医科大学公文处理办法

1、医科大学公文处理办法第一章 总 则第一条 为使我校的公文处理工作规范化、 制度化、科学化， 提高公文质量和办文效率， 根据国家行政机关公文处理办法 （国发 2000 23 号）和天津市有关规定，结合我校 实际情况，制定本办法。第二条 公文是有法定效力和规范体式的公务文书， 是进行行政管理的重要工具。 公文 处理指公文的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文 处理应当坚持实事求是、 精简、 高效的原则， 严格执行国家保密法律、 法规和其他有关规定， 做到及时、准确、安全。第三条 校长办公室是我校行政公文处理的管理机构， 并负责指导校内各部门、 单位的 公文处理工作

2、。第四条 各院（系）、机关各部门、各直 （附 ）属单位负责人应当高度重视公文处理工作， 加强对本单位公文处理工作的领导和检查，各级办公室应确定专职人员负责公文处理工作。第二章 公文的种类第五条 我校常用公文的种类：（一）决定 适用于对重要事项做出安排， 奖惩有关单位及人员， 变更或撤消我校不适 当的决定事项。（二）通知 适用于转发上级领导机关的公文， 传达需要我校各单位办理、 执行或周知 的事项，任免人员。反映情况、 答复询（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。四） 报告 适用于我校向上级机关或学校各单位向学校汇报工作、 问。五）请示 适用于我校向上级机关或学校各单位向学校

3、请求指示、批准。（六）批复 适用于答复学校各单位请示事项。（七）意见 适用于对重要问题提出意见和处理办法。（八）函 适用于与不相隶属机关或单位之间商洽工作，询问和答复问题。（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文的格式第六条 国务院有关文件要求， 公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关 标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主 题词、印发份数、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。第七条 公文按规定采用国际标准 A4型（210mm x 297mm ）纸打印。第四章 行文规则第八条 行文应当确有必要， 注重效用。 行

4、文关系根据隶属关系和职权范围确定， 一般 不得越级请示和报告。第九条 学校统一对外行文， 学校各职能部门不得自行对外正式行文。 学校内部要尽量 减少行文，各职能部门职权范围内的工作，凡能用电话或口头解决的问题，不要制发公文； 凡是可以自行下发或者可以与有关部门联合下发的公文，不要请学校转发。第十条 上报学校公文事项如涉及学校多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通， 然后上报。 属于主管部门职权范围内的具体问题， 应当直接报送该主管部门处理， 不必向学 校行文。第十一条 “请示”应当一文一事。 “报告”不得夹带请示事项。第十二条 除学校领导直接交办的事项外， 不得以机关或单位名义直接向学校领导

5、同志 个人报送“请示”或“报告” 。部门或单位负责人不得以个人名义上报“请示” 。“请示”不 得多头报送。第五章 发文办理第十三条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、 登记、分发等程序。第十四条 我校常用发文代字有： 津医大、津医校办、津医教务、 津医研教、 津医科技、 津医医政、津医人事、津医外事、津医后勤、津医保卫、津医开发、津医纪要等。未编文号但以学校和校长办公室名义印发的公文具有同等效力。第十五条 制发学校公文一般由某项工作的主管部门提议， 主管校领导同意， 或由主 管校领导直接授意主管部门发文。 公文主要事项的主管部门为公文的主办部门， 主办部门负 责

6、草拟公文。草拟公文应做到：（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确 体现发文意图，并同我校现行有关公文相衔接。（二）情况确实，观点明确，表述清楚、准确，结构严谨，字词规范，标点正确，篇幅 力求简短。（三）使用简称要规范。 使用无规范简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文 名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。（四）文中如涉及校情统计数据，应与校长办公室或业务主管部门核实。（五）公文内容如涉及多个部门，主办部门应负责草拟公文并送相关部门会签。第十六条 草拟公文应一律采用 A4 纸打印，并附电子文本，逐项填写“天津医科大学 公文拟稿单” ，

7、送校长办公室。有时限要求的公文，承办部门须提前一天报送。特事特办。第十七条 草拟公文由校长办公室或主管部门送校领导签发， 签发前应经校长办公室审 核。审核重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本办 法的规定等。对文字表述太差的文稿，要退回主办部门重办。第十八条 以学校名义制发的上行文， 由分管校领导审核， 由学校主要负责人或主持工作的负责人签发；以学校名义制发的下行文或平行文，由学校主要负责人或分管负责人签发;以校长办公室名义制发的公文，可由校长办公室主任签发。公文一经签发，不得更改，如需改动，应报签发人审核。第十九条 公文正式印制前，应由校长办公室进行复核，复核

8、重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。第二十条文件印制完成后，承办人将印制好的公文连同“天津医科大学公文拟稿单” 一并送校长办公室，由印章管理人员复核审批、签发手续无误后用印。第六章收文办理第二一条 收文办理指对收到的校内外公文的处理过程，包括：签收、登记、审核、 拟办、批办、承办、督办等程序。第二十二条 校长办公室收到校内其他单位呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由本机关办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关部门的事项是否已协商、会签。第二十三条 经审核，对符合本办法规定的校内公文， 校长办公室应及时提出拟办意见， 送分管校领导批示；校长办公室接

9、校领导批示意见应尽快转交给承办部门；紧急公文，应向校领导和承办部门说明情况，当天回复。对不符合本办法规定的校内公文，经办公室领导同意，退回呈报单位，并说明理由。第二十四条 承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本单位职 责范围或不宜由本单位办理的，应及时退回校长办公室，并说明理由。第二十五条 国家有关部委、天津市政府、有关委局以及其他外单位来文， 由校长办公 室登记编号，制作公文阅办单， 提出拟办意见，送分管校领导批示后办理。 校内任何机关或 单位收到上级正式公文， 或外出开会带回正式公文， 必须送校长办公室登记办理， 不得直接 签批或传阅。第二十六条 除直接交办事宜外，校领

10、导一般不直接收取各单位请示或报告。未经登记 的公文应交办公室登记办理。文件阅后退回办公室，不得横传。第二十七条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经校长办公室上报主管校领导审批、裁定。第二十八条审批公文时，对有具体请示事项的， 主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第二十九条送负责人批示或交有关部门办理的公文，校长办公室负责催办；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第七章公文管理第三十条 公文处理完毕后，应及

11、时整理（立卷）、归档，定期向档案部门移交。第三一条 校内相关单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归 档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。第三十二条 公文被撤销，视作自始不产生效力； 公文被废止，视作自废止之日起不产 生效力。第三十三条 凡学校发送的公文，各部门、各单位要有专人签收、 保管。机要文件定期清退，集中销毁。凡属规章制度性的或涉及本部门、本单位的校内文件要妥为保存。第三十四条 公文处理必须严格遵守 中华人民共和国保守国家秘密法及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。第三十五条 上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，经主管校领导同意， 校长办公室可以翻印

12、、复印、转发，按正式文件管理。第八章附 则第三十六条 本办法自发布之日起施行。天津医科大学公文格式一、公文用纸幅面与版面尺寸（一）公文用纸采用 A4型胶版纸或复印纸（210mm x 297mm ）（二）公文页边与版心尺寸1 .上白边： 37mm 。2. 下白边： 35mm 。3. 左右白边： 27mm 。4.版心尺寸：即纸张中文字区域，以上述标准制定版心尺寸为156mm x 225mm 。二、排版规格一般正文用 3 号仿宋体字，正文中一级标题用 3 号黑体字；一般每页 22 行，每行 28 个字。三、公文中各要素标识规则（一）眉首（红线以上部分）1. 秘密等级和保密期限： 用 3 号黑体字，

13、顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级与保 密期限之间用“”隔开。2. 紧急程度：要求同上一条。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在 版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。3. 发文字号：发文机关标识下空 2行，用3号仿宋体字， 居中排布，年份用“”括入。4. 签发人：请示和报告需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号距版心 左边缘空 1 字位置排布，签发人距版心右边缘空 1 字位置排布； “签发人” 3个字用 3 号仿 宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用 3 号仿宋体字。（二）主体（红线以下至主题词以上部分）1. 公文标题：红线下空 1 行，

14、用 2 号宋体字加黑， 1 行或多行居中排布；回行时，注意词意完整、排列对称、间距恰当。2. 主送机关：公文标题下空 1 行，左侧顶格，用 3 号仿宋体字，后标全角冒号；回行顶 格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。3. 正文：用 3 号仿宋体字；每自然段首行左空 2 字，回行顶格；同一组数字、年份不能 回行，通过调整字间距解决。4. 附件：正文下空 1行，左空 2 字，用 3号仿宋体字； “附件”后标全角冒号；两个或 两个以上附件， 需标明序号，序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件一般应 与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行标明“附件” ，有序号时标明序号；附件序号 和名

15、称要前后一致。5. 成文机关：单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。6. 成文日期：成文日期以领导签发日期为准；留足印章位置（印章上边缘不得压盖正 文），距版心右边缘空 4 字位置排布，用 3 号仿宋体字，将年、月、日标全（年、月、日中 用“O”，不能用“零”或“ o”）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时， 应通过调整行距加以解决， 务使印章与 正文同处一面，不得采取注明“此页无正文”的办法解决。7. 附注：用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下 1 行。 （三）版记（包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期）I主题词：“主题词”三字用 3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目用 3号宋体 字，每个词目之间空 1 字。2. 抄送机关： 如有抄送机关，在主题词下 1 行，左右距版心边缘各空 1 字，用 3 号仿宋 体字；“抄送”后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐； 在最后一个抄送机关后标句号。3. 印