合同管理办法

1、XXXXXX合同管理暂行办法第一章 总 则第一条【目 的】为明确各部门的合同管理的职责和要求，切实推进我司项目合同管理工作，有效控制成本和规避法律风险，维护企业利益，促进企业稳定、健康的发展，加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本管理制度。第二条【适用范围】公司各部门不得以自己的名义对外签订合同，合同应当采用书面形式确认。第三条【职 责】（一）XXXXX部门-XXX业务销售合同打印及归档管理，并确定专人负责合同文档管理。需要合同复印件的部门指定专人按公司合同管理规定办理有关登记备案手续。（二）XXXXX-xxxx项目（含其他业务产品）销

2、售，负责合同打印数量确认，在签合同台账记录，确定一名合同员负责合同文档管理工作；（三）法律合规部-对XXXX及业务公司销售合同原件实行统一管理，建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，需要合同复印件的部门指定专人按公司合同管理规定办理有关登记备案手续。（四）XXXXXX-建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理，根据合同管理制度自行保管，于每月30日前合同台账上报xxxxx；（五）法务-负责在运营过程中法律风险的防范与规避，起草或审核公司相关的重要法律文件。 第四条【印章管理】业务部门用章需按用章须按要求填写印章使用申请表，经领导审批签字确

3、认后方可领取。（申请表见附件）（一）经办业务公司/部门-负责用章申请（二）XXX部负责盖章环节第二章 合同的签订第五条【合同发起】XXX部门（XXX公司）根据需求进行发起。第六条【合同审核】合同审核实行分类专项管理，财务部负责合同的财务审核，相关业务部门负责合同的业务审核工作。第七条【责任制】公司合同管理实行承办人责任制，相关部门的承办人应对其职务行为负责。第八条【业务谈判】合同签订前，合同承办部门须确定一位具体负责的承办人。重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员会同财务、技术等专业人员组成谈判小组参加，必要时外聘法律顾问参与合同谈判。第九条【主体审查】合同签订前进行对方主题审查（一）核实对方主

4、体资格：对方当事人为自然人的，要求其提供身份证复印件；对方当事人为法人的，要求其提供企业营业执照复印件。（二）核实对方资质情况：法律、行政法规对特殊行业相关资质另有规定的，要求对方当事人提供资质证书。（三）核实对方履约能力：了解对方当事人注册资本、商业信誉、历史履约情况及银行账号等，合同标的额超过事业群管理办法的，必须对方当事人进行资信调查。（四）核实签约人资格：签约人为法定代表人的，要求其提供法定代表人身份证明；签约人为委托代理人的，要求其提供授权委托书。以上主体审查的相关资料应当作为合同的组成部分妥善保管。第十条【签约主体】订立合同的主体必须是公司或者分公司，不得以公司部门的名义擅自对外签

5、订合同，也不得与对方企业的部门签订合同。第十一条【合同准备】业务经办人选择合同版本时，应当遵循如下原则：（一）已制定企业示范合同版本的，采用企业示范版本，对特殊当事人需要修改个别条款的，应当经法务部门审核；（二）未制定企业示范合同版本的，采用官方颁布的行业示范版本；（三）既未制定企业示范合同版本也没有官方示范版本的，由法务部门协助业务经办人根据谈判要点起草文本，或者采用对方提供的合同版本，提交法务部门进行法律审查及条款修改；（四）最后由双方磋商确定正式合同文本。第十二条【合同卷宗】业务经办人应当按照“一份合同一个卷宗”的原则，即时建立合同卷宗，合同卷宗应当包括主体审查资料、正式合同文本及附件、

6、会议纪要、来往信函等。第十三条【合同审批】（一）合同的审批程序： 合同承办人准备好合同草案及合同有关资料填写合同审批表合同承办部门负责人审核财务部负责人审核（法务人员审核）根据签批权限呈总经理、董事长、董事会审批。（二）合同的签具权：1）公司的法定代表人具有合同的签具权。2）公司法定代表人因客观原因无法行使合同签具权时，可签署书面授权委托书由其指定的授权代表代为行使。授权委托书应载明授权代表姓名、授权权限、授权期限，并由公司法定代表人签字方可生效。在无明确书面授权的情况下，任何人不得擅自对外签署合同。3）授权代表应按照授权人的意图和公司相关制度的规定行使合同签具权，法定代表人须对授权代表的签具

7、行为负责。（三）合同审核人员对出具的意见负责。审核的意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对合同审核。（四）合同承办部门负责人、财务人员、法务人员在审核合同草案时，可根据需要要求承办人提供与合同相关的补充证明材料，承办人应予以配合。（五）对各审核部门审核意见不齐备的合同草案，签具人或授权代表应拒绝签署。（六）合同承办部门负责人对合同审核的内容包括：1）合同的经济性：（1）市场供应、需求情况经调研属实；（2）市场供应、需求价格预测可靠、合理；（3）应予考虑的其他经济因素。2)合同的技术性：（1）技术依据真实、可靠；（2）技术措施完备、可行；（3）技术标准

8、和参数科学、真实、可行。3)合同的可行性：（1）整体项目技术具有可靠性；（2）经济效益或社会效益具有真实性；（3）合同履行具有可操作性。4)合同的安全性：（1）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；（2）无损公司商誉、商业秘密及其他利益；（3）合同承办部门认为必须审核的其他内容。(七)财务部对合同审核的内容包括：1）合同涉及资金的使用符合公司统一的资金调度计划。2)资金、资产的合法性：（1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；（3）资金、资产的用途及使用方式合法。3)价款、酬金和结算的合理、合法性：（1）价款、酬金的确定正确、合理、合法；（2）资金

9、结算、酬金支付方式明确、具体、合法；（3）资产、资金使用效果的财务可行性；（4）与资金、资产等有关的其他事项。4)财务部门认为需要审核的其他内容，如发票开具条款等。(八)法务人员对合同的审核内容包括：1）合规合法性：（1）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；（2）内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策及公司经营策略与计划，无规避法律行为，无显失公平内容；无明显属于采取欺诈、胁迫等手段订立合同的情况；（3）形式合法，订立合同的形式符合法律规定要求；（4）签约程序合法，订约等有关程序应符合有关法律、政策的规定。2）严密性：（1）合同条款完整、齐备；（2）文字清楚准确

10、，不致产生歧义；（3）设定的权利和义务具体、确切；（4）相应手续完备；（5）相关附件完备；（6）附加条件适当、合法。（九）合同审批完成后，由法定代表人或授权代表签署。（十）合同承办人向有关部门提交合同草案时，应预留至少 2个工作日供其审核，同时审核人、审批人必须在接到合同草案后 2 个工作日内回复意见。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，向合同承办人说明情况后可以适当延长，但延长后累计审核时间最长不得超过 10 个工作日。涉外、重大合同的审核时限累计最长不应超过 20 个工作日。（十一）各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件

11、资料退还承办人。合同承办人修改之后应将修改后版本连同原版本一起重新提请审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。（十二）合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供有效的担保。其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体或个人，并应对担保人进行必要的审查。（十三）法定代表人或授权代表签署合同后，由公章管理人员将合同文本加盖公章或合同专用章。 第十四条【合同领取】（一）xxxx合同通过审批后由XXX进行合同打印数量确定，将需打印合同数量报给运营管理部，XXX部合同打印完成后交付XXX，需填写表格以做记录（

12、合同打印/归档交接表请见附件）（二）XXX空白销售合同归属XXXX管理并使用，负责空白合同的编号、发放、收取登记，并建立合同台帐。（销售合同台账请见附件）（三）XXX对已签合同，空白合同，作废合同于项目截止三日内与XXX部合同管理员进行交接（合同打印/归档交接表请见附件）（四）其他部门及业务公司合同暂行自行管理制度。第十五条【合同归档】(一)合同签订后，必须及时归档。归档资料包括与合同项目运作相关的各种文字、图表、单、证等合同附件。对已生效的合同要编号登记，按档案管理规定归档。法律合规部有权随时向经办部门提出归档要求。1）线上借贷合同到期后应当至少保存年。2）线下借贷合同到期后不低于1年。（二

13、）XXX业务合同，XXX对已签合同及空白合同于项目截至三日内与XXX部合同管理员进行交接（合同打印/归档交接表），XXX部合同管理员确认后归档。XXX部合同管理员负责合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。（三）XX公司合同（线上，线下销售合同）根据合同管理制度自行保管，合同管理员负责合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期（30日）将合同管理情况报告公司XX部。（四）XXX合同交至法律合规部，合同管理员负责合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。（五）XXXOA合同归档至XXXX相关部门；第三章 合同履行监督第十六条

14、【合同履行】（一）合同依法成立，即具有法律约束力。履行合同的部门必须严格履行合同所规定的义务，积极行使合同赋予的权利。（二）合同履行涉及公司多个部门的，合同承办人应当及时、准确地向有关部门告知合同履行时需要协助的内容，有关部门应予以积极配合。（三）合同依法签订生效后，承办人建立台账做好记录，妥善保管好合同当事人之间已签订的、送货单、验收单、汇款凭证、发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料。（四）合同订立后，不得因合同承办人的变动而影响合同履行。在合同履行过程中，合同承办人变更时，应办理交接手续。第十七条【合同争议】合同履行发生异常情况时，应当以事实为依据、以法律为准绳，在既维护本公司合法

15、权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，友好协商，互谅互让，解决纠纷。第十八条【履行障碍】合同履行过程中，任何一方出现合同履行障碍，业务经办人应在五个工作日内报告部门经理，分析合同履行障碍原因，拟定初步处理意见，报总经理决定；合同双方在十个工作日内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，报请法务部门出具法律意见；合同双方在二十个工作日内仍未能达成一致意见的，报请总裁裁决。第十九条【合同转让】合同履行过程中，任何一方将自己在合同中的权利和义务转让给第三人时，应当经对方同意，并由合同双方及第三人签订债权债务转让协议。第二十条【合同条款补充】合同履行过程中，需要对合同未尽事宜补充约定的，

16、应当签订补充协议。第二十一条【合同变更与解除】合同在履行过程中，需要进行变更或解除时，应与对方协商一致进行变更或解除。法律有特别规定或合同有特别约定的，依据法律规定或合同约定。（一）变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。（二）变更、解除合同时，应在法律规定、合同约定或合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告并限期答复。（三）合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请所在部门、人事行政部、法务人员处理。变更、解除合同应当采用书面形式。（四）合同变更、解除应注意以下事项：1）主体变更、解除应征得合同各方同意。2）有担保条款的合同变更，应征求原担保单位或个人

17、的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章或签字。3）经登记、批准、鉴证、见证、公证的合同，变更协议应重新登记、批准、鉴证、见证、公证。4）合同中订有保密条款或附有保密协议的，合同解除后，其效力并不受影响。合同变更时，如果涉及到双方当事人的变更或合同内容的变更，应变更保密条款或保密协议。5）变更、解除合同的协议在达成之前，根据实际情况，应采取继续履行、补救或中止履行等措施。第二十二条【对方违约】合同履行过程中，若对方当事人出现违约行为或者预期违约行为，业务经办人应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，督促对方尽快采取补救措施，减少损失；若对方仍无意解决的，报请法务部门出具法律建议书。凡由法律顾问处

18、理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。1) 合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；2)有关方违约的证据材料；3)其他与处理纠纷有关的材料。第二十三条【已方违约】合同履行过程中，若我方接到对方当事人的违约索赔函，业务经办人应当立即查明已方违约的原因及责任，并通知法务部门，共同商定应对措施。第二十四条【通知送达】业务经办人应当按照合同中载明的当事人名称及地址，以EMS特快专递形式向对方送达对合同履行障碍的处理通知或者回复意见，挂号或签收凭证作为合同组成部分妥善保管。第二十五条【合同纠纷处理】（一）合同在履行过程中发生纠纷的，应按合同法、民事诉讼

19、法等有关法律、法规和本办法处理。（二）处理合同纠纷的原则：1）及时处理。2）双方协商解决。3）维护公司合法权益。（三）纠纷发生后，承办人应及时向所在部门、法务人员和公司领导递交合同纠纷说明，同时应迅速收集下列有关证据(原件或复印件)：1）合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、授权委托书，介绍信及其他有关资料等)。2）送货、提货、收货、托运、验收、发票等有关票证票据。3)货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目。4)作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等。5)证人证言。6)其他证据材料。(四)法务人员根据情况，在5个工作日

20、内提出处理意见，提交公司领导审批。（五）合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖公司公章。（六）对经协商无法解决的纠纷，如属对方过错或违约，经总经理同意，法务人员可向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉；若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉，法务人员应积极参加仲裁或应诉，并应当在 5 个工作日内提出参加仲裁或应诉意见，提交总经理审批。（七）纠纷处理完毕后，由法务人员负责向总经理报告。重大合同的纠纷处理，应随时向总经理及董事长报告进展情况。（八）处理合同纠纷，应特别注意下列问题：1）证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时向法院申请采取证据保全措施。2）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，及时向法院申请采取财产保全措施。3）做好合同纠纷实况记录，存档备查。4）凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责令其提出补救措施。（九）双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书及法院的调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交法务人员、合同承办部门、人事行政部收执，督促该文书的履行。（十）对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书