基本建设档案管理.ppt

1、基本建设档案管理,青海省档案局 庞宁涛 电话Emerl-,基本建设综述,基本建设，是指国民经济各部门中固定资产的再生产，包括工厂、矿井、铁路、公路、桥梁、农田水利、商店、住宅、医院、学校等工程的建设和机器设备、车辆、船舶等的购置。 建设工程项目就是指按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，并且有独立的组织形式的基本建设单位。,基本建设综述,建设项目按不同形式可以分为： 1、按建设性质分为工农业生产性基本建设、国防军事基本建设和民用基本建设。 2、按建设类型分为新建项目、扩建项目，改造项目和恢复项目。其中恢复项目是指企业、事业单位因自然灾害、战争等原因，原有固定

2、资产全部或部分报废，再投资按原有规模重新恢复起来的建设项目。 3、按建设规模分为大、中、小型项目，是按项目的建设总规模或总投资确定的。,基本建设综述,建筑物是指人们进行生产、生活或其他活动的房屋式厂所（包括建筑物里的设备）。 构筑物是指不直接在内进行生产或生活活动的建筑。 因此，基本建设档案是指在上述工程建设和设备购置安装活动中形成的档案。但是，在档案界，多年来约定俗成，基本建设档案的特定含义是指在各项工程建设中形成的科技档案；设备档案除了同工程连在一起的部分外，一般单独设类称为设备档案。,第一节 基本建设档案概述,基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的

3、规划、设计、施工、监理和使用、维护活动中形成的科技档案。其定义是：基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。,基本建设档案概述,基建档案，按建筑对象性质的不同。可划分为三种。一种是工农业生产性基建档案，如厂矿建设、电站建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设等形成的科技档案；再一种是军事国防工程建设的基建档案，如军事要塞、堡垒以及军事指挥、通讯等工程建

4、设形成的科技档案；第三种是民用工程的基建档案，如机关办公楼、学校、商店、住宅等工程建设形成的基建档案。,基本建设档案概述,基建档案是一个总类，它包括基本建设工程的规划、设计档案，基本建设工程的管理、监理档案，基本建设工程的施工、安装档案和基本建设工程的竣工档案。 基本建设档案，不仅从静态上反映一项基本建设工程的面貌，而且从动态上反映该项基本建设工程的变化和发展情况，因此，基本建设档案必须始终同它所反映的工程对象保持一致。,基本建设档案概述,基建档案的特点，是以工程项目成套。一个工程项目的档案，是一个有机联系的整体。基建档案的特点是由基本建设工程的特点决定的。基本建设工程不论工程大小，也不论工程

5、的使用性质如何，都是以工程项目为单元进行建设的。因此，围绕一个工程项目的基本建设活动，就形成了一个互相之间密切联系的基建档案整体。,第二节 基本建设档案的内容构成,基建档案的内容构成，因工程性质而异。诸如前面所提到的有工农业生产性建设、道路桥梁通讯等的基础设施建设、国防军事建设、民用建筑等。不同性质的工程，档案的内容构成也各不相同。就是同一性质的基本建设，也因其不同的专业特性和工程的建设规模大小不同，所形成的基建档案的内容构成，也不尽一致。如工业基本建设工程，就有冶金工业基本建设、化学工业基本建设、机械工业基本建设、水利电力基本建设等等。 不论基本建设项目其工程性质、专业、规模如何，就总体来说

6、，其形成过程和主要内容如下：,一、基本建设工程前期工作文件,前期工作包括从基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、审批到建设管理各环节，它贯穿于整个基本建设工作的全过程，是基建项目得以立项并顺利建设的重要保证。基本建设前期工作文件是基建档案的重要内容。它包括： 1、项目建议书及批复。其内容有：请求立项的报告与批复、项目建议书及其论证材料。 2、可行性研究文件。可行性研究，其任务是研究、论证建设项目在技术、环境保护和经济方面的可行性和合理性，为编制设计任务书提供依据。可行性研究文件如可行性研究报告、方案论证等，是基本建设工程重要的基础性和依据性文件。 3、项目评估和环境预测、调查报告及其审

7、查审批文件。 4、计划任务书。计划任务书也称设计任务书，是确定基本建设项目、安排项目建设计划和进行设计的基本依据。所有新建、改建、,一、基本建设工程前期工作文件,扩建项目，都必须编制计划任务书。其内容包括：建设目的、建设规模、和建设依据，产品方案、生产方法或工艺原则（包括设备选型、操作技术、主要工艺路线和生产流程），资源条件（包括原料、燃料、动力、供水、运输）等， 5、工程选址和设计原始资料。包括选址报告，拟选地区水文、地质勘探和地形测量形成的勘测资料，选点审批文件和建设项目规划许可证。 6、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书等文件。 7、基本建设计划、基本建设程序中各项申请、审查、审

8、批文件。包括施工执照，环保、消防、安全、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书等 8、招标、投标文件及各种有关的合同、协议等。 9、工程建设管理文件。包括对基建项目的设计、施工、安装、试运行（使用）及与有关单位在工程建设管理工作中形成的往来文件,二、基本建设工程设计文件,基本建设工程设计文件是基建档案的重要组成部分，主要包括： 设计依据性文件和工程设计基础资料。包括工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础材料。 初步设计文件。初步设计和扩大初步设

9、计文件（包括方案设计、初步设计及附图、主要设备表、概算书等），技术设计文件。 施工图设计文件。包括工程施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等。,三、基本建设工程施工文件,工程施工文件记录了施工过程的实际面貌，是基建档案的主要组成部分，也是基建档案形成数量最多的部分。一个基本建设项目的施工，根据其项目建设规模和所涉及的专业情况，一般由多个不同的专业施工队伍来完成，每个施工队伍完成的独立施工工作，可以看作一个施工子项，每个施工子项都将形成数量和内容各不相同的档案资料，但其基本形式大体一致，主要有： 施工准备工作文件。包括：施工组织设计或施工工艺方案，工程开工报告，图纸会审、技术交底记录及施工预

10、算书等。 施工文件。包括：建筑工程测量定位记录，建筑材料试验报告及预制构件出厂证明书，隐蔽工程施工记录，工程沉降、位移观测记录，设计变更及工程联系单，材料代用审核文件，施工日志和大事记等。 施工验收、总结文件。包括：基础工程和隐蔽工程检查验收记录，工程质量检验评定及缺陷处理文件，交工验收证明，施工技术总结和竣工验收报告。,四、基本建设工程安装文件,与基本建设工程连在一起，密不可分的设备、电气、仪表及管线的安装工程形成的安装文件，也是基建档案重要的组成部分。它同施工过程相类似，一般也是由多个不同的专业安装队伍来完成，每个安装队伍完成的独立安装工作，也可看作一个安装子项，每个安装子项也都将形成数量

11、和内容各不相同的档案资料，主要有： 安装准备文件。工准备工作文件。包括：开工报告，安装施工组织设计或工艺方案、技术措施，图纸会审、技术交底记录及安装预算书等。 安装文件。包括：安装材料试验报告及合格证明书，隐蔽工程施工记录，设备调试记录，系统调试、试验记录，管线清洗、探测记录，管线标高、位置、坡度测量记录，操作、联动试验记录，设计变更及工程联系单，材料代用审核文件，安装日志和大事记等。 安装验收、总结文件。包括：基础工程和隐蔽工程检查验收记录，安装质量检验评定及缺陷处理文件，交工验收证明，安装技术总结和竣工验收报告。,五、工程试生产(使用)文件,基本建设工程试生产（使用）是在相关专业特定的条件

12、和环境下，通过生产（使用）来检验基建工程的设计水平和施工安装质量。主要有： 生产技术准备文件。包括技术准备计划，试生产（使用）管理、技术责任制文件。 试生产（使用）文件。包括开停车方案，设备试车、验收、运行、维护、观测记录，安全操作规程、事故分析处理报告，试生产产品质量鉴定报告等。,六、基本建设工程监理文件,基本建设工程监理工作，是近年来为了规范建筑市场，保证工程质量而引入的一项工作。此类文件主要有： 监理管理文件。包括：监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作的规定、办法和规程等。 组织协调文件。主要有：施工组织设计审核单、设计变更审签单、设计交底会审纪要、各类协调会议纪要、

13、监理工程师令、指示。 质量控制文件。包括：监理工程项目工程质量阶段报表，重大、特大质量事故报告，工程质量事故季报、年报，工程材料检查试验成果月报，工程质量试验检测成果月报，抽查、复检记录，工程质量等级评定，各项测量成果的质量评定等。,六、基本建设工程监理文件,工程进度控制文件。包括：监理工程项目总进度计划及计划表，监理工程项目月施工进度计划表和实施情况表，监理工程项目完成工程量汇总表，开工令、复工令、停工令、迫工令，监理工程项目的年度计划、施工进度计划的执行报告，施工进度计划的修改审核单，施工进度的记录和统计，进度完成情况统计月报（年报）。 工程造价及合同管理文件。包括：合同项目分年度需用资金

14、计划表，项目总状况报告表，项目投资完成情况月报表，计量结单，索赔单，索赔处理意见，合同变更指令，索赔月汇总表，工程造价分析报告。 监理记录报告表。包括：现场监理人员日志，各分项目监理工作日志，监理大事记，监理月报、旬报和年报，专题讨论会议纪要，紧急重大事项报告。 监理验收总结文件。包括：单元工程检查及开工签证，工程分部分项验收签证和申请报告，单位工程验收签订书、阶段验收鉴定书和监理总结报告，竣工验收签订书和监理总结报告。,七、基本建设竣工文件,基建工程项目单项验收文件。包括：消防、环保、安全卫生、档案、审计等专项验收中形成的文件。 工程项目总体竣工验收证明书和竣工报告，全套工程竣工图，工程决算

15、书和竣工验收会议纪要等。,第三节 基建档案整理工作,基建档案整理工作的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。 整理工作是基建档案提供利用的基础和前提条件。基建档案经过科学整理，就能够保持它内部相互之间的有机联系，揭示出它的内容和成分，这样，档案工作者就易于了解和熟悉所管理的基建档案，从而能准确、迅速地提供利用；需要利用基建档案的有关人员，也便于了解和查找他们所需要的基建档案。,一、基建档案的分类,基建档案的分类，就是根据基本建设工作程序及基建档案的内容性质和相互联系，把基建档案划分成一定的类别，从而使每套基建档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级

16、的系统。 对基建档案进行科学分类，是管理基建档案的必要手段，是基建档案整理工作的核心内容。没有一个科学合理的基建档案分类方案（方法），就会使整理工作无从下手，工作杂乱无章。 对基建档案的分类，要符合基本建设活动的性质和特点，要做到分类标准的一致性。在一个工程项目、一个单位或一个专业系统内部，对基建档案的分类只能采用一个分类标准，而不能同时采用几个分类标准。当然，对于基建档案，不可能用同一个标准一分到底，一个分类标准内不同层次的分类标准是允许有所不同的。,一、基建档案的分类,基建档案的分类方案，是每一个工程项目（或建设单位或专业系统）的档案管理部门和人员，根据该项目（或本单位本系统）基建工作的程

17、序和基建档案的属性、特征、关系等关联，将分类的标准、分类方法、类目内容等固定下来的成果，是该项目（或本单位或本系统）用以指导基建档案进行分类整理的依据性文件。 基建档案的分类方案，实际上就是一个工程项目档案（或一个单位一个系统全部基建档案）的分类类目表，它由各大类和各级属类（二级、三级）的类目组成。各大类和各级属类构成分类方案的类目体系。在进行基建档案的分类时，以分类方案为指导，根据基建档案在分类方案在类目体系中的具体位置“对号入座”，从而实现科学分类。 因此，基建档案分类方案的类目体系，必须满足分类方案的类目体系的可包容性、严整性和相对稳定性的要求。,二、文件材料的鉴别,为确保基建档案的归档

18、质量，在整理工作中，要对基建工程文件材料进行鉴别工作，其内容包括归档材料完整性的鉴别，归档材料准确性的鉴别，文件材料属性的鉴别，文件材料保存价值和保管期限的鉴别，文件材料密级的鉴别。鉴别工作直接关系着基建档案的完整系统和质量。,1、完整性鉴别,为保证归档材料的完整，归档文件材料在整理归档前都应按项目收集齐全，完整成套。在一套基建工程文件材料内，不能缺项；在一份文件材料内，不能缺张少页。一个项目的基建工程文件材料应该能够完整地反映工程建设的全部内容和历史面貌。,2、准确性鉴别,为保证基建工程文件材料的准确性，归档的文件材料应达到两个“一致”，一是基建工程文件材料应该同它所记载和反映的基建过程和对

19、象相一致；二是同一个基建项目的文件材料相互之间在内容上相一致。并要做到：文件材料的签署手续（包括签字签章）要齐备，竣工图图物相符，文件材料不得用复印件和传真件代替原件归档。,3、文件材料属性鉴别,就是把基建工程文件材料、科技资料、政务文件三者区分清楚，以便把应归档的基建工程文件材料整理归档，有效地保持基建档案的有机联系和系统成套。,4、保管期限的鉴别,归档的文件材料应当是具有保存价值的材料。因此，归档之前，要根据基建档案的归档范围和保管期限表等有关规定和文件材料的实际情况，鉴别文件材料是否具有保存价值，从而确定哪些材料应该整理归档，哪些材料不必归档。并对应归档的文件材料确定具体的保管期限。基建

20、档案的保管期限，划分为永久、长期和短期三种，其中永久表示文件材料需50年以上保存，长期为1650年，需保存15年（含15年）以下为短期。,5、密级的鉴别,这项工作的内容，是审查和确定应归档的文件材料的机密等级，以便根据不同的密级分别组成不同的案卷。基建工程文件材料密级的划分，应以上级主管机关的技术政策、保密规定等指导性文件为依据，结合建设项目的专业性质，由建设项目负责人组织进行。密级划分为三级，即绝密、机密和秘密。,三、组织保管单位(卷),归档的基建文件材料不应是一堆杂乱无章的材料，也不应是单份文件或图纸，而应该经过系统整理，组成保管单位（保管单位的形式有卷、册、袋、盒，通常称之为卷）。 保管

21、单位（卷）是一组具有有机联系的、价值大体相同的文件材料的聚合体,1、组卷的要求,一是它是一组文件材料，这组文件材料是具有有机联系的，不是内容不相关的一堆文件材料的随意组合，而是由相互之间的密切联系的文件材料组成的有机整体，“有机联系”是保管单位的本质特征，也是组卷的基本要求。比如，一个基建项目的全部文件材料，可以组成一卷，如果这个项目的文件材料数量较多，也可以按其内部的有机联系，分别组成若干卷。,1、组卷的要求,二是卷内的文件材料的数量要适度。组卷时，不但要保持文件材料之间的有机联系，还要从的利于保管和利用的目的出发，善于处理整体与部分，大的联系与小的联系之间的关系，从而使案卷内文件材料的数量

22、适当。比如，一个基建工程项目的竣工图有上万张，作为该项目的一套完整的材料，它们之间是有有机联系的；一个工程项目有许多个建筑物、构筑物组成，每个建筑物、构筑物又有上百张竣工图，其内部之间也存在着有机联系；一个建筑物的一套竣工图按专业也可分为土建、结构、水、暖、电等，每个专业的图纸又是具有有机联系的。这说明，“有机联系”的范围，其大小幅度伸缩性很大。很显然，把一个基建项目的上万张竣工图组成一卷是不适当的。作为保管单位（卷），还应该有一个量的界限，这就是保管单位（卷）的组合度。一般情况下，一个保管单位（卷）的组合度为100 50张A4基本图幅的图纸厚度为宜,1、组卷的要求,三是卷内文件材料的保存价值

23、和密级应该一致。但由于保持“有机联系”和“区分价值”、“划分密级”是从三个不同的角度提出的要求，其衡量标准不可能完全一致。应以保持有机联系为主，在维护有机联系的前提下，再考虑按不同价值和密级组卷，不要将有着密切联系的文件材料硬性分开，在鉴定、保管和提供利用时，价值小的服从价值大的，密级低的服从密级高的。,2、组卷的方法,按结构组卷。这种方法，主要用于基建工程中的生产设备及工艺管线等安装工程文件材料，尤其是施工图、竣工图。 按子项组卷。这种方法常用于基建工程的施工、安装子项文件材料的组卷。 按工序或阶段组卷。这种方法适用于较大基建项目或设备工艺安装，如按前期管理阶段、设计阶段、施工安装阶段等组卷

24、。 按专业组卷。这种方法适用于不同的施工安装专业和工程图纸等。,2、组卷的方法,按问题组卷。这种方法就是按文件材料所反映的不同问题组卷。如都为征用土地工作中形成的文件材料，可以组到一起。 按名称组卷。这种方法就是按照文件材料的不同名称，分别组卷。如隐蔽工程记录、分部分项质量评定表等 按区域组卷。这种方法适用于送变电线路建设、公路项目建设等的文件材料组卷。 按时间组卷。就是按照文件材料所反映或形成的时间，分别组卷。 按作者组卷。就是按文件材料的形成单位组卷。如按不同的参建单位所形成的文件材料分别组卷。,3、卷内文件材料的系统排列,卷内文件材料的系统排列，其目的是为了更好地保持和正确地反映文件材料

25、之间的有机联系，便于今后的管理和查找利用。 1、文字材料的排列。文字材料的排列，可以按照问题、重要程度、时间顺序等方法排列。即同一问题的文件材料，应集中排列在一起，反映重要问题的文件材料，可以排列在一卷的最前面；同一问题中重要的文件材料，可排在该问题其它文件材料的前面，如结果性的文件材料在前，过程性的文件材料在后；不同问题或同一问题中不同的文件材料，除按重要程度将重要的提前外，其它的文件材料，可按文件材料反映或形成的时间先后顺序排列。,3、卷内文件材料的系统排列,1、图样材料排列。都是图样材料组成的案卷，可以根据图纸相互之间的隶属关系，按照总体到局部的关系，结合图纸形成的时间顺序排列。 3、图

26、文混合材料的排列。由图样材料和文字性材料混合组成的案卷，如果文字性材料是对全面情况进行说明或具有指导性的，则排在图样材料前面；如果文字性材料只是对卷内图样材料进行补充或局部性的一般说明，则排在图样材料后面。,四、编目,编目就是以卷为对象，通过一定的形式，固定案卷系统整理的成果，揭示卷内文件材料内容与成份的工作。编目的内容有：编页号，填写卷内目录、备考表和卷内封面。,1、编制页号,文件材料排列顺序确定以后，就应当编制页号。页号必须编制在有书写内容的页面上；页号统一采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注，页号编写在文件材料的右下角，背面需要编页号的，应编写在左下角。图纸的页号一般在图纸图标框外下钐

27、编写。 有下列情况的可不编写页号：成套图样或印刷成册的工程文件材料。成套图样或印刷成册的工程文件材料，与其它工程文件材料组成一卷的，应将其排在最后，作为一份文件填写卷内目录，可不必另行编写页号，只须在目录备注中，注明总页数即可。卷内目录和备考表不编写页号。,2、填写卷内目录,卷内目录是反映一卷档案中包含的文件材料基本情况的表格，是卷内每一份文件材料的明细表。其内容包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等，卷内目录排放在每卷文件材料的最前面。 序号是指该份文件材料在卷内的排列序号，用阿拉伯数字从1起依次标注。 文件编号是卷内每份文件材料的文号或图纸的图号、设备代号、合同编号等

28、。 责任者是该份文件材料的形成部门或主要形成部门。 文件材料题名是指该文件材料的具体名称。有些文件材料自身名称不全时，填写时应补全，如：隐蔽工程记录等，填写时应将该隐蔽工程记录的是哪个基建工程项目，哪个部位的隐蔽工程记录填写齐全。 日期应填写该份文件材料的形成日期。 页号应填写该份文件材料在卷内的页码或页码区间。,3、填写卷内备考表,备考表是用来记载和说明归档前和归档后卷内文件材料基本情况和变化情况的一种工具。它对案卷的管理和使用及鉴定和统计都有一定的作用。备考表填写的内容主要有：该卷档案中文件材料的件数、页数以及在组卷和提供使用过程中需要说明的问题等；档案内容相同而载体形式不同且另行保管的档案的档案互见号及档案载体形式；立卷人、检查人及立卷日期和检查日期。 卷内备考表排列在文件材料最后面。,4、编制卷内封面,卷内封面是以一定的格式概要介绍卷内文件材料内容和形式特征的一种工具。卷内封面需填写的内容有： 档号：同基建档案的分类方法的结构