公文写作的知识

1、公文写作的知识公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。一、公文写作基本要求公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合法、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久 。 二、行文规则行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权

2、行文；坚持党政文件分开；联合行文时，作者应为同级；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。三、文稿书写规范文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。四、根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为一下几类：（一）上行文种的写法 1、请示 请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要求一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上

3、级及时、专一地进行处理；请示的机关也只能是一个，不能多头请示。请示由三部分构成：（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；（3）结尾部分写希望、要求，可以使用一些惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”等等。2、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。（3）文种性质不同。“报告”是

4、陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则不同。（二）下行文种的写法 、通知 通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的文种。通知适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如：吉林化工学院关于召开xxx会议的通知。（2）事由+文种，如：关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的

5、正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一个自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作主题突露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。2、通报 通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。通

6、报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。3、会议纪要 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到

7、。一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。（三）公布性文种的写法 1、公告和通告 公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。公告和通告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。可说可不说的不说，可少说的不多说。文字

8、简要，才便于人们牢记、遵守。（四）信函性文种的写法 1、函 函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函一般由四部分构成： （1）标题：函的标题有两种形式：发文机关名称事由文种，如：吉林化工学院关于的复函；事由文种，如“关于恳求的函”或“关于申请的函”；“关于请求批准的函”。（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3）正文：开头，概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下，”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。主体部分，要简洁得体，问题、意见要写得明确。结语，根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”

9、、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致敬礼”等敬语。落款，在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。（五）其他常用应用文的写法 1、介绍信介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。2、申请书 申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。（2）写清接受申请书的单位或有关负责同志的名称。（3）写申请书的具体内容

10、：申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面等谈认识。（4）结尾可写表示敬意的话，如：“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。3、工作计划 工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“团委2012年工作计划”。（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等。（3）最后写订立计划的日期。4、工

11、作总结总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。总结一般包括四点：（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。（2）成绩和缺点。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，怎样产生的，都应讲清楚。（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究并上升到理论的高度来认识。（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取以前工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。五 公文格式排版中的字体要求我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为： 保密等级字体：一般用3号或4号黑体 紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体） 文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红） 发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体） 标题的字体：主标题字体一般宋体二号字（加粗），二级标题一般为黑体三号字，三级标题一般为仿宋三号字