公司文书归档管理制度.doc

1、公司文书归档管理制度 1 建筑公司文书归档管理制度 第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定 本制度。 第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成 的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、 决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。 第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。 第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的 各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的 各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理

2、员归档。工作变动或因故离 职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。各部门均应设专人（兼职文 书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案 室管理员。 第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请 示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。 第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料， 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会 议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到 档

3、案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报 差旅费。 2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员 办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。 第九条：各部门兼职文书的职责： 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本 部门文件材料。 2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年 的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。 3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理 临时借用文件材料登记手续。 第十条：归档范围： 1、重要的会议材料，包括会议的

4、通知、报告、决议、总结、领导人讲话、 典型发言、会议简报、会议记录等； 2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规 定、计划等文件材料； 3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书； 4、本公司的指示与上级机关的批复； 5、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报 表及简报等； 6、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料； 7、本公司职务任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料； 8、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料； 9、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录像 等。 第十一条：各部门都要建立健全平时归卷

5、制度。对处理完毕或批存的文件 材料，由兼职文书集中统一保管。 第十二条：各部门应根据业务范围及当年的工作任务，编制平时文件材料 归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款 号。 第十三条：公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料， 收集齐全，加以整理，送交本部门兼职文书归卷。 第十四条：兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目” 条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文件登记簿上注明。 立卷质量要求： 第十五条：为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档 案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。 第十六条：案卷质量总的要

6、求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件 之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第十七条：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完 整。 第十八条：在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定 稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的统一文件，分别立在一 起，不得分开，文电应合并立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文电如果与绝 密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第十九条：不同年度的文件原则上不得放在一起立卷，但跨年度的请示与 批复，放在复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对 的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的

7、会议文件放 在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 第二十条：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料 应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在 前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联 系并进行系统的排列。 第二十一条：卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷 应统一在有文字的每页材料正面的右上角打印页号。 第二十二条：永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件 目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。 第二十三条：有关卷内文件材料的说明，都应逐项填写在备考表内。若无 情况可说明，也应将立卷人

8、、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置 卷尾。 第二十四条：文书分类标准： 一、经营基本文件 1、章程文件：包括章程的变更；登记；申请等。 2、股东会议文件：包括股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议 回执；股东名册；股东印章簿等。 3、董事会文件：包括董事就任书；董事会议记录；商业账簿；经营业绩； 请示；业务执行文件等。 4、经营业务文件：包括经营方针书；经营计划书；会议资料；重要契约； 诉讼文件等。 二、经营组织文件 1、业务机构文件：包括业务机构表；机构调整文件等。 2、业务分工文件：包括业务分工变更方面的文件。 3、职务分工及有关权限文件：包括职务分工变更方面的文件；权限变更方 面的文件等。 4、业务管理文件：包括内部监察文件。 5、报告文件：包括各种报告书、信用限度报告书等。 6、会议文件：包括各种会议文件、通告等。 三、业务运营文件： 1、一般事务运营文