2021年市政园林局机关档案管理制度

1、制度2021年市政园林局机关档案管理制度单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年市政园林局机关档案管理制度市政园林局机关档案管理制度为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。一、档案安全保密制度1、档案人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理。2、档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实。3、档案人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况;离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。4、销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，

2、销毁时要有监销人，并履行签字手续。5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。二、档案保管制度1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。4、档案人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。三、档案利用制度1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。2、本机关工作人员因工作需要可查阅本部门形成的档案，凡需查阅非本部门的档案需经过有关部门负责人

3、批准方可查阅，查(借)阅局会议记录，必须经办公室主任批准后方可查阅。3、查阅档案须填写档案借阅登记表，未履行登记手续，档案室可拒绝查阅。4、档案室档案原则上在阅档室内使用，如因特殊情况需要借出时，须经档案管理员同意后方可借出，借出时间一般不得超过一周。到期仍需继续利用者，须办理续借手续。5、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经办公室负责人批准后方可借阅，每张介绍信只能查阅一次档案，阅档后介绍信留档案室备查。6、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。7、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。四、立卷归档制度1、

4、凡是本机关从事各项工作活动，所形成的具有查考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何部门和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。2、各部门应按照局档案分类类目、归档范围、保管期限表，对本部门形成的应归档的文件进行整理立卷，交由档案室集中统一管理。3、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给档案室。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由负责工程建设的部门收集、整理后移交档案室，集中管理。声像档案随时归档。4、立卷归档的要求。归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立

5、卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，并由有关部门负责人审查核定。5、各业务部门向档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，填写交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。物业经理人：.pM 篇2：局机关档案管理制度局机关档案管理制度一、办公室负责管理综合类和人事档案，各科室业务类档案由本科室保管。二、档案管理人员要认真学习档案法、保密法等法律法规，严格遵守档案保密纪律，及时做好档案的收集整理鉴定和统计工作。三、机关各科室应在规定的时间内，将具有保存价值的文件资料移送档案室归档。四、归档的文

6、书档案资料，应符合下列要求：1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带等都必须齐全完整。2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写，出现上述情况，归档管理人员应及时要求有关科室人员进行重抄或复制。3、归档资料分为外来文件和本单位形成的文件，要建立移交档案文件目录和有关专用目录。五、各科室移送档案要严格履行，移交，接收等手续。六、查阅档案文件必须履行审批手续，不论是上级下发的文件，还是本单位的文件及其复制文件，须报主管领导书面批准后方可查阅。需借阅并带出档案室的，须报请主管领导和主要领导审批同意，履行借阅手续，方可带出。七

7、、档案的销毁，须先编制销毁清册，经主要领导批准签字后派专人监销方能销毁。八、档案管理员要加强档案室管理，做到防火、防尘、防强光、防高温、防潮、防虫蛀、防有害气体、防盗。九、档案管理员要确保安全保密。做到不丢失、不积压、不泄密、不失密。对擅自抄录、复制、伪造、涂改、撕(换)页、外传或外送、公布档案的，或者人为原因造成损毁、丢失的，要根据档案法及有关规定，对当事人和直接领导人予以严肃处理。篇3：信息公司档案管理制度信息公司档案管理制度第一节人事档案管理第一条人事档案管理员工人事档案是关于个人经历的情况材料，应使用规范的“员工应聘申请表”记录，具体内容应该清晰和说明。人事档案的内容，主要有以下几个部

8、分：1、文件材料：入职或转正通知单书、员工人事调动情况记录、聘用合同书、员工身份证、专业文凭、进修证书及其他有关个人情况(如流动人口证计生证、暂住证等)文件的复印件。(要本人签名)2、培训记录：包括入职培训、在岗培训、晋升转岗培训等，详细记录员工接受各种培训课程的名称、内容、时间、出勤记录、参加有关考核的评卷，培训师对该员工的评语及该员工的心得体会或总结等。员工自行参加公司以外的各类进修课程的情况记录，包括：专业学科、技能种类、结业证书复印件等有关资料。3、考评记录：主要是“员工绩效评价表”。公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现进行时段的考评(季度、半年和年度的评价)。4、出勤记录：员工每

9、月的考勤统计按月度汇总归档，以专设的表格形式存入员工工作档案。5、奖惩记录：员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔的重要依据。6、职位变更：员工在年度工作中，由于工作表现及服务年限等因素，级别与工资福利待遇等的变化，这种变动也体现了员工工作能力和表现，贡献大小。因此，员工工作档案对员工职位异动记录也是查考员工工作表现的客观依据。第二条人事档案保密规定公司对录用员工的人事档案材料应作为人事权限制度指引分行政管理及按职能职责分工原则，由行政人事部负责存档、查阅和报送。第三条员工个人情况

10、变更规定员工进入公司后，由员工填写的“员工应聘申请表”内容若有变化，如籍贯、地址、婚姻、直系亲属关系等的变化，行政人事部应作有效的跟进和记录入册。第四条员工人事档案的使用员工人事档案作为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本资料和数据，为人力资源开发和管理提供全面的支持。行政人事部专职人员应认真做好相应档案的时段记录和校对、入册、入档及各部门分册管理，为公司规范化管理树立标杆作用。第五条员工若有异动(晋升、降职、转岗、调动、离职等)需按行政人事权限审批程序办理并完成相应工作事项后，由行政人事部专员跟进，作内部通告并归档。工作性质对外的员工,部门负责人须对外发出公告函进行对外公告,并起草交由行

11、政人事部确认后，再由本部门对外进行公告。第六条员工的入职、转正、奖惩、人事异动等都以行政人事部签发的行政人事命令单为准，张贴公布，并归档。第二节资讯档案管理第七条归档范围：凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的文件材料均属归档范围如：公司的统计资料、经营情况、客户资料、人事档案、财务资料、会议记录、决议、工作总结、公司宣传资料、委任书、各类合同、通告、通知、来往信函、对外文书等纸介/电子介文件资料，图表、声像等第八条档案管理员公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;公司有效证照、证件、印章、劳动合同、已签订的业务合同，以

12、上由财务部专人管理。人事档案、收发文档案、会议记录、工作总结等行政类档案由行政人事部负责归档，各部门工作档案由各部门专人整理归档。重要的信息资料需备份到行政人事部档案管理员处。第九条档案管理要求1、归档的文件材料种数、份数及每份材料的页数均应齐全完整。2、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依序排列在一起：批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。3、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。4、保证原始资料及单据的齐全完整及保密。5、各部门应在每月底以前将上月办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向行政人事部或财务部提交备份。6、各类档案资料必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，电子文档应科学分类并标注时间及内容。第十条档案的借阅与索取：档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人