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文档简介
1、采购、仓库管理制度及流程一、目得为了进一步健全企业釆购管理制度,规范物资釆购流程,提高公司采购效率, 明确岗位职责,保证采购工作得正常化、规范化,加强与各部门间得配合,特制订本 制度。二、适用范围适用于本公司所有采购得物资及耗材品。三、基本原则采购就是一项重要、严肃得工作,各级管理人员与采购经办人必须高度重视。 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”得原则,并综合考虑质量、价格因素, 择优选取。四、工作程序(-)采购申请1、采购之前,申购人应向仓库询问所需物资就是否有库存,以免重复釆购。 申购部门应至少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做得物资,应 酌情提前,给与采购部门充足得采购时间。各
2、部门申购人应依据所需物资得名称、规格、数量、需求日期及注意事项 等,填写采购计划单(表1),并以每周四下班时间为结点,向行政部发送下一周 采购计划,逾期将自动划分为次次周采购计划。物资釆购计划单山钉钉系统上报审批流程,经各部门领导审批后由行政部 接收,汇总后派专人负责采购,行政部统一保管与发放。物资采购计划单请规范填写,并尽量详尽。填写不规范或漏填得”将退回重 新上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符得,山申购部门 自行负责。如因特殊原因出现无法提前计划得紧急申购事项,则山申购部门负责人与 行政部负责人直接沟通,并同时填写紧急申购单(表2)上报审批流程。7、若撤销采购,应立即通
3、知釆购部门,以免造成不必要得损失。(二)采购流程1、采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购计划,并做好相应工作 安排。2、采购工作应在相关申购审批流程结束后开始进行;紧急申购可酌情处理。 到货后必须严格检查货品数量、质量等就是否符合要求。如不符合,应及时进行退换货处理;符合得货品做好采购台账,并办理入库登记。(三)采购付款方式采购人员以审批结束得采购讣划单或紧急申购单为依据,到财务 部备案后,办理借支采购费用,或通知财务办理汇款手续。借支款项专款专用,不得用于与借款用途无关得开支。如无需开支时,借款 人应主动归还财务部门借款,部门负责人及财务部需检查借款得使用。借支采购金额以实际采购发票、
4、收据等为准进行核销。财务部与釆购人员 做借支核销时,若所借金额大于报销金额,需把多余金额退回财务部,不得以私人 借支形式与财务部挂账。4、若因故无法提前进行釆购借支,则需采购人员进行先行垫付,并尽快将发 票或收据提交财务部门办理报销手续。由财务部门直接付款得、有订金或滞纳金等形式得分期式付款,需釆购人 员与财务部门配合,确保付款得及时性与准确性。(四)入库流程1、采购物资验收后,仓库管理员需及时与釆购人员交接,填写入库单(表 3),办理物资入库。商品核验无误后,仓库管理员依据入库单及时进行物资登记,更新库存账目, 详细记录商品得名称、数量、规格、入库时间、存货单位等,做到帐、货相符。3、将入库
5、物资放入仓库,保证仓库整洁有序。(五)领用出库流程1、领用部门需先填写领用出库单(表4),再进行物资领取。2、为倡导节约节俭,一般得常用物品损耗,需以破旧换新。3、仓库管理员根据领用单,及时更新库存台账(表5)。(六)采购流程图如下:(-)采购经办人行为规范1、采购人员应严格按照本制度进行采购作业,采购完成后及时进行备案并 确保备案材料真实、齐全。2、采购人员应合法发展与供应商得关系,在执行业务得过程中,要遵守所有 适用于业务得法律、法规。3、采购人员应尽职尽责,不能接受供应商任何形式得馈赠、回扣或贿赂。(二) 采购部门职责1、接收采购计划单后,应优先查瞧库存物资,以库存为优先使用。2、无法于
6、申购部门需求日期购置完成得,应提前通知申购部门。无固定供应商得物资种类,釆购经办人员必须货比三家,综合考虑到货时 间、价格、质量、发票等方面,方可进行采购;有固定供应商得,需注意价格变动, 保证到货时间。4、需要外出采购得,应先获得部门负责人同意,并进行外出登记。外出期间禁 止从事与采购工作无关得活动。需签订交易合同得,应优先确保公司利益,准确填写交易内容、价格、时间 地点、付款方式等相关信息,按公司合同审批流程进行审批上报。审批通过方可 进入采购流程。为了节约釆购成本与提高釆购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购得 方式统一采购,寻找供应商并签定年度供应协议,减少紧急采购。7、公司规定得定期
7、福利性物资采购,无需采购讣划申请,但要做好出入库台 账。各类物资均应向正规商家釆购,原则上要求所有采购物资均应开具发票。 实在无法开具发票得,必须有收据。网络采购应保留聊天记录及付款证明。(三)采购经办人职责1、建立供应商资料台账与价格记录。2、进行询价、比价、议价及定购作业。3、所购物资得品质、数量异常得处理及交期进度得控制。4、建立采购台账,做好釆购记录。5、及时与供应商进行发票索要及对账工作。(四)仓库管理员职责1、应严格按照流程要求进行出库、入库得办理,并及时、准确维护库存及相 关账目。2、实时监控常用消耗品得库存量,当库存量降到安全库存以下时,及时上报 申请补仓。3、物资得领用,原则上釆用先进先出得方式。保证仓库环境卫生、过道畅通,并做好防火、防潮、防盗等安全防范工作, 并学会使用灭火器等工具。监督任何人不得在仓库内吸烟。5、若仓管人员变动,须在盘库后办理交接手续。(五)库存盘点仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定
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