北京首钢建设集团有限公司合同管理制度

1、首钢建设集团合同管理制度（试行）第一章 总 则第一条 为规首钢建设集团（以下简称首建公司）合同管 理，明确管理职责，界定管理层面，防经营风险，提高管理效 能，结合首建公司实际情况，特制定本制度。第二条 本制度适用于首建公司本部、分支机构、其他直 属单位及首建公司所属全资子公司。第三条 本制度所指的合同包括 建设工程施工合同、建设 工程专业分包合同、加工承揽及定作合同、劳务合同、买卖合 同、租赁合同、借贷款合同、投资及合作协议 以及其它各类合 同书或协议书、保证函等文件（以下统称“合同” ）。第四条 首建公司合同管理遵循“事前防，事后补救”的原 则。第五 条 首建公司合同实行专业集中管理原则和

2、法律机构归口管理原则，并执行合同评审程序。第六 条 合同管理专业部门应对本专业合同统一 编号并实行在线管理。第七条 合同管理是指对合同立项、意向接触、资信调查、 商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、 变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第二章 合同管理机构及职责第八条 首建公司法律事务部为合同归口管理机构；首建 公司专业部门配备专业合同管理员负责本业务分工围的合同管 理工作。分公司设置法律事务员岗位（其职责围与集团公司法律事 务部相同） ，统一管理本单位的合同管理工作和诉讼管理工作。第九条 合同管理机构的主要职责：一、法律事务部职责：（一）贯彻执行合同管理的

3、法律、法规和规章制度，为首 建公司提供法律服务；（二）建立健全本单位合同管理制度，监督、检查考核各 部门及所属各单位合同管理情况；（三）参与各类重大合同的论证、谈判、起草、评审、签 订及合同纠纷的处理；（四）统一管理法定代表人授权委托书和公证事宜；（五）组织相关人员进行法律、法规及合同管理知识培训 和讲座；二、市场开发部主要职责：（一）归口管理首建公司建设工程总包，加工承揽、土石 运输等工程承包合同；（二）负责其业务围的合同起草、组织评审及签订；（三）负责对建设工程合同进行监督履行、跟踪检查、变 更直至合同终止；（四）负责建设工程合同档案管理，执行合同登记、录入、 统计及报告。三、预算管理部主

4、要职责：（一）归口管理首建公司建设工程专业分包，加工承揽、 加工定作合同、土石方运输等专业分包合同；（二）负责其业务围的合同起草、组织评审及签订；（三）负责其业务围的分包合同的招投标工作；（四）负责对其业务围的分包合同进行监督履行、跟踪检 查、变更直至合同终止；（五）负责分包合同档案管理，执行合同登记、录入、统 计及报告。四、工程管理部主要职责：（一）归口管理首建公司设备买卖及租赁合同、生产机具 买卖及租赁合同及对物资分公司买卖合同的监督管理；（二）负责其业务围的合同起草、组织评审及签订；（三）负责组织首建公司大批量设备买卖及租赁的招投标 工作；（四）负责本专业合同档案管理，执行合同登记、录入

5、、 统计及报告。五、物资分公司主要职责：（一）归口管理首建公司物资买卖合同；（二）负责首建公司签订的物资买卖合同的起草、组织评 审及签订；（三）负责组织首建公司大批量材料买卖的招投标工作；（四）负责本专业合同档案管理，执行合同登记、录入、 统计及报告。六、人力资源部主要职责：（一）归口管理首建公司劳动合同、相关协议及对 公司劳 务合同监督管理；（二）负责首建公司劳动合同及相关协议的起草、组织评 审及签订；（三）负责本专业合同档案管理，执行合同登记、录入、 统计及报告。七、公司（劳务公司）的主要职责：（一）归口管理首建公司劳务合同；（二）负责首建公司劳务合同的起草、组织评审及签订；（三）负责首建

6、公司劳务分包合同的招投标工作；（四）负责劳务合同履行、跟踪检查、变更直至合同终止；（五）负责劳务合同档案管理，执行合同登记、录入、统 计及报告。八、财务管理部主要职责：（一）归口管理首建公司借贷款合同；（二）负责首建公司借贷款合同的起草、组织评审及签订；（三）负责本专业合同档案管理，执行合同登记、录入、 统计及报告。九、投资管理部职责：（一）归口管理首建公司对外投资、合作合同，首建公司 参股单位 20 万元以上固定资产买卖合同 （对外投资额度审批程 序执行首建公司相关文件规定）（二）负责其业务围的合同起草、组织评审及签订；（三）负责本专业合同档案管理，执行合同登记、录入、 统计及报告。十、办公

7、室主要职责：（一）归口管理首建公司办公用品（包括计算机及其耗材 等）买卖合同；（二）负责其业务围的合同起草、组织评审及签订；（三）负责本专业合同档案管理，执行合同登记、录入、 统计及报告。十一、其他业务部门负责本部门所涉及的合同管理工作职十二、首建公司审计部负责对合同履行过程中资金使用、 合同价款或酬金和结算等事宜进行审计监督。十三、合同管理专业部门负责组织本部门业务围的合同评 审工作。十四、首建公司所属全资子公司所签订的各类合 同由子公 司部自行评审，经首建公司分管领导签字后由首建公司办公室 加盖合同专用章，并报首建公司财务管理部备案。第十条 合同管理人员的主要职责：（一）协助法定代表人或法

8、定代表人授权的委托代理人参 加重大合同的谈判及依法签订；（二）提请有关部门、领导按规定对其经办的合同进行评 审；（三）对所签合同有认真执行或监督执行的责任，并掌握 合同的履行情况；（四）检查合同签订、履行情况，协助主管领导处理合同 履行中出现的问题和纠纷；（五）对本部门签订的各类合同统一登记并分类保管，对 已履行的合同装订成册，整理归档；第三章 授权制度第十一条 首建公司对所属单位授权管理的职能部门为首 建公司法律事务部。第十二条 委托代理制度：（一）授权委托采取书面形式 , 由公司法定代表人或总经理 签发。授权委托书应载明代理人的、委托事项、权限和期限、 代理人，由法定代表人签名并加盖公章后

9、代理人方可在授权围 履行职责。（二）授权委托采用长期授权和单项授权制度。（三）授权委托书由法律事务部负责管理实施，并建立登 记台帐。第十三条 长期授权委托制度：（一）首建公司采取两级授权管理制度；（二）首建公司法定代表人 （董事长） 对总经理进行授权 （ 取 得一级授权人 ） ，授权围为： 首建公司经营围的所有合同的洽谈及签订等事宜，总经理有转委托权；（三）首建公司总经理对副总经理进行授权 （ 取得二级授权 人） ，授权围为：建设工程项目洽谈及投标； 3000 万元以下的 工程施工合同的签订， 500 万元以下的专业工程分包合同、加 工承揽合同、劳务合同及买卖合同的签订， 200 万元以下的租

10、 赁合同及加工定作合同的签订；副总经理无权转委托他人签订 合同。首建公司市场开发部开发的 3000 万元以下的工程承包合同 由首建公司开发副总经理签订。（四）首建公司副总经理经总经理授权后，按照首建公司领 导分工方案的规定，对其分管单位对外洽谈、签订的合同履行 审慎义务和行使签订权利。（五）在副总经理权限围以外的所有合同，由首建公司董事 长或总经理签订。第十四条 委托代理人应在授权围行使代理权, 严禁无代理权、超越代理权或者代理权终止后继续以首建公司名义对外 签订合同。第 十 五 条 如 委 托 代 理人 不 再 代 表 首 建 公 司 与 有 关 单 位 签约 , 承办部门应及时通知相关单位

11、， 并告知其原代理人不再有 代理权。第四章 合同的订立 第一节 合同的谈判与起草 第 十六条 合同谈判分阶段进行 , 前期以具体承办人员为 主 , 后期以项目负责人为主。 前期主要是收集有关情报、 资料及 相关政策法规 , 进行项目可行性分析 , 设计合作方案 , 商定合同 的基本条款。 后期主要是对合同文本进行反复协商 , 形成正式合 同文本。第十七条 合同谈判涉及重大财务、 法律容 , 应组成有公司 财务、法律等专业人员参加的谈判小组进行谈判。重要合同谈 判 , 应有谈判记录或会议纪要。第十八条 合同谈判小组应对对方的主体、资信等情况尽 审慎义务 , 进行详细了解、调查 , 防止恶意磋商、

12、合同诈骗、自 始履行不能等情况发生。第二节 合同的审查、签订、分工及权限第十九条 合同审查分工的原则是依据各职能部门的专业 性质来划分，凡报送首建公司专业部门审查的合同应至少给予 一个工作日的审查时间；因不及时或延期报送审查，导致合同 不能签订，由承办单位承担相应的责任。第二十条 合同的审查及签订：（一）对外合同在签订前要了解对方法人资格和履约能力 等情况，且要求对方提供营业执照副本、资质证明、法定资格 及代理人证明等文件资料原件。（二）签订合同时，要统一使用政府有关部门制定的示 文本，没有示文本的可参照使用首建公司制订合同本或双方协商 文本；（三）合同签订前，须经有关专业部门进行评审；（四）

13、合同容要合法、条款要齐全、用词要准确、手续要完备；（五）合同必须具备以下主要条款：标的；、质量；、履行期限、地点和、解决争议的方法。1、当事人的名称或和住所；23、数量；45、价款或酬金；6方式；7、违约责任；8六）签订合同时，应要求对方出示法定代表人的证明书，如由代理人签订的，应出示授权委托书，并将法定代表人的证 明书或授权委托书列为合同附件保存；（七）合同一经签订，承办单位应将合同或有关条款容准 确、及时地传递到相关部门备案（包括预算管理部、经营发展 部、财务管理部、工程管理部、安全管理部、质量管理部及项 目经理部）并进行合同交底，各相关部门应认真组织学习、熟知合同条款并依据合同约定容安排

14、生产、经营活动。第二十一条 1000 万元以下（含 1000 万元）的建设工 程施工合同， 100 万元以下（含 100 万元）的建设工程分包合 同、加工承揽及定作合同、买卖合同、劳务合同、租赁合同， 由首建公司所属分公司合同分管部门组织评审，并由首建公司 合同管理专业部门审查后报首建公司分管副总经理签订；1000 万元以上建设工程施工合同， 100 万元以上的建设工 程分包合同、加工承揽及定作合同、买卖合同、劳务合同、租 赁合同，必须由首建公司合同管理专业部门组织评审，并由合 同管理专业部门根据合同金额围报首建公司分管副总经理、总 经理或董事长签订。第二十二条 各种合同，除即时结清者外，必须

15、采用书面 形式；禁止合同履行在先，签约在后的行为。第 二十三 条 合同签订时 , 应由对方先行或双方同时签字 盖章。第二十四条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 第二十五条 合同管理员应将协议书、合同书、各类票据、 书面字据、对方的营业执照复印件、代理人授权委托书等与合 同相关的资料及时归档 , 并认真保管； 合同涉及资金往来的还应 向公司财务部门备案。第五章 合同的履行、变更、解除第二十六条 各单位合同管理人员应根据合同履行的具体 情况，定期检查监督；若发现问题应及时向本单位主管领导汇 报，情况严重的应及时向上级部门反馈。首建公司两级财务管 理部门应通过资金结算途径监督合同的履行。第二

16、十七条 因我方或对方原因需要变更、解除合同时， 合同管理员应及时向合同专业管理部门、法律事务部、公司领 导汇报；如因对方原因解除合同致使我方造成经济损失的，应 要求其赔偿损失。第二十八条 我方向对方发出的中止合同、解除合同、质 量异议及声明对方有其他违约的通知，应书面送达对方，由对 方签收后我方应将签收资料归案保存；对方拒不签收的，须采 用公证形式送达。第二十九条 当对方发生违约行为时，我方应及时采取适 当措施防止损失的扩大，核算对方违约给我方造成的损失，并 保存好相应的物证、书证、证人证言等证据资料。第三十条 各单位合同管理人员应建立健 全合同管理台 帐，并将合同履行、变更、解除、中止及终止

17、情况的一切资料 归档。第三十一条 在合同的履行完毕后，形成债权的，分公司 负责人、财务管理人员、合同管理员应积极主动追索债权，以 免出现坏帐、死帐等情形；形成债务的，分公司负责人、财务管理人员、合同管理员应按合同约定的期限付款或结算，减少 可能出现的诉讼。第六章 合同专用章第三十二条 首建公司及所属单位采用合同专用章制度。第三十三条 首建公司 （全资子公司除外） 有合同专用章 6 枚，具体使用围规定如下：（一）01 号合同章由市场开发部保管，用于首建公司签订 建设工程总包合同、加工承揽、土石方运输等工程承包合同以 及首建公司借贷款合同；（二）02 号合同章由预算管理部保管，用于首建公司签订 建

18、设工程专业分包合同、加工承揽及定作合同、土石方运输合 同等专业分包合同；（三）03 号合同章由工程管理部保管，用于签订首建公司 所有设备买卖合同及租赁合同、机具买卖及租赁合同、办公用 品买卖合同、计算机及其耗材买卖合同；（四）04 号合同章由工程管理部监督管理，物资分公司保 管使用，用于签订首建公司所有物资买卖合同；（五）劳动合同专用章由人力资源部保管，用于签订首建 公司劳动合同及相关协议。（六）05 号合同专用章由人力资源部监督管理， 由公司 （劳 务公司）保管使用，用于签订首建公司所有劳务合同；（七）首建公司所属全资子公司合同专用章由首建公司办 公室保管使用。第三十四条 合同专用章管理与使

19、用：（一）首建公司所有合同必须统一加盖合同专用章。使用 其它印章签订的合同，一律视为无效合同，法律后果由行为人 承担；（二）持有合同专用章的部门和单位应负责妥善保管和使 用，建立合同专用章使用制度和用印登记台帐，非合同管理人 员不得使用；（三）合同专用章由首建公司办公室刻制，其印章必须在 档案室登记备案后方可使用；（四）合同业务人员需要携带合同专用章外出签订合同时， 必须经法定代表人授权，并在授权围使用印章；所携带的印章应妥善保管，不得遗失；（五）任何人不得持事先盖好合同专用章的空白文本外出 签订合同，不得将盖有印章的空白合同交与对方填写，更不得 将合同章借给对方使用；（六）合同专用章仅限于签

20、订合同使用，对于使用行政章 或其他公章签订的合同，财务管理部可不予结算付款。第七章 合同纠纷的处理第三十五条 当合同发生纠纷时，承办人应及时报告合同 分管部门处理，必要时应向法律事务部或公司主管领导汇报， 并首先采用协商、 调解方式解决； 协商或调解能够达成一致时， 应依合同签订程序签订书面协议。 协商或调解不能达成协议时， 可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第三十六 条 首建 公司法律事 务部 是公司 诉讼案 件的处 理部门，对于重大疑难案件经首建公司决定后，由法律事务部 委托律师代理诉讼，各单位无权委托律师代理公司案件。第三十七条 合同发生纠纷时，合同管理员应报法律机构 备案，同时应

21、迅速收集下列有关证据：、合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、 信函、图表、视听材料等；、有关的票据、票证； 、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、 检测结果等；、证人证言；、其他有关材料。第三十八条 仲裁或诉讼解决纠纷时，由首建公司法律事 务部确定代理人、诉讼方案等，并向首建公司相关领导汇报。第八章 培训、检查与奖惩第三 十九 条 首建公 司法律 事务 部对所 属单 位的合 同管 理工作实施监督、检查、指导并定期组织对经营者和专业人员 进行法律知识培训。各单位应自觉检查合同的订立、履行、管 理工作，发现问题及时纠正。第四 十条 各单 位应对在合 同管理 工作 中做出 成绩 者及 避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。第四十一条 有下列情况之一，造成损失的，按其情节轻 重，给予有关单位及相关人员进行批评、教育或行政处分；违 反国