会管理第五章-会前准备课件

1、会管理第五章-会前准备,第五章 会前准备工作,会管理第五章-会前准备,对于任何会议来说，会前准备都是最重要的环节。会前准备是否充分，考虑是否周到，安排是否细致，直接决定着会议能否取得成功，能否实现预期目标。本章从会议材料的准备、会场布置与座次安排、发送通知与准备证件和物品、会前联络与沟通、生活服务几方面，阐述了会前准备阶段的相关内容和注意事项,会管理第五章-会前准备,第五章 会前准备工作,会议材料准备 会场布置与座次安排 发送会议通知与准备会议证件与物品 会前联络与沟通 生活服务准备,会管理第五章-会前准备,第一节 会议材料准备,会管理第五章-会前准备,一、会议材料的含义与特点 二、会议材料的

2、类型 三、会前需要准备的材料内容 四、准备会议材料的步骤 五、准备会议材料的注意事项,会管理第五章-会前准备,一、会议材料的含义与特点 会议材料的含义： 会议材料指为了实现会议目标、满足会议需要、保证会议效果，用于传达会议任务、记录会议情况、反映会议要求、体现会议精神的文字材料。 会议材料的特征： （一）多样性 （二）时效性 （三）重要性 （四）复杂性,会管理第五章-会前准备,二、会议材料的类型 （一）按与会者接触材料的时间来划分 （1）会前发放的材料。如会议通知、会议议程、会议日程、上级指导性文件、会议须知、参会证件等，以让与会者了解会议基本信息（时间、目的、内容、要求等）为主。 （2）会中

3、使用的材料。如主持词、讲话稿、责任状、工作报告等，以向与会者说明会议目的和重要性、明确方向、提出具体措施为主。 （3）会后形成的材料。如纪要、督查材料、新闻报道等，以向与会者宣传会议精神、强调与会者贯彻落实会议要求为主,会管理第五章-会前准备,二）按材料在会议过程中所发挥的功能来划分 1. 会议指导文件 如上级会议的决议或决定、上级下发的政策性和指示性文件、本级会议的必要性和目的性等文书材料。 2. 会议主题文件 如主持词（开幕词、闭幕词），讲话稿，主题报告，专题报告，发言材料，需要审议通过的选举结果、决议、方案、章程等。 3. 会议程序文件 包括会议议程、会议日程、会议程序、选举程序、表决程

4、序、会务手册等,会管理第五章-会前准备,4 .会议参考文件 如统计报表、技术资料、活动简介、年度报告、产品介绍、调查报告、学术论文、典型经验材料、代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信和各类来访的书面材料、各种讨论稿、有关参考书籍等。 5 .会议宣传文件 如会议通知、会议记录、会议简报、新闻报道、会议纪要、传达提纲等。 6. 会议管理文件 如签到簿，开会须知，议事规则，保密制度，分组名单，生活安排（食宿地点、作息时间、服务指南等），注意事项，证件等,会管理第五章-会前准备,三、会前需要准备的材料内容 （一）印发类 一是用于向与会者传递会议的基本信息的材料，如会议通知、会议议程和日程等。 二

5、是为与会者参会期间的生活提供服务的材料，如参会证件、会议回执单、生活安排、分组名单等。 三是用于向与会者传达会议的要求和规则的材料，如会议须知、上级指导性文件、会务手册、选举程序、保密制度、议事规则等。 四是为与会者的讨论、发言、审议等提供参考的材料，如统计报表、技术资料、调查报告、活动简介、规划、章程、代表提案、工作方案等。 （二）宣读类 如主持词（开幕词、闭幕词、祝词），讲话稿（发言讲话、总结讲话），报告（汇报提纲、主题报告、专题报告），指导方案等,会管理第五章-会前准备,四、准备会议材料的步骤 根据会议需要拟定会议材料目录 收集整理资料，起草初稿 请领导审核 修改并核稿 校对 印刷 分类

6、 检查,会管理第五章-会前准备,五、准备会议材料的注意事项 （一）准确领会领导意图，把准会议脉搏 （二）广泛征求相关意见，摸准下级情况 （三）考虑周到全面，兼顾各方需求 （四）合理安排内容，增强可读性 （五）认真查缺补漏，留有余地,会管理第五章-会前准备,第二节 会场布置与座次安排,会管理第五章-会前准备,一、会场布置与布局 （一）以必要的装饰营造会场气氛 会场装饰的主要内容有： 1. 会标 会标即直接以会议全称为信息的文字性标识，用于正式的、隆重的会议,会管理第五章-会前准备,2. 会徽 会徽是最能体现或象征会议精神的图案性标识，一般悬挂在主席台的天幕中央。 一是来源于本组织的徽志，如党徽、

7、国徽、警徽； 二是来源于主办机构的徽志； 三是向社会公开征集。 3. 旗帜 4. 灯光,会管理第五章-会前准备,二）依会议目的选定会场形式 1. 会场的整体布局形式 （1）相对式,会管理第五章-会前准备,2）全围式,会管理第五章-会前准备,3）半围式,会管理第五章-会前准备,4）分散式,会管理第五章-会前准备,四种会场形式的适用情况表,会管理第五章-会前准备,2. 主席台的布局形式 要考虑以下两方面问题： 一是主席台的座位格局。 二是讲台的设置,会管理第五章-会前准备,二、位席标识与座次安排 （一）准确进行位席标识 （二）合理安排与会者的座次,会管理第五章-会前准备,一）准确进行位席标识 位席

8、标识是指引与会者就座的各种标志。 常用的标识方法有： 座位号标识 团组座区标识 席卡（名签）标识,会管理第五章-会前准备,二）合理安排与会者的座次 1. 主席台的座次安排 严格按照会议领导机构确定了的名单次序安排座次。 按照就座者的职务、身份、地位、资格排列,会管理第五章-会前准备,其他与会人员的座次安排 横排法：从左至右横向依次排列。 竖排法：沿一条直线从前至后依次安排座次。 左右排列法：先以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。排在第一位的居中而坐，以此为基点，其余的以居中者静态方位的左手方为第一顺序，一左一右，先左后右，依次排列。 3 会场的桌椅配置,会管理第五章-会前准备,

9、第三节 发送会议通知与准备会议证件与物品,会管理第五章-会前准备,一、发送会议通知 （一）会议通知的形式 1. 口头通知 2. 书面通知,会管理第五章-会前准备,二）参会确认 确认与会人员常用的方式有： 回执确认；电话确认；报到确认。 会议回执单,会管理第五章-会前准备,三）会议通知发送的内容 会议通知向与会者传递以下信息： 会议名称（全称），主办方名称，会议时间（报到时间、会议起止时间、会期），会议地点（会场所在地名、街区名称、门牌号码、楼层号、房间号、会场名称等），会议内容（包括会议的目的、议题，讨论的提纲、议程等），与会人员名额与要求（如职务、级别、资格等），其他事项（如参加会议的费用、

10、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证以及组织者认为必须说明的事项），联系方式（地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名等）。还可画出会场的交通简图，抵达的公交线路、出租车里程与车费额度等,会管理第五章-会前准备,四）发送会议通知的注意事项 1. 提前发送 2. 认真核对 3. 及时提醒 4. 当面送达,会管理第五章-会前准备,二、准备会议证件与物品 （一）准备会议证件 （二）准备会议物品,会管理第五章-会前准备,一）准备会议证件 1. 会议证件的含义与作用 会议证件的作用： 一是为了表明会议期间正式代表、列席代表、旁听等各种不同人员的身份，便于辨认和管理； 二

11、是会议证件作为出入会场的凭证，便于检查； 三是会议证件人手一份，便于统计人数； 四是可以作为纪念品，留给与会者收藏留念,会管理第五章-会前准备,2 会议证件的种类 （1）按会议证件的制作形式分 胸卡式 佩带式 （2）按与会者参加会议的身份分 主席团证、出席证、列席证、旁听证、工作人员证、记者证、嘉宾证、车辆通行证,会管理第五章-会前准备,3 会议证件的内容与格式 内容一般包括： 会议证件的式样： 会议名称 竖式胸卡 会徽 横式襟牌 会议日期 证件种类 姓名、性别 证件编号和持证须知 与会者照片，并加盖印章,会管理第五章-会前准备,二）准备会议物品 会议物品的种类 记录会议信息类 会场基本设施类

12、 会场装饰类 印刷通信类 生活卫生用品类 其他专门用品类,会管理第五章-会前准备,2. 准备会议物品需注意的问题 制订计划 充分准备 专人负责 经济适用,会管理第五章-会前准备,第四节 会前联络与沟通,会管理第五章-会前准备,会前联络与沟通的意义 会前联络沟通的方式 会前联络沟通的内容 会前联络沟通的要求 会前联络沟通的注意事项,会管理第五章-会前准备,一、会前联络与沟通的意义 （一）提高会议活动质量的基础保证 1 提升会议效果 2 提升会议执行力 3 提高对会议的控制度 （二）提高筹备工作质量的有效保障 1 交换意见，提升解决问题的能力 2 统一想法，提高解决问题的效率,会管理第五章-会前准

13、备,二、会前联络沟通的方式 口头沟通 书面沟通,会管理第五章-会前准备,三、会前联络沟通的内容 （一）与领导沟通请示与汇报会议的关键要素 1. 向领导请示会议有关事项 2. 向领导提示和建议有关事项 （二）与参会部门沟通知会与传达会议的基本信息 1. 根据领导指示及时传达会议信息 2. 根据会议需要主动联络有关部门 （三）与保障部门沟通部署与协调会议的后勤保障 1. 内部后勤服务的部署与协调 2. 外部事务性协调,会管理第五章-会前准备,四、会前联络沟通的要求 （一）准确 （二）及时 （三）高效,会管理第五章-会前准备,五、会前联络沟通的注意事项 （一）分工合作 （二）因人而异 （三）换位思考

14、 （四）思路清晰 （五）讲究技巧,会管理第五章-会前准备,第五节 生活服务准备,会管理第五章-会前准备,一、会议生活服务的基本原则 二、会议生活服务的主要内容 三、安排会议生活服务的注意事项,会管理第五章-会前准备,一、会议生活服务的基本原则 （一）热情周到 （二）遵章守制 （三）严保安全 （四）合理适度,会管理第五章-会前准备,二、会议生活服务的主要内容 （一）住宿安排 1. 提前谋划 2. 远近适宜 3. 规格适度 4. 尽量集中 5. 确保安全 6. 价位适中 7. 留有余地 8. 搭配合理,二）餐饮安排 1. 饮食安排 （1）卫生达标，确保安全 （2）营养可口，兼顾特殊 （3）规格适中

15、，节约为本 （4）提前预订，事先设计 2. 饮水服务 （1）适量 （2）适时,会管理第五章-会前准备,三）交通安排 1. 用车服务 （1）建立严格的会议车辆管理制度。 （2）建立严格的车辆安全检查制度。 （3）建立规范的驾驶员管理制度。 （4）建立会议期间用车值班制度。 （5）建立相对稳定的租车渠道。 2. 乘车服务 （1）提前拟定行车路线安排。 （2）提前拟定出行时间安排。 （3）提前拟定乘车方案,会管理第五章-会前准备,四）保健安排 （1）设置医务室或指定就诊医院，配备专职医务人员。 （2）准备应急常用药品，如降压药、感冒药、退热药、抗敏药、肠胃药、消炎药、外伤药、消暑药、急救药等。 （3）了解与会者的身体状况，为年老体弱、急重病人予以特别照顾和重点保健,会管理第五章-会前准备,三、安排会议生活服务的注意事项 （一）提前统计，事先准备 （二）实地考察，及时调整 （三）创新形式，节约为本,会管理第五章-会前准备,一、阅读以下材料，回答问题 四大箱航空邮件 纽约某公司总裁告诉其秘书：“你帮我查一查我们有多少人在华盛顿工作，星期四的会议上董事长将会问到这一情况，我希望准备