汉高（中国）投资有限公司化妆品总部年会公关部会议接待方案教学内容

1、2011届外语系应用英语毕业设计项目名称：汉高（中国）投资有限公司化妆品总部年会公关部会议接待方案策划团队：汉高（中国）投资有限公司北京分公司公关部组长: 杰克（汉高（中国）投资有限公司副总经理）执行组长：欧文（北京分公司公关部总监） 艾丽（桂林分公司公关部经理）成员：李、安、JOHN、JIM、TOM、LJ、ANDY、VIVIAN目录摘要3关键词3公司简介及年会背景3、 公司简介3、 年会背景3活动主题、目的，时间地点及日程安排4一、会议主题及目的4二、会议时间及地点4三、接待小组及成员5四、日程安排5活动开展6一、会前准备6二、会中安排8三、会后安排8接待注意事项、及会议应急方案8一、注意事

2、项8二、会议应急预案8一)事故防范8二)事故处理9三）报告制度 9四）主要责任人 9接待费用预算 9策划预期9参考文献10英文摘要10致谢11本人声明11汉高（中国）投资有限公司化妆品总部年会公关部会议接待方案摘要:会议接待是会议工作中的重要部分之一,而做好会务接待策划是会议接待的前提。本策划方案从会前，会中，会后分别阐述了接待工作的重点，难点及预计出现的问题及对应的解决方案。侧重从公共关系礼仪，公关危机以及公关策划等角度对会议接待进行策划。理论与实践相结合，注重实效性。关键词：接待，公关，策划，实效性公司简介及年会背景一、公司简介：汉高是一家拥有130多年历史的跨国集团，全球有125个国家和

3、地区的消费者信赖汉高的品牌和技术。汉高是财富500强企业。通过品牌和技术，汉高有三大战略业务领域：家用护理，个人护理和汉高粘合剂、密封剂及表面处理。2008年，汉高实现销售额141.31亿欧元，运营利润14.95亿欧元。汉高全球总部位于德国的杜塞尔多夫。汉高在全球超过125个国家拥有5万多名员工，其中80%以上为海外员工。“A Brand like aFriend”是汉高的承诺。汉高致力于通过汉高的品牌和技术使人们的生活更轻松、舒适和美好。“汉高品质”代表着产品的高性能和便捷。这一品质承诺同样适用于我们产品的环保性，对消费者的相关安全性以及核心企业价值观，如顾客为本、人力资源开发和可持续性发展

4、。经过十多年不断的投入和维护，汉高旗下非常多著名的国际品牌如施华蔻（Schw arzkopf）、乐泰(Loctite)、百特(Pritt)、百得(Pattex)、美德兰(Metylan)等在中国市场上家喻户晓，而汉高产品的卓越品质更是在国内消费者心目中建立了“汉高品质” 的美好形象和消费信心。与此同时，汉高积极实行本土化战略，发展本地品牌，包括孩儿面、光明、熊猫和汉港等。1988年，汉高在北京成立代表处。1990年，其在国内第一家合资企业成立。过去的20年中，汉高中国业务发展迅速，迄今为止投资总额超过四亿美元。二、年会背景：作为汉高家族的一员,汉高中国致力于发展本地经济，积极承担社会责任，是具

5、有竞争力，关心员工的企业。迄今为止,中国地区员工约有4000人。2007年6月，汉高亚太及中国总部落户上海张江高科技园区。总部大楼建筑面积近33,159平方米，包括办公区域、研发中心及培训中心，能容纳700名员工。汉高化妆品/美容用品事业部旗下非常多著名的国际品牌：如时尚的“Schwarzkop f施华蔻”品牌等,与此同时，汉高积极实行本土化战略，投入大量的资金和技术，利用先进的生产和管理经验发展本地品牌，有：遮盖白发专家的“光明”，代表时尚发彩的“ 蓓泽丝”，“孩儿面”儿童护理系列，大众化的“可蒙”护肤洗发系列、本地品牌在产品系列的深度和广度上得到完善和发展，在激烈的市场竞争中展现出更强的活

6、力。为进一步开拓中国市场,总结过去展望未来,特召开此次年会。活动主题、目的，时间地点及日程安排一、会议主题及目的：为了增强本公司的综合竞争力，提高产品质量和管理水平，表彰先进，特召开本次年会。会议的重点是表彰先进，总结过去的一年，讨论研究新一年的工作任务，提高产品质量和创新生产能力。二、会议时间及地点： 拟定于2011年4月7日10日。广西桂林，榕湖饭店。地点选择背景分析：1）汉高公司是历史悠久的世界财富500强企业。实力雄厚，国际化程度较高。此次年会的地点，根据对比分析，现决定为中国桂林。其一，桂林作为国际著名旅游城市，与公司主打天然、绿色产品，环保的企业文化相互辉映；其二，汉高在桂林拥有子

7、公司：桂林汉高洗涤剂有限公司，该公司成立于年月，是桂林合成洗涤剂厂和德国汉高公司的合资企业。主要产品有桂林牌洗衣粉系列，独秀牌液体洗涤剂系列，桂花工业洗涤剂系列及欧洲著名品牌 威白特效洗衣粉。2）桂林榕湖饭店始建于1953年，一直是国家元首、政府首脑、众多的世界知名人士下榻的地方，在桂林拥有其独特而深厚的历史与文化。饭店座落在风景如画的榕湖西畔。为建设企业文化创办的“中华金石园”，“石因印而有灵，印因石而生趣”透出民族文化内涵与艺术石雕的秀丽大器。桂林榕湖饭店拥有设备完善的客房；1600个餐位可供休闲；数千平方米的停车场恭候大小汽车； 商务中心及时提供快捷服务。另外，饭店还设有网球场、美发厅、

8、卡拉OK厅、KTV包房、桑拿按摩、足浴等娱乐设施。饭店特设7个风格各异的大小会议厅。其中国际会议中心按照国会厅的风格装修布置，可同时容纳450人的会议/宴会，中心会议设施齐全，配备六声道的同声传译系统以及升降式大屏幕，多媒体投影仪等设施。每个会场均配备先进的现代科技的灯光、音响系统。会议场地布置灵活，适应各种形式的宴会、国际会议、新闻发布会、研讨会及学术论坛会的需要。会场休息区可看到美丽的榕湖美景，为会议提供良好的会议环境。三、接待小组及成员：北京分公司、桂林分公司公关部组长: 杰克（汉高（中国）投资有限公司副总经理）执行组长：欧文（北京分公司公关部总监） 艾丽（桂林分公司公关部经理）成员：李

9、、安、JOHN、JIM、TOM、LJ、ANDY、VIVIAN四、日程安排（表1）：日程安排第一天6日第二天7日第三天8日第四天9日第五天10日第六天11日会议组委会负责人到达桂林（资料准备、工作人员安排、落实客户到达时间及航班号等）会议代表报到（全天候桂林两江机场接机，入住桂林桂林榕湖饭店，晚上用特色自助中餐及巴西烧烤）全天会议（领导发言致辞、各区域代表交流、年度产品成果展示等），晚上举办晚宴。上午会议；下午旅游观光（下午3点酒店门口集合出发，游览，参观桂林城徽象鼻山，晚宴后船游桂林两江四湖，观夜景）旅游观光，前往阳朔，游览世外桃源，大榕树景区游览，下午安排特色民族表演及特色风情表演上午返桂林

10、入住榕湖饭店全天候送机（根据客户不同航班时间安排送机）活动开展：一、会前准备1、确认出席会议人员名单，性别及国籍，民族与宗教以安排食宿。(李)a)同各分公司确认出席会议代表名单，以及大会发言人，主持人，以便有关人员及时做好准备并制作会议材料。b)确认会议代表性别、宗教以及禁忌，以便安排住宿、饮食。提前同酒店餐厅协商好有特殊要求代表用餐问题。为外宾同餐厅协商提前安排西餐。2、预订并确认酒店客房、餐饮及会议中心的安排情况。(TOM、VIVIAN)a)客房：桂林榕湖饭店（表2）入住时间退房时间房型房数/天单价人数4月7日4月10日豪华套间2080020单间3030030豪华标间108200216行政

11、标间50200100b)餐饮：桂林榕湖饭店（表3）开餐时间餐类餐标（元/人）数量开餐地点7-10早餐自助房含早（餐劵）370人阳光食府7日午餐巴西烧烤48元/人50人阳光食府8日午餐商务午餐300元/桌30桌秋韵厅8日18:30宴请1000元/桌35桌国宴厅8日下午茶歇30元/人300人会议中心廊厅附:菜单l菜单1：8日宴请1000元/桌：精美小冷碟、竹荪干贝汤、吊烧黑鬃鹅、薣油红葱鸡、姜葱漓江虾、清蒸桂花鱼、银杏红菇豆、水果拼盘、花肉扣山瑞等l菜单2商务午餐300元/桌：精美小冷碟、老火煲靓汤、风味琵琶鸭、珍珠肉丸子、时菜炒牛肉、桂林芋头煲、清蒸漓江鱼等c)会场事宜（表4）日期会场会场形式人

12、数备注7日晚上国际会议中心剧院式彩排20：00-22:008日上午A室U型259:00-12：008日下午国际会议中心剧院式37014:00-17:309日上午国际会议中心剧院式3009:00-12：009日上/下午九岗岭会议室课桌式709:00-12：003、制作会议横幅及宣传册、印刷会议手册。订购鲜花、会议文具用品。布置会场、设置会议签到台（JOHN、ANDY、JIM）a)制作好会议条幅及宣传册、并于会议前一天悬挂于会场。b)印好会议材料，订好会议文具并分装好文件包。c)用少量鲜花、绿色植物装扮好会议场地。摆放好投影仪及幕布。检查好音响设备。d)合理安排主席台。（如下图）7531246主席

13、台4、确认各个代表航班到达时间，制作接机欢迎牌、安排机场接待人员，机场迎接。确认接待规格及交通车辆安排。设置酒店大堂会员代表签到台。（安、LJ）5、用车座位安排a) 各公司副总经理及以上职务者采取高等规格接待，由杰克（汉高（中国）投资有限公司副总经理）亲自接待，并准备壮族绣球，为每位领导带上。用车安排为GL8，司机王师傅（13665 8*56）用车座位安排如右图。b) 其它代表采取对等接待，一律在机场等候，乘坐接机大巴，入住酒店。司机蔡师傅（12 3455*）c) 提前在榕湖饭店大厅设签到台一个。客人到达酒店后，在榕湖饭店6号楼报到领取会议材料并办理入住手续。二、会中安排1、会议前30分钟前进

14、入会场；检查好会议音响设备、话筒、投影仪等，确保无任何问题。2、准备好会议茶水、摆好矿泉水3、会场入口设会议签到台，每次会议签到，并统计好会议出席人数，并报于会务组负责人。4、引导领导与会议代表进入会场。三、会后安排1、协助会务组做好会后会场清理。2、陪同引导会议代表进行观光旅游，负责行程事务。3、协助好会议代表办理退房手续、处理退房过程中的一切问题，并引导会议代表在相应的时间乘坐大巴，前往机场。4、相应人员机场随时做好送机准备。接待注意事项、及会议应急方案一、注意事项1、会议接待期间，所有人员正装出席接待，注意个人仪容仪表。2、注意细节，做到周、细、全。注意礼仪。3、定期向主管领导汇报接待情

15、况。有重要情况或突发事故及时汇报领导，做好交接班工作。4、提高公关危机意识和处理公关危机的能力。安排好值班工作。二、会议应急预案一)事故防范1、举行重要会议前做好安全纪律教育，定岗、定位、定责。2、召开重要会议前针对本次会议具体要求，做好应急预案和防范措施。3、重要会议的场地、设施须符合安全要求，消防设施须保证，会场重地出入和通道要畅通，便于疏散，若夜间开展活动，须有足够的照明设备，停电时要有应急措施。4、承担重要会议会务工作前必须向主管部门申请，报公安部门审批。二)事故处理1、如遇突发事件，突发事件领导小组成员应立即赶到现场，采取果断有效措施， 运用相应的对策尽快解决，防止事态扩大。2、接机

16、时若遇到航班晚点，在允许情况下，专人机场候机。特殊情况下，有客人自行选择交通工具到达酒店。3、若临时交通车辆不够。事前准备多家租车行联系电话，以便在紧急情况下临时增加车辆。4、临时有代表身体不适。会前适当准备常用药品箱，若严重情况下，有接待同志之一负责，陪同客人去医院。5、若遇到火灾等。会前彻查安全消防通道，保证一直通畅。会前进行火灾现场逃生情景演练。确保消防设备正常运转。三）报告制度：发生事故负责人员要立即报告领导并通知会务组办公室及有关科室，不得迟报瞒报。四）主要责任人总公司杰克（汉高（中国）投资有限公司副总经理）接待费用预算（表5)项目数量单价合计房费见表2见表2168,000.00餐饮

17、见表3见表324,900.00会议场地5200010,000.00会议牌、横幅360180.00绿色植物、鲜花1030300.00总计203,380.00策划预期本策划方案,采取严谨、周到、细心的原则，在接待过程中起到重要参考。灵活对待，必定取得此次接待任务的圆满完成。参考文献1张玲莉： 国家职业资格培训教程三级秘书G中央广播电视大学出版社,2006年2原一平日本: 一切从微笑开始M.陕西师范大学出版社,2009年3张玲莉：公共关系原理与实务 C. 高等教育出版社, 2009年4金正昆：社交礼仪教程G中国人民大学出版社，2009年PR Conference reception programs

18、For annual meeting of the headquarters of cosmetic, Henkel (China) Investment CorporationAbstract: The reception is an important part in the work of the Conference, while the Conference Reception plan is a significant prerequisite of Conference reception. This plan from the pre-session will be, respectively, after the meeting elaborated on the focus of the work, difficulty and expected problems and corresponding solutions. Focusing on PR angles to plan theConference reception，such as public relations etiquette, public relations crises, It has combined theory wi