时间管理,课件

1、TIME MANAGEMENT,1,学习交流PPT,视频,人的一生,2,学习交流PPT,最令人触目惊心的一件事是看到钟表上的秒针一下一下的移动，每移动一下就表示我们的生命又缩短了一部分；再看墙上挂着的可以一张张撕下的日历，每天撕下一张就表示我们的寿命又缩短了一天。 梁实秋,时间管理,3,学习交流PPT,时间的价值,要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生 要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲 要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑 要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人 要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶 要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人 要领会一

2、秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人,时间管理,4,学习交流PPT,第一代时间管理 备忘型 第二代时间管理 规划型 第三代时间管理 效率型 第四代时间管理 重要型,时间管理,最新时间管理理论 求得内心的平静,5,学习交流PPT,时间管理,你的梦想是什么,6,学习交流PPT,时间管理,忙, 茫, 盲,7,学习交流PPT,8,学习交流PPT,成功的含义,达成预期目标，实现自己阶段性的梦想,时间管理取得个人最大成就,必须有预期目标 目标必须达成 成功的不同标准 在一生中，你最珍视的是什么 你的目标是什么 目标必须数学量化 你现在需要做什么以帮助在未来达成目标,9,学习交流PPT,10,学习交流P

3、PT,成功的决定因素,7% 为其它因素 13% 取决于知识技能 80% 取决于态度,时间管理取得个人最大成就,成功是因为态度！,11,学习交流PPT,什么阻止了我们的前进,没有目标 对自己不忠诚，找借口、找理由 信念局限 我不会 消极的情绪因素 抱怨 指责 被动 自闭 负罪 嫉妒 急噪 愤怒 憎恨 担忧 自怜 宿命 虚荣 侥幸 怀才不遇 害怕失败 害怕拒绝 ,时间管理取得个人最大成就,12,学习交流PPT,确保成功的12种思维法则,集中法则 替代法则 习惯法则* 影响法则 补偿法则 潜意识法则,时间管理取得个人最大成就,期望法则 信念法则 因果法则 控制法则 吸引法则 对应法则*,13,学习交

4、流PPT,克服成功的障碍,设定目标 停止责备，对自己100%的负责 自我概念 信念和自尊 采取积极的态度 态度来自于信念，信念来自于期望 期望 信念 态度 行为 结果,时间管理取得个人最大成就,14,学习交流PPT,时间管理取得个人最大成就,成功的规律,成功是因为态度 我是我认为的我 我是一切的根源 不是不可能，只是暂时还没有找到方法* 山不过来，我过去 决心决定成功 天助自助者 每天进步一点点 太棒了！,15,学习交流PPT,决定去取得成功,找到你自己的擅长领域 设定目标 预先支付必要的代价 时间管理，实现个人效率,时间管理取得个人最大成就,16,学习交流PPT,时间 =,控制事件 管理你自

5、己的行为 安排工作的先后次序,时间管理,你在控制之中 事情是有序的 你可以加倍你的产出,时间管理概念,一系列的事件,17,学习交流PPT,目标，乃是有截止日期的梦幻 史蒂夫 史密斯,时间管理目标设定,18,学习交流PPT,在你决定你的行动路线之前，需要知道你的目标是什么,时间管理目标设定,狮子该走哪条路线来抓取猎物,19,学习交流PPT,100%成功 = ? %目标 + ? %方法,时间管理目标设定,100%成功 = 100%目标 + 0%方法,20,学习交流PPT,如何选择目标,观察 你了解你自己吗、你了解现状吗 比较 知识、技能、目标对象 综合 困难、障碍、资源 分析 可能性 处理 反馈、

6、修正,时间管理目标设定,21,学习交流PPT,目标的金字塔,时间管理目标设定,长期目标,中期目标,短期目标,月/周/日/即时目标,510 年,35 年,13 年,妥善利用每一天,终极目标,组织总目标,分公司目标,部门目标,个体目标,剥 洋 葱 法,22,学习交流PPT,时间管理目标设定,目标设定的说明,具体的 远大的 挑战的 协调的 反馈的,组织的目标管理,目标具体 参与决策 明确时限 绩效反馈,23,学习交流PPT,目标设定的SMART原则,Specific 具体明确的 Measurable 可衡量的 Achievable 可达成的 （ Actionable 以行动为导向，有行动计划的 ）

7、Realistic 实际的 （ Resultant 有结果的 ） Time limited 有时间限制的,时间管理目标设定,24,学习交流PPT,SMART目标的元素,SMART 目标,Who 主语开头（我将或责任人）,使用动词（降低/发展/增加/赚）,What 结果/成果（量/质/成本）,When 完成日期,Where 条限/How 怎么做（计划）,例：我将在35岁前赚到100万,时间管理目标设定,25,学习交流PPT,目标 我3个月内(XX年12月1日20:00前)在不影响健康前提下减去体重10公斤（目前80公斤） 分解目标：第1个月减轻3公斤，第2个月减轻3公斤，第3个月减轻4公斤,行动

8、计划 每天早上花30分钟跑步5000米，晚上做20分钟有氧操、20个俯卧撑和30个仰卧起坐 每星期六与友人一起打壁球1小时 每天按照专家制订的营养减肥餐单进餐 （早餐：1只苹果、200ml牛奶、1只水煮鸡蛋，中、晚餐：各50克米饭和300克低热量 的荤蔬菜，戒除高卡路里的油炸食物） 每天起码喝5杯绿茶 每个月外出吃饭减至最多4次，每次只能吃清淡的白肉和蔬菜 家里所有的零食送给别人 每天睡眠时间控制在7小时 第3个月进行1个疗程的“曲美”药物治疗 家里挂1幅好身材的明星全身画像，每天注视2分钟 早晚朗读目标各10遍，默念：“我瘦、我瘦、我瘦瘦瘦”1遍,里程碑 在10月1日，11月1日和12月1日

9、吃完晚饭后作一次体重测量 阶段目标达成后买一件自己喜欢的东西奖励自己，未达成则调整计划,时间管理目标设定,26,学习交流PPT,时间管理目标设定,27,学习交流PPT,时间管理的四大原则,妥善计划 优先管理 有效授权 自我组织,时间管理四大原则,28,学习交流PPT,不论多伟大的观念，如果不能在你的行动中 展现出它的力量，那是一文不值的 汤玛斯 赫胥黎,时间管理妥善计划,29,学习交流PPT,计划和行动计划表,没有计划的行动是大多数人的生活本质 失败的计划就等于在计划失败 计划是实现目标所要完成的工作 计划表是记录这些工作、相关人员和时间进度的表格 分解目标的多杈树法* 运用时间锦囊,时间管理

10、妥善计划,30,学习交流PPT,时间锦囊（Daily）,锦囊的内容 个人资料/年历/年计划表/月计划表/ 周计划表/日历/日计划页/沟通、 会议备忘页/项目管理/收支记录 /亲友喜庆备忘录/通讯录/网址录/国 内主要城市电话区号/度量衡换算表/地图/夹套 锦囊的特点 系统活页夹/计划工作库/全局视觉化 锦囊的优点 计划性/整体观/可查核 时间锦囊是自我组织管理和自律的重要实用工具，建议 不用便条纸、 只用一本、随身携带、经常翻阅,时间管理妥善计划,31,学习交流PPT,目标：在6月30日前完成45万销售目标,行动计划表练习,时间管理妥善计划,32,学习交流PPT,序号 工作任务责任人 期限开始

11、日 预计完成日 实际完成日 1 2 3 4,时间管理妥善计划,33,学习交流PPT,目标达成的步骤,时间管理妥善计划,思考：哪些你做得较好，哪些有待改善,坚持,检讨,马上行动,朗读,分解计划,自问理由,视觉化,选择,决定,34,学习交流PPT,35,学习交流PPT,36,学习交流PPT,轻重缓急的优先级管理,重要性,紧急性,1,3,2,4,重要紧急 水开,不重要不紧急 晒得衣服,紧急不重要 门铃/电话,重要不紧急 孩子哭,干扰事项 不速之客 电话/信件 会议,临近最后期限的与主 要目标有关的事项 危机处理 顾客投诉 严重冲突,琐碎事务 重复性工作 无意义争论 消磨时间,规划计划 能力提升 防止

12、危机 激励士气 建立关系,事件的四个象限,时间管理优先管理,37,学习交流PPT,四象限处理形态分析,若偏重则 1 象限忙于处理危机及收拾残局，经常感到压力， 易精疲力尽 2 象限有理想，自制与平衡，少有危机感 3 象限短视近利，缺乏目标、计划和自制 4 象限无责任和安全感，甚至令工作不保,时间管理优先管理,38,学习交流PPT,组织层面造成的效应,帕金森定律 梅菲定律 彼得定律 二八定律,时间管理优先管理,39,学习交流PPT,20 / 80 法则（帕列托 Pareto 法则） 最省力的企业成功与个人幸福法则,在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系：80%的收获来自20%的努

13、力，其它80%的投入只带来20%的产出,时间管理优先管理,40,学习交流PPT,20 / 80 法则举例,80%的营业额出自于20%的产品 80%的销售量（利润）来自于20%的客户 80%的绩效来自于20%的员工 80%的病假是20%的员工请的 80%的权利、金钱集中在20%的人手里 80%的阅读时间化在20%的书报上 ,时间管理优先管理,41,学习交流PPT,时间利用的价值分析（ABC分析）,60%,15%,25%,15%,25%,60%,事情价值,实际消耗时间,A,C,B,A 专心处理 B 授权 C 授权或清理,时间管理优先管理,42,学习交流PPT,管理人员理想的时间分配,时间管理优先管

14、理,43,学习交流PPT,时间管理优先管理,每位员工都应该,专注于那些能产生80%效益的20%关键（核心）工作 对次要任务少化时间精力，授权放弃和降低工作成本 对常规的作业流程要不断简化改善以提高效率,十鸟在林，不如一鸟在手,44,学习交流PPT,管理每天的工作,回顾工作目标和行动计划表，了解今天要做什么 根据事情的重要性和紧急程度安排优先次序,重要性紧急性 A 高度优先（必须做）1 必须现在做 B 中度优先（应该做）2 应该很快做 C 低度优先3 不紧急,时间管理优先管理,练习：对昨天的工作/生活分类,45,学习交流PPT,谨防确定优先次序的误区,你懂的事 你喜欢的事 叫得最响的人 按先后发

15、生的次序,容易或费时不多的事 已筹划好或排定时间的事 你知道如何最好进行的工作 还有一分钟就到最后期限的事,时间管理优先管理,46,学习交流PPT,确定优先次序的思考,是否能帮助我达成人生某些重要目标 是否与我的事业密切相关 做，是否可以使我更上一层楼；不做，是否会阻碍我的前程 是否能增进我的知识，帮助我发挥潜能 是否有确切的期限 是否是某个我无法忽视的人交办的 是否对我所关心的人很重要 是否他人无法帮你完成 假如你得不到一个“是”的答案，这件事就不值得列入重要事项,时间管理优先管理,47,学习交流PPT,Do The Right Thing Do The Thing Right 有所不为才能

16、有所为,时间管理优先管理,48,学习交流PPT,有效授权,只有四种方法可以帮助你更好地利用时间 呕心沥血，延长工作时间 提高自己的工作效率 中止不太重要的工作 有效授权,时间管理有效授权,49,学习交流PPT,管理人员不愿授权的原因,对别人缺乏信心（不放心） 自我膨胀/需要成就感/事必躬亲 误解效益含义 缺乏安全感 工作主义（嗜好） 没有合适人选,时间管理有效授权,50,学习交流PPT,有效的管理依靠适当的授权 组织层面 组织扁平化、以人为本的理念、员工的变化 管理层面 更多思考及管理时间改善决策和管理质量 培养下属增加信任和参与、责任感、成就感,时间管理有效授权,授权的原因和意义,51,学习

17、交流PPT,授权并不是只对部属说：“这是任务，想办法去完成 它！”，然后袖手旁观，坐侯成果 授权并非弃权、授责、参与、分工、代理职务、助手 或秘书职务 警惕 “他们已有足够的事做了”、“我不信任他们”、“他们不会明白”、 “他们无法做得和我一样”、“我能做得更好更快”、倒授权 ,时间管理有效授权,常见授权观念的误区,52,学习交流PPT,授权表,时间管理有效授权,53,学习交流PPT,可以授权的工作,专业技术型工作 收集事实，统计数据 草拟文书，准备报告 可以代表其出席的会议 某些特定领域中的决定 ,时间管理有效授权,下达目标 培养发展下属 任务的最终责任 维护纪律和制度 解决部门间的冲突 ,

18、不可授权的工作,54,学习交流PPT,授权的准备工作,转移心态，培育气氛 分析授权的工作 选择任务，界定范围 决定授权的对象,时间管理有效授权,55,学习交流PPT,有效授权三步曲,任务指示 进度监督 成果评估,时间管理有效授权,56,学习交流PPT,有效授权的步骤,时间管理有效授权,解释工作的目标、内容和范围 说明工作的重要性、期望的结果和完成期限 与被授权者共同探讨，就工作方法和步骤达成协议 提出跟进的方法及检讨的日期 授予适当的权限（资源调配、决策） 监察进度，鼓励下属，并随时给予支持、帮助和建设性反馈 如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通 完成工作后，验收并表示赞许和感谢,57,

19、学习交流PPT,有效授权的沟通要点,双向沟通 察言观色 善于引导 建立感情 弹性行为,时间管理有效授权,58,学习交流PPT,“时间杀手”,无形的“时间杀手” 内在陷阱 在我们不知觉的情况下出现，往往问题源于我们自己（自己造成） 有形的“时间杀手” 外在陷阱 明明知道是浪费时间的事情，但迫于无奈地去做（环境因素造成） 思考：哪些事情占据了你大量的时间？,时间管理自我组织,59,学习交流PPT,练习：检视一下围绕你身边的那些“时间杀手”,时间管理自我组织,60,学习交流PPT,22种最大的浪费时间现象,1、一次想做太多事情 2、承诺太多，没能说“不” 3、拖延耽搁/中途放弃 4、犹豫决定/错误决

20、策 5、欠缺明确目标/计划/控制 6、缺乏系统 7、缺乏自律 8、事必躬亲，无效授权 9、混淆责任/权力 10、沟通欠佳/争论 11、缺乏有关技能,时间管理自我组织,12、不速之客 13、电话干扰 14、会议过多/失效 15、社交应酬 16、信息庞大/不充分 17、工作环境杂乱 18、琐碎事务/文山书海 19、人手不足/能人不够 20、缺乏危机处理方法 21、缺乏政策/繁文缛节 22、下午精神不振,61,学习交流PPT,贪求过多心理的抑制及处理方法,“不是每件事都必须做”，学会分辨优先次序 集中精力，单项处理（一次只做一件事情 ） 训练准确估算时间 不要凡事追求完美 克服授权障碍，问问自己想证

21、明什么 看到别人没做份内的事，千万要抑制自己 学会说“不”,时间管理自我组织,一次想做太多事情,62,学习交流PPT,学会说“不”,记住：不能拒绝，就会受别人时间表的控制 克服心理和情面障碍 拒绝要求四部曲,时间管理自我组织,倾听 婉言回绝 提出理由 提供变通之计,承诺太多，没能说“不”,63,学习交流PPT,拖延问题的解决措施,分类，按事件等级立即处理（Do It Now） 避免堆积有待解决的公文，今日事今日毕 先做不喜欢的事（贾琪 华德定律） 把每份工作设定时限，并公开给人知道 找出闲聊和做白日梦的时间，尽量减少 一气呵成,时间管理自我组织,拖延耽搁/中途放弃,64,学习交流PPT,瑞士奶

22、酪法,时间管理自我组织,拖延耽搁/中途放弃,65,学习交流PPT,练习：（周计划表和）日工作执行清单,注： 处理情况以符号说明： 进行中 已完成 已授权 X 已取消 留待明日完成 菜单要简单明了并定期检查,时间管理自我组织,欠缺明确目标/计划控制,66,学习交流PPT,应付外界干扰,确定约见的优先次序和时间，成为“歧视主义者” 对于不断骚扰你的人，直截了当告诉他你现在没空 预设时间限制 用肢体语言或谈话地点暗示你不愿长时间地接待他 串通好的干扰 迅速找出打扰者的企图 把访客转交给别人,时间管理自我组织,不速之客,67,学习交流PPT,电话处理,过滤来电 暗示应该结束 预设时间限制 直截了当挂断

23、 发现需求，紧扣主题,时间管理自我组织,集合在某一时间全部回掉 分类，按轻重缓急分批处理 以谈正事的立场作开场白 话不过“三”,电话,68,学习交流PPT,时间值多少钱？,时间管理自我组织,* 每年 251 个工作日，每天工作 8 小时,会议,69,学习交流PPT,低效会议的原因,会前 目标不明确、议事过多、时间地点不当、参加者不当、通知欠详、 无备而来 会中 小会交流、外界干扰、未能概括、离题、不投入、垄断会议、“马 拉松”、复杂化 会后 记录不全、欠总结、不跟踪,时间管理自我组织,会议,70,学习交流PPT,开有效率的会,宗旨：短时间达到目的，与会者满意,时间管理自我组织,会议,会前准备

24、5W1H 主持会议 掌控进程，紧扣主题，陈述和发问、引起互动，处理无序和干扰 结束会议 会议纪要，评估总结，任务分工，检察回顾,71,学习交流PPT,信息处理,速读，划线，眉批和剪贴 不要打开与你无关的信息 固定时间收发电邮或信函 如果某信息需采取应对措施，就记录并加入一览表 为了便于归档，每条信息立即用一个文件名来编号 信息一旦被处理，就可归档或清除 如果信息不充分，则确定需要的信息，按时提供,时间管理自我组织,信息,72,学习交流PPT,丢弃,复印/传阅,归档,过滤,速读,细读,采取措施,时间管理自我组织,信息,73,学习交流PPT,5S,清理,整顿,清洁,规格化,训练与纪律,时间管理自我

25、组织,工作环境杂乱,74,学习交流PPT,缺乏政策/程序或繁文缛节,时间管理自我组织,制订政策、制度、工作流程（程序） 无空白无重叠原则 运用 5W1H 简化流程 剔除、简化、调整、合并重组,缺乏政策/繁文缛节,75,学习交流PPT,ABC平衡法,时间管理自我组织,下午精神不振,76,学习交流PPT,其它浪费时间的克服方法,犹豫决定/错误决策 缺乏自律 混淆责任/权力 沟通欠佳/争论 琐碎事务/文山书海 人手不足/能人不够 缺乏危机处理方法,时间管理自我组织,将风险视为无可避免而加以接受/收集资 料，给自己抉择期限/运用决策技术 建立目标和标准/追踪/一次处理完 明确责任分工表/责权相当 选择合适渠道/倾听/双向沟通/反馈/同理心/达成共识 及时处理/一次处理一件/只处理一次/原件批复/减少副本/规范存档/控制留存期 进行成本效益分析/培训 预见问题/制订“防火”措施,77,学习交流PPT,游戏,有一些水和一堆大石 头、小石子、黄沙， 要装在一个容器内， 如何装才能把容器装 得最满？,时间管理自我组织,78,学习交流PPT,二点启示,先做大的、重要的事情 别忽