ERP在会计与财务管理中的应用10

1、ERP 在会计与财务管理中的应用随着互联网的发展和应用的普及，越来越多的事物被冠以“e”这个字母。可以说，网络革命把许多事物都 e 化了。在这背景下， 人类最古老的行业之一 “会 计”正经历着一场新的变革。而 ERP (Enterprise Resources Planning在会计领 域的应用则是这场变革的一个突出趋势。ERP在会计领域的应用导致了传统会计 作业模式向新模式的转移。那么，这一新模式，究竟“新”在哪里？本文在以下 对此进行探讨。一、ERP发展的历史轨迹ERP是指整合企业内部资源的企业经营管理系统，使企业业务数据统一化、 全部在线处理。 从技术层面看， 它是利用信息技术成果， 对

2、企业内部的各类资源 包括人、物、财、信息等进行规划、统筹与整合，从而减少环节，提高生产率， 增强企业竞争力。 从管理层面看， 它又是一个较完整的集成化管理信息系统， 包 括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源、运输等管理系统。从电 子商务运作系统看，ERP是基础工程，没有ERP，供应链管理就失去了支持， 整个电子商务的品质就要打折扣。 因此，ERP作为崭新的现代管理手段，它的核 心管理思想就是实现对整个供应链进行有效的管理。ERP从其发展轨迹看，大致经历了如下三个时期的跨越:第一次跨越是20世纪4050年代，由“订货点法”向“ MRP”发展。“订 货点法”是20世纪40年代提出的一种

3、新的管理思想。 当时人们是为了解决库存 控制问题而提出的。在这一时期，由于计算机系统还没有出现，在管理工作中， 它还仅仅是一种库存的订货点计划。进入 50 年代后，计算机系统的发展，使得 在短时间内对大量数据进行复杂的运算和梳理成为可能。在这一背景下，MRP理论在订货点法的基础上开始兴起。 所谓 M R P（ M aterial Requirements Planning）， 即物料需求计划。 这一技术理论的发展， 改变了传统以产品组织生产的方式， 而 将零部件生产与面向顾客订货的产品装配分离，按零部件生产的提前期组织生 产，以便明显地压缩库存周期，保证及时供货和降低库存。第二次跨越是20世纪

4、60 70年代，由“ MRP”向“ MRPII ”扩展。MRPII （制造资源计划）是美国企业自 20世纪60年代以来，在国内外剧烈的市场竞争 压力下，借助日益发展的计算机技术， 在探索生产规律的实践中开发出的一套完 整的计算机辅助企业管理的原理与方法。应该说，由 MRP 向 MRPII 发展，是管 理人员不断探索生产管理规律的结果， 是在客观上将本来就存在的管理工作的内 在联系，借助计算机这个工具加以规范化、条理化。这一阶段它的代表技术是 CIMS （计算机集成制造系统），以追求最低库存、减少流动资金占用为目标，使 市场为导向的经营理念在企业营运中得到有效的贯彻。从 MRPII 管理思想在企

5、 业的实际应用看，其所呈现的特点，包括数据共享，物流与资金流的统一性、摸 拟预见性、管理体制系统性等。因此，20世纪 70年代以来，越来越多的国家、地区的企业都风行采用这种计算机辅助管理模式。第三次跨越是20世纪80年代以来，由“ MRPII”向ERP演进。MRPII的 兴起与应用，为ERP的发展奠定了良好的基础。到了 20世纪90年代初，美国著名的咨询公司Gartner Group总结了 MRPII的实践经验和发展趋势，提出了企 业资源计划（ERP）的概念。ERP除了具有MRPII系统的功能外，还有其独特 的内涵。一方面，它增加了分销管理、人力资源管理、运输管理、仓库管理、质 量管理、设备管

6、理、决策支持等功能。另一方面，从应用的意义上，其表现至少 有三：其一， 它是企业信息化建设的重要组成部分。 在经济全球化和生产信息化 大趋势下， 企业的信息化建设是影响企业竞争力的一个重要因素。 其二，在当今 迈向网络时代的进程中， 企业经营活动所出现的最大变化， 莫过于企业对信息的 收集、传递、集成和分散的方式所发生的变化。这种变化，扼要地说就是从以往 固定的时间和地点、 单独的分散的方式转变为一种在任何时间、 地点都在持续不 断进行的过程。而促成上述方式转变的一个重要支撑因素，是 ERP 应用和因特 网技术。其三，上述两点，如果用一句话来表述，那就是世界步入网络时代，企 业面向全球经营，市

7、场的竞争将愈趋激烈。这一特征体现在企业管理的变革上，它意味着企业管理正步入“以IT管理企业”的时代。这也是企业导入 ERP硬软 件，实施 ERP 管理系统，并愈益发展的原因所在。二、ERP在会计与财务管理中的应用总体上讲， ERP 在会计与财务管理中的应用有着两个特点： 一是宏观层面的ERP 的架构在扩张；二是微观层面，即 ERP 物理模块在不断细化。这两者的互动中，推进了会计作业模式的变化。从宏观层面讲， 会计财务的作业方式， 长期以来主要体现在事后收集和反映 会计数据上， 在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱， 不论是时效性上， 还 是针对性上， 都难以展现它的作用。 当企业发生危机时，

8、 它又总是首先反映在财 务危机上，不是缺少现金，就是缺乏持续经营所需的资本。在引入 ERP 以前， 随着电脑的普及， 会计系统的信息处理一般都是应用电脑作业， 或是引入其它硬 件来提高其自动化水平， 这对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步。 但在 业务流程的临近和与其它系统的集成上，则受到技术与功能不足的限制。因此， ERP 在会计与财务管理中的应用， 不仅相当程度上反映了上述缺陷， 而且，依托 这一平台，可以进行更广泛的，包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制 造工厂等的各种经营资源、 各种信息的集成， 从而为企业科学决策提供更好的服 务。从微观层面讲，即 ERP 物理模块走向细分化

9、。现阶段在会计领域，主要涉 及以下方面：1. ERP系统在会计中的应用会计核算主要是记录、 核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程 及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。 因此，从物理层面看， ERP 的会计核算模块，涉及总账模块、应收账模块、应付 账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、 多币制模块和工资核算模块， 等等。以现金管理模块为例， 它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在 ERP 软 件中，一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、 银行查询和支票查询

10、等和现金有关的功能。此外，它还和应收账、应付账、总账 等模块集成，自动产生凭证，过入总账。2. ERP系统在财务管理中的应用财务管理的功能主要是基于会计核算的数据， 再加以分析， 从而进行相应的 预测，管理和控制活动。 它侧重于财务计划、 控制、分析和预测， 强调事前计划、 事中控制和事后反馈。然而，ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会 信息的反映，到财务管理信息处理，再到多层次、一体化的财务管理支持。这种 转变体现在， 它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践， 改善了企业会计核算和 财务管理的业务流程。 它在支持企业的全球化经营上， 为分布在世界各地的分支 机构提供一个统一的会计核算

11、和财务管理平台， 同时也能支持各国当地的财务法 规和报表要求。如：提供多币种会计处理能力，支持各币种间的转换；支持多国 会计实体的财务报表合并等；支持基于 Web 的财务信息处理。为支持企业发展 电子商务和基于 Internet 的应用系统（如销售订单处理等） ，部分财务信息还可 以通过Web方式收集和发布。总之，这一切，倘若在非 ERP的环境下，即使靠 “人海战术”来完成，其效益也是有限的。3. ERP系统在成本管理中的应用现代成本管理需要一个能协调地计划、 监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统，从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的ERR 系统中，所有的成本管理应用

12、程序都共用同样的数据源并且使用一个标准 化的报告系统， 用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点， 成本与收 入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来， 并可采取措施去纠正。具体说来，典型的或高层次的 ERP 成本管理涉及以下几 个方面：成本中心会计、定单和项目会计、获利能力分析等系统。以定单和项目会计为例， 它是一个全面网络化的管理会计系统， 带有定单成 本结算的详细操作规程。 该系统收集成本， 并用计划与实际结果之间的对比来协 助对定单与项目的监控。 系统提供了备选的成本核算及成本分析方案， 从而有助 于优化一个企业对其业务活动的计划与执行。再以获利能力分

13、析为例， 哪一类产品或市场会产生最好的效益？一个特定的 定单利润是怎样构成的？这些都是获利能力分析必须涉及的问题。 获利能力分析 模块将帮助找到答案。同时，销售、市场、产品管理、战略经营计划等模块也将 根据从获利能力分析所提供的第一手来自市场的信息来进行进一步的分析处理， 公司因而能判断它目前在现存市场中的位置，并对新市场的潜力进行评估。归纳上述三个方面的技术特征的应用效应，有以下表现：其一，即时性。在 ERR 的状态下，资料是联动的而且可以随时更新，每个 有关人员都可以随时掌握即时的资讯， 这在过去只能依赖大量的人力与时间才能 完成。一般说来，影响企业竞争力固然有许多因素，但一个很重要的因素

14、，在于 它对企业内部各种信息的把握， 以及对外部市场的资讯、 现状变化的了解。 在当 今信息社会里，不仅要知己知彼，还要贵在“即时” 。能否如此，其效果迥异。 以外汇市场为例， 企业的国际化经营， 对外币结算业务的不仅增多， 而且还面临 一个如何规避多元货币、 汇率变动的风险的问题。 如果不能对各种货币的汇率消 长变化、各国客户订单、 各种交易， 包括应收账、 应付账、总账等进行即时运作， 那么，即使到手的企业利润， 也会因汇率的波动或缓慢的作业而缩水。其二，集成性。在 ERP 状态下，各种信息的集成将为决策的科学化提供必 要条件。在 ERP 尚未导入之前，知识库的信息资讯是属于过时的，更多的

15、是局 部的信息、片面的信息，乃至失真的信息。导致这种现象的原因，除了其它因素 外，信息的集成机制不完善，无疑是一个重要因素。另一方面，以往的会计信息 系统在面临组织增减变化时，需要花比较多的时间去修改与串联。在导入 ERP 之后，面对这样的变化，便可以很轻松地进行衔接，预算规划更为精确，控制更 为落实，也使得实际发生的数字与预算之间的差异分析、 管理控制更为容易与快 速。其三，远见性。ERP系统的会计子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起，会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合，及其系统的信息供给，有利于财务做前瞻性分析与预测。三、ERP导入对会计人员角色的影响由于上

16、述特点取代了传统会计功能的一大部分，因此导入ERP,实施ERP系统管理，对会计人员角色的影响是显而易见的。其中，最突出的是，当企业导 入 ERP 系统，许多资料直接由资料产生处的人员来键入，会计信息会在交易完 成后自动入账， 同时进入相关分类账， 并自动产出报表， 且许多资料直接从系统 中即时存取。这样，许多原本由会计人员来完成的基础工作已被取代，而且，从 作业的质量到速度，都比人工作业好得多。那么，对这一现象应该怎么看呢？从表面上看，ERP的导入对会计人员来说，确实是一大冲击，或者说是一种 “会计人员无事可做”的危机。但从深层次看，笔者认为，ERP的导入，本质上是会计工作内涵的新发展， 是会

17、计工作的重心转移， 即从以往对数字的计量与纪 录，转向对信息的加工、再加工、深加工。对这一会计作业新模式，如果借用美 国 IMA 的话说，就是“未来会计人员将不再扮演账房，而是企业咨询者的角色。 同时，会计人员提供企业咨询、 分析的价值将愈来愈受到重视。 会计人员在组织 中所占地位及扮演的功能也日益重要” 。从对信息的加工层面讲，由于导入ERP，不仅是一个硬软件的引进与安装的 问题，而且是实施 ERP 系统所取得的效益。而这效益的取得及其增值，相当程 度上取决于会计人员对信息进行加工的层次性， 所以“再加工深加工” 是会 计新模式的基本特点。以前，管理人员需要从财务报表中获取信息来做经营及绩效

18、上的管理， 如今的信息科技已转为可随时提供管理人员有用的信息， 如此的转变强调了管理会计 的贡献及重要角色。总之，随着 ERP 在会计领域应用的发展，将赋予新的会计 作业模式以更丰富的特色。四、ERP在我国企业的应用与前景早在20世纪80年代初，我国企业就开始引进国外的 MRPII软件，推行MRPII 管理系统。进入20世纪90年代后，特别是90年代中期以来，企业导入ERP系 统、实施 ERP 系统管理的趋势呈现出新的发展。从市场面看，一方面，外国的 软件公司，包括 SSA、 FrothShift 、 QAD 、 EMS、 Avalon、 SAP、 Baan、 CA 等公 司先后设立销售网点，

19、直接销售 ERP 软件。另一方面，我国自己的软件中心或 公司，包括金蝶、用友等软件公司专门开发并推出商品化的 ERP 软件。再一方 面，诸如世界著名的咨询公司安达信等在我国推销 ERP 系统。影响这些趋势发 展的原因，在于我国拥有庞大的 ERP 市场。据有关统计资料，我国企业对管理 软件的年需求量应在200亿元以上，其中对ERP软件、集团财务管理软件、商 务管理软件的需求较为强烈，占90%。可见，我国企业在应用 ERP上，目前已 进入一个新的发展阶段。从应用层面看，我国企业应用 ERP 的态势，主要向两个方向发展，一是量 的扩张，二是质的提升。从前者来看，企业应用 ERP的领域，不仅只是制造业， 还包括服务业和其它领域。其中，近年来特别是流通领域的企业应用 ERP 的比 例明显上升。这与我国加入 WTO 的大趋势息息相关。也就是说，为了适应全球