因申请内部流动。3.4 申请流程3.4.1 员工可通过公司内部主页或人力资源部咨询岗位需求信息，填写“跨部门调动申请表”，本部门总经理签字同意后向人力资源部提交申请。4. 公司业务需要提出人员调动申请的条件遵循满足公司级业务和员工职业发展需要的原则，公司会进行员工岗位的调整，保证每一年比列的流动。4.1 对于公司级业务需要，如内部招聘大区外派人员、公司投资的合资企业的人员派出或对新成立的部门的人员支持等，资格条件由牵头部门事先与人力资源部共同协商制订。用人部门需首先以部门文件的形式向人力资源部提出用人申请，并可以从对公司业务负责

9、的角度提出候选人，但不允许直接和其他部门的员工面谈。 人力资源部审核申请并报总裁室审批同意后，和部门共同组织在公司内部进行公开招聘。4.2 对于到岗半年以内的新员工，由于招聘时相互之间了解不充分，导致业务需要和员工本人能力不匹配，部门和员工协商一致后，可以部门文件的形式向人力资源部提出调整员工岗位的申请。5. 工作交接手续5.1 同意录用：根据以上要求和流程，员工被新部门录用后，人力资源部将结果通知本人和调出部门，原部门从接到人力资源部通知之日起开始安排工作、相关文件资料、财、物等的交接。5.2 交接时间：调动员工应主动配合原部门进行各项工作的交接，原部门安排交接的期限一般为30天。特殊情况下

10、最长可延至2个月。5.3 相关手续：交接完毕后，调动者需要到行政部及信息部分别办理固定资产调拨手续、电子邮箱和通讯信息等的变更手续。5.4 报到：调动者将全部手续办理完毕的“跨部门调动申请表”交到人力资源部后，到新部门报到。5.5 特别注意：在上述流程办理期间，员工必须继续做好本职工作；对该员工的日常管理及考核等仍原部门。待人力资源部将员工到新部门报到的信息通过邮件通知员工本人、原部门和新部门后，调动方完成。6. 违规流动的处罚人力资源部接受来自于各方面对不规范流动的投诉，对于不遵守上述规定流程，给其他部门工作造成不利影响的行为，一经发现，必严肃处理。6.1 对于调动申请未经原部门和人力资源部

11、批准即自行确定接收部门的员工本人，将取消其调动资格。6.2 对于员工的调动申请未被批准即承诺其他部门的员工调入的部门负责人，将予以通报，追究其干部管理的责任。6.3 对于不办理交接手续自行到新部门上班的员工，在原部门的脱岗时间按旷工处理。7. 内部岗位调整员工在部门内部的岗位调整由部门根据业务的需要来确认，部门需将完成的“部门内部岗位调动申请表”交到人力资源备案。岗位调整时间以将表交到人力资源部的时间为准。员工辞职管理规定及流程1. 目的规范员工的辞职管理，使之符合国家的法律法规以及公司的规章制度。2. 名词解释辞职：员工本人提出与公司解除或终止劳动关系的行为。3. 适用范围全体员工4. 办理

12、流程4.1 员工申请有辞职意向的员工须提前30天提交辞职申请（试用期的员工须提前3天）；与公司签署了服务协议的员工，按公司规定履行。4.2 上机审批4.2.1 直接上级在收到员工辞职申请的5个工作日内与员工进行沟通，部门经理在收到上级意见的5个工作日内与员工进行沟通。4.2.2 时间要求：签批的日期必须在员工离职日期的前5天，同意离职的日期最长不嫩超过员工提出辞职申请日期后的30天。4.2.3 延期说明：若确因工作需要员工的离职日期需超过30天的，须与员工协商一致后，填写员工的离职日期，并说明延迟原因。4.2.4 审计：若因工作需要需对离职员工进行审计的，部门经理可向审计部提出审计需求，并按“

13、干部离任审计办法”办理审计手续后，再按本规定办理离职手续，若审计未结束，员工须推迟相应离职日期。4.3 员工确认员工在收到部门经理审批通过的辞职申请后，核准确认相关信息；员工的辞职申请获得批准后，需按公司要求在离职前办理工作交接及离职手续；员工的直接上级配合员工进行工作交接，并保证工作交接的效果。4.4 人力资源面谈4.4.1 在部门经理签批通过员工的辞职申请后，人力资源部需主动与员工取得联系，核准员工的离职信息（特别是服务协议部门），并进行离职面谈。4.4.2 时间要求：人力资源部须于员工离职前面谈完毕，并在员工辞职申请表上签字；负责面谈的人力资源部工作人员在面谈完毕后5个工作日内须填写面谈

14、记录表。4.4.3 职责划分：员工离职由所在系统/分区的人力资源专岗负责离职面谈，经理离职由系统/区域总部的人力资源总监负责离职面谈，总监级（含）以上干部离职由人力资源部负责干部管理的总监进行离职面谈。4.5 员工离职手续办理员工于离职日期前3个工作日，凭辞职申请表到人力资源部/分区人力资源专岗处领取“员工离职手续办理单”，开始办理离职手续。离职手续须在员工离职之日办理完毕，离职手续包括但不限于以下方面：4.5.1 由直接上级确认工作交接是否完成。4.5.2 归还公司物品（包括固定资产、借用物品、部门资产等）。4.5.3 结算财务（包括借款、报销等）。4.5.4 履行相关协议，服务期限未满的员

15、工，须按协议约定向公司交纳违约金：签订了“应届毕业生接收协议”且服务期未满，因公司办理解决户口、两地分居等原因而签订的服务协议未到期限，公司出资外派培训、出国等原因而签订的服务协议未到期限。4.5.5 办理人事相关手续：办理档案/户口的转移，办理相关证件的转移或清理，交还IC卡，办理解除劳动关系等手续。4.6 员工的离职手续未能按规定办理的处理方法4.6.1 直接上级代办：如员工在离职日期后2个工作日内仍没有办理完离职手续，由离职员工的直接上级代为办理。公司有权追究员工未按规定办理离职手续而给公司带来损失的责任。4.6.2 代办“员工离职手续办理单”的期限和流程：4.6.2.1 没有未结清的项

16、目，务必在该员工离职后10个工作日内办理完毕。4.6.2.2 有资产和物品的项目未结清，按照以下流程办理：部门追缴：员工所在部门在员工离职后10个工作日内追缴。如追缴未果，报人力资源部核减工资。核减后的损失在1000元（含）以下，由本部门自行承担；超过1000元由本部门提交情况报告给行政后勤部保卫处继续追缴，并抄送人力资源部备案。行政后勤部保卫处追缴：部门协助行政后勤部保卫处在提交情况报告后20个工作日内追缴，追缴回来后由本部门将“员工离职手续办理单”办理完毕。如未追缴回来，部门会同行政后勤部保卫处提交追缴报告给法务部、审计部和未结清项目相关的部门，并抄送人力资源部备案。 会签处理意见：部门召

17、集法务部、审计部和未结清项目相关部门组成鉴定小组，根据行政后勤部保卫处的报告，在10个工作日内会签处理意见。如核减工资后的损失在5000元（含）以下，本部门按照处理意见办理；如核减工作后的损失在5000元以上的需报送本部门和主管财务的副总裁共同审批，本部门按照审批意见办理。4.6.3 如离职员工涉及资产和物品等未结清项目，由于部门未能及时按照上述时间要求和规定开展相关资产拖欠追缴等原因而发生的相关费用及责任，由离职员工所在部门承担。给公司带来损失的按核定金额由总经理指定的相关责任人承担。5. 各部门相关职责5.1 离职员工所在部门负责与员工进行沟通。负责离职员工工作交接，物品清理工作。负责离职

18、员工因工作原因而发生的借用、贷款、借款等事宜的清账工作。会同相关部门处理离职员工未归还财务的问题。负责代办员工离职手续。5.2 部门人力资源相关人员负责员工离职面谈工作。督办员工离职手续，并处理善后事宜。遇员工不辞而别、涉及追缴情况，负责牵头处理。5.3 区域总部负责细化本区域的离职流程。负责本区域员工离职的人事手续办理及信息维护。定期给部门通报离职员工未办理离职手续的情况。协助部门处理员工离职时产生的劳动纠纷。5.4 人力资源部负责完善员工离职管理规定，监督规定的执行情况。负责总监级以上（含）干部的离职面谈工作。负责员工离职的人事手续办理及信息维护定期给部门通报离职员工未办理离职手续的情况。

19、协助部门处理员工离职时产生的劳动纠纷。5.5 信息部负责及时删除/关闭离职员工的网络移动、邮箱等相关账号。负责相关费用等事项的结算清理。5.6 行政部负责及时对离职员工的办公位、资产、通讯设备等相关物品收验工作（对于金额较大或一人有多台固定资产的情况，须在接收员工离职信息后及时与部门联系，若员工离职前5天还未转移的，须于离职前5通知人力资源部，以确保公司不受经济损失）。负责及时清理员工集体宿舍，办理户口等相关手续的转出。对没有交还公司物品的情况提出处理意见。负责协助离职员工所在部门对未归还的公司财务进行追缴。5.7 财务部负责核查离职员工是否移交个人借款/贷款、固定资产、资产租赁（对于借款、借

20、用涉及金额超过2000元者，须及时与部门联系，确保公司不受经济损失）。负责对离职员工的账务进行清理，对于员工在离职前5天还未清理账务的情况，须于离职前5天通知人力资源部。负责依据人力资源部的通知收取违约金。负责对未归还公司财务的员工的提出处理意见。5.8 法务部和审计部对未归还公司财务和违约的情况提出处理意见。对部门提出审计需求的员工负责审计。员工辞退管理规定及流程1. 目的规范员工辞退工作，完善公司人事管理制度，促进员工合理流动，增强企业活力。2. 适用范围公司全体员工3. 辞退的定义和条件3.1 定义：辞退是指因为某种原因，公司单方提出解除、终止与员工签定的劳动合同的行为。3.2 条件3.

21、2.1 符合以下情况之一的人员，公司将予以辞退，应提前一个月通知员工辞退信息：考核辞退。员工患病或者非因工负伤，医疗期满后，不嫩从事原工作也不能从事另行安排的工作的；其中，医疗期的定义、具体标注和计算方法按照国家“企业职工患病或非因工负伤医疗期规定”的相关规定执行。劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行的，经当事人双方协商部门就变更劳动合同达成协议的。3.2.2 符合以下情况之一的人员，公司将予以立即辞退：在试用期内被证明不符合录用条件的。严重违反劳动纪律或者公司规章制度的。严重失职、渎职，营私舞弊，对公司利益造成重大损失的。被依法追击刑事责任的。4. 辞退工作流程

22、4.1 提交辞退建议。对于需要进行辞退的员工，部门应按照“辞退建议表”的相关要求提交辞退建议和相关材料。4.2 调查核实。接到部门提交的辞退建议后，人力资源部应在5个工作日内进行调查，核实员工是否满足辞退条件，将审核意见及时反馈给用人部门。备注：遇有重大或事实不易认定的事件，可根据具体情况适当延长调查时间。4.3 部门辞退预谈。经调查核实确定符合辞退标准的，用人部门应在接到人力资源部反馈处理意见的3个工作日内，根据辞退原因、结合员工实际业绩表现进行辞退预谈，听取员工意见，并将预谈结果反馈给人力资源部。4.4 正式辞退面谈。人力资源部应在部门预谈后的5个工作日内，协助用人部门负责人、员工的直接上

23、级与员工进行辞退面谈，面谈后向员工发出“辞退通知书”。备注：人力资源部发出“辞退通知书”后，应同时通知资产管理、薪酬福利等相关部门，以便这些部门提前做好准备工作。4.5 办理离职手续。员工接到“辞退通知书”后3个工作内到人力资源部领取“员工调离共走/物品交接单”，办理离职手续。员工应在收到“员工调离共走/物品交接单”后5个工作日内巴黎完毕交接手续，将“员工调离共走/物品交接单”交回人力资源部。员工办理完工作交接手续，并结清欠公司款项后，应在7个工作日内到人力资源部领取经济补偿金和最后一个月的工资。调离手续应由本人亲自办理，并在上述规定的时间内办理完毕，否则，经济补偿金/最后一个月的工资不予以发放。在员工离岗后5个工作内仍没有办理调离手续的，由本部门人力资源工作者代为办理。特别说明：对试用期内被证明不符合录用条件的员工，部门可依据“劳动合同”和相关劳动法自行处理，无须执行以上步骤，但应将辞退人员名单报送人力资源部备案。5. 违约金和经济补偿金按照公司员工签定的“劳动合同”及相关劳动法规执行。6. 职责分