物资管理系统总体介绍

物资管理系统总体介绍物资管理系统总体介绍2004年12月10日HDPIHUADIANPOWERINTERNATIONALCORPORATIONLIMITEDHDPI物资管理总体方案的设计背景现状分析详细方案设计总体方案设计项目财务管理和企业资产管理信息系统实施项目项目的两个阶段业务流程再造（BPR）和系统实施物资管理是电厂核心业务之一。通过BPR提出改进业务流程建议，通过实施物资管理信息系统，达到改进业务流程的目的物资管理总体方案设计是业务流程再造中的一项重要工作。物资管理总体方案报告的内容物资管理总体方案明确华电国际物资管理的体系和总体框架、主要业务规则和业务处理的总体流程影响和风险说明总体方案中的主要变革存在的风险指标规划列出华电国际物资管理需要采用的主要业绩指标系统需求分析物资管理总体方案对系统的需求上的总体说明总体设计原则物资管理由三部分组成电厂、物资分公司和物资总公司集中采购和分散采购相结合的管理模式电厂生产日常维护和修理等的物资需求外部客户的物资需求物资需求的预算控制采购价格的管理物资成本的核算物资需求计划和物资采购计划处理业务采购管理业务库存管理业务超市管理业务物资编码和分类统计物资管理业务统计物资管理业绩统计供应商评价指标统计满足生产和外销的物资需求2满足物资成本控制的要求3满足物资管理业务的处理需要4满足物资统计考核的要求5符合公司物资管理政策1物资管理总体设计目标完善华电国际物资管理的三部分管理体系，明确物资总公司与物资分公司的职责划分完善集中采购和分散采购的运作模式，清晰地划分采购权限规范物资总公司、物资分公司与电厂之间的结算方式、价格和成本的管理主要物资管理政策和规则物资主数据规则计划、采购、库存和超市的管理流程物资主文件的维护流程制定物资管理体系和总体框架1制定物资管理主要业务规则2制定物资管理总体流程3物资管理总体方案的内容总体设计原则总体设计目标物资管理体系和总体框架物资管理的职责定位物资管理的主要业务规则物资管理仓储结构设计物资管理业务流程总体设计物资管理体系和总体框架物资管理的业务目标华电国际利益最大化保障电厂物资供应减少库存降低电厂采购成本物资管理体系和总体框架物资管理的管理模式物资总公司各电厂物资分公司电厂管理体系定位业绩关注点物资管理职能健全物资管理制度保障电厂物资需要总公司仓库库存量费用采购价格质量和服务集中采购、配送调剂电厂物资管理职能分工采购健全电厂物资管理制度保障电厂物资需要协调集中采购费用分公司外销库存量采购价格质量和服务物资使用和库存管理电厂库存量物资合理利用物资实物完好物资管理体系和总体框架主要职能物资总公司制定华电国际的物资管理策略、政策和流程统一指导、规范和管理物资分公司的业务运作执行集中采购的业务负责电厂间物资调配的协调工作各电厂物资分公司保障各电厂物资需求的供应负责代管电厂库存和分工采购的采购业务负责代管超市负责管理分公司的库存采购对外开展物资贸易电厂提出物资需求计划和物资采购计划监督物资总公司和分公司的成本控制记录物资财务帐，与物资分公司和物资总公司结算物资管理体系和总体框架（续）物资管理业务总体框架【说明】物资管理的主要流程集中在电厂层面，包括计划、采购和库存管理物资分公司和物资总公司主要代管电厂物资，在财务上和电厂分开当为电厂和其他客户统一采购时，要按客户建立不同的采购定单电厂物资分公司物资总公司计划采购计划库存电厂需求电厂需求计划采购集中采购分工采购其他需求库存其他需求采购计划库存采购内部调剂物资管理体系和总体框架（续）物资总公司组织机构物资总公司综合部企划部财务部招标公司配送交易市场供应商档案合同档案费用管理组织机构图物资计划物资采购招标配送部门主要职责网上招标配送物资总公司机构说明物资总公司目前处于筹备阶段，近期是建立综合部、企划部、业务部和财务部，负责物资公司的日常业务处理；招标公司和配送交易市场是未来物资公司的一种远期设想。财务部的主要职责，由实施小组的财务组负责设计。财务管理财务核算业务部物资编码物资统计供应商管理招标监督物资管理体系和总体框架（续）物资分公司组织机构物资分公司综合组业务组财务组仓库班仓库/超市档案管理物资统计物资信息组织机构图合格供应商管理物资计划物资采购部门主要职责物资收发物资保管物资验收物资分公司机构说明物资分公司的仓库班由仓库组成。各分公司的仓库设置不完全相同。电厂仓库班负责超市的管理。物资分公司的财务组的职责由实施小组财务组负责设计。物资管理体系和总体框架（续）电厂电厂仓库库存细分1库存细分2库位11库位12库位21库位22电厂说明电厂的仓库由物资分公司储运部代管，但其中的物资属于电厂。电厂的物资需求计划和采购计划由计划员制定。库存细分可以按物资属性、或专业等划分。物资管理总体方案的内容总体设计原则总体设计目标物资管理体系和总体框架物资管理的主要业务规则物资管理仓储结构设计物资管理业务流程总体设计物资管理主要业务规则内容物资公司与分公司的采购权划分成本计价方法与差异处理加价规则电厂间物资调剂规则物资公司零库存规则不实行按项目进行库存控制物资分类的原则物资编码规则物资管理主要业务规则采购权划分规则为了明确物资总公司与各电厂分公司的业务关系，必须要定义清晰的物资采购权限的划分规则，这个规则将会影响整个华电国际物资三部分管理的业务运作和物资管理信息系统的实施。采购权划分规则大型基建的采购由总公司负责按品种数量划分在维护物资、大修物资、技术改造物资、小型基建物资的采购权【好处】业务方面采购权划分的比较清晰，减少了应由总公司采购而调整到分公司采购的情况。【缺点】给分公司留有利用需求数量，人为改变采购权的可能一般的系统没有按数量控制的标准规则，因此开发复杂，项目实施成本高需要建立和维护每个物料的数量标准，工作量大【需要的工作】在完成物资编码后，要制定采购权划分标准物资管理主要业务规则成本计价方法与差异处理根据公司的财务制度，目前在库存物资的成本计价方法上，主要采用了两种方法，计划成本和实际成本。在电厂按计划成本核算，在物资公司按实际成本核算。为了满足物资管理和预算、项目管理的需要等，建议财务部门统一成本计价方法设立采购价格差异会计科目，制定采购价格差异的核算方法由于采购物资的到货与收到供应商发票有一定的时间差异，为了能够及时办理入库和反映这种情况的财务信息，建议财务上建立物资采购的价格差异科目，归集采购上的价格差异，并制定价格差异的核算和处理方法。采用实际成本法进行物资核算物资管理主要业务规则加价规则建立物资公司为电厂采购的加价规则，明确物资公司和电厂的物资结算关系。在加价规则上，包括如下加价规则物资公司在向电厂供应物资时按采购定单上的价格加上加价，作为电厂物资成本对电厂的加价，按对外采购的采购定单或合同的价格，乘以固定的加价比例物资公司与物资分公司对加价部分进行分配。如果是分公司采购的物资，加价部分都记入分公司帐；如果是总公司采购的除大型基建项目以外的物资，由总公司与相应的分公司分配加价部分加价比例和分配比例，一般每年由物资公司核定一次并由华电国际批准后执行【好处】对电厂采用统一加价比例，有利于电厂物资消耗成本的预算和控制。通过确定加价部分的分割比例，明确总公司和分公司的利益；和现在的规则相一致，容易接受和分公司在地方上的运作。【缺点】结算层次多，业务处理流程长，工作量大【需要的工作】需要物资公司与华电国际进行测算，尽快确定加价比例和总公司与分公司的分配比例物资管理主要业务规则电厂间物资调剂规则为了减少库存积压，加强物资调剂的管理，需要明确电厂间物资调剂的职责划分，建议建立电厂间物资调拨规则电厂间物资调剂由物资总公司负责电厂间物资调剂要经过物资总公司批准物资总公司仅记录和统计所有电厂物资之间的物资调配业绩，不加价内部调剂在财务上不记录物资公司的帐对外调剂，记录分公司的财务帐，加价部分，记入分公司的收益物资管理主要业务规则物资公司零库存规则在现行物资管理中，物资公司零库存规则在执行中，各厂不完全一样。为了规范业务处理，为业务处理流程设计提供依据，应明确物资公司规则，包括如下零库存规则物资总公司为电厂采购的物资，经由物资总公司一进一出、分公司一进一出后，入电厂仓库物资分公司为电厂采购的物资，经由物资分公司一进一出后，入电厂仓库物资分公司库存只储存为其他客户购买和储备的物资物资总公司库存只储存总公司所属物资物资总公司为电厂采购的基建项目物资（不含小型基建），经物资总公司一进一出后，直接入电厂仓库，不经过物资分公司【说明】为电厂采购的物资入电厂库，使其成为电厂物资，有利于电厂的物资需求计划的平衡，和物资按项目领用的处理。物资管理主要业务规则物资公司零库存规则（备选规则，讨论用）在现行物资管理中，物资公司零库存规则在执行中，各厂不完全一样。为了规范业务处理，为业务处理流程设计提供依据，应明确物资公司规则，包括如下零库存规则物资分公司为电厂采购的物资，直接入电厂仓库物资分公司库存只储存为其他客户的物资物资总公司为电厂采购的物资，直接入电厂仓库物资总公司库存只储存电厂总公司所属物资物资总公司为电厂采购的物资，不经过物资分公司仓库，除大型基建项目外，虽然不经过分公司仓库，但要在财务上完成相应的业务处理大型基建项目的采购，直接入电厂库，在财务上与分公司无往来【说明】为电厂采购的物资直接入电厂库，使其成为电厂物资，有利于电厂的物资需求计划的平衡，和物资按项目领用的处理。而物资公司与电厂的结算，可以通过电厂物资采购的接收信息，生成相应财务信息。物资管理主要业务规则不实行按项目进行库存控制不实行按项目进行库存控制【说明】实行按项目进行库存控制，则在计划上要按项目，库存上按项目分开管理，使业务量变大。使库存管理和物资计划变的复杂。从物资的库存管理角度，无必要按项目管理库存。【方案】库存管理不实行按项目控制。在控制上，严格计划审批，坚持按计划采购，按项目计划领用。在现行物资管理中，库存未实行按项目管理。但在未来系统中是否实行按项目控制，需要在总体方案中确定。物资管理主要业务规则物资分类从物资管理、核算和统计等的需要出发,在物资上有不同的分类需要物资分类是为了满足不同部门对物资管理、核算和统计的需要。通过对物资管理的现状分析，主要有如下物资分类需求按物资物理属性分类按物资计划属性分类按物资会计属性分类按物资管理属性分类按物资采购属性分类按物资加价属性分类按物资使用类型分类物资管理主要业务规则物资分类（续）物资物理属性分类是物资的物理上的分类，用于物资分类统计和管理。物资物理属性分类可以按层次进行细分。举例如下办公用品劳保用品阀门通用件机电产品化学化工钢材/线材钢材材料四级三级二级大类物资管理主要业务规则物资分类（续）物资计划属性分类是用于产生物资采购计划方法的分类，举例如下其他仓库按物资需求计划物资超市轮换备品事故备品按库存量进行计划四级三级二级大类物资管理主要业务规则物资分类（续）物资会计属性分类是用于产生财务会计科目的分类，举例如下专用设备燃油专用材料工程物资事故备品其他钢球原材料说明二级大类物资管理主要业务规则物资分类（续）物资管理属性分类是用于物资管理和统计上的分类，举例如下同物理属性材料同物理属性机电产品轮换备品事故备件备件四级三级二级大类物资管理主要业务规则物资分类（续）物资采购属性分类是区分集中采购还是分散采购的分类，举例如下分公司采购分工总公司采购集中说明大类物资管理主要业务规则物资分类（续）物资加价属性分类是区分不同加价比例的分类，举例如下分配比例总公司与分公司加价率物资公司与电厂说明大类物资管理主要业务规则物资分类（续）按物资使用类型分类是为了统计各种使用类型的领用情况的分类，举例如下按项目类型区分固定资产按项目类型区分临时修理按项目类型区分小修理按项目类型区分日常维护按项目类型区分大修理按项目类型区分技术改造说明大类物资管理主要业务规则物资分类（续）各种物资分类需求的总体说明按物资使用类型分类按物资加价属性分类按物资采购属性分类按物资管理属性分类按物资会计属性分类按物资计划属性分类按物资物理属性分类分类不需要编码规则按出库业务记录的项目不需要编码规则按仓库进行细分由财务提供不需要编码规则电力企业物资分类,可用编码或中文缩写按库存分类编码编码规则说明说明物资管理主要业务规则物资编码规则物资编码是对各种物资的唯一标识，在各电厂现行的物资编码规则中，一般都是采用物资分类加顺序码。在实际应用中，所有对物资的查询都是按照物资的名称进行的，建议的物资编码规则顺序码15位1开头为自编码2开头为条形码物资顺序码物资管理总体方案的内容总体设计原则方案设计前提总体设计目标方案要回答的问题物资管理体系和总体框架物资管理的主要业务规则物资管理仓储结构设计物资管理业务流程总体设计物资管理仓储结构设计总公司物资总公司目前无库存。当为了满足包括电厂的所有客户需求而储备物资时，需要建立仓储结构。物资总公司库存按两层结构管理。总公司的库存细分相当于库存物理划分，主要包含总公司仓储的材料、备品备件，以及外销物资，并按地区。库存细分能够满足物资管理属性分类的统计总公司库存细分1库存细分2库存细分3物资管理仓储结构设计分公司分公司库存细分1库存细分2库存细分3分公司仓库通常只储存外销物资。物资分公司库存按两层结构管理。分公司的库存细分相当于库存物理划分。库存细分能够满足物资管理属性分类的统计。物资管理仓储结构设计电厂超市物资和电厂物资不同，属于供应商。电厂的仓储结构分为四层，其中第三层库存细分相当于库存物理划分，主要包含电厂仓储的原材料、备品备件，以及外销物资。超市结算主要用于超市物资结算，超市物资的采购入库和领用出库通过该库进行交易。电厂超市物资公司计划物资供应商计划物资电厂物资原材料1机电产品1轮换备品1事故备品1原材料2机电产品2事故备品2超市结算物资管理总体方案的内容总体设计原则方案设计前提总体设计目标方案要回答的问题物资管理体系和总体框架物资管理的主要业务规则物资管理仓储结构设计物资管理业务流程总体设计物资管理业务流程总体设计物资维护物资计划处理总体设计物资采购总体总体设计物资超市管理总体设计物资库存管理总体设计物资管理统计华电国际组织设置总体设计方案组织设置华电国际总部该组织是法人实体，业务单元，HR组织，库存组织。物资总公司该组织是法人实体，业务单元，HR组织，库存组织。XX物资分公司该组织是法人实体，业务单元，HR组织，库存组织。XX电厂该组织是法人实体，业务单元，HR组织，库存组织。该组织是XX电厂的生产组织，同时也是项目会计组织和EAM组织。XX电厂_大型基建该组织是一个库存组织，用于大型基建物资的采购、库存管理，属于XX电厂业务单元，也是项目会计组织。成本方法所有组织全部采用平均成本方法。HDPI华电本部XX分公司帐套法人实体运作单元库存组织华电国际FAM系统组织结构图莱城分公司物资总公司XX电厂莱城发电厂华电本部XX分公司莱城分公司物资总公司XX电厂莱城发电厂华电本部XX分公司莱城分公司物资总公司XX电厂莱城电厂生产电厂华电本部MASTERXX库XX库子库存XX库位XX库位库位XX库XX库XX库位XX库位XX库XX库XX库位XX库位物资总公司莱城分公司莱城发电厂XX分公司XX电厂莱城电厂大型基建电厂XX库XX库XX库位XX库位XX库XX库XX库位XX库位XX库XX库XX库位XX库位HDPI采购管理电厂、分公司、总公司采用不同的审批路线。采用基于金额限制的审批授权控制。电厂、分公司、总公司采购申请、采购订单上不跟踪项目号/任务号。需要建立物资采购提前期和释放提前期。电厂建立来源准则和批准供应商列表；物资公司超市使用批准供应商列表，其他不使用。一般物资的价格来自物资属性中的列表价格，开发客户化程序将列表价按组织更新为最后采购价。超市物资采购价格来自一揽子订单。使用ORACLESOURCING进行招标管理，在物资分公司、总公司组织进行招标管理，电厂不进行网上招标业务。使用ISUPPLIERPORTAL实现与关键供应商的商务协作。HDPI华电国际系统FAM实施模块结构图不实施总账管理应付账款资产管理成本管理应收账款库存管理设备管理采购管理计划管理供应商门户招标管理项目管理物资管理直接相关模块设备管理直接相关模块财务管理直接相关模块HDPI华电国际物资管理总体解决方案采购业务基本流程采购部门供应商物资计划库存补货设备管理办公运营业务部门采购计划处理流程采购需求采购订单供应商开发订单处理流程货物接收入库货物检验退货发票校验采购付款接收/检验流程结算付款流程定单确认发运通知退货收货发票确认付款情况供应商协作流程供应商开发流程HDPI华电国际物资管理总体解决方案采购单据处理基本流程HDPI华电国际物资管理总体解决方案采购单据审批基本流程生技部主任生技部专工化学车间主任化学车间班长热控车间主任灰水车间主任XXX主任灰水车间班长热控车间班长XXX班长各电厂计划审批结构分公司经理计划员物资分公司采购订单审批结构总经理计划员物资公司本部采购订单审批结构计划经理审批权限不限制审批权限不限制审批权限不限制30万最终审批点副总经理100万100万HDPI华电国际物资管理总体解决方案集中/分散采购判断规则、加价规则开放弹性域存储相关信息，由物资总公司进行规则的维护。当没有规则时，缺省为分公司采购，加价比例为一固定数，如8采用固定加价方式入库,库存按加价后的入库当需要调整加价比例以调节物资公司利润和电厂成本时,建议在财务模块处理平常记录差异,月末分摊差异规则标准000项目定义弹性域关联组织莱城物资分公司总公司加价比例5组织定义弹性域分公司加价比例3加价规则集中/分散采购判断规则数量/金额HDPI华点国际计划管理总体设计方案计划方法物料需求计划传统的物料需求计划，物料需求计划每两周运行一次，释放提前期内的计划订单自动生成采购申请和确认的采购订单。采用滚动计划模式，不可出现相同需求的重复计划。MINMAX计划该计划方法适用于电厂事故备品和物资公司超市的子库存。事故备品在电厂组织标注成最大最小计划，超市物资在物资公司标注为最大最小计划，其他全部为MRP计划。需求管理电厂工单需求EAM工单电厂项目计划需求在大型基建组织中建立PO和审批流程。电厂特殊需求未明确项目的需求，为了满足采购提前期的需要，先按未定义项目完成审批。在确定项目后，修改计划，然后再领料。电厂大型基建需求在大型基建组织中建立PO和审批流程。电厂紧急需求在生产组织中建立PO和审批，客户化程序将其转为MDS同时关闭该PO。电厂不在工单中体现的需求同电厂紧急需求。物资公司外销需求在物资分公司输入外销需求。总公司外销在系统外处理。避免无计划领料，领料后需求自行解除。HDPI各电厂各物资分公司物资总公司供应商供应商工单短期需求MDS长期需求MRPPRCLOSECONSUMEPROJECTLOADUPDATEPR库存采购订单其它供应工单短期需求MDS长期需求MRPPRCLOSECONSUMEPROJECTLOADUPDATEPR库存采购订单其它供应工单短期需求MDS长期需求MRPPRCLOSECONSUMEPROJECTLOADUPDATEPR库存采购订单其它供应采购请求PR采购订单采购请求PR采购请求PR华电国际物资管理总体解决方案计划管理端到端的流程重要假设电厂的需求分为工单需求和非工单需求，非工单需求是除工单之外的其它采购需求，比如紧急需求、大型基建需求等。电厂、分公司、总公司都要平衡库存，电厂和分公司使用系统提供的MRP功能进行计划的平衡。物资总公司仅平衡库存，物资总公司使用客户化程序平衡库存，可以根据事先确定的规则调整需求数量。规则是假设物资总公司的采购与需求对应,实行零库存总公司库存按照各分公司优先级优先满足。总公司储备的为到货定单数量,需要手工调整需求采购请求PR电厂PO集中采购采购订单PON更改为集中采购的PR采购订单Y创建分公司的POMDSMRP库存采购单采购请求PR电厂PO集中采购采购订单PON更改为集中采购的PR采购订单Y创建分公司的POMDSMRP库存采购单采购请求PR电厂PO集中采购采购订单PON更改为集中采购的PR采购订单Y创建分公司的POMDSMRP库存采购单HDPI华电国际物资管理总体解决方案电厂计划流程电厂设置两个组织（生产组织，大型基建组织），需求使用PO来实现，在运行MRP前，为避免该PO影响计划，要保证这些PO应该关闭。（使用PO的三个目的PO的审批功能；更改记录的归档；PO的关闭）电厂大型基建组织不运行MRP。物资计划就是采购的净需求。分公司的处理与电厂生产组织逻辑相同。每个电厂单独运行MRP，计划的过程要考虑需求，保证有足够的供应来满足需求，不足部分要生成新的采购请求。主要设计点每一个物资设置提前期和释放提前期在释放提前期内的计划订单运行MRP后自动生成采购申请，采购申请自动生成采购订单每两周运行一次MRP客户化程序1的目的将用于体现需求的PO拷贝成生成组织中的MDS。客户化程序2的目的在运行MRP前关闭所有用来体现需求的PO。MDSMRPPR库存采购订单请购单POLOAD1PO2生产组织大型基建PO物资分公司MDSHDPI华电国际物资管理总体解决方案物资分公司计划流程电厂的需求生成物资分公司的MDS，物资分公司的独立需求手工输入PR。采购需求将被分解为集中采购和分散采购两种方式，分散采购将会生成物资分公司的采购订单，集中采购将被做