第四章常用公文的写作要点

1、第四章常用公文的写作要点第四章常用公文的写作要点一、公文写作的原则合法性（1）符合党的基本路线和国家的宪法、法律；（2）符合本系统、本 机关主管业务方面的有关法规、规章；（3） 了解同层次有关系统、机关的重要决 策并与之保持一致。实效性。（1）根据需要发文，反对形式主义与文牍主义。（2）公文的内容务求符合客观实际。（3）注重时效。规范性。要求主题明确，结构完整，格式规范。4严谨性。要求用语庄重严谨，简明通顺，平实得体。二、公文写作的程序写作前准备：（1）明确要求：（2）确立主题；（3）选择文种；（4）收集资料； （5）选择表达方式。撰拟文稿。（2）安排结构；（3）拟写提纲；（3）撰写文稿。审核

2、修改。三、选择文种的依据公文文种主要根据下列依据进行选择：国家关于公文处理法规中有关文种的规定；发文者与受文者之间的工作关系；制发机关的职责地位；行文目的。四、公文开头（导语）的主要形式文体制发根据和目的；概述制发背景揭示全文主题阐明基本观点；以提问的方式写明公文的结论；表明批准、批转或转发执行的态度；7表明贺意、谢意、敬意。五、公文结尾（结语）形式举要使用专用词语、总结全文；概括与深化主题；再次强调行文目的或陈述具体要求；发出号召，提出希望要求；5说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。六、书写文稿的要求撰拟文稿应用具有规范格式的发文稿纸。文字、图形、符号均应写在图文区

3、内。使用碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁等，原则上不使用圆珠笔和铅笔。对人名、地名、时间、数字、引文必须准确具体。引用公文须先引标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日并使用国家法定计量单位。结构层次序数依次为一、（一）、。8文内使用简称一般应先用全称，并注明简称。公文数字，除成文时间、部分结构序数和作为词素的数字必须使用汉字外，都应使用阿拉伯数字。七、规范性文件的特点：文件所针对问题具有普通性。文件内容具有强制性。生效程序严格。语言运用规范。效用上具有独立性。八、条例、规定、办法的结构标题。一般由内容加文种构成，必要时可在文种前加 暂行、试行、 实施、补充等限定词。发布或通过或生效日期。标注于标

4、题之下用圆括号括入。正文。（1）总则，阐明制定目的、依据、适用范围，有关定义、主管部门。 （2）-分则，阐明具体的规范内容（3）附则，阐明施行程序与方式、施行日期、有 关说明事项。九、规范性文件的写作要求维护文件的高度一致性。维护文件的高度严密性。维护文件的条理性。维护文件的简明性。维护文件的稳定性。维护文件的连续性。十、命令（令）的适用范围命令（令）用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门、省、自治区、直辖 市人民政府以及省、自治区政府发布规章；国务院及其各部门，县级以下（含县） 人民政府采取重大行政性强制措施、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定。一、命令（令）的特点及结构。特点：（1）

5、具有法定的强制力 限定发布权限。（3）限定内容结构：命令（令）的总体结构由标题、正文、发布机关名称、发布日期、 印章或领导人签章五部分构成。标题由发文机关、内容和文种构成，根据不同的 内容性质命令、令、嘉奖令、特赦令、通令等。十二、命令（令）的分类与各类令的撰写要点发布令。用于发布行政法规与规章，赋予所发布的法规、规章以立即生 效并予以施行的法定效力。行政令。用于采取重大强制性行政措施，实施行政领导和指导。任免令。用于发布任免事项。一般以令的名称颁布。嘉奖令。用于嘉奖有关人员。5惩戒令。用于惩戒有关人员或撤销下级机关不适当的决定和命令（令）。十三、决定的特点与结构决定是国家行政机关用于重大事项

6、或重要行动作出安排时使用的具有规定 性与决策性的公文，决定有三大特点：即规定性、指导性、稳定性。结构一般由标题、成文时间、主送机关、正文、制发机关几大部分组成。十四、决定的写作要求1决定的内容要求合法并符合实际。2决定的结构必须合理，文字必须精炼。十第四章常用公文的写作要点第2页五、决定的分类与各类决定的撰写要点对重要事项（事件）作出处理或安排的决定。撰写这类决定，要求主题集 中，重点突出；根据充分、事实准确；观点明确、入情入理；词语概括、简要。对重大行动作出安排的决定。撰写这类决定，首先要讲清形势；其次要 具体清楚地阐明重大行动的方针政策、原则、措施和步骤；最后要求层次分明， 词语严谨、庄重

7、，词义明确，语气肯定。规定重要管理原则、办法的决定。撰写这种决定，一般按条款形式安排 内容，重点写明应当做什么和怎样做，词语概括庄重，准确有力，语气坚决肯定。十六、指示的适用范围和特点指示用于布置工作，阐明工作活动的指导原则，是上级领导机关制发的指导 性公文。有如下特点：法定作者广泛，不限定制发范围。具有强制约束作用。内容广泛、具体十七、指示的结构与写作要求指示的结构由标题、主送机关、正文、制发机关名称和成文时间构成。指示的写作要求是：有明确的政策依据和法规依据。从实际出发，具有明确的针对性。指示的内容要求明确具体，即工作原则明确政策界限清楚，措施与方法 具体；文字表述简明易懂，条理清晰。十八

8、、通告的适用范围及其特点通告，用于在一定范围内公布需要各机关、 团体、企事业单位广大人民群众 需要遵守或周知的有关维护社会主义国家秩序， 加强经济建设与行政管理的政策、 措施与行为规范或其他需要引起警觉与注意的事项。 具有两大特点：一是具有知 照性与约束力，二是具有专业性。十九、通告的结构与写作要求通告的总体结构由标题、正文、发布机关名称与成文日期构成。其写作要求 有三：1内容明确具体2 分条列项表述，用语简明易懂3 勿滥制发通告，维护其严肃性.二十、通知的适用范围和特点通知，是机关常用的公文，主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机 关的公文，批转下级机关的公文；要求下级机关办理和有关单位

9、需要周知或者共 同执行的事项；任免和聘用干部。其特点为：应用广泛，使用频率高。一是不受内容轻重繁简的限制；二是通知的作 者广泛。内容单纯，行文简便。具有执行性。通知多用于下行文。二十一、通知的写法指示性通知。写作时，要求明确交代制发通知的政策依据、法规依据及 行文目的，并说明需布置的工作任务与执行要求。 在写作上与指示的区别是，一 般不用命令和告诫的语气。知照性通知。在写作时要求将说明的事项简要而周密地原原本本交待清 楚，不必予以议论评价和阐发意义。转发公文的通知。有两种写作方法：(1)以简要的文字写明所转发公文的 制发机关、标题与转发机关的原则要求。(2)结合实际工作情况，对受文单位提 出如

10、何贯彻执行的指示性意见。批转公文的通知。在撰写时，也有两种方法：(1) 对批转的公文表明态度或作出评价与简要批示。(2) 在表明态度之后，还要针对批转公文的内容，作进一步的阐述与论证， 指出意义、执行重点与执行要求以及注意事项等。发布规章的通知。在写作时一般需要说明印发的意义和施行的要求，用 以履行发布生效的程序。会议通知。在撰写时一般有三种形式：(1) 人数较少的一般性会议、只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、 与会人员、准备事项即可。(2) 内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚名称、期限、 报到时间、地点、与会范围、差旅费报销方、准备事项与注意事项、入场凭证、 联系单

11、位、联系人、联系电话号码等。(3) 对于十分隆重的会议，在会议通知之后，还应附上会议日程安排和有关 证件。任免与聘用干部的通知。在撰写时，需以简要文字分条列项写明任免的 机关(会议)、日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。二十二、通报的特点及结构通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。其特点为：具有教育性质。通过事实与数据来表达作者的观点和意图。具有较强的时效性。其结构为：标题。由发文机关、事由、文种三部分构成。主送机关。(有时可以省略)正文。开头写明批评或表彰对象的基本情况；中心部分写明需批评或表 彰的事实；结尾部分写明批评或表彰的决定，同时提出希望、要求。若情况通报 则写明针对情况所

12、提出的对策。通报的日期二十三、通报的写作要求内容必须典型。材料必须真实应使用说明与叙述的表达方式，叙事平实具体，分析入情入理。其中： 表彰性通报，重在把事迹写深写细；批评性通报除要求平实准确之外， 还要注意 不良影响；情况通报，应写明通报的情况，应采取的对策和希望与要求。二十四、报告的适用范围及特点报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议及答复上级机关的询问的使用的陈述性公文。根据内容可分为工作报告、调查报告、答复询问的 报告。其特点如下：使用普遍，适用面广。报告不需要批复。报告一般使用叙述的体裁。二十五、工作报告的写作要求 宜采用概括叙述的表达方式。避免逻列具体事实与数字。 重点

13、突出，中心明确。报告的内容应具有信息价值。点面结合。实事求是。不能夹带请求事项二十六、调查报告正文的写法及要求 写法：(1) 开头部分。说明调查工作的基本情况；概述调查对象的情况；以 议论、提问的方式揭示全文主题。(2) 主体部分。按内容分列若干问题或若干方面，分别叙述；按时间顺序或工作发展阶段安排层次；按照对比的方式安排层次；综合两种方式安排 层次。即纵横结合式。(3) 结尾分。以简要的文字概括全文，进一步点明主题；展示前，寄托 希望，发出号召；对报告内容作必要的说明；不写结语，让报告自行结束。写作要求：(1)深入地进行调查研究。(2)在调查研究中提炼正确的主题(3) 必须真实而准确地反映事

14、物的本来面目。(4)文字表述要求灵活、生动。二十七、答复询问的报告的写作要求答复询问的报告，是下级机关答复上级机关询问时使用的文种，写作要求如下：在开头处照应有关询问的内容和来文日期。内容集中。有针对性地回答上级机关询问的问题。内容准确。不夸大成绩，不掩饰过失。4用语简明、得体、分寸适宜。二十八、请示的特点与结构请示，属于下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性公文。其特点如下: 是一种使用比较广泛的上行文。属于要求领导机关必须予以回复的公文。内容属于本机关职权范围内无权处理或难以处理的问题或事项。 表达方式上采用叙述和说明，忌用议论。请示由标题、主送机关、正文、附件标记、制发机关名称与成文时

15、间五大部 分组成。二十九、请示的写作要求观点明确，申请的理由与事项清楚具体。层次清楚，文字表述明确具体。主题集中，一文一事。正确选择主送机关，不要多头主送。5文字表述简明、简体。三十、批复的特点及写作要求特点： 权威性。 被动性。（3）针对性。写作要求：（1）行文前认真地进行调查（2）批复的意见应明确、具体可行。（3）批复的内容必须围绕请示的事项逐一答复。三一、批复的结构批复的总体结构由标题、主送机关、正文、制发机关与成文时间四大部分构 成。1 标题。标题要写明发文机关、内容和文种，与其它公文的不同在于，批复 一般在标题中标明作者对所请示问题的态度。主送机关。批复的主送机关与请示的发文机关对应

16、。正文。开头部分写明来文（请示）的日期和内容。中心部分写明批复的内 容。结尾部分，用专用语结束全文。三十二、函的特点结构函，指公函，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作、 询冋和答复冋题， 向有关主管部门请求批准等。函具有以下等点：灵活简便种类多、使用的频率高。具有公文的法定效用。函的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关与成文时间几大部分标题通常写明发文机关、内容与文种。主送机关是对函负办理或答复责任的机关。正文一般包括三部分内容：（1）制发函的根据与理由。（2）商洽或询问（答 复）以及请求批准具体事项。（3）结尾。三十三、函的写作要求以简要的文字、将需商洽、询问（答复）、申请、知照的事项

17、（问题）明确、 具体地交待清楚。用语谦和，讲究礼节。函是正式公文的文种，必须行文郑重。一切按正式公文的格式进行。三十四、函的分类与各类的撰写要点函按内容可分三大类：商洽公务的函。这种函在写作时先写制发函的根据或理由，而后陈述需 要商洽的具体事项。最后提出予以复函或予以尽决办理的具体要求。询问或答复问题的函。即问函或复函，前者要求集中询问一个问题，方 便对方尽快答复。复函要求针对来函内容给予确切答复。 先明确表明意见，然后 说明理由或提出具体的处理的办。请求批准的函。用于向平行或不相隶属的主管机关请求批准有关事项。 撰写时，要求理由充分，事项明确清楚。并在最后提出具体要求。三十五、会议纪要的特点会议纪要，用于记载和传达会议情况与要求有关单位共执行的议定事项。是机关贯彻会议主要精神与议定事项的重要依据，也是检查议定事项执行情况的凭 据。它的特点是：会议纪要制成于会议后期或会议结束之后。2会议纪要具有一定的约束力，要求与会单位或下属单位予以遵守或执行。具有知照性、参考性、规定性、协议性、指导性等多种性质。会议纪要的结构由标题、成文时间、正文三大部分构成。成文时间一般 标注于标题的正下方，外加圆括号。三十六、会议纪要的分类及其正文的定法会议纪要，可以为例会、专题性业务