家具定制订单流程说明

1、.订单流程说明一、目的：为了有效提高客户满意度和各部门工作效率,特制定此订单流程。二、范围：适合于正常订单、加单、补单、更改单、维修单等所有订单。三、职责权限：1、业务：客户洽谈、初步方案、报价、合同签订、款项通知及跟踪； 业务跟单：接单、客服、客户档案输入、客户报价单输入、销售订货单、预收款单通知、客户投诉事项登记、打出货单。2、财务：合同销售订货单存档、输入预收款单、收款确认、审核盖章生产发货；入库确认、输入预付款单；成本分摊合算、月底监盘。3、生产跟单：订单主计划排布、生产任务单、盖章下单、生产统计、发货。4、设计：成本核算、物料先期预购核算、报价；现场测量、图纸深化；工艺分解；物料清单

2、、临时物料清单；5、采购：物料需求、采购计划、采购订货单、物料采购；托外加工单。6、材料仓库：库存梳理、采购进货单、车间退料、客户退货单；生产领料、补料单、报废单、采购退货单；工具出入库；申购、月底盘点。7、成品库：生产入库申请单、成品出库单、包装管理、月底盘点。8、生产：按计划排布调度、进度跟催；品质管理、现场物料管控。四、归口管理：公司所有订单，归口为业务跟单，即所有订货合同均由业务跟单接受，财务盖章，并经副总签字后下发生产，无论是正常单、加单、补单、维修单、更改单、取消单等均按业务跟单下单的销售订货单为准，即财务部、生产部只接受客服跟单的销售订货单。且所有订单必须是书面形式下发并留存根，

3、不可口头传达。且订单问题的信息须反馈给客服跟单，由客服跟单与上游部门沟通，如属于技术方面的沟通可由车间相关人员直接与设计师沟通；若需要推迟交期者须知会业务跟单知晓，便于业务跟单计划出库日期调整，否则按原订单计划执行，确保订单计划的受控状态。（注：除客服跟单外，无论是任何人包括业务部门、设计部门、董事长、总经理在内均无权直接下单，须将订货合同交与客服跟单执行订单管理流程）。五、内容：1、客户确定购买意向后，营销部门派业务人员与客户洽谈、明确产品类型数量、确定款型、材质、颜色等初步方案后，及时将订货合同及客户要求等信息转交给业务跟单。、在ERP订货合同上要显示产品名称、特殊规格、特殊颜色、个数、单

4、价、金额、合计金额；客户名称、交货地址、合同编号；房间楼层备注。、打印出交给客户的订货合同可不显示单价，其它以上内容都要有。2、业务跟单接到订货合同后把订货合同录入ERP系统，并交于设计部报价员进行成本合算并做预计报价。、设计部拆单报价员做好预计报价，先期物料预算申购后，把报价表交给业务跟单录到ERP系统上。如客户确认不做更改，业务跟单据预计报价单在ERP上帮客户订货单;如预计报价有更改，业务跟单据更改后的报价单在ERP上做客户订货单（精准报价）。并把客户订货单（精准报价）打印经财务盖章确认复印2份，一份财务，一份相关业务，业务跟单确认订金（预收款）已经到帐了，再把第3份给设计绘图员画图。、客

5、户订货单如有变更，业务跟单随时变更客户订货单后再做以上作业。、业务跟单及时制作订单移交表，并在订单移交表签署姓名与时间，便于追溯接单日期。并把订单移交表下传，要求完成时签名。3、业务部门及时请市场总经理同意或增减额度，报价给客户，客户同意价位等相关方案后，业务部门及时与客户签订合同并确定详细的相关方案。4、合同签订后（市场总监、总经理签名），业务人员通知及跟踪客户付预付款，并及时将合同复印或者拍照传递与客服部门及财务部门，且将相关订单方案结果传递与客服跟单，告知财务留意接收预付款。合同在财务部留底。（注：未打预付款或不用收预付款的客户需由总经理签字批准方可，如数目较小或客户信誉度高者，公司相关

6、人员可以担保，但担保金额不能高于担保人月工资的80%，若出现客户款项不能支付时从担保人工资中扣除）。5、财务部门收到预付款后，及时通知业务部门及客服跟单。6、客服跟单接到财务部门“收到预付款”的通知后，须在0.5个工作日内首先找财务部门在客户订货单和订单移交表的预付款确认栏内签字确认，便于追溯客户付预付款日期即为正式下单日期，然后整理好相关信息与客户订货单一起正式下单给设计部门，并让设计部门在订单移交表签署姓名和接单时间，且依据客户要求的订单交付情况制定计划交货日期。7、（1）设计部画图：、图纸要注明客户名称、交货地址、订货单号、下单日期、交货日期、画图人及电话。、图纸要有正视图、侧视图、顶视

7、图和特殊部位细节放大图。、图纸示意、标注备注要明确清晰。、图纸做好后，把图和客户订货单同时交于设计部拆单员，并在订单移交表上签名和完工时间。（2）、设计拆单：、据客户订货单和图纸逐项折单，不能漏项。、依生产计划、制作完整清晰的物料清单。物料清单包括单个产品下料规格（张数）、封边条长度、辅料用量、配件用量、包材用量，合计用量。、拆单报价员要把物料清单录到ERP系统上。并在订单移交表上签名和完工时间。（注：1、设计部门接到客户订货单后，须在订单移交表规定的时间内完成现场测量、图纸深化、物料清单制作等相关工作，然后将客户订货单、图纸、物料清单交与生产跟单。2、批量订单需要分批操作者与生产跟单协商交付

8、的先后次序及时间，客服跟单列在批量的订单计划跟踪表上，便于跟踪；3、遇到量大、产品异形等特殊的订单需要增加时间者须请示总经理批准；4、需要提前预购材料者及时制作预订材料清单交与采购跟单，采购跟单及时依据采购流程制定采购计划）。8、生产跟单：、生产任务排产，依订单在ERP上进行主生产计划排产；、依生产计划在ERP上做生产任务单、生产日报表；、把生产任务单、生产日报表打印出来，与相关图纸、料单装订一起交运营副总经理签名后下发生产。、每天把订单产品的生产状况及时的在ERP生产状况统计上录入，做到日清日节。9、采购流程：、采购跟单把所有供应商资料（主要供应商和备用供应商）录入ERP系统；录采购订货单时

9、如没有供应商资料要及时新增。供应商资料包括：供应商公司名称、地址、主要联系人、电话、转帐银行帐号、供应材料类别。、常规材料：采购跟单依生产计划在ERP上做采购计划采购订货单。打印3联采购订货单，运营副总经理签名，一联存根、二联仓库、三联供应商（电话采购注意回厂日期）。、其它材料，补货采购或备货采购，采购跟单依申购表在ERP上做采购订货单。打印3联采购订货单，运营副总经理签名，一联存根、二联仓库、三联外务采购。、外务采购员依采购订货单要求外出采购，注意回厂日期、单位最小化、原始单价、采购数量等。10、材料仓库：（1）、生产非生产非常用物料申购，一律到仓库写“申购单”，注意写清名称、数量、用途、申

10、购人、回厂日期后，副总签名后交采购购买。（2）、入库：公司采购之任何物料（包括生产用和非生产用，食堂除外）必先入库，办理入库手续，严禁物料回厂即用单证直接交财务。、材料到位后，材料仓库须第一时间通知品检，进行品质检验，合格后方可入库，不合格的退回，并及时通知生产使用部门领料。、仓管要依采购订货单逐一核实供方送货单项目是否与采购订货单相符，如多送，要及时知会采购是否收货，如收要求采购补增采购订货单，再以采购订货单办理采购进货单；如多余的不收，就让多余的带回，只依采购订货单数量办理采购进货单。、注意单位换算，以ERP最小单位入库；单价是否涨价；其它项次是否与采购订货单相符。、按固定存放区及时归位。

11、、车间退料入库，参照原材料入库(供应商改为车间)。、入完库后当天的所有送货单票据，在下午下班前由仓库统计交财务。（3）出库：、材料统计每天把车间领料、补料、报废料、工具、退供应商的物料做到ERP上。、在ERP程序生产领料单或采购退货单上录入。日清日节，当天完成。、车间补料，要有生产总监注明衬料原因、签名，并有运营总经理审核后，仓库方可发料（人为报废衬料的，要按实价罚款）。、采购退货，要经采购、仓管、供方同时签名，并由仓库统计将采购退货单财务联将于财务。11、生产车间：（1）、生产主管：、接到物料清单、图纸、生产任务单、生产报表等文件后，仔细分解图纸，如发现图纸或料单与操作实际有分歧，要及时找设

12、计或拆单员沟通解决；、按计划出货日期及时跟进，确保按时出货；、按品质标准随时抽检订单品质，确保出库0缺陷；、按生产报表格式要求，及时做生产日报表，并交给生产跟单进行ERP上线统计。（2）、车间主管：、需实施订单审查无误，待材料按时到位后，依据计划排布的生产周期及计划交货日期，进行生产计划实施；产品工艺指导制作；品质监控指导；按订单数量清点；监控上下工序交接到位工作；确保订单保质保量地按时完成订单任务。、每日向副总、跟单员递交生产日报表。（3）、生产车间生产制作的产品经自检合格后方可移交下工序（祥看品质管理）。（4）、包装：、包装时特别注意品质检验，按品质标准，检出的不良品、残次品要返回上工序返

13、修，严禁不良品包装入库；、散单者须将成品及辅料包装完整，批量订单须依批次（楼层号、房间号）交货的要求将成品及辅料包装入库。、包装人员须每日填写成品仓库日报表上交生产统计。、生产统计须将完成包装入库的订单产品录入ERP系统。12、业务部：（1）、付尾款：、业务总监随时关注ERP成品入库情况，依据客户要求的时间通知客户付尾款；、业务部门接到到客户已付尾款的通知，及时通知财务部门。、财务确认尾款到账后，及时通知业务跟单。（2）、出库发货：、业务跟单打印发货单明确客户名称、订单编号、产品型号、工艺、数量、金额等信息，由财务签字确认后方可安排发货。（注：1、如遇货款未到账，客户要求先发货者须由董事长或总

14、经理签字特批，出现货款无法收回情况者责任由董事长或总经理承担，数目较小或客户信誉度高时公司相关人员愿意担保者可以担保，但担保金额不能高于担保人月工资的80%，若发生客户款项不能支付时从担保人工资中扣除；2、属经销商或分公司物流代收者，同样需财务部签字并注明什么物流代收字样。）。并将发货单交与财务部门一联。19、客服跟单将经财务签字确认的发货单的其中一联交与仓管（生产跟单）发货，并安排车辆、装卸工、安装工，且及时通知预计到货日期。20、仓管接到手续齐全的发货单应准确清点货物（产品件数、配件等），成品出库。21、司机送货到达目的地后，由客户验收无误后签字确认，司机需带回物流货运单或经客户签字的货物清单交与客户跟单，客服跟单将货物清单与订单一起交财务归档。22、安装工到达目的地后，须规范安装，安装完毕经客户验收，有问题迅速整改，无问题做好现场清洁工作，并告知客户产品使用注意事项，留下售后服务联系方