分公司规范管理办法-财务管理篇(暂行)06-12-14 8558字 投稿：余彷彸

分公司规范管理办法财务管理篇暂行0612148558字投稿余彷彸分公司财务管理制度暂行第一章财务人员管理一、财务组织1分公司财务组织财务部，由财务主管（规模较大的分公司方可设财务主管，并报总公司批准。如山东分公司）、会计、出纳组成，其职能定位为（1）为总公司及时、完整地提供分公司的财务信息，客观反映其财务状况；规范和监督分公司的各项财务运作；（2）为分公司提供便捷、高效、优质的财务服务与支持。2分公司财务人员属总公司委派到分公司的关键岗位人员，业务上由总公司财务部垂直领导和考核，分公司经理负责考核财务人员的工作纪律和办事效率。二、财务人员的管理1分公司财务人员由总公司财务部负责招聘、任命、培训、考核及解聘；分公司会计（分公司未设财务主管的，由会计兼任财务主管）负责分公司财务组织开展工作，出纳受会计领导和考核。2会计需定期（每月）或临时向总公司财务部汇报工作、反映情况。3分公司财务人员的薪酬和考核按照总公司财务人员薪酬标准执行，财务人员的基本工资（底薪）每月由总公司直接发放，年底奖金也由总公司统一安排。三、财务人员任职要求、岗位职责和岗位职权1、会计任命原则由总公司派出；直接上司总公司财务总监（财务部经理）直接下属出纳任职要求大专以上学历，年龄2640岁；5年以上财务工作经验，2年以上财务主管经验；中级职称；语言表达能力强，善于沟通；运动获得更多力量文字驾驭能力较强，熟练使用主要经济应用文体；人品端正，口碑良好；性格开朗，待人热情大方；熟悉分公司内部运作流程，通晓各种财务管理规章制度；熟悉总公司各项财务事项的办理程序；对运动品牌产品有所了解；执行能力强，并善于化解在执行中的矛盾。岗位职责（含“会计”的岗位职责）（1）财务资料和原始凭证的完整保管；（2）按总公司财务部下发的会计核算规范要求，规范、完整、准确做好分公司所有账目；（3）协助分公司经理拟定每月、每季的销售计划、回款计划以及各类费用预算计划，并督促落实总公司下达的销售计划、回款计划以及各类费用预算计划；（4）按照总公司“收支两条线”的规定，对分公司日常收款行为进行严格监督，确保分公司所有货款收入都回款到总公司指定的收入专用账户；（5）按照总公司下发的分公司费用开支标准，对各类报销单据进行审核后签字，并监督分公司按此规定报销执行；（6）向总公司申请拨付分公司各类每月所需款项的相关手续；（7）分公司各类财产的监督管理；月末现金、存货等重点财产的盘点组织；（8）每月分公司向总公司申请开税票的手续办理和应到税票的跟踪；（9）对每日入库的货品价格和数量进行审核，如有不符，要立即向分公司经理报告，并及时纠正差错，确保账目准确；（10）对每日发生的发货销售业务，除审核数量外，还要审核销售部的价格是否与分公司规定的批发价格相符；对自营店铺的销售价格、销售额和当日现金交款额要进行审核；如有发现不符者，应立即报告分公司经理进行纠正和处理，若分公司经理3日内没有做出任何处理，则直接上报总公司财务部；（11）各自营单店的盈亏账目核算；（12）协助分公司经理，根据分公司实际销售情况和预计增长比例，合理确定分公司的备货（日常库存）额度；（13）财务报表（资产负债表、损益表及相关明细表每月8日前编报，现金流量表每季度10日前编报）和财务报告的编制，向分公司经理解释、说明分公司当月的财务状况，并提出相应的改善意见；（14）编制各自营单店营业人员和分公司人员每月的工资表；（15）完成总公司财务总监（经理）、分公司经理交办的其它工作。岗位职权有权规范和监督分公司财务运作，对于违规操作有权要求纠正或予以拒绝。对违反财务制度的人员，有权进行经理，并就处罚情况向总公司财务部备案。领导和协调分公司其他财务人员开展工作。2、出纳任命原则由总公财务部派出；直接上司分公司财务主管任职要求中专以上学历，年龄2328岁；2年以上工作经验，1年以上财务工作经验；必须有会计上岗证。语言表达清楚；人品端正，口碑良好；了解财务工作的基本流程。岗位职责负责收取分公司的日常货款，每日送存分公司开户银行，每周集中一次转存总公司卡户；负责保管分公司的日常备用金，按照分公司费用开支标准核对报销单据金额，支付各类报销款项，确保付款准确（含工资发放）；每日登录、结算现金日记账，并对现金每日盘点；至少每周编制1次资金周报表，报告财务主管和分公司经理；每月末盘点现金（含银行卡户存款），确保准确无误；完成分公司财务主管交待的其它工作。岗位职权对不符合要求的报销单据和付款单据不予以报销或付款，但应做好解释工作并告诉其具体要求。第二章财务管理制度一、资金管理1分公司资金实行“收支两条线”管理所有日常现金收入必须于业务发生后一周内送存总公司指定的收入专用账户（总经理陈舒勇个人卡户），且单笔现金收款达到1万元者，必须于24小时内送存收入专用账户；所有日常费用开支必须通过分公司备用金专用账户提取或支付；备用金专用账户根据分公司日常开支需要设定最高限额。备用金不足时，需由分公司会计向总公司财务部提出备用金拨款申请。2分公司必须在上月报表向总公司报出后方可向总公司申请备用金，且分公司经理需在请款单上签字；请款单上需说明款项用途及相应的预算计划。备用金每月申请次数不得超过2次，每次不得超过当月需用款的50。总公司从收到传真之日起3天内将安排拨付备用金。工资、装修费、广告费等特殊项目用款，分公司必须提前7天报批。3分公司备用金专用账户的银行卡由会计负责保管，密码由出纳设定；每次出纳需取款时，由会计确认出纳需取款的金额后将银行卡交给出纳，出纳在取款时需打印出取款凭条作为记账凭证；凡需取款5000元以上时，必须由会计安排1人陪同出纳同行办理；至少每周1次会计要核对备用金账户的收支金额。4出纳保管的日常备用金，每天限额不得超过元；5出纳应至少每周编制，呈报会计和分公司经理，以报告资金收支、结存和费用发生情况；会计每月向总公司财务部呈报分公司的资金收支月报表和费用明细开支月报表。6严格禁止性事项分公司不得另开货款收入账户。分公司不得开设银行账户。分公司不得截留或挪用货款。分公司不得坐支现金、不得动用收入专用账户资金。分公司不得对外签订借款合同、担保合同和抵押合同。二、货款结算方式1对公业务之银行电汇、银行汇票或银行承兑汇票（含背书银行承兑汇票）通过总公司对公账户接受。2现金结算（含现金支票），通过金再存入收入专用账户；凡有现金收款，出纳都必须向付款人出具现金收据，存根联为记账凭证；分公司其他任何个人不得向客户直接收取现金货款。三、印鉴管理及开支审批程序1私章等，必须报总公司同意方可刻制。上述印章中分公司公章由分公司经理负责保管，财务专用章由分公司会计负责保管，上述印章不得借于其他人员携带外用。特殊情况者，由分公司经理决定，并承担相应的责任。2分公司所有的费用开支必须经过必要审核及审批后方可开支。会计按照总公司下发或同意的规定进行审核，分公司经理为费用开支审批人。对于不符合规定的开支，会计有权拒绝审核，出纳有权拒绝付款，并向总公司反映情况。具体的审核及审批的程序如下对外付款申请人填写审核分公司经理审批签字出纳付款。日常费用报销报销人在费用单据（发票、收据等）上签字粘贴和填写费用报销单会计审核分公司经理审批签字出纳冲账或付款。四、职员备用金管理1、分公司人员可以因工作需要（如差旅费）在分公司借款，但在离职前必须报销冲抵或还清其借款；分公司经理和分公司财务人员对分公司人员的借款必须进行控制，并对其后果承担责任；如分公司人员未还清借款而擅自离职造成公司损失的，则按损失部分扣罚分公司经理、分公司财务人员的薪资和奖金（各分公司经理的薪资由总公司统一发放）。2、分公司人员借款标准如下（1）分公司经理不得超过5000元；（2）市场部经理、自营部经理不得超过2000元；（3）市场拓展/终端维护专员、服装/鞋类销售员、物流主管、会计等不得超过1000元；（4）店长、司机不得超过500元；（5）其他人员及未满3个月的新进人员不得借款。出纳在借出差旅费时应根据借款人的已借款金额进行控制，如借款人超标，则不准再借给借款人，并强制借款人报销冲抵已借款。3、借款程序借款人填写借款单分公司经理审批会计复核出纳借款。五、大额开支的审批规定1分公司日常办公所需的消耗品，如纸张、笔、色带、晒鼓、纯净水等，由分公司经理批准后即可购买；但如需添购固定资产设施，如办公桌、沙发、电脑、打印机、传真机、空调、冰箱、电视机等，则需报请总公司审批后方可购置；分公司办公场所房租、自营店铺租金、自营店铺装修费用和分公司人员现有的宿舍房租等，也需报请总公司审批（同时需传真双方将要签订的合同或协议文本）。以上大额开支的审批程序如下分公司经理、会计联名申请总公司财务部审核总公司副总审核总公司总经理批准总公司财务部拨款；2分公司有关费用、支出的其它项目（不属以上范围），凡单笔金额达到元者，也需报请总公司审批后方可支付；程序同上。六、费用报销1单笔费用达到的，报销人必须提供相应发票或收款收据，并在每张票据上有报销人的签字。2对于发生的差旅费、业务招待费和交通费等，报销人必须在报销的原始凭证上详细注明费用发生的时间、地点、用途以及相关人员。3所有需报销的业务，经办人须于业务发生后或出差返回分公司后个工作日内限期报销；超期报销者，公司将处于200元以内的罚款。4各项费用报销标准，详见第四章费用报销标准。七、费用支付管理1括房租、物业管理费、店铺租金、水电费、电话费、网络使用费、装卸费用、运费、商场结账需付现金的有关费用、差旅费、业务招待费、分公司人员及营业人员的薪资以及其它日常零星费用等；分公司全部人员的业务费及零星费用在分公司当地报销。上述费用的每月预算由分公司于上月报表报给总公司后分2次向总公司申请拨款，总公司总经理批准后，由总公司财务部拨款到分公司备用金专用账户。2分公司经理、财务人员之外的其他人员的薪资统一在分公司发放；但分公司必须于每月月末最后1天向总公司提供分公司本月人员异动表，于每月分公司工资发放日前3天向总公司提供分公司本月工资发放表；总公司将对此进行必要的审核。3分公司对客户正常的销售折让和返点奖励等在分公司兑付，具体审批程序由分公司经理按照总公司相应的政策规定向总公司副总书面报批。对于重点客户和重点店铺的特殊政策支持等，由分公司经理向总公司副总提供有关详细资料和书面申请，再由总公司副总报请总公司总经理批准。4广告制作、传播费用和终端形象费用支持以及客户开店补贴等结算办法根据总公司相关的营销政策规定执行，在分公司兑现。八、往来对账制度1、与备用金专用账户对账次以上，如有未达账项，则必须编制现金余额调节表。2、与仓库对账分公司财务部每周应核对本部门的库存商品明细账与仓库的货品明细账，有差异的应及时调整。3、与客户对账分公司每月必须与所有客户（含各自营店铺）对账并进行欠款余额确认，分公司经理和会计分别为与客户对账及确认的第一、第二责任人；分公司会计在每月结账后应及时打印所有客户的往来账项转交给相关的业务人员，在对账过程中，财务人员需协助业务人员（市场人员、自营人员、服装/鞋类销售员等）与客户对账。如业务人员（市场人员、自营人员、服装/鞋类销售员等）未能按时与客户对账或未将余额确认函返回分公司财务，则分公司会计有权在授权处罚金额内视乎具体情况对业务人员进行处罚，但需知会分公司经理。客户如有连续分公司会计有权扣留其奖励返点、政策支持兑现等；如有连续3次者，则分公司会计经与分公司经理协商后可对该客户停止发货，并立即反馈总公司财务部。4、与总公司对账总公司每月将向各分公司发出对账单，要求各分公司进行核对并确认余额回签；分公司经理、会计必须按照实际收到的货物和拨款进行确认。5、往来差异处理对于在往来对账中发现的差异，如属于正常的差异或差错，由分公司自行调整账目；如属于盘赢、盘亏、坏账等特殊情况的，应由分公司经理、分公司会计联名书面报请总公司审批后才能作账目处理。九、资产盘点和固定资产管理1存货（包括鞋、服装、配件、器架以及广告物料等）每月全面盘点次，月中可抽查1次，同时编制分类的存货盘点表；每季度末必须进行1次大盘点，分公司经理负责组织，财务部、销售部、物流部必须共同参加。2出纳库存现金每周盘点。3分公司固定资产及办公设备由出纳设台账登记管理，要落实责任人进行管理和维护，每季度由财务人员盘点1次，同时编制固定资产盘点表。4每次的盘点时间由分公司自行掌握，但盘点次数不得少于上述规定次数。十、运作监督和违规责任1总公司财务部具体负责分公司日常运作监督和分公司财务审计，总公司对分公司的财务审核1年不少于2次。2分公司会计为分公司财务规范化运作的第一责任人，对于分公司的违规操作需承担相应管理责任，有责任及时向总公司反馈分公司财务运作情况。3对于分公司违规操作，分公司相关责任人（直接责任人及相关管理人员）将承担如下责任性质不严重且未造成总公司损失的；总公司将处以一定的经济处罚；性质严重且造成总公司损失的，总公司将要求其赔偿损失和处以行政处分（例开除）；构成犯罪的（如侵占资金或货物超过一定数额），移交司法机关处理。第三章收款发货流程一、总则1、分公司必须恪守“现款现货”的原则发货给客户；对于进货量大、回款信誉良好、与分公司配合度较高的客户可以考虑给予一定的信用额度，标准由分公司经理核定，但单个客户的最高信用额度不得超过其当季累计进货金额的（含20），凡需超过此额度者，一律由分公司经理向总公司副总和总经理报批。2、发货计划采用“多批次、少批量”的发货方式，以加快货品的周转速度，避免仓库库存的积压，同时也减少相应的存货管理成本。二、分公司收款发货规定（现款现货方式）1客户将补货单传真给分公司销售部；2销售部根据客户补货单，查询仓库库存，与客户沟通后编制客户订单；3销售部送呈客户订单给分公司经理签字同意后，交仓库配货；4仓库根据客户订单配好货后，开出出库单（仅有数量），一联交销售部，一联交财务部；5销售部根据客户订单核对出库单，并根据出库单编制带有价格和金额的客户批发单，一联交财务部；6财务部根据分公司规定的货品批发价格和收到的出库单，核对客户批发单的数量和金额，通知客户打款；7将汇款凭证传真给分公司财务部，财务部收到传真核对后，由会计通知仓库发货；或由分公司出纳直接收取客户现金后，由会计通知仓库发货。但是，凡客户直接汇往总公司的对公账户者，需由客户将汇款单原件交给分公司财务后，方可由会计通知仓库发货，并且，汇款单金额在10万元以上者，需经银行验票确认后，方可由财务通知仓库发货。8货品发出后，销售部必须跟踪货品到达情况，并要求客户回签传真，回签单交财务部做账；9货品发出后，物流统计根据出库单及时记录、更新每日库存明细账；10每月11如果客户提出要开增值税票，则需于每月号前向分公司会计申请，由会计于8号前向总公司财务部申请办理。三、分公司赊销发货规定（信用发货）如客户享有分公司给予的信用额度，则客户可在信用额度之内提货。具体操作流程如下1分公司经理根据各客户的以往信誉度和回款能力，确定各客户的信用额度（最低为0，最高为客户当季累计进货金额的20），并交分公司财务作为控制标准对照执行；2其他的一般性做法与分公司收款发货规定（现款现货方式）相同；3财务部根据分公司规定的货品批发价格、出库单和客户的最高信用额度，核对客户批发单的数量和金额，确定是否通知客户打款；客户在信用额度内的，由财务通知仓库发货；超出信用额度的，由财务通知客户打超额部分款后，再通知仓库发货；4每月对账时，分公司经理必须要求有信用额度的客户提供本月的回款计划，如客户连续3次未兑现回款计划的，则停止其信用额度，并要求限期还款。第四章费用开支报销标准一、适用范围晋江大鲨鱼鞋业有限公司各分公司。二、手机费报销标准1、分公司各类人员凭移动通讯发票按如下标准限额实报实销分公司经理元/月；市场部经理/月；市场督导（专员）/月，自营部经理元/月；司机元/月；会计、物流主管、服装/鞋类销售员/月；各自营店店长元/月。注“限额实报实销”指申请报销金额低于限额的，按申请金额报销；申请报销金额高于或等于限额的，按限额报销。下同。三、住宿费报销标准1、住宿费是指分公司各类人员离开分公司所在地，前往出差地住宿所发生的费用。住宿费按下列各类人员标准凭住宿费发票报销A、分公司经理离开分公司驻地出差住宿报销标准如下160元/天，每月至多报15天；分公司所在地住宿费一般不能报销。B、市场部经理、自营部经理、服装/鞋类销售员、物流主管、会计120元/天，每月至多报25天。C、市场部专员（督导）100元/天；按实际出差天数报销。分公司所在地和非本人负责区域的住宿费不能报销。D、分公司人员回总公司办事，一般都由总公司安排住宿。如分公司因实际情况需要提高标准，则必须向总公司报批。为树立分公司人员的节约意识，特别规定如下如果当事人报销时的实际住宿费用低于本标准的，则在报销时奖励当事人两者差额的50（50）。四、长途交通费报销标准1、长途交通费是指分公司各类人员出差发生的各类飞机票（包括机场建设费、人身保险费）、长途汽车票、长途火车票等费用。分公司人员坐飞机必须要经分公司经理书面批准。2、长途交通费界定为分公司差旅人员往返总公司与分公司所在地的机票、长途交通费；差旅人员往返分公司所在地到本区域内其它市县之间的车费；差旅人员往返在本区域内其它市县之间的车费；3、长途交通费必须凭分公司经理审批后的出差计划和相应有效单据如机票、机场建设费、人身报险费、汽车票、火车票等实报实销。4、住勤补贴标准分公司各类人员出差发生的伙食费、市内交通费以及增加的通讯漫游费等住勤采用包干管理方式，即费用不予直接报销而通过差旅补贴的方式报销。补贴标准如下分公司经理元/天。市场部经理、自营部经理、物流主管、会计/天。其他人员元/天。五、业务招待费标准1业务招待费实行“大额费用，事先请示”的方式管理。分公司经理因业务或工作需要发生招待费，凡单笔金额需要超过1000元的，必须先请示总公司领导同意后才能支出；分公司其他人员因业务或工作需要发生招待费，凡单笔金额需要超过500元的，必须先请示分公司经理同意后才能支出；2业务招待费实际发生时应索要正规发票，只有正规的招待费发票方予报销。3实际报销时还需在发票背面注明请客人员姓名及应酬事