[分享]采购的五大要素

1、 分享 采购的五大要素采购的五大要素采购的五大要素包括供应商、时间、价格、数量以及品质。采购人员的工作便 是要在合适的时间里，从合适的来源中以合适的价格、品质和数量获取物料或服 务。这里的“合适”二字是会不断演变的。严格来说，应该解释为从“合格的”供 应商(Right Supplier)，在“需求的”时间(Right Time)内，以“合理的”价格 (Right Price) ，取得“正确的”数量 (Right Quantity) 、“符合品质要求 的” (Right Quality) 物品与服务。1。供应商对于“供应商” (Supplier) 的选择，采购人员必须思考的是，是否一定要选择 规

2、模较大的供应商 , 一般人都会认为选择规模较小的供应商，采购人员比较会担心 交货品质与供货的稳定性，规模大的供应商较令人放心，但是如果自己的过摸与采 购需求不能相对地配合，采购人员不见得能在价格与配合度上得到什么好处。因 此，采购人员必须配合需求的种类，视情况来选择适当的供应商。此外，采购人员最担心的就是买不到货，一旦货源掌握在非常少数的供应商手 里时，采购的价格就会受制于他人。因此，为了取得合理的市场价位，采购人员必 须尽可能地开发可靠的“替代性供应货源”，良好的并寻求与制造供应商之间的良性竞争模式，以促进采购的绩效与价格之 竞争。同时要发展与维持“供应商关系”，使供应商愿意提供新点子、新产

3、品，以 及更优惠的价格与服务，达到买卖双赢的结果。对于采购的订单与合约，要保持良 好的记录存档与控制，以提供稽核时的追踪，并保证采购作业的效率与诚实的运 作。2。时间对于“时间” (Time) 的要求方面，可分为内部使用单位的需求时间与要求供应 商交货的时间两部分。然而是否所订货物可随时提供最好，或是供应商交货期愈短 愈好, 其实也未必全然如此，因为供应商如果要配合短交期，采购的价格也必须有 所调整。因此，采购人员应从缩短供应商前置时间 (Lead Time) 及周期时间 (Cycle Time) ，以配合使用单位的需求时间与生产排程达成及时供货的目的，让生产线得 以顺利运转而无断线之虑。而要

4、保持“持续供货”，不使生产线断线则是采购人员 的天职，就如同军人的天职是保家卫国一般，如果不能维持工厂的正常运作，采购 人员再怎么努力也将是白费。3。价格在“价格” (Price) 的看法上，所必须思考的不是价格愈低愈好。采购人员切 忌被便宜的单价数字所蒙骗，因为价格只是交易的显性部分，尚有许多隐性的成本 必须注意，例如品质、服务的差异，如果采购人员在比价时，只选择最低单价的供 应商，在总成本上不见得能得到什么好处。采购人员必须在“符合品质要求”的情况下，以“最低价格”购买到所需的物 品与服务才是正确的。符合品质要求是一个很重要的前提，如果没有满足这个前 提，无论供应商提出多么低的价格，采购人

5、员都应予以考虑。4。数量关于“数量” (Quantity) 的取得，从降低库存量的角度来看，是否每一次的交 货数量都是愈少愈好 , 其实不然。每一次交货数量愈少，代表采购人员必须多下几 次订单才能满足需求，如此一来，反而增加行政作业的成本。因此，采购人员对内 应顾及有效的库存管理，达成较高的存货周转率，减少不必要的储存持有成本，并 且要致力于降低因为库存积压过多时，所带来的库存品损坏、过时、失窃等现象，而导致存货发生损失的情形，使维持存货的“持有成本” (Carrying Cost) 保持在 一个最经济的状况。对外则须协调供应商的经济生产批量，改进采购作业与规范之效率，以达到订 购或制造产品数

6、量的“最低总取得成本”。虽然采购作业有其固定且不可避免的流 程，但是流程中的每一个环节皆须尽量改善其作业之效率 ; 另外，也应朝自动化的 订单处理方式发展，以降低采购作业成本。所谓“取得成本” (Acquisition Cost) 包含了产生及处理订单所有花费的成本，以及其相关的文书作业。从管理的广义角 度来看，取得成本是与取得无聊性观的订购、运输、搬运以及所有存货持有成本的 总和。5。品质至于对物品与服务的“品质” (Quality) ，是否应要求品质愈高愈好 , 当然，谁 不喜欢品质好的东西，但是采购人员必须了解到过度的品质要求只会增加成本的负 担，一味地追求最高标准的品质，对产品不见得真

7、能增加其实质上的价值，因此， 采购人员应该抱持着要求符合所需的适切品质水准，减少不必要的品质要求，以取 得与价格间的良好平衡。另外，也必须保持“一定与一致之物料品质”，以达成生产的效率与效果。即 除了品质须符合要求外，还必须要维持品质的一致性，也就是说，供应商每一次的 交货品质不能有明显的差异，在降低外在因素后，也才能确保内部生产线上的品质 易于控制。除了物品的品质外，采购部门也必须致力于达成与“使用部门”之高度“合作 与协调”关系。对采购人员的雇佣、发展、极力、训练等方面保持高度的注意，因 为人才是公司最宝贵的资产之一，在知识管理的年代，谁能掌握知识的来源并加以 整合运用，谁就能在竞争的环境中脱颖而出维持优势。因此，提高采购部门“服 务”的品质与“人”的素质是不可或缺的。在传统的采购中，合适的价格指的是最低的价格，而战术性采购对“合适”的 理解则是指最低的总持有成本。“合适”的品质已经从品质稳定演变成供应商的零 次品率; “合适”的数量也从传统的经济订购量过度到透过改善运输与配送计划来 提高送货频率 ; “合适”的供应来源在过去指的是不断开发新的供应商，以对现有 供应商造成价格等方面的竞争压力，而如今也已发展成为减少供应商数量，建立互 惠