企业应用文文种与写作

1、 常用应用文写作 练好基本功！ 应用文是什么 应用文是国家机关、企事业单位、社会 团体、人民群众在日常生活、学习、工 作中，处理公务或私务所使用的具有某 种惯用格式和直接实用价值的文章。 应用文和文学作品完全不同。不同点在 哪里呢？ 应用文要素： 文学作品要素 作用的实用性 作用的审美性 写作的纪实性 写作的想象性 记述的朴实性 表达的优美性 行文的简洁性 行文的曲折性 格式的规范性 体裁的自由性 受众的确定性 读者的广泛性 使用的时效性 使用的无限性 “质胜文则野 , 文胜质则史。 文质彬彬 , 然后君子。” 生花宝典起手式 宁心聚神 应用文必须遵循的“三不三要” ： 不能违反法律法规 不能

2、违背规章制度 不能违背上级要求和精神 要针对实际情况 ，明确表达意见。 要多斟酌-指是不是合理，是不是具备可 操作性，会有什么样的效果（后果）？应 该以什么样的态度和分寸去说？ 要多推敲-指文种格式是不是符合？段落 是不是符合逻辑关系？词句是不是准确简 练？ 生花宝典 第一式 搞定文种 应用文的文种：7类N种 1、公务文书：命令、通知、函、决定等 2、事务文书：计划、方案、总结、申请 、调查报告、启事、规章制度等 3、书信文书：书信、辞职信等 4、礼仪文书：慰问信、邀请函、贺电唁 电等 5、会议文书：开幕闭幕辞、领导讲话、 会议记录、会议纪要等 6、传播文书：策划文案、通讯、消息 7、经济司法

3、文书：委托书、合同、诉状 、答辩状等 文种的辨析和使用 貌似差不多的文种 ，我该用哪个 通 知 是向特定受文对象告知或转达有关事项或文 件，让对象知道或执行的公文。 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关 和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关 办理和需要有关单位周知或执行的事项，任 免人员。 使用范围广。在各种法定公文中，通知的使 用范围最广。 使用频率高。 时效性强。通知对时效性具有严格要求，它 所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或 迅速办理。 报 告 报告是向上级机关或业务主管部门反映情况 、汇报工作、报送文件、报告查询事宜时所 写的汇报性文件。 内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机

4、关或业务 主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时 对自己的工作进行指导。 语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述 做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经 验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导 有什么意见、建议 。 行文的单向性：报告是下级机关向上级机关行文 。 成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后, 向上级机关作出汇报, 是事后或事中行文 。 请 示 请示是下级机关向上级机关请求对某项工作 、问题作出指示，对某项政策界限给予明确 ，对某事予以审核批准时使用的一种请求性 公文，是一种常用文体。请示可分为请求指 示的请示，请求批准某种事项的请示 。 请示事

5、项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需 明确和解决的，否则会影响正常工作。 应一事一请示。 一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机 关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下 级机关 应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如 确需越级请示，应同时抄报直接主管部门作 请示与报告的区别 它们都是上行文。区别在于： 1内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的 内容可一文一事也可一文数事。 2侧重点不同。请示是请求指示、批准；报告是陈述 ，侧重于汇报工作，陈述意见或建议。 3行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某 项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了 解下情，

6、掌握情况，便于及时指导。 4行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事 后或者事情发展过程中行文。 5篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及 面较为广泛，篇幅一般较长。 5结果不同。请示要答复；报告不一定要答复。 会议记录 如实记录会议所议的内容和各方意见。 内容的纪实性 。要如实地反映会议内容和各 方意见，不能离开会议实际搞再创作，不能 搞人为的改变和填补。如不能确定，可事后 与相关人员进行确认。 表达的准确性。会议记录是对会议过程和情 况的真实记录 ，要写明针对每个议题各方所 述的内容和意见 ，可以稍作提炼，但应如实 准确地表述主要关键意思，可按照会议进程 或按发言顺序记录。 称谓

7、的明确性。会议记录一般应写明“某人 发言：”。 会议纪要 记述要点的文字 。 内容的纪实性 。要如实地反映会议内容，它 不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的 改变和填补。 表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综 合而成的 ，要应围绕会议主旨及主要成果来 整理、提炼和概括 ，重点应放在介绍会议成 果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐 。 称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称 写法 。如会议决定，会议认为。 会议记录与会议纪要的区别： 性质不同：会议纪要只记要点，是法定行 政公文。会议记录是讨论发言的实录，属 内部事务文书。 功能不同：会议记录一般不公开，无须传 达或传阅，只作资料存档；会议

8、纪要通常 要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执 行。写法不同：会议记录要尽可能的详尽 ，会议纪要需要经过提炼，记载要点，要 明确整理出决议意见和要求。 各种文体怎么写？有啥诀窍 吗？ 生花宝典 第二式 熟悉结构 什么事？- 标题 对谁说？ - 称谓 想说啥？ - 正文 然后呢？ - 结语 谁说的？ - 落款 什么时候？ - 日期 各种应用文的标题: 不同的文种标题不同。总之要看到标题就能知道这是 份关于什么事情的什么文章。 慰问信 邀请函 委托书 XX会议纪要 XX会议开幕词 在XX奠基仪式上的讲话 关于XX问题的调查报告 关于XX的通知 XX公司2015年煤炭采购合同 挥洒青春的汗水，奏响奋

9、斗的乐章XX发电公 司青年突击队开展迎峰度夏保发电主题活动 各种应用文的称谓: 不同的文种称谓不同。总之要看到标题就能知道这是 给谁看（听）的文章。 尊敬的XX领导、各位来宾 （发言致辞） 职工同志们 （讲话大会报告） 各部门、各车间（通知） XX市交通局（函请示报告） XX公司的全体员工（慰问信） 总结、一般报告、启事、新闻稿等无需称谓 各种应用文的正文: 不同的文种正文基本相同点是：写清楚为了什么目的 ，想说什么，交代清楚意思。总之要完正文就能对你 说的意思清楚明白没有疑议了。 下面分别举例来说一下各种应用文正文的结构 会议纪要的构成： 会议概况（时间、地点、届次、组织者 、出席和列席人员

10、名单、主持人、会议 议程） + 主要精神、讨论意见和议决事项 + 落款：签发签名（印章）、日期 （2种写法举例） 会议纪要范文（见范例） 一 般 性 工作计 划 范围：一个单位的工作或某一项重要工作 开头：或阐述依据，或概述情况 ，或直述目的，要写得简明扼要 。 主体，即计划的核心内容，阐述 “要做什么”（目标、任务）、 “做到什么程度”（要求）和“ 怎样做”（措施办法）三项内容 ，既要写得全面周到，又要写得 有条不紊，具体明白 。结尾，或突出重点，或强调有关事 项，或提出简短号召，也可不写结 尾 。 注意事项： 第一，不违背政策和原则，反对 本位主义。第二，切实可行。从 实际情况出发定目标、

11、定任务、 定标准，应当保证可行，能基本 做到，其目标要明确，其措施要 可行，其要求也是可以达到的。 第三，要深入调查研究，广泛听 取意见，反对主观主义。第四， 突出重点。以点带面，不能眉毛 胡子一把抓。第五，防患未然。 要预先想到实行中可能发行的偏 差，可能出现的问题，有必要的 防范措施。 计划的范文（见范例） 方 案 要点： 内容-全面周到 程序-合理明确 细节-细致详尽 表述-简练明了 同学聚会方案 一、聚会目的： 以加深和拓展同学之间的友谊为第一宗旨，以提高全 班之凝聚力为第一目标，以促进大家之间人生体验的经验 交流与沟通为第一目的。道理不多讲，废话不多说，贵在 能到场。 二、原则要求：

12、 坚持AA制原则。每人98元，这么便宜了还等神马？ 请记住多退少补。不许个人全包，有钱也不行，少在兄弟 们面前充土豪。 坚持不带家属或男女朋友。刺激到单身童鞋就不好了 ，特别是当众秀恩爱的那种。 坚持不开车。安全第一，别尽想白马公主的美事儿， 叫警察到河里捞你去就伤感情了。 坚持不讨论年薪、四个轮子、房子多大、包包手机品 牌，除非你喝多了找抽。 三、聚会安排： 1、聚会时间：2014年4月11日下午3：006：00 地点：横店中心街中百大酒店门口自行集合。 2、活动内容：15：00-17:30聊天，17:30-18:00校门口合 影，18：0020:00聚餐，20：1522:15 KTV唱歌。

13、 3、各回各家，各找各妈。醉了的，由还没醉的陪送。愿意 私聊的，自己找地方。 四、自愿者： 1、酒店接待服务：XXX、XX、XXX 2、财务收支：XX、XXX 3、联系场地和布置：XXX、XXX、XX 五、特别说明：欢迎带礼物，特别是以前保留到现在的！ 最好签上以前的外号！ 六、联系方式：QQ83218778，电话：瞎7搭8， XX，男， 未婚，有意者欢迎聚会后单独联系。如不能出席请于X月X 日之前告知。 总 结 的 构 成 开头：概述情况，总体评价。 主体：分段叙述具体工作,总结经验 、成 绩和缺憾、教训。 结尾：明确方向，简要阐述改进措 施。 实事求是、条理清楚、详略得当，每 个部分都可以

14、分段分点写。 总结范文（见范例） 请示的正文构成： XX市经贸委： 为了扩大我XX商品的知名度，向全 国推广，繁荣市场，满足消费者需求， （理由）拟于今年X年X月X日至X月X日 在XX市举办“XX洽谈会”。洽谈会摊位 共XXX平方米，展团由我公司及生产厂 家派人组成，经费自理。（具体事项） 妥否，请批示。 再复杂的事项，写起来也是这两个要素 。 报告的正文构成： 报告缘由（原因、根据、目的） 报告事项（事情的时间、过程、方式、结 果， 意见。） 一 般 工 作 报 告 总体情况 具体做法（经验） 存在问题（原因和后果） 改进意见或者建议 每一部分都可以分段分点来写 企业安全情况自查报告（见范例

15、） 调 查 报 告 要素：调查目的 、调查对像 、 调查内容 、调查方式（一般可 选择：问卷式，访谈法，观察法 ，资料法等） 调查时间 、调查 结果 、调查体会。（可以是对 调查结果的分析，也可以是找出 结果的原因及应对办法等。） 条分缕析，逻辑清楚，最重要的是要 客观公正，叙述中不能带有自己主观 的猜测和偏见。 全 面 工 作 报 告 总结 + 计划 总结以前的工作（成绩、成果、 经验） 说明存在的问题 展望今后的形势 明确目标任务 阐述具体措施 号召一起努力或者表达完成的决 心 通知的构成： 关于召开安全生产会议的通知 各分公司、各厂： 为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产

16、事宜 （目的），总公司决定召开1999年度 安全生产工作会议，现将有关 事项通知如下（过度句）： 1.参加会议人员：各车队队长，修理厂厂长。 2.会议时间：5月3日，会期1天。 3.报到时间：5月2日至5月3日上午8时。 4.报到地点：招待所301号房间，联系人：丁爱国。电话：XXX 5.各单位报送的经验材料，请打印30份，于4月20日前报公司安监 科。（具体事项内容和要求） 特此通知。（结语） XX公司 XXXX年X月X日 委 托 书 严格来说，委托书是一种法律文书 必备要素： 1、委托人基本情况； 2、受托人基本情况； 3、委托事项； 4、委托权限； 5、委托期限； 6、委托人签名； 7、

17、委托时间 法定代表人授权委托书 委托人：AA （姓名、性别、年龄、职务 、身份证信息） 受托人：CC （姓名、性别、年龄、职务 、身份证信息） 现有委托人AA委托CC代表本企业为 （项目名称）的代理人，其权限如 下： 受权代理（具体说明代理的事 项和内容，包括谈判权、签订合同权、代 为承认或者放弃一定权利权等）。 法定代表人： 年月日 各种应用文的结语: 不同的文种结语不同。 漂亮的结语不仅显示庄重、礼貌，而且显 得您非常专业！ 好的结尾也是一种明确的意思表示。说 明我这应用文是为啥写的。 通知的结语： “特此通知。”或者干脆没有结语（假如 前文有了“特通知如下”这样的话）。 致辞、讲话的结语

18、： “谢谢大家！” 报告的结语： 一般用“特此报告”等字样。 请示的结语: : “妥否 , 请批复 . ” 申请的结语： “特此申请” 各种应用文的落款: 落款写全称！或者是标准的简称 有些应用文使用时要在落款处盖章！ 消息（通讯报道 ） 5个W: When, Where, Who, What,Why, 对应：时间、地点、人物、怎么了、为什么 基本特点： 真实性、时效性及文字少、篇 幅小 基本结构：倒金子塔型。把重 要的、吸引人的写在前面。 技巧：善于捕捉切入点 生花宝典 第三式 避免错误 写作错误五花八门 党委、行政、工会关于在职工中开展“ 大干80天，完成全年目标任务”的通知 两个以上单位

19、联合发文，标题中可以省 略发文单位名称，在标题中，除了必要 的书名号，不得使用其他任何标点符号 。 “三教一保、上测所、人肉厂” （安全教育、技能教育、文化教育、实行 互保） （上海地图测绘所）、（人人肉联加工厂 ） 在应用文中，简称要规范，或者符合大 众约定俗成的习惯，避免产生歧义。 “完成工作将近100多项” 数字不准确，不严谨。 （逻辑方面）：有一份请示： XX市教育局：为了给我校创造良好优越的 教学环境，贵局帮我们做了大量的工作， 尤其几位领导，日理万机，在百忙中亲临 视察多次，使广大教职员工十分感动，上 次批准的校区改造经费实在是千里送鹅毛- -礼轻情意重！尽管如此，大家还是自己 动

20、手，省了不少费用。但由于 客观原因，基建工程中出现了不可预测的 费用，我校经慎重研究，决定适当增加部 分基建预算，可否，望批准！ 汗。晕。怒！ 汗：除了拍马屁，你到底还想说什么？ 晕：钱到底是省了，还是不够？不够的“ 不可预测的费用”到底是怎么产生的？还 缺多少？ 怒：你们都慎重研究后决定了，还问我可 否，还要批什么？ 因此，应用文需要意思明确，用语中性， 简洁明了，逻辑清晰。不能前后矛盾。 (用语字词)“今秋以来，我乡棉花长势原 是极好的，可谁知待到花落时，最后收成 却是少好，往年每亩能收十七八担的，今 年只能收13、4担，如贵上级能拨冗派员 指导那才好，如果再拨款相助就太好了。 专此报告。

21、” 算你狠！甄嬛村姑，咱能好好说话不 ！ 应用文语言讲求规范，数字的写法也要 规范。不用地方特点的口语化。 （修正）今秋以来，由于天气骤变原因 ，我乡的棉花收成受到严重影响，实际 收获由原来的XXkg/亩下降到了XXkg/亩 ，下降幅度达xx%,故盼贵局及时派员指 导，并提供适当资金支持。 专此报告。 消息的修改范文（见范例） 生花宝典 第四式 搞定应用文 计划、总结、报告、 委托书， 通通来吧，偶很强大。 。 困 扰 解 决 写东西不知从何说起有木有？ 想想结构和要素，想想自己 想说什么？ 领导说了半天，好像听懂了，真 的提笔，不知道写的意思对不对 有木有？ 练习理解和提炼 洋洋洒洒一大堆，

22、好像还没把意 思说清楚有木有？ 没事操练段落和造句吧！尽 量用最短的话把意思表达清楚， 逻辑伤不起啊 一大推东西想写进去，但是写起来 很啰嗦有木有？ 练习归类、概括并准确表达 比如： 假如一个单位，经理和会计都请了 长病假，机器突然故障，有人偷懒 不干活，业务量急剧下降，这些现 象要是在公文中该怎么表达？ 经营管理出现了严重困难 56 提 示 层次序号 第一层为 一 第二层为（一） 第三层为 1. 第四层为（1） 若有更小的层则用“” “必须为同一段” 57 文字和排版要求 1.文字排版要求：22行28字 2.字体字号要求：3号黑色仿宋体 3.数字使用要求：国标GB/T 15835-201 5

23、8 提 示 科技工程类文稿层次序号层次不宜过多， 通常不应超过4级，即： 第1级 1 第2级1.1 第3级1.1.1 第4级1.1.1.1 每级为一段 序号应左侧顶格书写。 59 提 示 汉字数字的使用 （一）长期已来约定俗成的定型的词语、词组、成语、短语、惯用语、 缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如： 一概、九州、三翻四次、八仙过海、零点方案、二一添作五、见其一未 不管三七二十一、九牛二虎之力、行百里者半九十，等等。 （二）星期、季度的表述及规范化简称、统称用语需使用汉字型数字， 如：星期一、第四季度，二万五千里长征、十六届四中全会。 （三）中国历史纪年、干支纪年、

24、夏历月日、各民族非公历纪年的表述， 应使用汉字型数字。如万历十五年、正月十五，等。同时，为了表达得 更加明白清楚，可在它们的后边用阿拉伯数字进行括注。如康熙二十一 年（1682年）。 （四）相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字，且之间 不能用符号隔开，如:“三四天”不能写成“三、四天”，“八九万套”不 能写成 “八、九万套”。 （五） 含有月、日简称以表示事件、节日或其他特定意义的词 组，应使用汉字数字。如果涉及到一月、十一月、等因数字的重 复性或连续性可能引发歧义的，要将表示月和日的数字用间隔号 “”隔开，并加引号。如：“一二八”事变（月日）、 “一二九”运动(12月9日)，若写作“一二八”事变、“一二九” 事变，则可能理解为“12月8日、”“1月29日”，进而也就违背 了历史事实。涉及其他月份的，不必使用间隔号，但是否使用引 号，则视事件的知名度和社会的习惯使用而定。如“五四运动”、 “五一国际劳动节”、“九一三”事件、“七七事变”等。 原则：庄重典雅用汉字，清晰准确用阿拉伯数字 应用文写作要领及体 会 在实际写作中的顺序： 谋篇。在搞清楚角色的基础上确定目的、立意、分寸。 分层。也就是排列段落。这些对开始练习的人来说有可能不是一下 子可以