社会保险业务档案管理规范

1、社会保险业务档案管理规范国家标准编制说明一、任务来源国家标准社会保险业务档案管理规范已列入国家标准化管理委员会2011年第三批国家标准制修订计划，项目编号为20111848-t-316。本标准由人力资源和社会保障部提出，全国社会保险标准化技术委员会归口，人力资源和社会保障部社会保险事业管理中心、天津市社会保险基金管理中心、天津市质量技术监督信息研究所、吉林省社会保险事业管理局、上海市社会保险事业管理中心、上海市医疗保险事务管理中心、甘肃省社会保险事业管理局、河南省洛阳市社会保险事业管理局、山东省潍坊市社会保险事业管理中心、四川省泸州市医疗保险管理局十家单位联合起草。本标准为推荐性国家标准，是我

2、国社会保险标准化体系建设中急需制定的基础标准之一。二、编制目的和意义社会保险业务档案管理依托于经办业务，服务于经办业务，是社会保险经办最重要的一项基础性工作。制定社会保险业务档案管理国家标准，对于规范社会保险业务档案管理工作，维护参保对象的社会保险权益，提高社会保险经办服务水平，具有重要的现实意义和深远的历史意义。1、有利于规范社会保险经办操作。社会保险经办工作质量，直接影响社会保险制度是否能够健康运行。社会保险档案是社会保险经办、管理和服务工作的忠实记载，是考量经办工作是否依法合规的重要载体。无论是绩效考核、内部控制还是外部监督，都需要依托档案资料。因此，制定统一的社会保险业务档案管理标准，

3、是规范社会保险经办操作的有效手段。2、有利于维护参保对象的社会保险权益。社会保险业务档案是参保单位和参保人员履行缴费义务和享受社会保险权益的原始凭证，是落实“记录一生、保障一生、服务一生”的基本前提。随着社会保险事业的发展，参保对象的维权意识不断增强，业务档案与百姓利益的联系也越来越密切，利用率日益提高，服务领域不断扩展。3、有利于改善民生促进社会和谐。党的十八大将“全面建成覆盖城乡居民的社会保障体系”和“健全社会保障经办管理体制，建立更加便民快捷的服务体系”作为改善民生、加强社会建设、促进社会和谐稳定的重要举措。一方面，做好业务档案管理工作，本身就是提高社会保险经办服务能力的重要前提，在改善

4、民生服务民生方面发挥着重要作用；另一方面，业务档案是研究社会保险事业运行轨迹和发展规律的珍贵史料。充分利用档案资源，科学评价社会保险制度运行现状和未来趋势，有助于不断完善具体政策乃至制度框架，在更高水平上促进社会公平保障民计民生，保障和推进和谐社会建设。三、编制原则本标准的起草遵循了以下基本原则：（一）实用性原则本标准作为我国社会保险业务档案管理领域的第一项国家标准，在编制过程中既体现了对社会保险业务档案管理工作环节、操作规范等方面的共性要求，又充分考虑了不同地域、不同级别社会保险经办机构档案管理工作在内容、形式、条件等方面的差异，进而通过分步骤、分阶段地推进达到不同目标，因此具有广泛的实用性

5、和可操作性。（二）专业性原则作为业务档案管理规范，本标准首先体现了档案管理的专业性。严格遵照中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法等档案法律法规以及da/t 1档案工作基本术语、da/t 13档号编制规则、da/t 22归档文件整理规则等相关档案工作国家标准和行业标准，确保本标准中的术语定义、工作要求、工作标准具有专业性。其次，本标准体现了社会保险经办工作的专业性。在严格遵照社会保险业务档案管理规定、中华人民共和国社会保险法、gb/t 27768社会保险服务总则、gb/t 27769社会保障服务中心设施设备要求等社会保险行业法律和相关标准的基础上，充分吸收和借鉴了各地社会保险经办机

6、构档案管理的成熟做法和先进经验，力求实现业务档案管理与业务经办的紧密衔接，协调发展。（三）前瞻性原则在兼顾当前我国社会保险业务档案管理现实发展情况的同时，体现了标准的前瞻性和引导性。在对业务档案多种介质相互转换和备份、电子档案管理、档案信息资源建设、应用管理系统建设、信息安全保障体系建设等方面，充分考虑了档案工作未来的发展趋势。四、编制过程社会保险业务档案管理规范国家标准起草工作于2012年6月正式启动。为充分体现标准的科学性和可操作性，起草小组系统学习了档案管理相关法律法规、国家标准、行业标准和地方标准，如国家档案管理标准汇编、上海市医疗保险业务档案管理规范、甘肃省社会保险业务档案管理规范等

7、，并充分借鉴了gb/t 27768社会保险服务总则、gb/t 27769社会保障服务中心设施设备要求的编写工作经验。同时，起草小组加强与其他成员单位的沟通交流，与整个社会保险标准体系保持协调一致。本标准的编制包括以下六个阶段：第一阶段：2012年6月2日7月10日。6月2日至26日，完成项目启动，收集基础文献资料，确定项目实施方案，制定项目工作计划。6月27日，参加部中心召开的2012年社会保险国家标准制定工作启动会暨标准制定工作组第一次会议。会上组织业务档案管理国标编写成员单位召开第一次标准制定工作组会议，讨论编写提纲、职责分工和具体要求。6月28日至7月10日，收集汇总各成员单位反馈意见。

8、第二阶段：2012年7月11日7月底。制定档案管理国标编写提纲，明确各成员单位的编写任务、职责分工和具体要求，由各成员单位对应各自任务分头起草。7月底前收集汇总各部分内容，形成档案管理国标第一稿，并分发至各成员单位。第三阶段：2012年8月1日10月17日。8月1日，召开第二次标准制定工作组会议，就档案管理国标第一稿进行讨论，其间征求部社保中心及八家编写单位共96条意见。会后，由天津市社会保险基金管理中心、吉林省社会保险事业管理局、上海市医疗保险事务管理中心、天津市质量技术监督信息研究所等四家单位针对修改意见逐条修订完善，形成第二稿。第四阶段：2012年10月18日2013年1月22日。10月

9、18日，召开第三次标准制定工作组会议，讨论第二稿，共征求意见113条，修改完善后形成第三稿。第五阶段：2013年1月23日7月9日。1月23日，在北京召开了专家征询会，邀请部中心、国家档案局和标准化研究院的有关领导和专家进行了研究和把关，相关修改意见由天津编写组进行修改形成第四稿。向人社部有关司（局、社保中心）、国家档案局有关部门、天津市社保中心各业务处室和22家基层单位征求意见，共征求意见39条，修改后形成第五稿。将第五稿分发给各成员单位，由成员单位向当地档案行政部门、当地社会保险经办机构业务管理部门和所属县级（含县级）以上经办机构征求意见，并组织修改形成第六稿。第六阶段：2013年7月10

10、日至9月24日。7月10日，在山东潍坊召开第四次标准制定工作组会议，讨论第六稿，征求意见39条，修改完善并形成第七稿。第七阶段：2013年9月24日至今。9月24日，在四川泸州召开第五次标准制定工作组会议，讨论第七稿，修改完善并形成第八稿。五、标准的主要内容本标准共分八章，主要内容如下：（一）范围在“范围”一章中，介绍了本标准的主要内容和本标准所适用的领域。（二）规范性引用文件罗列了本标准中引用的13项国家标准和行业标准。（三）术语和定义本章定义了标准中出现的6项社会保险业务档案管理术语。（四）总体要求本章提出了社会保险业务档案管理的原则性要求。（五）设施设备、岗位及人员要求本章明确了社会保险

11、业务档案管理的功能区设置、设施设备配备以及档案管理岗位人员和职责。（六）业务档案管理本章明确了社会保险业务档案收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用、移交等十个管理环节的工作内容和操作规则。（七）电子业务档案管理本章明确了社会保险业务电子档案收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用、移交等九个管理环节的工作内容和操作规则。（八）信息化本章明确了社会保险业务档案信息资源、应用管理系统和信息安全保障体系的建设要求。六、关键技术问题的处理（一）标准定位问题的确定社会保险业务档案管理规范定位于对业务档案管理各项具体工作的指导性标准，立足全面，突出重点，便于操作。对于档案行业已有明确

12、要求或标准的，以直接引用为主；对于体现社会保险行业特点的，重点进行描述，力求做到细致而不繁琐，具备可操作性。（二）电子档案管理社会保险业务档案存在纸质和电子两种载体形式，在内容、管理环节、工作要求等方面既有共性又各有侧重。考虑到目前各地社会保险经办机构在管理和服务过程中，电子档案已经成为业务档案的重要组成部分和未来的发展趋势，所以本标准对电子档案管理进行了规范。另外，为体现档案管理流程的完整性和一致性，本标准将电子档案管理作为独立的章节进行表述。（三）档号编制规则社会保险业务档案具有案卷、文件两个层次的档号。在档号编制规则的设计上，选择行政区划代码、全宗号（或经办机构代码）、年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号、件号等八个要素作为档号的基本组成项目，既符合业务档案管理自身的需要，确保每卷、每件档案档号的