多媒体档案管理系统

1、多媒体档案管理系统用户手册南京珥仁科技有限公司1珥仁科技多媒体档案管理系统简介211 多媒体档案管理系统简介212 珥仁科技多媒体档案管理系统简介213 珥仁科技多媒体档案管理系统特点22珥仁科技多媒体档案管理系统321 珥仁科技多媒体档案管理系统软件构成322 珥仁科技多媒体档案管理系统运行环境33术语、规范和约定331 页面结构说明332 页面元素533 通用操作规范6331 数据操作规范74. 数码照片1341 概述1342 操作规范1343 注意事项155扫描照片1651 概述1652 操作规范1653 注意事项186视频档案1961 概述1962 操作规范1963 注意事项227.

2、声音档案2371 概述2372 操作规范2373 注意事项268 光盘标签2681 概述2682 操作规范2683 注意事项279尾言271珥仁科技多媒体档案管理系统简介11 多媒体档案管理系统简介在科技高速发展，计算机信息技术日益更新，各种数码产品也随之诞生的今天，档案信息已不再是过去单纯的纸质档案，而是囊括了数码照片，数码影像，声音，等等各种各样的载体形式，这就要求必须有新的一种档案管理方式来对这些类型的档案进行管理，多媒体档案管理系统正是针对当前多种形式，多种载体的档案表现形式应运而生的新型档案管理系统。珥仁科技多媒体档案管理系统包括了：数码照片档案，扫描照片档案，视频档案，声音档案，四

3、种档案形式，可以更全面，更方便的对多媒体类的档案信息进行管理和利用。12 珥仁科技多媒体档案管理系统简介珥仁科技多媒体档案管理系统是由本公司自行研究开发，以操作方便，功能全面为主要设计理念，加强应用性，实用性，简便性，力求用户在使用本系统时无后顾之忧。通过该系统可实现单位部门对多媒体类档案文件的管理工作。13 珥仁科技多媒体档案管理系统特点珥仁科技多媒体档案管理系统分为五大方面的内容：数码照片、扫描照片、视频档案、声音档案、光盘标签。 高集成性：多媒体档案管理系统集合了全面的媒体类，可以满足各种媒体档案的管理需求。 操作方便：系统采用delphi7工具进行开发，界面简洁大方，一目了然，大分为两

4、个操作界面：多媒体类和具体操作界面。简单清晰，操作起来方便快捷，大大提高工作效率。 灵活机动：多媒体档案管理系统设计了用户自定义功能，可以对各个列表的属性进行设置，包括显示的字段，字段名，列宽等等等等这就可以更好的适应用户的需求，为用户的日常使用提供更灵活机动的功能。 可嫁接：本多媒体档案管理系统可作为一个插件加到档案管理系统网络版中，即在使用本多媒体档案管理系统时，把多媒体档案添加到多媒体档案管理系统的同时，也将多媒体档案通过网络上传到档案管理系统网络版中的多媒体中心模块了。功能是非常强大的，这是本系统最大的特色所在。 多平台支持：能在多种平台上运行：microsoft的window95/9

5、8/nt/2000，ibm的os/2，ibm as/400和多版本unix(如：ibm aix或sun solaris, hp-ux)等，在不同平台上使用不需要修改或重新编译。2珥仁科技多媒体档案管理系统21 珥仁科技多媒体档案管理系统软件构成珥仁科技多媒体档案管理系统包括：数码照片管理、扫描照片管理、视频档案管理、声音档案管理和光盘标签管理五大模块。22 珥仁科技多媒体档案管理系统运行环境系统配置：piii800以上，256m内存，20g硬盘 操作系统：windows nt4.0以上 其它软件：必需安装office系统数据库：access软件下载地址：1:80

6、00/web/jsp/store/movie/smda.exe3术语、规范和约定31 页面结构说明本系统的主页面结构从大体上说可以分为两个部分，主页面上方为功能按钮，下面框架为具体模块列表区。在照片类档案管理操作界面的数据列表区可以双击切换显示方式，即在列表形式与缩略图形式之间进行切换。32 页面元素页面元素包括： 按钮： 如 输入输出文本框：如下拉框： 如 复选框： 及其选中状态和失效状态 单选框： 及其选中状态 大文本框： 或称文本域，如这些页面元素的操作方式基本可分为键盘手工输入和鼠标点击等两种方式。这里需要指出的是，对于最经常出现的输入输出文本框，如果伴随者图片式按钮，则输入方式为鼠标

7、点击输入；否则输入方式为键盘手工输入。33 通用操作规范用户使用本系统首先需要安装，安装页面如下：点击按钮，显示多媒体档案管理系统安装的路径，如图：再点击按钮，则开始安装。安装成功后会自动在桌面创建快捷方式。如图：在桌面创建的快捷方式 331 数据操作规范第一次运行本系统时，需要设置参数：本单位全宗号，设置完毕之后，以后每次使用该系统新增记录时，“全宗号”都会自动获取你所设置的值。其它参数默认不允许修改。页面如下：本单位全宗号数据操作归结为下面几种基本操作：增加、修改、删除、查询、打印、刻录、刷新、设置，水印，这些操作功能由页面对应的按钮来实现。如图： 在本档案管理系统里，页面按钮的出现遵循这

8、样的原则：1所见即所得。即用户所能看见的按钮都是可以点击或可能被点击的，按钮的出现是与当前页面的功能和相关数据存在与否密切相关的。2页面元素失效。对于用户可能存在的操作，但是由于某种原因这种操作无法实现时，相应的按钮则变灰失效。在本说明书内，如无其他特别说明，其他页面元素也遵循相同或相似的原则。页面元素失效常见于如下情况：a.【保存】、【删除】等按钮变灰失效，意味着该记录无法执行修改和删除操作；b.复选框失效，意味着该记录无法被选中；c.文本输入输出框或文本域变灰或成为只读状态，意味着该数据无法被用户手工输入或修改。1新增增加数据步骤如下：1点击按钮，弹出新窗口；自动获取参数设置的全宗号2用户

9、在新窗口按照对应的著录项进行输入，输入完毕，点击按钮，弹出操作成功的对话框，如图：点击“ok”后，主页面刷新，显示刚新增的记录；注意：用户填写数据时，需注意名称为红色的项目为必填字段，必须填写，否则系统将弹出相应的警告消息框。针对每个输入项，用户需填写正确的数据类型，否则系统会报错并给出提示信息。大文本框通常为描述性文字，字符数有一定限制，一个汉字算做两个字符，其余空格、标点符号也要被作为字符计算长度。如用户在使用过程中出现可能是字段过长导致的错误，请用户自行将字段根据实际情况进行删减。2修改修改记录按照以下步骤：1 在记录列表中选择需要修改的某条记录，即让列表前的小黑箭头指向目标记录，如图选

10、中第一条记录： 然后点击按钮，弹出新窗口，用户在新窗口修改记录； 2修改完毕，点击按钮，则修改后的数据被提交进数据库。注意：用户在修改数据时，必须注意非空项和数据类型，参见上文新增数据时的注意事项，这两种操作对于数据的要求是完全一致的。3数据修改完成后，相应的页面会刷新，显示刚被修改的信息，用户可以再次修改。3删除删除记录按照以下步骤：1 在记录列表中选择需要修改的某条记录（参见修改操作第一步），然后点击按钮，系统弹出提示信息“您是否确认删除该记录？”如图：如果用户点击按钮，则该条记录被删除；如果用户点击按钮，则放弃当前的删除操作；2删除完成后，相应的页面会刷新，被删除的记录信息将不再显示。4

11、查询查询操作按照以下步骤：1在需要进行查找操作的界面中，点击上方的按钮，弹出查询条件输入表单；2用户输入查询条件，然后点击 “确定”按钮3记录列表区域页面刷新，显示当前数据库内符合查询条件的记录。注意：查询条件包括每条记录的除长文本数据以外的每个字段，每个字段的输入方式与新增或修改数据时完全相同。当数据库中没有与查询条件相匹配的数据时，列表区将不显示任何记录。当用户不输入任何查询条件而直接点击“确定”按钮时，系统将显示当前数据库内所有的相关记录。用户必须注意的是，输入的查询条件数据类型必须符合规范。5打印打印操作步骤如下：1 在需要进行打印的界面中，点击顶部的打印按钮，点击打印目录则打印当前界

12、面所显示的列表内容，点击打印打印照片则打印所选中的照片，包括该照片的详细说明。6刷新刷新用于当前界面数据有更新或变动时，点击刷新按钮将当前界面刷新，重新搜索数据库中的数据，并在列表区域中显示。7设置每个功能模块的列表界面中都有设置，用于设置该列表区的属性。如图：将字段名前的复选框打上小勾，则该字段将在列表中显示，如不打勾，则不显示该字段。“上移”“下移”按钮可以将字段位置进行上下调整，调整后的次序将应用到列表中。8刻录刻录按钮只用于照片类档案，即刻录当前页面中的照片，点击刻录按钮后弹出刻录对话框，如图：点击刻录后即开始刻录。4. 数码照片41 概述数码照片功能模块主要应用于数码照片类档案的管理

13、。42 操作规范进入多媒体档案管理系统，点击“按钮，进入数码照片类档案操作界面，如图：新增：操作步骤如下：a) 点击按钮，弹出新增界面，如图：b) 第一步先选择好要录入的照片，然后输入全宗号、张号、保管期限、题名、摄影者、时间在选择好照片后会自动生成、分类号、参见号、组联符号、以及文字说明、备注等相关信息，其中红色字段为必填项，输入完成后点击按钮，新增成功弹出确认提示对话框，确认后窗口自动关闭修改：操作步骤如下：a) 选中要修改的记录，点击按钮，弹出修改界面，如图：b) 修改相关信息后，点击按钮，弹出修改成功对话框，确认后窗口自动关闭，系统自动保存所作修改。删除：操作步骤如下：a) 选中要删除

14、的记录，点击按钮，系统弹出“确定要删除本条记录？”的确认提示框；b) 在确认提示框中选择“确认”按钮，该记录自动在列表中删除；单击“取消 ”按钮，取消删除操作。43 注意事项1. 数码照片档案指通过数码相机拍摄得到的照片档案。2. 著录项中的参见号是一个可以查找到该数码照片所隶属的档案的号码。3. 著录项中的组联符号是指一组有关联的一系列照片，在录入的时候用一个阿拉伯数字组联起来，可以在查询的时候直接可以查找到这一组照片。4. 照片张号由系统自动生成。5扫描照片51 概述扫描照片管理模块主要用于对扫描照片类档案进行管理 52 操作规范进入多媒体档案管理系统，点击按钮，进入扫描照片档案管理模块，

15、如图：增加：新增一幅扫描照片，点击按钮，弹出增加扫描照片信息操作界面，如图：扫描照片的著录项与数码照片的著录项相比只多了扫描员，照片规格，和照片来源三项，其它著录项输入与数码照片相同。同样，第一步先选择照片，然后依次为照片录入全宗号、保管期限、题名、摄影者、时间在选择好照片后会自动生成，以及分类号、参见号、组联符号、扫描员、照片规格、照片来源、文字说明、备注等相关信息，其中红色字段为必填项，所有著录项输入完成后，点击按钮，弹出操作成功的对话框，则增加记录成功。修改：操作步骤如下：a) 选中要修改的记录，点击按钮，弹出修改界面，如图：b) 修改相关信息后，点击按钮，弹出修改成功对话框，确认后窗口

16、自动关闭，系统自动保存所作修改。删除：操作步骤如下：a) 选中要删除的记录，点击按钮，系统弹出“确定要删除本条记录？”的确认提示框；b) 在确认提示框中选择“确认”按钮，该记录自动在列表中删除；单击“取消 ”按钮，取消删除操作。 53 注意事项1、扫描照片是指以往的一些纸质照片通过扫描仪扫描得到的。2、著录项中的扫描员指的是扫描该幅照片的人员。3、著录项中的照片规格指的是该照片的纸质照片的大小，用几乘的几的形式录入。4、著录项中的照片来源指的是该照片的纸质照片的出处。6视频档案61 概述视频档案功能模块用于对视频类档案进行管理。62 操作规范进入多媒体档案管理系统后，点击按钮，进入视频档案管理

17、操作界面。如图：在操作界面上方为功能按钮区，包括增加，修改，删除，查询，打印等操作。增加：a) 点击上方的按钮，弹出增加视频档案记录操作界面，如图：第一步先选择视频，然后依次输入全宗号、保管期限、内容摘要、时间、文件名称、时间长度、容量大小、制作者、备注等相关信息，其中红色字段为必填项，所有著录项输入完成后，点击按钮，弹出操作成功的对话框，则增加记录成功。修改：操作步骤如下：a) 选中要修改的记录，点击按钮，弹出修改界面，修改完毕之后保存即可。b) 修改相关信息后，点击按钮，弹出修改成功对话框，确认后窗口自动关闭，系统自动保存所作修改。删除：操作步骤如下：a) 选中要删除的记录，点击按钮，系统

18、弹出“确定要删除本条记录？”的确认提示框；b) 在确认提示框中选择“确认”按钮，该记录自动在列表中删除；单击“取消 ”按钮，取消删除操作。截图：在视频档案管理功能模块中有一个截屏的操作按钮，该功能可以用于在视频播放过程中将视频截图，并可将得到的图片保存下来。操作方法：点击上方的功能按钮区中的按钮，弹出截屏操作界面，如图： 点击播放按钮播放所选视频，在需要进行截屏时，点击“抓图”按钮，截到图片后，有保存和保存到数码照片两种方式，保存即保存到计算机，保存到数码照片则可以将截到的图片直接作为数码照片档案保存，如图，点击“保存到数码照片”：弹出的对话框与数码照片功能模块中添加数码照片档案的操作界面是一

19、样的，即在这里就可以直接将截到的图片作为数码照片档案保存下来了。63 注意事项1、视频档案指通过数码摄像机拍摄得到的档案资料。2、视频档案支持的文件格式包括“wmv、rmvb、mpg、avi”。3、著录项中的时间长度指的是该视频档案的播放时间长度。4、著录项中的容量大小指的是该视频档案所占的大小，比如*mb，多少kb。7. 声音档案71 概述声音档案管理模块用于对声音类档案信息进行管理。72 操作规范进入多媒体档案管理系统后，点击按钮，进入声音档案管理操作界面，如图：增加：单击按钮，弹出增加记录对话框，如图：首先第一步先选择声音，然后依次录入全宗号、保管期限、内容摘要、时间、时间长度、容量大小、制作者、备注等相关信息，其中红色字段为必填项，输入完成后点击确定按钮，弹出操作成功的对话框，则新增记录成功。修改：选中需要修改的记录后，点击按钮，弹出修改界面，如图：修改相关信息后，点击按钮，弹出修改成功对话框，确认后窗口自动关闭，系统自