质量记录控制程序

1、程序文件质量记录控制程序文件编号：LBN-CX-03版本号： A.0编制：人事行政部日 期：2002年5月30日审核：朱萍日期：2002年6月27日批准：陈 洪岩日期：受控编号：制定日期2002年5月30日实施日期会签页及修改控制页文件会签表会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期文件修改记录修改单号修改页码修改状态修改人审核人批准人生效日期1 目的： 为了明确质量记录的管理方法和职责，对记录实施有效管理，使管理体 系的实施 及运行 具有 见证性和 可追溯 性，为品质管 理评审 提供 必 备的依 据，特 制定本程 序。2 适 用范围 ：适用于本 公司对 质量 记录的管 理工作3 定 义：（ 无

2、）4 职 责：4.1 公司各部门、管 理处 的各 个岗位 工作 责任 人， 对本岗 位的 记录 负责 。4.2 人事 行政部 对质 量记录进 行统一 标识 ，负责 对公司 级、部 门级等重 要质量 记录进行 收集、 管理 。4.3 各部 门负责 部门 以下的记 录文件 的管 理，并将本 部门应 交 人事行政 部归档 的资料汇 总，然 后交 至人事行 政部。5 工 作程序 ：5.1 各 种记 录统 一 由人 事行 政部 登录 在 记录管理 表（ JL-CX03-01 ）（附表 一）中， 以记 录管 理表登 录的内 容作 为管理对 象。5.2 记录表 单 随质 量手 册、程序 、作业 指导 书同时

3、作 成。其 余没 有固定格 式的 表单，可 由各部 门自 行决定。5.3 记录的 填写要 求：作为证据 的记录 ，应 及时、清 楚的记 入必 要的事项 。5.3.1 有固定格 式的 记录，填写 时内容 不得遗漏， 未发生的 项目在栏内 记入“/ ” 符号。5.3.2 记录应用 钢笔或 园珠 笔填写， 书写字 体应 规范、清 楚。5.3.3 质量记录 原则上 不充 许修改，如 确因记 录 当时笔误 须修改 时，应在需修 改的内容 上划一 道横 线，再记入修 改内容 ，并同时留 下修改 者的 姓名及日 期（ 必 要时根据 修改内 容记 入审核印 等）5.4 记录的 管理：5.4.1 归档管 理：记

4、录是伴 随着各 项管 理活动产 生的 ，各有 关部门人 员在该 项活 动结束后 应 将记录整 理好， 交归 档部门分 类归档 存放 （存档部 门参见 附表 一）。（1）记录 归档管 理 应设专人 负责，接 受 到记录时，应及时 登记，填写 记 录归档登 记表（ JL-CX03-02 ）（附表 二）。（ 2 ）如遇特 殊情 况，记录 暂时无 法归 档时，需 向归档 部门 说明原因 ，可暂 缓归档。5.4.2 编目与保 存为了便于 分类保 存及 按目录进 行查阅 ，需 对保存的 记录编 制目 录。（ 1 ） 管理的记 录应放 入记 录夹中。（ 2 ） 记录夹首 页应填 写本 记录夹所 放记录 内容

5、 一览表（ 目录）（ 3） 为了便于 检索和 查阅 ，不同记 录应用 分隔 纸分开， 并作好 标识 。（ 4） 不能装入 记录夹 的记 录可用其 他方法 保存 ，但必须 标识清 楚。（5） 记录的保 管期限、保 管地点在 记录管 理 表中应予 以规定，超过 保管期限 仍需保 留的 记录，应 另类另 柜存 放并标识 清楚。 如由 于文件柜 有限， 也可放入 同一文 件柜 ，但应注 意分类 排序 。（ 6） 记录的保 管与储 存， 应注意以 下几点 。A 各记录保 管场所 应足 够，且条 件适宜 。B 应指定专 人管理 ，防 止丢失或 损坏。C 各种记录 依照记 录的 保管期限 妥善保 管。5.4

6、.3 记录的 查阅 ：（ 1） 各部门有 关人员 如因 工作需要 ，需 查阅有 关记录时 ，应 先经记 录保 管部门负 责人同 意，然后向记 录管理 人员 说明所查 记录的 名称 ，由管 理人员 负 责查找。（ 2） 查阅记录 时，应 注意 保持记录 的完整 、清 洁，查阅 后应及 时将 记录 整理好， 由记录 管理 人员放回 原处。5.4.4 记录的 出借 ：（ 1） 记录原则 上不离 开记 录保管场 所，只允许 在保管场 所内查 阅。特殊 情况需借 阅时，应书 面提出要 求，说 明理 由，经申 请部门 和保 管部门负 责人审 批同 意后 方可借出。借 阅人应填 写 记录出借 登记 表（ J

7、L-CX03-03 ）（附表 三）。（ 2 ） 归还时，记 录管理 人 员应检查 记录的 完整 、清洁情况，在记 录出 借登记表 上签 收后 ，将记录 放回原 处。5.4.5 记录的 废弃 、处置：（1）超过 保管期 需废弃的记 录，由记录 管理人员 登录 记录 废弃登记 表 （ JL-CX03-04 ）（附 表四），记录保 管部门 负责人批 准后 ，由记 录管理人 员处理 。（2）失效记录如仍需保留时，由管理人员登录过期记录保留登记表 （ JL-CX03-05 ）（附 表五），注 明延期 保留的原因 ，这部 分记 录需作废 时，按 上述（ 1） 的规定 执行 。5.4.6 记录表格的修改记录

8、部门提出修 改申请，经本部门负 责人审批后实施， 执 行 文件 控制程 序 的有 关规 定。6 质 量记 录记录管记录归记录出记录废过期记7 相 关文 件文件控8 附 表：记录管记录归记录出记录废过期记理表档登记 表借登记 表弃登记 表 录保留 登记 表制程序 理表档登记 表借登记 表弃登记 表 录保留 登记 表JL-CX03-01 ）JL-CX03-02 ）JL-CX03-03 ）JL-CX03-04 ）（ JL-CX03-05 ）LBN-CX-02 ）（ 附表一 ）（ 附表二 ）（ 附表三 ）（ 附表四 ）（ 附表五 ）附表记录管理表相关程 序编号记录名称记录编号记录部门原件保管部门保管期限备注编号：JL-CX03-01共 页第 页NO附件记录归档登记表编号：JL-CX03-02No:序号记录名称记录编号部 门页数归档日期归档人附件三编号：JL-CX03-03记录出借登记