行政主管岗位职责

1、河南省 - 实业有限公司二零一二年一月一日行政部管理制度一、人事管理总则 第一条、基本用人原则：德才兼备，先德后才。因事择人，因才使用。 第二条、人力资源管理准则：公开、公平、公正。有效激励和管理每一个员工。1、公开：制度公开、执行透明。2、公平：制度面前人人平等，为每个员工提供平等竞争机会。3、公正：员工业绩客观公正评价，合理给以回报，赋予员工申诉的权利和机会。 第三条、公司员工基本行为准则1、遵守国家各项法律、法规、遵守公司一切规章制度及工作守则，积极进取，勤奋工作爱 岗敬业。2、注重自身形象，着装整洁，言谈举止文明礼貌。3、准时上班，高效率高质量完成各项工作4、爱护公司财物，不浪费、不侵

2、占。5、不私自经营与公司业务有关的商业或兼任公司以外的职业。6、不得收受任何馈赠或向客户挪借财务。7、不断进行业务学习，提高业务水平，为公司的发展做出积极的贡献。 第四条、发放与回收1、本手册装订成册，全体员工人手一册，于员工入职时发放。如因人为因素丢失的，由当 事人补领，补领款为 30元/ 册。每位员工均应爱护手册， 在完成或终止聘用时交还行政部门。 第五条、制定程序1、本员工手册由本公司行政部门牵头，并在广泛征求公司员工意见后颁布出台。2、员工对本手册有不同意见或改进方案的，可以向公司行政部提出。二、行政部主管 岗位职责直接上级：经理 直接下属：行政助理、行政文员 第一条、行政工作部分1、

3、在经理的领导下，负责公司日常行政工作，并督促行政助理、行政文员完成各项本职工作；2、落实公司各部门的岗位责任和工作标准，加强协作配合好与各部门的衔接协调工作；3、组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时 草拟并审核以公司名义发表的文稿，严格按行文程序办理，保证文稿质量；4、组织收集和了解各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作，掌 握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议，负责编写公司年度大事记；5、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况；6、负责监督、管理公司印章的使用；7、参与公司发展规划和年度经营计划的

4、编制的讨论；8、负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标 准及管理制度的拟定和修改工作；9、负责公司日常法务工作；10、负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作；11、负责召集公司全体员工大会，开展年度总结评比和表彰工作；12、根据领导要求，做好公司来宾的接待工作或代表公司和有关团体、机构联络；13、负责向直属领导提议下属人选，并对其工作进行考核评价；第二条、人力资源工作部分1、根据公司经营需要，向经理提交年度人力资源规划报告；2、根据业务需要，适时开展职务分析和职务设计工作，以提高公司整体效率；3、根据规划报告和经营情况，做好公司招聘、

5、选拔、储备人才的工作；4、结合公司战略规划和实际业务需要作好员工培训工作；5、建立并维护员工绩效考评体系；6、建立并维护员工薪酬、福利体系；7、根据公司的战略目标和实际经营情况，建设企业文化，做好员工激励工作；8、根据国家相关法律法规，妥善处理各种劳动纠纷和改善劳动关系；9、定期将自已的各项工作以书面形式向经理报告。三、行政助理 岗位职责 直接上级：行政主管 直接下属：行政文员1、协助部门主管完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。3、各项规章制度监督与执行。4、参与公司绩效管理、考勤等工作。5、奖惩办法的执行。6、协助

6、部门主管进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。7、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。8、负责公司快件及传真的收发及传递。9、参与公司行政、采购事务管理。10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作。11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。12、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作。13、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等。14、协助部门主管做好公司各部门之间的协调工作。四、行政文员 岗位职责 直接上级：行政助理 直接下属：无 工作职责：配合行政助理做好日常行政工作。1、负

7、责客户接待、话务接待等工作；2、负责文件、报刊、杂志等收发管理；3、负责办公用品的登记、采购、发放管理；4、负责公司产品资料、合同等文档的管理；5、负责制作及复印以公司名义对外发布的文档；6、负责考勤统计工作；7、负责新员工办理入职、转正手续；8、负责监督郑州市场督导的户外广告拍摄整理工作，次月6 日前整理成册；9、负责监督郑州市督导与市场商户的对账工作，次月6 日前整理成册；10、负责监督每月底前市场督导对市场调查表统计整理工作，次月6 日前整理成册；11、负责监督市场督导对商户的回访工作并电话回访核实，回访情况次月6 日前整理成册；12、负责对司机出勤的详细登记工作，每次司机出车必须事前详

8、细登记并注明回程时间；13、定期将自己的各项工作以书面形式向行政助理报告；14、根据领导指示通知会议时间，准备会议材料并做好会议记录；15、负责安排、落实员工的办公场所，检查办公场所的环境卫生，安排员工卫生值日，保证 员工有一个良好的办公环境和生活环境，监督各部人员履行办公室行为规范。16、负责监督执行公司考勤制度。 做好公司人员的出勤记录， 每月 6 日前将考勤表交给公司 财务。17、负责接收和传达公司的各种文件资料和信息，并存档管理。 收到文件资料和信息后及时通知相关人员。18、公司下发的文件，管理收集及做好登记、以便翻阅；19、负责监督公共区域的卫生清洁工作，保持办公环境整洁、优美；20

9、、做好公司临时分派的其它工作。五、员工入职离职管理规定第一条 . 填表应聘1. 用人部门先向行政人事部提交 用工申请表 ，行政人事部则安排应聘人员填写 求职登 记表，行政人事部根据应聘人员的意向和其自身条件进行筛选，筛选通过后，推荐给相应 的用人部门主管面试。第二条 . 通过面试1. 用人部门主管根据应聘人员填写的 求职登记表 和其自身条件决定初次面试是否通过， 如通过，在求职登记表上签名并通知行政人事部此面试人员初次面试通过。2、行政人事部统一安排最后面试时间并负责通知应聘人员，应聘人员按时参加经理、部门 经理、主管的最后面试，通过后方为正式录用。第三条 . 办理入职手续1、入职员工需带身份

10、证、 户口本和最高学历证原件 （如有等级证书或资格证也需带上） ，彩 色一寸近照一张， 由行政人事部相关人员确认身份和证件无误， 整理档案办理入职手续， 如 个别员工有特殊情况， 资料未能带全， 所缺相关资料需在一个月之内交齐， 学历证明如无法 提供，可用学籍证明代替。第四条 . 参加培训1、入职人员首先要参加公司统一组织的培训，培训期是根据各岗位不同分别为 7-30 天， 培 训期每日 30 元补助，培训内容为公司的基本情况和应该掌握的基本知识，培训考试通过后 方可分到各岗位上岗实习，进入岗上试用期。第五条 . 试用期等相关规定1、员工试用期为 13 个月，试用期员工从办公室领取试用期考核报

11、告，由部门主管根据其工作情况填写试用期考核报告 ，一式两份，经领导签字批准后方为出试用期，考核 报告行政人事部留存一份， 员工本人留存一份； 如员工在其试用期延长结束后任不能胜任其 工作，公司将给予劝退。2、员工出试用期后，公司根据其工作表现签订劳动合同及岗位职责协议书，并按国家的相 关规定交纳保险。第六条、 辞职1、员工由于特殊情况需辞职时，要提前一个月逐级告知部门主管，部门主管进行辞职原因 调查并通知行政人事部，人事部主管及部门主管需根据实际情况来决定同意否。 （非正常原 因，要做好员工的思想工作，消除其辞职念头，属于正常原因，按程序上报审批）2、部门主管同意其辞职后，通知行政人事部给辞职

12、员工辞职申请表 ，辞职员工填写辞 职申请表，并由部门主管填写离职日并签字批准，后上交行政人事部备案；管理人员辞职 需请示经理签字批准。 （意见栏分三种情况填写 1、填写“同意”第二日可立即办理离职手 续；填写“同意”离职，工作交接 3 天后，即可办理离职手续” ，填写“同意离职”，新员 工到岗，工作交接 5 天后，即可办理离职手续” ，3、如员工填写辞职申请表后不上班，公司将视为非正常离职，按辞退标准执行，不发 放剩余工资。注：试用期内员工辞职将扣发工资，需填写辞职申请表，上交办公室，无需填写员工离 职手续办理表格 ，可立即办理离职手续，上交公司物品后证件可立即退回。第七条、劝退1. 各部门经

13、理根据本部门员工平常的实际工作表现，对于不能适应公司发展需 要的员工，部门主管可以上交人事部书面申请给予此员工辞退。2. 人事部根据公司实际情况和员工的工作表现可决定给予调岗或辞退并上报公司经理。3. 中层包括中层以上管理人员的调整及辞退，最终审批决定权在公司经理。4. 辞退员工的离职手续，在公司做出辞退决定的当日由人事部找其谈话后立即按辞职规定 的各项手续给予办理， 工资可以立即发放， 证件也可立即返还， 劳动关系的相关手续尽快给 予办理。第八条、开除一. 员工在有以下情形之一时，公司给予开除：1、非正常离职，未按公司规定办理相关离职手续。2、一年之内累计旷工达 6 天或连续旷工 3 天。3

14、、营私舞弊，玩忽职守，给公司造成重大损失，情节严重。4、绩效考核不合格，留用考察仍不合格。5、泄露公司重大机密或利用公司名义进行个人经贸活动。二. 对于开除的该员工，由相关部门负责人提出书面报告，人事部核实，报公司 经理批准后，由行政人事部发出开除通报全公司通报。三 . 辞退员工立即按辞职手续办理交接，不给于任何补助、福利、奖金，劳动 关系立即解除。六、考勤管理制度第一条、工作时间1、公司实行每周六天工作制。每周休息一天，具体作息时间公司根据季节变化进行安排。 第二条、迟到和早退1 元计1、公司员工不准迟到和早退，工作时间不准从事与工作无关的活动。迟到每分钟按 算罚款，提前离岗每分钟按 2 元

15、计算罚款。第三条、旷工1、工作开始 40 分钟后到岗者和提前 10 分钟离岗者；2、未经请假或假满未经续假而擅自不上班者；3、委托他人或伪造出勤记录者，双方均以旷工论处；4、旷工扣发两天综合工资，并给予记过处分。5、连续旷工 2 日、全月累计旷工 3 日、一年累计旷工 6 日者，予以辞退。6、员工外出办理业务须向本部门负责人说明事由及返回公司的时间，否则按矿工处理。7、公司员工考勤实行打卡制。每天打卡2 次，分别为上午上班、上午下班。不得代打卡，否则一次罚款 100元/ 人。第四条、考勤检查1、行政部对公司全体员工行使检查权。2、除上述部门、领导以外的任何部门和人员无权行使考勤检查权。3、考勤

16、检查分例行检查与随机抽查两种形式。例行检查由行政部进行。4、随机检查由领导在规定的范围内随时进行抽查。七、请假、休假制度 第一条、病假：员工因病休假须有市级医院的证明 , 年累计不得超过 天。第二条、事假：员工因私事可请事假，每年累计不得超过 天。第三条、婚假：员工结婚，可请婚假 3 天。 第四条、产假：女职工分娩，可休产假个 3 个月。 第五条、丧假：员工直系亲属（祖父母、父母、配偶、子女）丧亡者可请丧假 2 天。 第六条、假期工资发放标准1、病假、事假扣发当日工资：2、因患病非短期内所能治愈的员工，经市级医院证明属实的，可办理停薪留职手续，最长 不得超过六个月，愈期仍不能上班的，公司按员工

17、自动离职处理。3、事假逾期仍不能上班的，可办理停薪留职手续，最长不能超过一个月，逾期仍不能上班 的，公司按员工自动离职处理。4、请婚假、丧假在规定天数内工资照发，超过规定天数按事假处理，不计发工资。逾期一 个月按员工自动离职处理。5、产假规定期内每月按郑州市最低工作标准 发放， 超过规定时间按事假处理， 不计发工资，但最长只可延期一个月，超过一个月仍不能上班的按员工自动离职处理。八、值班、加班制度第一条、值班人员职责如下： 1、巡察公司办公场所，负责公司安全及卫生工作；2、处理临时发生的事务，事后及时报告。必要时，随时请示经理或有关主管人员办理； 第二条、公司员工在规定工作时间外，由部门主管指

18、定必须继续工作者，称为加班。加班分 以下两种：1、临时加班：由部门主管指定，需要在规定时间外继续工作者；2、休假日加班：由部门主管指定，经理批准，需要在休假日工作者。 第三条、本公司员工于休假日或工作时间外因工作需要而被指派加班时， 不得推诿，否则 视情节轻重惩处。第四条、公司各部门员工因工作需要必须加班时， 应填写加班单， 部门主管签字批准后，送 行政部备案，在以后工作不紧张时可调休冲减相同的时日。第五条、 所有营销岗位人员公司不支付加班费， 在奖金中体现工作报酬。 公司中层以上管理 人员， 公司不支付加班费。其他人员在正常工作时间外的加班，可享受补休和调休，公司原 则上不支付加班工资。九、

19、员工福利 第一条、目的：稳定员工队伍，调动员工的工作积极性，体现公司对员工的关怀。 第二条、原则：根据公司发展情况，适时制定和调整。第三条、福利构成：各种假期、女工保护、各类活动、员工培训及其他福利待遇。第四条、假期： “元旦”一天、“春节”三天、清明节，一天（农历清明当日） 、“五一劳动节” 一天、端午节，一天（农历端午当日） 、中秋节，一天（农历中秋当日） 、“国庆节”三天（特 殊情况除外） 。第五条、员工可享受公司在各种节假日、庆典日组织的各种庆祝活动和旅游活动。 第六条、公司组织新员工培训、 技能培训、 优秀员工培训， 最大限度的提高员工的业务素质， 为员工成长创造条件并促进人力资源增

20、值。第七条、随着公司的发展，公司将不断谋求为每位员工提供更为切实的福利条件。 十、员工培训第一条、 培训目的： 紧扣公司发展各阶段的目标任务， 培养和造就以公司企业精神为自身价 值观的企业员工。有计划的提高员工素质，为员工成长创造条件，促进企业人力资源增值， 为企业持续发展做好人力资源准备。第二条、培训种类：新员工培训、各岗位人员技能培训、管理人员管理技能培训等。 第三条、培训内容： 企业文化和经营理念、公司的创业发展历史、 现状以及在本行业中的地 位、公司组织机构、各部门的职能、业务范围、公司规章制度、员工行为准则、专业知识、 管理知识等。第四条、 培训组织： 新员工培训和中层管理人员培训由

21、行政部负责。 各级人员岗位培训由各 部门主管负责。十一、激励和处罚第一条、 对工作绩效优异的员工予以奖励， 对违反公司各项规章制度的予以处罚， 以激励员 工爱司敬业，在工作中创造更好的业绩。第二条、奖励的条件 : 员工符合下列条件之一者，根据情况予以嘉奖（50-500 元）：1、服从领导、忠于职守任劳任怨、遵守公司制度，起模范作用的2、为公司争得荣誉者；3、全年达到全勤（无迟到、早退及病、事假），且工作勤奋、效率较高者；4、业务精湛，对本职工作有良好贡献者；5、保护企业财产，防止或挽救事故有功，使企业利益免受重大损失者；6、对于经办的业务有重大改进或突破，或领导有方，使工作效率和业绩明显提高，

22、使公司 收益较大者；7、检举揭发各类违章现象，敢干同坏人坏事作斗争，对企业维持正常生产秩序，有显著功8、公司经营管理、 服务质量和增收节支等方面提出合理化建议,并被采纳， 经实施提高经济效益方面取得显箸成效者；9、直接降低物耗、降低成本、费用、节约物料能源等。 第三条、员工存有下列（ 1-10 项）行为之一者，根据情节予以（赔偿损失50-500 元）1、处理，并给予警告、记过处分；2、因个人过失导致工作失误，情节轻微者；3、有浪费或侵占公物行为，情节轻微者；4、上班时间纪律松散，无节制拨打私人电话，干私活、聊天、睡觉等消极怠工或故意降低 工作效率者；5、不服从公司安全生产规定以及操作指南者；6

23、、扰乱办公、生产、生活秩序，妨碍他人工作或生活，情节轻微者；7、在禁烟区吸烟者；8、无故迟到、早退月累计达三次（含） ，旷工一天者；9、对员工、管理者、客户出言不逊、无理取闹或有刁难、威胁、恐吓行为者；10、违反公司管理规则制度之初犯者以及认错态度较好者；若以上 110 项行为造成严重后果， 或者员工有以下 1-18 项行为之一的， 除给予记过处分、 赔偿损失外， 公司可视情况解除与其之劳动关系， 不给予经济补偿金， 并有权追究其他责任： 1、因个人原因给工作质量或产品质量给公司造成较大损失者；2、违反安全规程操作酿成危险或遗留事故隐患、造成损失者；3、违反操作规程，造成仪器、设备损坏者；4、

24、无故旷工三天以上者；5、在厂区打架闹事；6、一年累计警告达三次者；7、对于公司钱物或帐务未按规定处理，情节严重者；8、不服从管理或拒不执行上级指令，无正当理由而不完成工作任务，严重影响工作、生产 进度，给公司造成损失者；9、向外泄露公司机密情节轻微者、破坏公司与客户关系者；10、滥用职权致使公司财产遭受重大损失者（直接损失5000 元以上）；11、散布有损公司、领导及其他员工利益或形象的谣言并产生一定影响者；12、在公司内煽动怠工或罢工者；13、未遵守薪资、行政保密等管理制度者；14、虚报业绩、瞒报事故者而蓄意妄取成绩、荣誉和个人私利者；15、威胁主管或撕毁、涂改公司文件者；16、对同事恶意攻

25、击或诬陷、伪证、制造事端，经查属实者；17、年累计小过达三次（含）者；18、违反公司其它规章制度或犯有其它过失，情节较重者。第四条、损失承担方法1、赔偿额从当月工资中直接扣除，可分月执行。2. 若给公司造成的损失超过上述赔偿额的，经鉴定需要承担赔偿责任的，公司可要求员工 承担全部责任。第五条、员工奖惩情况通报全公司，作为员工考核、激励与晋升的重要依据。1、奖励类别A. 奖励分为嘉奖、小功、大功、三次大功、晋升；B. 惩罚分为警告、小过、大过、三次大过、开除。C. 奖励：三次嘉奖等于一次小功，三次小功等于一次大功，以此类推；D. 惩罚：三次警告等于一次小过，三次小过等于一次大过，以此类推。2、奖

26、惩相对应之金额A. 嘉奖一次奖励 30元；小功一次奖励 50元；大功一次奖励 100元及以上。B. 警告一次赔偿损失 30元；小过一次赔偿损失 50元；大过一次赔偿损失 100元及以上。3、相同级别的奖、惩可以相互抵消，但需登记在档案。4、奖惩之流程A. 奖惩应由建议人依据事实提出建议，填写奖惩单 ，建议人应是部门主管（经理等所直 接管辖区的人员，不可越级或下属开单罚上司） 。再交行政部调查、如实签署意见并复印一 份贴公布栏和存档案；B. 劳动纪律和其他方面，由行政部助理、行政文员开出奖惩单，由行政部门签批有效；行政、劳动纪律和品质的奖惩申请单要复印张贴到公司奖惩宣传栏中 （赔偿单据不用公布贴

27、 于宣传栏），并原件送行政归档和送会计处扣款；C. 行政部门负责纪律处分的具体实施和监督。十二、员工档案管理第一条、 员工档案是指员工进入公司后建立的员工人事档案， 是全面考察、 了解和正确考评、 使用员工的重要依据，是人力资源管理工作的重要组成部分。第二条、 公司员工档案属公司秘密， 行政部根据国家有关档案管理制度规定及公司的客观需 求予以管理。第三条、员工档案内部材料1、员工自荐求职材料2、员工应聘登记表3、员工上岗试用登记表。4、员工转正申请书、转正申请审批表。5、经济责任担保书。6、员工个人履历表。7、学历证、身份证、职称证复印件。8、劳动合同、劳动合同补充协议。9、员工岗位变动登记表

28、。10、 能反映员工情况的材料，如（述职报告、培训记录、奖惩记录等）。 第四条、员工档案材料的收集与保管1、公司各部门及时全面地将收集到的员工个人材料交行政部统一保管。2、公司各部门主动将平时形成的公司员工应归档材料及时送行政部。3、行政部可根据需要和档案材料欠缺情况，通知各部门有关人员进行补充。4、存档材料要真实准确、完整齐全、文字清楚。5、行政部对收集到的归档材料按规定进行整理、装订按员工序号进行保管。6、行政部每半年对员工档案进行检查、核对。7、每年年底清理当年离职员工档案、一年后予以销毁。 第五条、查阅员工个人档案资料需经经理和行政部批准后方能查阅。否则按违纪处理。十三、办公室行为规范

29、 第一条、为加强办公区的管理， 创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的公 司形象，提高办公效率，有利于公司 各项工作的开展，特制定本规定。第二条、公司职工应严格遵守作息制度。 公司实行每周六天工作制。每周休息一天，具体作 息时间公司根据季节变化安排。第三条、早晨上班先打扫办公室卫生，注意保持办公桌面及周围环境的整洁、美观。 第四条、公司职工上班时须衣着整洁、得体。不许奇装异服，不许穿拖鞋和短库。 第五条、接听电话时要做好电话记录，并及时把有关信息传达给有关部门和人员。 第六条、在办公室内不许坐办公桌上，离座后要把椅子放在办公桌下。 第七条、办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、上

30、网聊天等；不得使用不文明语言。 第八条、办公区及公共区域应保持环境整洁， 办公用品摆放整齐， 不得用餐、吃零食或嚼口 香糖；不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物；严禁随地吐痰、吸烟。第九条、下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须 锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。第十条、遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。 第十一条、文明用厕，注意保洁。第十二条、 本制度由公司行政主管、 行政助理、行政文员、办公室负责人和有关负责人监督 检查执行情况。第十三条、 爱护公司固定资产， 发现损坏应及时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因 故意或使用不当损

31、坏公物者， 应予以相应赔偿。 对违反规定者， 行政部视情节轻重给予口头 警告、罚款 50 元至 200 元、通报批评等处罚。十四 、会议管理制度 第一条、办公会议 1、每周六召开办公例会，会议具体时间、地点由办公室负责通知，参加人包括各相关责任 人人员。第二条、会议内容： 1、对各部门上报的“周工作总结和下周工作计划表”情况进行通报； 2、明确相关部门和人员任务和时限要求； 3、对各部门具体工作进行协调。第三条、公司会议要求:1参会人员要准时到会议地点并签到；2、会议期间参会人员不开手机、不接电话、不中途退场；3、会上发言要紧扣主题，不谈论与会议无关的话题；4、会议最后，召集人员确认会议结论，明确任务；5、会后由行政文员负责形成会议纪要，并下发到会议相关人员。会议计划会议流程会议通知十五、办公用品的管理第一条、办公设备和办公家俱由财务部统一负责采购，行政部管理。第二条、办公用品的采购由使用部门提出申请，填写“办公用品申请单”，经由经理签字后转行政部统一报财务出纳处采购，然后由行政部发放。 行政部设立专门帐目进行登记。做到帐帐相符，帐实相符，防止浪费流失。第三条、各部门不得自行购买办公用品。特殊情况除用。第四条、办公机具零