秘书工作者基础知识大全

1、秘书工作者基础知识大全在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。下面是小编给大家带来的文秘基础知识和技能，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!秘书工作者知识结构的组成对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。1.科学文化知识基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语

2、等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。3.政策法规知识这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。二、专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思

3、想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。三、相关知识秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。4.心理学知识。四、社会知识国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政

4、治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。国内知识，国情，民情，民俗，民风等。如何提高秘书的办公效率作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始：1、明确自己的工作任务和职责;2、要区分常规工作和非常规工作;3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率;5、使用办公辅助手段帮助组织工作;6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只

5、凭个人想象和爱好安排工作 ;8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。秘书基本礼仪礼 是一 合性 的行 科学，是指在人 交往中，自始至 地以一定的、 定俗成的程序、方式来表 的律己、敬人的完整行 。由于地区和 史的原因，各地区、各民族 于礼 的 各有差异。在 期的国 往来中，逐步形成了外事礼 范，也叫涉外礼 。涉外礼 就是人 参与国 交往所要遵守的 例，是 定俗成的做法。它 交往中的 范性、 象性、技巧性。随着我国改革开放脚步的加快，人 在生活和工作中外事交往增多，了解涉外礼 的内容和要求，掌握与外国人交往的技巧 得尤 重要。人和人之 有接触

6、才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互 ， 是三个重要的程序。接触是前提。接触了之后才会了解，逐 了解之后才容易沟通。所 沟通是双向理解，我理解你，你也理解我。那么从国 交往的角度来看，宏 上涉外礼 有三个基本要求：第一个要求尊重 本，要 自尊自 ，要尊重自己的 ，要尊重自己的 位 . 第二个方面的理念就是要善于表达。在国 交往中，接待外国客人，第三个方面是要 接待三声：“来有迎声， 有答声、去有送声”。自我介 、介 他人、名片的制作和使用、与外国朋友交 礼物、宴 外国朋友等等需要使用的一些常 的礼 。从而在衣食住行 送等方面，使人 涉外礼 有一个全面地了解。他 ，与人交往要尊重 先，尊重 人

7、就是尊重自己， 人的 点， 上就等于肯定自我，那 明你 容， 明你 虚， 明你好学。所以在国 交往中，要善于 人的所 。秘 会 礼 按参会人 来分 ，会 基本上可以 地分成公司外部会 和公司内部会 。公司外部会 ，可以分成 品 布会、研 会、座 会等。会 的分 ：外部会 、内部会 、 布会、工作例会、研 会、部 会、座 会 、 划 会 。内部会 包括定期的工作周例会、月例会、年 的 会、表彰会，以及 划会等等。我 以外部会 例， 一 商 礼 中需要关注的一些 。我 将会 分成会 前、会 中、会 后。1.会 前在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：?when-会议开始时间、持续时间?w

8、here-会议地点确认 ?who-会议出席人 ?what-会议议题 ?others-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。when- 时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。where- 地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。who- 人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。what- 会议的议题，就是要讨论哪些问题。others- 会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、

9、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。2.会议中在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：(1)会议主持人主持会议要注意：介绍参会人员 ;控制会议进程 ;避免跑题或议而不决 ;控制会议时间。(2)会议座次的安排会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边

10、。还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。3.会议后在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：?会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进;?赠送公司的纪念品 ;?参观，如参观公司，或厂房等。?如果必要，合影留念。秘书电话礼仪(一 )重要的第一声当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的

11、印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是 xx 公司 ”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象 ”的意识。(二 )要有喜悦的心情打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着 “对方看着 ”的心态去应对。(三 )清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的

12、声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。(四 )迅速准确的接听现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3 秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对

13、方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂 ”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。(五 )认真清楚的记录随时牢记 5w1h 技巧，所谓 5w1h 是指 when 何时 who 何人 where 何地 what 何事 why 为什么how 如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5w1h 技巧。(六 )了解来电话的目的上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在 ”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理

14、，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。(七 )挂电话前的礼貌要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声 “再见 ”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。秘书与上级之间交谈技巧一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张 ;表现比较拘谨，并且自卑感强 ;相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。比如，有的人在自己的上级面前从不敢 “妄言 ”，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时

15、，则落落大方，侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。因此，上下级之间的讲话，上级要力求避免采取自鸣得意、命令、训斥、使役下级的口吻说话，而是要放下架子，以平易近人的方式对待下级。这样，下级才会向你敞开心扉。谈话是双边活动，只有感情上的贯通，才谈得上信息的交流。平等的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响上下级的谈话。实际上，这往往关系到下 是否敢向你接近。此外，上 同下 ，要重 开 白的作用。不妨与下 先扯几句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。上 同下 ，不宜作否定的表

16、：“你 是怎么搞的 ?”“有你 做工作的 ?”在必要 表 ， 当善于掌握分寸。点个 ， 个 都会被人看作是上 的“指示 ”而 下去，所以， 易的表 或 于 的 价都容易失 。例如一位下 某改革 的情况，作 ，只宜提一些 ，或作一些一般性的鼓励： “ 种 很好，可以多 一些人 表意 。”“你 将来有了 果，希望及 告 我 。 ” 种 不涉及具体 ，留有余地。如上 下 的 中有什么不妥，表达更要 慎，尽可能采用 告或建 性的措 ： “ 个 能不能有 的看法，例如 ”“不 ， 是我个人的意 ，你 可以参考。 ”“建 你 看看最近到的一份材料，看看有什么启 ?” 些 ，起了一种启 作用，主 仍在下 手中， 方容易接受。下 上 ， 要避免采用 分胆小、拘 、 恭、服从，甚至唯唯 的 度 ，改 惶 恐的心理状 ，而要活 、大胆和自信。下 跟上 ，成功与否，不只影响上 你的 感，有 甚至会影响你的工作和前途。跟上 ，要尊重，要慎重，但不能一味附和。 “抬 子 ”、“吹喇叭 ”等等，只能有 失自己的人格，却得不到重 与尊敬，倒很可能引起上 的反感和