2021年集团档案管理制度(1)

1、制度2021年集团档案管理制度(1)单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年集团档案管理制度(1)集团档案管理制度一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。二、各部室应在每季度底向公司办公室移交上季度文书档案并履行清交手续。三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。五、各工程项目立项、国土、规划、设计、

2、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件、复印件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。八、归档资料必须符合下列要求：1、文件材料齐全完整;2、根据档案内容合并整理、立卷;3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。十、由分管领导定期组织档案责任人

3、、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。物业经理人：.pmceO.com 篇2：集团档案管理制度集团档案管理制度为加强集团文件档案管理，提高办公效率，防控经营风险，特制定本制度。一、相关部门职责(一)集团行政部归口负责档案管理。(二)专业档案(资质档案、人事档案、车辆档案、技术资料等)可由行政部授权相关部门按照本制度进行管理，行政部负责监督检查。(三)行政部授权相关部门管理的，应明确授权范围，不得出现多头管理和无人管理的现象。(四)各部门负责将本部门工作中产

4、生的档案及时移交档案管理部门存档。二、归档范围(一)证照、资质、章程、股东会决议、荣誉证书等;(二)上级部门下达的与本公司有关的文件材料(通知、通报、纪要、决议、批复、函等);(三)党政机关重要领导人视察时的照片、题词或其它具有保存价值的资料;(四)集团(公司)发布的各种正式文件(通知、通报、请示、决议、函等);(五)集团(公司)重要会议的纪要。(六)对内对外签订的各类合同、协议、证明、承诺、担保文件。(七)集团(公司)制作或引进的各种宣传、培训材料。(八)集团(公司)及各部门制定的规章制度。(九)各级员工录用、转正、定级、调动、降职、晋升、离职、退休、调薪、奖惩、医疗、抚恤、培训、职称评定等

5、工作形成的人事档案材料。(十)各种专业文件材料，如调研报告、勘察报告、技术资料、图纸、说明书等。(十一)集团(公司)解决法律纠纷问题形成的文件材料。(十二)集团(公司)固定资产购置、领用、处置、移交过程中形成的文件材料、证书、证明等。(十三)集团(公司)重要合作伙伴名单、通讯录等。(十四)其它具有保存价值、需要留档以供日后查考利用的文件资料。三、立卷归档要求(一)符合归档范围、需要盖章的档案资料，起草和打印时即应预留一份存档文件，行政部在盖章的同时即归档保存。(二)其它具有保存价值、需要留档以供日后查考利用的文件资料，各部门必须及时(档案管理部门可与各相关部门协商，制定具体的时间范围)向档案管

6、理部门移交，任何部门和个人不得无故拖延和擅自扣留。如工作中需要使用，应先交档案管理部门立卷归档后再办理借阅手续。(三)对外签订的各类合同、协议统一在集团行政部存档。(四)以公司名义盖章发出的各类公文(请示、通知、证明、函件等)由行政部在盖章时留档。(五)归档的文件材料应当真实、完整。四、档案保管(1)档案管理员接收档案时应认真检查档案内容是否齐全、完整。(2)各类档案应按照档案类别、档案内容关联度、归档时间等分类保管。(3)归档的文件材料中，正本与附件、请示与批复、草稿与定稿、转发文件与原件立在一起，便于查阅。(4)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复

7、在前，请示在后;正件在前，附件在后;草稿在前，定稿在后。(5)归档文件必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;卷内文件目录放在卷目。(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容等。(7)档案材料应妥善保管，防水防潮，防火防盗、防虫吃鼠咬。(8)存放档案的档案柜应当整齐摆放，并对每个档案柜和档案格进行编号。各类档案按照类别整齐的放置到档案柜中，严禁乱堆乱放。每个档案柜左上角位置悬挂标签，注明柜内档案目录。(9)有档案室的，档案室应当定期打扫、通风。通道上严禁放置物品。(10)档案应建立

8、电子目录，定期更新，并于每月5日前报主管部门经理、常务副总。四、档案保管与销毁(一)鉴于每个人对同一文件资料重要程度把握的不一致性和文件资料查阅时间的不确定性，除公司特别要求销毁的档案资料外，一般均应长期保存。(二)档案的销毁必须经公司常务副总或总裁批准后方可销毁。五、档案的借阅(一)各单位因工作需要借阅本单位的档案需经本单位负责人批准。(二)公司各单位借阅非本单位的档案须经常务副总或总裁批准。(三)任何借阅档案，必须填写档案借阅登记表，经审批后方可借阅。(四)档案归还时，档案管理员要认真检查、清点档案，检查无误在登记表上注销。(五)借阅档案的人员，严禁将借阅的档案转借他人。(六)借阅时间一般

9、不得超过一周;确有特殊情况的，应征得行政部同意。(七)需要带走的，办理借阅手续时应在借阅登记表上注明。(八)借阅人应妥善保管借阅的档案，不得遗失。篇3：X集团公司档案管理制度X集团公司档案管理制度1.总则1.1为规范集团公司档案管理工作，使档案管理工作水平不断提高，有效地为集团公司各项工作服务，特制定本制度。1.2档案管理工作包括分类、归档、保管、借阅及调用、销毁等方面的工作。1.3档案管理工作遵循的原则是：服务企业、规范管理、认真负责、实用方便、完备安全。1.4集团公司档案管理工作由集团公司行政部具体负责。2.档案的管理机构档案管理工作实行分级管理。2.1集团公司的有关档案管理工作由集团公司

10、档案室具体承担。集团公司下属各单位的档案管理工作由各单位自行负责，其中各单位的基本档案除自行保存以外，还应报集团公司档案室存档和管理。各下属单位对常用的集团公司基本材料(营业执照复印件等)也应保留一套备用。2.2集团公司档案室设专(兼)职档案员，承担日常档案管理工作;下属各单位可设置专职或兼职档案员，承担日常档案管理工作。3.档案的种类：3.1公司基本档案3.1.1集团公司开业登记证件，包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证等。3.1.2集团公司设立登记、变更登记档案(公司历史沿革、设立及变更历次批准文件)。3.1.3集团公司章程(含历次修正案)。3.2公司综合档案3.2.1

11、法规性文件，包括上级发布、需集团公司执行的，或由集团公司发 布的各种标准、规章制度等3.2.2企业的重大决议，包括由集团公司总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3.2.3计划性文件，包括集团公司发展战略、经营规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。3.2.4总结性文件，包括集团公司年度和月度工作总结、下属部门、公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。3.2.5批示性文件，包括集团公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及各类决定、命令、工作指示等。3.2.6凭证性文书材料，包括集团公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状

12、况、合同书、协议书等的原始记录和文本。3.2.7证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、集团公司主要领导人获得的各类荣誉等。3.2.8汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及集团公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料;3.2.9声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业文体活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。3.2.10题赠性资料，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。3.3专业档案3.3.1人事档案3.3.

13、1.1职员基本材料，包括个人简历及证明、面试、录用、试用与转正。劳动合同。任免职、调岗调薪记录。考核与奖惩记录。考勤与工资福利发放。教育与培训记录。其他人事管理档案。3.3.2财务档案历年帐册、凭证、报表、预算、审计、税务等会计档案。财产目录清单。财产所有权证。其他财产管理档案。3.3.3法律档案各类合同原件。各类案件的有关法律文书、行文。其他法律方面档案材料。3.3.4投资项目及工程档案投资项目的论

14、证材料;实施项目的前期材料(两证一书等)及工程(含房地产开发)资料(勘察、设计、施工、竣工、验收等)。其他有关投资项目及工程的档案、材料。3.3.5购销业务档案包括各类购销合同，有关收发货、收付款、信用证开证与议付、结汇与核销、开票、托运、财产保险、商检报关等凭证单据。3.3.6部门工作档案各职能部门(包括项目、商贸、国贸业务部门)在工作过程中所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等。其他有存档价格的资料等。4.归档4.1归档范围：凡属本标准第四条所涵盖的文件资料，均应进行整理、立卷、归档。4.2立卷归档要求4.2.1立卷时应编制好案卷目录

15、，把文件的、标题、日期等项目填写 清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。4.2.2填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。4.2.3立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。4.2.4立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。4.2.5立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。4.2.6立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行

16、插卷。4.2.7文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。4.2.8归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、底稿、正文和附件必须立在一起。上述归档材料原则上要以原件或材料正本归档，常用上述材料的部门或人员必须将复印件或副本归档，并注明原件或正本的所在。各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。4.2.9声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。4.3归档时间要求：4.3.1文书档案：每年第一季度，公司各职能部门及各公司将上一年度的需归

17、档材料整理归档。4.3.2会计档案：集团公司财务部负责整理立卷，自行保管三年后向档案 室归档。4.3.3法律档案：在合同履行完成或案件处理完毕后及时归档。4.3.4工程项目档案：工程项目前期手续办完后即将有关证书、材料原件及时归档。工程设计、施工阶段有关材料在工程竣工验收后两个月内整理归档。4.3.5音像档案：音像资料在形成并使用完毕后，及时归档。4.3.6证书、重要文件等：在取得之后及时归档。4.3.7对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。4.4归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交档案室专职档案员签收。4.5档

18、案员应负责催办及接收登记工作，对各部门或各公司不及时办理归档工作的，应上报行政部协调处理。4.1.5人事档案由集团公司人资部门负责管理，并另行制定管理细则。5.档案的保管5.1档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。5.2档案员对重要档案资料应重点保管，严防丢失、损坏等现象发生。5.3档案保密要求5.3.1档案员要严守档案秘密，不得向任何人透露档案资料内容，严禁私自将档案资料携带外出。5.3.2档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。5.3.3档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘 密三级。5.3.4有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经集团公司领导批准。档案室工作规定另行制定执行。5.3.5有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经集团公司领导批准。5.3.6对已到保密期限的档案要提请集团公司领导鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。5.3.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直至依法追究刑事