办公设备文具管理制度

1、办公设备文具管理制度 为加强行政管理，有效地控制成本费用，促进办公设备管理规范 化，特制定本制度。 一、办公文具 （一）、办公用品、用具的划分 1、办公用品一 般是指办公所需要的而价值在 50元以下的低值易耗品，包括：钉书 机、打孔机、曲别针、大头针、胶水、修正液、裁纸刀、笔墨纸张、 练习薄、报告纸等。 2、办公用具通常是指办公所必备的而价值在50元以上2000元以 下的耐用消费品，包括：计算器、办公桌、椅、文件柜、资料橱、保 险柜等。 办公用品的领用管理 1、各部门于每月20日前根据已批准的预算将下月所需用的办公 用品填写物料请购表，经部门经理签字确认后报人事行政处。人 事行政处进行综合平衡

2、并派专人按计划集中购买，并对其所购买的各 类物品进行登记管理、统一发放。办公用品原则上每月购买一次。 2、各部门于每月5日指定专人到人事行政处领取办公用品， 领取 办理领用登记。 3、各部门不得擅自购买办公用品, 如遇特殊物品需要部门自行购 买的，须经人事行政处审核同意后进行, 否则不予报销。 办公用具的领用管理1 、新进人员到岗，由所在部门 向人事行政部门提出申请，由人事行政处根据其工作岗位需要发放办 公用品。 2、人事行政处应建立耐用办公用具借(领)用台帐，每位员工借 (领)用办公用具全部登记在册，做到帐物相符，便于管理。 3、员工所借(领)用的办公用具须加以爱护。若人为损坏者，将 按公司

3、有关制度予以处罚，若有丢失者，由所在部门提出丢失报告, 根据责任轻重，金额大小，新旧程度等情况进行赔偿。 4、凡员工离开公司或调离工作岗位，必须将借用的办公用品、用 具按台帐清单交还人事行政处后，方能办理有关手续。 二、办公设备(一)、 电话使用及管理要求 1、电话的使用 (1) 、在同一办公楼内有内线电话的，须使用内线电话联络。 (2) 、对外使用电话应“长话短说、简明扼要”。禁止拨打声讯 或私人电话。 (3) 、拨打国内长途或国际长途，要求事先拟好通话提纲，从严 控制时间。开通国内长途或国际长途的电话，须安装使用IP盒。 2、电话管理 (1) 、各部门的电话由部门主管指定专人负责管理；国内

4、、国际 长途由总经理秘书负责管理。 (2) 、各部门核定电话费使用限额。人事行政处监督其费用限额。 (3) 、各部门的电话费严格按限额使用，若发生超支现象，超支 部分由部门主管承担30%另外70%由该部门成员承担。 (4) 、通话中严格遵守保密制度，禁止泄露公司机密。 (5) 、电话发生故障由人事行政处负责排除。 复印机使用及管理要求1、复印范围 (1) 、与公司工作有关的文件、资料、图纸、报表等; (2) 、不得复印公司外的与业务无关的资料。 2、使用程序及要求 (1) 、各部门每月向人事行政处领取复印纸，复印纸由部门指定 人员管理并作用途登记。 (2) 、凡是带密级的文件、资料复印(如：各

5、类合同、协议、招 投标文件、财务和人事报表、资料等)，须填复印申请表，由总 经理或部门经理批准同意后复印。 (3) 、在公司内部使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等可 用二手纸(注意：二手纸不应有泄密内容) (四)、管理要求 1、复印请节约用纸。 2、复印机由人事行政处统一管理，人事行政处对复印机使用过程 进行监督检查。 3、严格遵守公司保密制度，在复印中，违反保密制度和使用管理 要求者，将按公司有关规定予以处理。 (五)、 传真机、E-mail使用及管理要求 1、传真机使用及管理 要求 (1)、凡接收方有E-mail地址并能采用网络进行文件或资料传 递时，尽量不使用传真。 (2)、传真机由

6、使用部门负责管理，严格按照说明书要求真确 使用，定期维护保养，发生故障时应及时通知人事行政处联系维修人 员进行维修。 2、E-mail使用及管理要求 (1)、重要文件收发须使用公司 注册邮箱，严禁使用其它免费或个人邮件。 (2)、严格遵守保密制度，凡在传真、E-mail收发中违反保密制 度者，将按集团保密制度的有关规定予以处理。 三、计算机 (一)、电脑硬件配备申请审批程序1、各部门根据 需要填写电脑设备购买申请审批表，由部门经理签字后交至人事 行政处。 2、人事行政处作审核后交总经理审批。 3、总经理批准后，由人事行政处负责选型购买或调整相应的设备 并配备到申请部门，之后进行简单的现场使用指

7、导。 电脑使用管理 1、软件维护及病毒防治 (1)、电脑操作人员的要求 装有软驱的微机，在使用软盘前应对软盘进行杀毒工作。 B、任何电脑需要安装软件时，由相关负责人提出书面报告，经部 门经理同意后，由系统维护员负责安装。 C、任何人员不得擅自安装电脑游戏软件。 D 储存在电脑里的重要文件应作好备份，备份用的软盘、光盘 由专人负责保管，以免丢失。 E、任何人员未经许可，不得使用他人的电脑。 F、及时升级杀毒软件，并定期对电脑进行杀毒。 (2)、系统维护员的要求 A、负责所辖范围内电脑病毒及游戏软件的检查、清理工作。 B、及时处理所辖范围内各部门的电脑软件故障，对部分较特殊 的故障做好记录。 C每

8、月检(抽)查所辖范围内各部门的电脑软件保养情况。 D每季度用杀毒软件对所辖范围内各部门的电脑进行一次病毒 检查，发现病毒及时查杀。 E、每季度认真检查一次所辖范围内各部门的电脑硬盘， 及时发 现并清理与工作无关的软件，特别是各类游戏软件。 F、每次维修或检查完后要认真填写电脑软硬件维护日志。 2、硬件维护及保养 (1)、电脑操作人员的要求A、除系统维护员外，任何人 员不得随意拆卸所使用的电脑或相关设备。 B、各部门电脑操作人员应定期(每月一次)清理各自所用电脑及 外设的表面尘土，确保所使用的电脑及外设始终处于整洁和良好的状 态。 机器处于开机状态时，严禁搬动机器，以免造成硬盘损坏。 每天下班检查并关掉各自使用的电脑及外设的电源。 E、 电脑及外设有故障时及时与系统维护员联系。 (2)、系统维护员的要求A系统维护员在拆卸微机时, 必须采取必要的仿静电措施。 B、系统维护员在作业完成或准备离去时，必须将所拆卸的设备 复原。 C 及时处理所辖各部门的硬件故障， 对部分较特殊的故障送有 关单位维修。 D 每月检(抽)查所辖各部门的电脑硬件保养情况。 E每季(每季第一周)仔细检查各部门工作站及外设，发现问题 及时维修。 F、每次维修或检查完后要认真填写电脑软硬件维护日志。 3、电脑设备档案