EPC工程项目部信息文控管理制度

1、EPC工程项目部信息文控管理制度项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档是EPC工程项目信息文控管理的主要工作。项目信息最终以各类文件的形式存 在，从而进行归档存储。1. 项目信息的分类1.1按级别和层次划分1.1.1上级部门的信息；1.1.2 EPC总承包商项目经理部的信息；1.1.3分包商的信息；1.1.4项目外部的其它信息。2. 按信息来源划分2.1内部信息：指EPC工程项目经理部内部传递的信息。2.2外部信息：EPC工程项目经理部与业主、PMC7监理等单位之间的 往来信息。3. 按形式划分3.1各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等工程管理 文件和工程图纸、变更、方案

2、、措施等技术文件。3.2传真，传真文件的有效性应视同传真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及发送的信函原件。3.4电子文件，当面传递的电子版文件的载体或形式包括光盘、软盘、USE盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效文件的电子扫描件可视为电子文件3.5电话，指一般意义上的通知、工作洽谈等信息交流。重要事件或 紧急情况下的通知、要求、指令、承诺等，也应以电话先行联络，必 要时应以适当的书面形式及时予以确认。3.6会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。4. 项目文件的分类EPC工程项目文件要求采取先按文件来源单位不同进行分类，然 后按管理要素及文件功能进行综合分类，最后按照文件的形

3、式、内容 进行分类，其详细分类情况如表17. 1所示。一级分类目录（按单位）二级分类目录（按要素、功能）三级分类目录（仅做参考）业主项目组文件1 .管理文件2 .技术文件业主代表文件1 .决策立项、招投标、文控信息、质量、进度、 费用、HSE其它（规划/细则、创优计划归入政府质量监督站文件PMC/监理文件EPC总承包商文件供应商文件各分包商文件3 .变更文件4 .培训考核5 合同文件6 .生产计划7 通用公文2 .图纸、设计、组织设计、方案/措施、各关 键特殊作业指导书、其它。3 .设计变更、采购变更、施工变更。4.文控信息、质量、HSE进度、费用、其它。5 合同、实物清单及合同条款变更。6

4、总进度计划、年/季，月计划、征地计划、 物资计划、工作计划、作业计划、其它。7 通知、意见、联系函、备忘录、请示、回复 函、汇报、建议、报告、其它。8 协调会、调度会、专题会、图纸会审、设计 交底、8 会议纪要PMC/监理例会、其他。9.施工报表（日报、周报、月报）、PMC监理9 .工程报表报表（周报、月报）、人机料报表（日、周、月）。10 .部门总结（信息文控管理、质量控制、进度10 .工程总结控制、费用控制、HSE管理、合同管理）、单位 总结（一般总结、阶段总结、工程总结 ）。本单位文件11 .签认报审11.费用报审（工量签证、拨付款、索赔等 ）、 进度报审（开停工、复工、计划、延期 ）、

5、质量12 .工程记录报告报审、HSE报审、文控信息报审。12 .信息文控、质量、进度、费用、HSE其它。13 .资质资产13 .单位资质、人员资质、施工设备、仪器工 具。EPC总承包商根据与本单位有信函往来关系的单位，按上述一级 目录表对文件进行选择分类；对已建立的一级目录均按收到该单位的 文件进行二级分类；在二级目录分类合理的基础上，EPC总承包商还应进行文件三级目录的划分（上表可供参考选取用），进一步的细化由 EPC总承包商自行掌握。EPC总承包商可根据本单位和本专业的特点， 建立适宜的文档信息管理系统，对各自的专业文件进行管理。2信息文控的编码根据EPC工程有关建设项目档案管理的要求，编

6、制与其相适合的“信息文控编码程序”，对工程项目从投标、设计、采购、施工、试 运行到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的信息文控资料进行编码， 科学地管理项目信息文控，实现 项目信息文控管理的标准化、规范化和统一。3.信息文控管理的组织协调与职责分工3.1信息文控管理的组织EPC工程项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理的归口 部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控工程师、IT工程师信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目 全部信息的汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控 人员，负责该部门的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部

7、门的文档管理人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络，如图17.1所示。 17-1 EPC总承包商信息理组织结构3.2信息文控管理的职责分工321 EPC工程项目经理及各部门经理项目经理负责项目经理部发往 业主文件等信息的签发。项目经理外出时可指定一名副经理代替签发 信函。部门经理负责本部门报批文件的签发。322信息文控中心3.2.2.1编制用于指导项目的所有文档管理工作的文档管理程序，并 负责该程序的应用和推广。3.222将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立 EPC工程项 目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建 立局域网络，使信息可以及时准确的获取、传递、更新、

8、共享。322.3对项目文档的准备、报批、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效的控制和管理，确保项目文档的质量和格式满足文档使 用者的需要。322.4负责项目实施期间文档的印刷、分发以及临时存档，提供项 目文档查阅及复印服务。322.5负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档的移交工作。322.6 负责竣工文件的整理工作。322.7按合同要求负责项目其他参与方计算机系统的建立。322.8各部门信息文控人员按照信息文控中心的程序要求建立本部 门信息文控管理体系，参与制订文件编码系统。322.9根据要求及时提交各类文件状态。负责本部门所有文档的处 理和最终归档。3.2.2.10负责接受信息文控

9、中心对本部门信息文控管理的质量审核。4. EPC工程项目管理信息系统4.1管理信息系统的网络设计EPC工程项目管理部将信息系统连到Intemet网，项目所有参与 方通过网络共享工程建设信息。系统连接 In ternet网的方式多种多 样。典型的网络设计示意图如图17-2所示。图17-2管理信息系统的网络设计示意图4.2管理信息系统的结构设计系统采用基于 Web技术的B/S架构，系统只须在服务器安装工程 信息管理系统软件加 Web服务器软件加数据库，客户端须使用当前流 行的浏览器即可随时随地共享管理信息资源。系统包括工程信息数据 库、工程信息管理系统软件和网站三个部分。系统结构设计示意图如 图1

10、7-3所示。图17-3管理信息系统的结构设计示意图421公众层项目参与方和社会公众都可以访问项目网站。 外部公众可以通过 访问网站了解工程动态、有关工程的新闻，同时还可以留言和参与某 些讨论。422工程信息管理系统软件EPC总承包商内部通过用户名和密码进入工程信息管理系统，向 系统提供或获取工程信息，进行网上工作处理，发布计划或指示，了 解督办事宜落实情况，了解会议信息，对工程有关人员进行网上培训， 对方案等进行审查和论证等等。4.2.3数据库数据库用来存储整个项目建设过程中产生的大量信息，它是工程 信息系统管理软件的基础，工程信息系统管理软件在工程信息数据库 的基础上开发应用。4.3管理信息

11、系统的功能设计管理信息系统包含的功能有：文档管理、质量控制、进度控制、费用控制、合同管理、HSEf理、物资管理、电子邮件、网上培训和系统管理，如图7-4所示。健康、安全与环境管理体系简称为HSE管理体系，或简单地用 HSEMS（ HealthSafetyandEnviromenManagement System）表示。HSEMS 是国际石油 天然气工业通行的管理体系。它集各国同行管理经验之大成，体现当今石油天然气企业在大城市环境下的规范运作， 突出了预防为主、 领导承诺、全员参与、持续改进的科学管理思想， 是石油天然气工业实现现代管理，走向国际大市场的准行证。健康、安全与环境管理体系的形成和发

12、展市石油勘探开发多年管理工作经验积累的成果，它体现了完整的一体化管理思 想。HSE管理体系是三位一体管理体系。H （健康）是指人身体上没有疾病，在心理上保持一种完好的状态；S （安全）是指在劳动生产过程中，努力改善劳动条件、克服不安全因素， 使劳动生产在保证劳动者健康、企业财产不受损失、人民生命安全的前提下顺利进行；E （环境）是指与人类密切相关的、 影响人类生活和生产活动的各种自然力量或作用的总和，它不仅包括各种自然因素的组合，还包括人类与自然因素间相互形成的生态关系的组合。由于安图174项目管理信息系统构成4.3.1文档管理子系统本模块涵盖了办公自动化的功能，主要功能包括:431.1文档的

13、编码;431. 2文档的起草、审批、备案和发送；4.3.1 . 3文档接收、审阅、备案、传递和处理，文档的批阅和办理；4.3.1 . 4文件的归档；4.3.1 . 5文档的查询；4.3.1 . 6定制文档流程，对文档办理状态进行跟踪，提供短信息服 务。4.3.2质量控制子系统本模块是用于对项目的设计质量、 采购质量、施工质量等进行控 制和管理，主要功能包括：4.3.2 . 1项目质量要求和质量法规标准查询；4.3.2 . 2实际质量与合同要求的质量比较分析；4.3.2 . 3质量验收记录；4.3.2 . 4综合质量评估；4.3.2 . 5质量的统计分析；4.3.2 . 6提供多种格式的质量报表

14、。4.3.3进度控制子系统本模块可实现的功能包括：4.3.3.1计划发布；4.3.3.2计划报审；4.333进度报表；4.334进度考核；433.5编制计划需加载资源的管理；433.6工程实际进度的统计分析；4.3.3.7实际进度和计划进度的动态比较；4.3.3.8工程进度变化趋势预测；4.3.3.9进度计划的调整；4.3.3.10工程进度的查询。4.3.4费用控制子系统本模块可实现的功能包括：4.3.4 . 1各单位工程单价；计划工程量及计划费用信息查询;4.3.4 . 2实际完成费用与计划费用的动态比较；4.3.4 . 3各月计划费用与实际费用的对比分析；4.3.4 . 4工程费用预测；4

15、.3.4 . 5单位工程与分项工程的费用查询；4.3.4 . 6提供多种项目费用报告。4.3.5合同管理子系统本模块可以实现的功能包括：435.1围绕项目实施与合同约定，处理责任事项、查阅处理警示、 跟踪问题（索赔、变更等）、处理邮件等功能，具有催办督促以及处理 文件的功能。4.3.5 . 2跟踪项目实施过程中的所有合同，监控跟踪项目的合同执 行情况。4.3.5 . 3通过状态的变化从宏观角度跟踪具体工程变更情况。4.3.5 . 4合同送审与审批。4.3.5 . 5合同支付计划与实际合同支付情况的跟踪和对比分析。4.3.6 HSE管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.6 . 1 HSE管

16、理文件、HSE佥查情况的通报的网上发布；4.3.6 . 2项目参与方及人员对各个 HSE文件的接受情况及承诺（全部 公开发布）；4.3.6 . 3 HSE不符合信息的汇总、分析与查询；4.3.6 . 4 HSE事故/事件调查报告信息的汇总与查询；4.3.6 . 5健康卫生知识、安全知识、环境保护知识的查询；4.3.6 . 6 HSE不符合事项、事故/事件的级别判断。4.3.7物资管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.7 . 1进场物资查询；437.2物资动态分析；437.3物资基本信息；4.3.7 . 4物资计划管理；4.3.7 . 5物资采购管理；4.3.7 . 6物资存货管理；4.3

17、.7 . 7物资调拨管理等。4.3 . 8电子邮件子系统电子邮件系统为工程内部联络提供方便。其主要功能有包括:4.3.8.1电子邮件的收发；438.2企业独立域名：4.3.8.3 POP3加密认证收信;4.3.8.4 SMTP加密认证发信;4.3.8.5 Web界面管理；4.3.8.6安全防护功能；4.3.8.7拒绝访问功能；4.3.8.8自动回复；4.3.8.9列表地址管理；4.3.8.10邮箱空间管理等。4.3.9网上培训子系统本模块提供各种形式的网上培训，既可以将需培训的内容制作成 音像资料放到网上，供各有关单位下载，又可以采用类似聊天室的文 字交互的方式进行，还可以将要培训的内容直接以

18、文档的形式放到网 上以供学习。4310系统管理子系统系统管理子系统主要包括工程组织结构管理、用户帐号和密码管 理、用户权限管理、系统数据库的备份、系统数据库的恢复等。为保 证系统数据的安全性，系统数据库既要有自动备份功能（每日），又要 有手动备份功能，鉴于系统数据庞大，应采用增量备份的方式。当系 统数据被破坏或不一致时，要能够自动恢复。4.4工程总承包项目信息文控管理流程4.4.1项目信息的收集项目信息的收集是项目信息管理的基础。 在项目信息管理过程中， 要培养和树立项目全员信息管理意识， 保证所收集信息的全面性、准 确性和有效性。在项目信息收集过程中，要按照项目信息标准化的要 求，形成标准的

19、原始信息，为项目信息管理的传递、处理、反馈和存 储提供方便。信息的积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人 员的职责范围之中，并有相应的检查、控制及考核措施。4.4.1.1收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有利用价值的各种载体的 信息，都应收集齐全，归入建设项目档案。441.2收集时间应按信息形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。4.4.1.3各方职责4.4.1.3.1项目准备阶段形成的前期信息应由业主各承办机构负责收 集、积累并确保信息的及时性、准确性。4.4.1.3.2 EPC总承包商负责项目建设过程中所需信息的收集、积累,确保信息的及时性、准确性，并按规定向业主档案部门提交有

20、关信息。4.4.1.3.3 各分包商负责其分包项目全部信息的收集、积累、整理， 并确保信息的及时性、准确性。4.4.1.3.4 项目PMC7监理负责监督、检查项目建设中信息收集、积 累和齐全、完整、准确情况。4.4.1.3.5 紧急（质量、健康、安全、环境）情况由发现单位迅速上报，具体按照EPC工程项目经理部质量管理体系文件和HSE管理体系文件中的相关程序执行。4.4.2项目信息的处理4.4.2.1外部信息EPC总承包商接收到的外部信息，在进行处理和传递分发之前必须审查其有效性。如发现收到的文件和资料在有效性存在问题，应立即与发放信息的单位联系，取得有效的证据。对于接收到的外部信息 由信息文控

21、中心接收并确认其有效性， 进行编码，再根据文件类别填 写“来文登记表”，登记过的文件由信息文控人员呈交项目经理审阅、 批办或转批。然后交信息文控中心复印，原件存档，复印件按照“文 件发放登记表”分发到相关各部，或提交有关部门处理，必要时报送 业主。442.2内部信息内部信息按照EPC工程项目经理部要求起草后形成正式文件，由 项目经理审批后再由信息文控中心登记、编码、复印，然后按照“文 件发放登记表”分发到相关各部，必要时报送业主。项目的所有信息 资料，在使用前应由有关的责任部门或人员进行评审。如发现错误或疑问，应及时与提供部门联系，协商解决，以确保质量。4.4.3项目信息的发送与回执4.4.3

22、.1项目信息的发送443.1.1发往外部的所有报批文件、信函、传真、会议纪要等应使 用信息文控中心制订的统一文件格式和文件编码。经发件部门经理、 项目经理签字批准，由信息文控中心登记编码后统一发送、存档。4.4.3.1.2 传真应以固定的标识和格式明确文件主题、发文号、收发 件人等内容，要求对方回复的事项应明确回复时间和相关要求。发往 外部的信函中要求对方回复的事项应明确要求回复时间和相关要求。443.1.3 报批文件由各部门准备（内容涉及其他部门时，由文件编 制部门牵头会签），连同由部门经理签字的“文件传送单”送信息文 控中心向业主提交。4.4.3.1.4 EPC总承包商项目经理部与业主例会

23、的会议纪要由信息文 控中心整理完成，征求各部门意见后交业主审阅修改，无异议后双方签字认可，传送各相关部门。4.4.3.2项目信息的回执4.4.3.2.1各部门应按照职责要求，要及时准确地对接收到的项目信 息及时进行处理及反馈。44322各部门设置专门文控人员定时查看信息平台通知栏和公文 办理模块，定时查看信息、下载，系统自动回执，并对系统自动回执 信息下载保存，日后跟踪和追溯。4.4.3.2.3技术类文件、程序类文件、管理类文件、设计变更、组织 设计报批文件等特殊要求的纸质传真类文件，在收到对方“文件传送 单”或传真文件后，第一时间在“文件传送单”或其要求的回执签字 处签署，按文件分类规定进行分类归档。4.4.4项目信息的存储EPC工程项目中流动的各类信息最终都会以各类文件的形式进行 存储保存。针对项目信息的存储管理也即为