商会采购制度

1、*商会采购制度一、释义本制度所指采购物资主要是指办公用品、相关礼品二、物资需求 （采购 ）计划的分类1、月度物资需求计划2、紧急物资需求计划三、采购的方式分类1、招标采购2、固定厂商、长期报价采购3、即时询价采购四、采购部门和计划部门的划分所有物质采购部门为秘书处。五、采购物资付款方式分为1、预付部分款项。2、货到凭发票报销付款。3、货到后分期付款。4、货到延期付款。5、以上方式的结合。二、职责（一）常委会负责1、审议批准采购物资询议价报告表。2、审议决定采取公开招标方式的采购事项。（二）秘书长负责1、采购合同的签订。3、采购付款的审核。2、长期物资供应厂家的选定3、物资招标工作的组织。（三）

2、主管财务常务副会长负责1、采购合同的批准；2、采购付款的审核、批准、程序（一）物资需求计划秘书处根据经营管理需求每月 20 日前填写月度物资需求 （采购 ）计划。对于 确实急需不能列入月度物资需求 （采购 ）计划的物资，秘书处要随时填写物 资紧急需求计划。根据目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟 采取的采购方式， 经秘书长审查， 主管财务常务副会长审核， 会长批准后实施采 购。（二）物资采购审批程序1、秘书处采购人员根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录 或厂商提供的资料， 除经批准的紧急特殊情况外， 必须精选三家以上的供应商进 行询价。2、对于厂商的报价资料进行整理后

3、，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完 成后填写 采购物资询议价报告表 ，经秘书长和主管财务常务副会长审核后进 行采购。必要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序各级审批后再进行 采购。（三）采购物资验收入库工作程序1、采购物资到会所后，秘书处采购人员要对采购物资进行检验或验证。2、检验或验证合格后，由验证人员签字后物资登记入库。（四）采购物资付款工作程序1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购物资询 议价报告表，填写借款单，经秘书长审核，主管财务常务副会长批准后办

4、 理预付款手续。2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资， 在采购物资到会所入库后， 由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表、以及购货发票根据商 会财务报销的有关规定经秘书长审核， 主管财务常务副会长批准后办理报销付款 手续。三、规定与标准（一）物资需求 （采购）信息传递规定1、秘书长必须在月度物资需求 （采购 ）计划或紧急物资需求 （采购 ）计划 上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购 物资的其它特殊要求。2、所需物资需试用后方能结算付款的， 物资需求单位应 月度物资需求 （采购 ） 计划或紧急物资需求 （采购 ）计划上注明相关事项。3、物资需求使用单

5、位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月度物资需求 （采购 ）计划或紧急物资需求 （采购）计划上将所需物资的估计单价和金 额情况列明。（二）物资采购规定1、物资采购部门必须按照 “质量第一”和“公开、公正、公平 ”的原则，以 “降低 成本、保障生产经营 ”为目的，切实做好物资的采购供应工作。2、供应部要严格遵守供货商评价制度，通过 “同等条件，质优优选、价低 优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选 ” 的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容， 在“重质量、 遵合同、守信用、看服务 ”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。商会主 要采购物

6、资必须保证各有 3-5 家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道 ”的 备选供货商。3、对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的常委会议上提出，并由会议做出决定。4、凡采购单价在 1 万元以上的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由 常委会确定相关事项。（三）采购物资验收入库、出规定1、采购物资到会所后，必须经秘书处检验或验证合格后方可入库。2、对于经检验或验证不合格的采购物资，秘书处必须与供货商进行协商，采 取退货、换货或索赔措施。3、各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行 规范和明确。（四）采购物资付款规定下列情况财务科应拒绝支付

7、采购款项：1、与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付款金额 不一致的款项。2、秘书处未在物资入库验收单上签字的款项。3、物资所需物资需试用后方能结算付款的， 物资需求单位应月度物资需求 （采 购 ）计划或紧急物资需求 （采购 ）计划上注明相关事项。（五）采购纪律规定1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本 ”的原则提报物资需求 （采购 ）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需 求（采购）计划的行为进行严肃处理。2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则， 秉公办事， 切实维护商会的利益， 保障商会采购成本的最低化、 采购质

8、量的最优 化、采购效率的最快化。3、采购人员都必须遵守商会章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任 何人不得私自订购和盲目进货。4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采 购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人 不得无故积压或拖延采购及相关工作。6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常 自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资 供应工作。（六）售后服务对于采购物资，秘书处在签定购买合同时，要明确服务约定。1）采购物资在投用前