第二章-会计电算化基本要求PPT课件

第二章会计电算化基本要求,本章内容提要,第一节会计电算化法规制度第二节会计核算软件的要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第四节计算机替代手工记账的基本要求第五节会计电算化档案管理的基本要求,会计电算化相关的法律制度有：会计法会计电算化管理办法会计核算软件基本功能规范会计电算化工作规范会计基础工作规范会计档案管理办法,第一节会计电算化法规制度,会计法对会计电算化的规定1999年10月31日，最新修订的中华人民共和国会计法规定：使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。,第一节会计电算化法规制度,对会计软件和会计资料的基本要求具体包括：1.使用的会计软件必须符合国家统一的会计制度规定，达到财政部的规定和技术标准。,第一节会计电算化法规制度,2.用计算机系统生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度要求。在格式、内容以及数据的合法性、真实性、准确性、完整性等方面符合国家统一会计制度规定。,第一节会计电算化法规制度,【例题单选】,按照（）规定，财政部先后制定发布了会计电算化管理办法等一系列相关的国家统一的会计制度。A.会计法B.会计准则C.会计法规D.会计制度答案：A,第一节会计电算化法规制度,【单选】,会计法规定，使用电子计算机进行会计核算的，（）应当符合国家统一的会计制度规定。A.企业内部报表格式B.会计账簿的登记与更正C.明细科目设置D.原始凭证自动生成记账凭证答案：B,第一节会计电算化法规制度,【单选】,“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一会计制度的规定”，是下列文件中（）规定的A.会计电算化管理办法B.会计电算化工作规范C.商品化会计核算软件评审规则D.中华人民共和国会计法答案：D,第一节会计电算化法规制度,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求三、会计数据处理功能的基本要求四、会计数据输出功能的基本要求,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求1.合法：应当符合我国法律规定2.分期：应当按照会计制度划分会计期间、分期结算账目和编制会计报表。3.中文：文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4.权限：必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求5.标准：符合国家标准的要求。6.稳定：设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。7.恢复：具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求8.升级：单位修改，升级软件，改变运行环境时，应建立审批手续。9.服务：软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。,第二节会计核算软件的要求,【判断】会计核算软件具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。（）答案：对,第二节会计核算软件的要求,【单选题】（）是会计数据的输入、输出、处理和安全等角度，全面对会计软件进行规范。A.会计基本工作规范B.会计档案管理办法C.国际审计准则D.会计核算软件基本功能规范答案：D,第二节会计核算软件的要求,二、会计数据输入功能的基本要求（一）对初始数据输入的基本要求（二）对记账凭证输入的基本要求（三）对记账凭证的控制功能要求（四）对原始凭证输入的基本要求,（一）对初始数据输入的基本要求1.输入会计核算所必需的期初数字及有关资料；包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等；2.输入需要在本期进行对账的未达账项,第二节会计核算软件的要求,第二节会计核算软件的要求,（一）对初始数据输入的基本要求3选择会计核算方法；包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录；4定义自动转账凭证；5用户设置，包括操作岗位的设置，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等；,第二节会计核算软件的要求,【例题判断】在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。（）答案：对,【例题多选题】会计核算软件必须进行初始化设置的内容包括（）。A.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料B.输入需要在本期进行对账的未达账项C.选择会计核算方法D.明确操作人员的岗位分工情况答案：ABCD,第二节会计核算软件的要求,第二节会计核算软件的要求,（二）对记账凭证输入的基本要求1.会计核算软件必须提供输入记账凭证的功能，输入内容包括：填制凭证日期、凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编号、金额、附件张数等。2.记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。,第二节会计核算软件的要求,（三）对记账凭证的控制功能要求软件应具备控制功能。按数据加工的流程来划分，分为输入控制、加工控制、输出控制。输入控制指正式确认为进行电子数据处理所可接受的数据，将其转换为机器能够感知的形态，并为机器所识别，而且要合理保证数据没有丢失、删除、外加、重复或不应有变更。,（三）对记账凭证的控制功能要求输入记账凭证软件必须提供以下提示功能：（1）编号重复，提示并拒绝保存。（2）输入编号，提示所对应的会计科目名称；（3）借贷金额不平衡，或没有输入金额，提示并拒绝保存；,第二节会计核算软件的要求,第二节会计核算软件的要求,（三）对记账凭证的控制功能要求（4）会计科目有借无贷或有贷无借提示并拒绝保存。（5）收款凭证的借方或付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，提示并拒绝保存。,第二节会计核算软件的要求,（三）对记账凭证的控制功能要求（6）提供对尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能；已经审核的，不能再修改；已经记账的，不能撤销审核（7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。审核、输入、修改权限。（8）发现已经输入并审核通过或者记账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。,第二节会计核算软件的要求,（四）对原始凭证输入的基本要求1.输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或记账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。,第二节会计核算软件的要求,（四）对原始凭证输入的基本要求2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证。软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者记账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。,【判断】商品化会计核算软件可以向用户销售的基本要求是必须达到会计核算软件基本功能规范的要求。（）答案：对符合会计核算软件基本功能规范是对商品化会计核算软件可以向用户销售的基本要求。,第二节会计核算软件的要求,【多选】会计核算软件应当具备的初始化功能包括（）A.输入会计核算软件所必须的期初数字及有关资料B.输入需要在本期进行对账的未达账项C.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等D输入操作人员岗位分工情况，包括操作人名、操作权限、操作密码等答案：ABCD,第二节会计核算软件的要求,【判断】在输入科目有借无贷或有贷无借时，会计核算软件必须提示并拒绝执行。（）答案：对,第二节会计核算软件的要求,【判断】输入的记账凭证登账后，对输入的相应原始凭证可以直接修改。（）答案：错解析：记账凭证记账后，因为已经确定了记账凭证的正确性，当然不能再修改记账凭证依据的原始凭证。,【例题单选题】下列职责中，（）岗位是不相容岗位。A.电算化主管与审核B.凭证录入与修改C.凭证录入与审核D.电算化主管与记账正确答案C答案解析企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。,第二节会计核算软件的要求,【例题单选题】下列工作中，（）是审核员的工作。A.录入凭证B.审核凭证C.修改凭证D.B+C正确答案B答案解析审核员的工作是审核凭证，有错误的凭证应该返回由制单人员修改。,第二节会计核算软件的要求,【例题单选题】下列工作中，（）一定不是录入员的工作。A.录入凭证B.汇总账簿C.审核凭证D.打印账簿正确答案C答案解析审核凭证是审核员的工作，录入员无权审核凭证。,第二节会计核算软件的要求,三、会计数据处理功能的基本要求（一）记账功能（二）自动进行银行对账的功能（三）结账的功能（四）自动编制会计报表的功能（五）安全保密功能,第二节会计核算软件的要求,第二节会计核算软件的要求,【例题判断】结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证，下一个会计期间的会计凭证只有在上一个会计期间已结账的情况下才能输入。（）答案：错解析：结账后，不允许再输入上一个会计期间的会计凭证，而一般情况下，下一个会计期间的会计凭证也只有在上一个会计期间已经结账时才能输入，但年底可以例外。,第二节会计核算软件的要求,四、会计数据输出功能的基本要求（一）屏幕查询的基本要求1.会计科目；2.记账凭证、原始凭证；3.账簿：总账、日记账和明细账；4.往来结算情况；5.查到期票据结算6.会计报表。,第二节会计核算软件的要求,第二节会计核算软件的要求,四、会计数据输出功能的基本要求（二）打印输出的基本要求1.应能打印输出凭证、账簿、报表；2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代；3.保证会计账簿清晰，打印的账簿表格线条可以适当减少；4.对于业务量较少的账户，可以提供会计账簿的满页打印输出功能。,一、电算化会计岗位的划分及职责二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等。基本会计工作岗位，既可以一人一岗，也可以一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求，如出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位电算化会计岗位：电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案保管等岗位。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,【例题单选题】会计电算化后，会计岗位包括（）。A.电算主管，软件操作，审核记账，电算维护，数据分析B.会计主管，出纳，工资核算员，成本核算员，现金管理员C.基本会计岗位和电算化岗位D.专职会计岗位和电算化会计岗位答案：C,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分（一）电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作（二）软件操作：负责会计核算软件具体使用操作（三）审核记账：负责凭证的审核记账,【例题多选题】在电算环境下，软件操作员的岗位责任有（）。A.输出会计报表B.数据输入操作完成后应进行自检核对C.操作过程中发现问题及时处理D.及时审核凭证与记账答案：ABC,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,【例题单选】下列（）人员负责规定会计软件系统各类使用人员的操作权限。A.系统维护员B.系统操作员C.软件编程人员D.电算主管答案：D,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,（四）电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。（五）电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。稽核人员,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,【例题判断题】保障会计软件及计算机硬件的正常运行时电算化主管的职责。（）答案：错,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,（六）数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。（七）会计档案保管：负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,【例题多选题】会计档案资料保管员工作的主要包括（）A.负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账簿、凭证、资料的存档保管工作B.做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借，经批准允许借阅的会计资料，应该认真进行借阅登记C.按照规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和账表凭证等会计档案资料D.负责对计算机的会计数据进行分析答案：ABC,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,【例题单选题】下列职责中，（）岗位是不相容职责A.电算主管与审核B.凭证录入与修改C.凭证录入与审核D.电算化主管与记账答案：C,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置可以一人兼任多个工作岗位。实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。小规模单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,【例题判断题】1、建立会计电算化岗位责任制，主要是为了加强内部牵制。（）答案：对2、在中小企业中可以一人兼任多个工作岗位，如由会计人员兼任软件操作员和出纳。（）答案：错,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件二、替代手工记账的过程三、会计核算软件初始化四、计算机与手工并行,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一从广义上讲，替代手工账（俗称甩账），即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。狭义地讲，替代手工账是脱离手工会计核算工作的过程。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的“起点”。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件（二）替代手工账的基本条件一个大前提是：计算机与手工会计核算应该并行3个月以上（一般不超多6个月），计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠；其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件（二）替代手工账的基本条件三项基本条件则是：1.配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。2.配备相应的会计电算化工作人员，其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、替代手工记账的任务和条件（二）替代手工账的基本条件3.建立严格的内部管理制度会计电算化的内部管理制度主要包括建立会计电算化岗位责任制、会计电算化日常操作管理、会计电算化的计算机软件和硬件系统的维护管理和会计电算化系统的会计档案管理等内容。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,二、替代手工记账的过程（如何替代手工账）替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作非常重要环节。（一）整理手工会计业务数据1.重新对账，做到账证、账账、账实相符2.整理各账户余额3.清理往来账户和银行账户,第四节计算机替代手工记账的基本要求,【例题多选题】在整理手工会计业务时，重新核对各类凭证和账簿，要求做到（）相符。A.账证B.账账C.账实D.账表答案：ABC,第四节计算机替代手工记账的基本要求,二、替代手工记账的过程（如何替代手工账）（二）建立会计账户体系并确定编码建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：1.符合财政部规定；2.满足本单位的要求；3.满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数，必须设立相应的科目。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,二、替代手工记账的过程（如何替代手工账）（二）建立会计账户体系并确定编码4.要保持体系完整。不能只有下级科目而没上级科目5.要保持科目的相对稳定性；6.要考虑与子系统的衔接。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,三、会计核算软件初始化会计核算软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,四、计算机与手工并行试运行的时间，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：1.检验各种核算方法；2.检查会计科目体系的正确性和完整性；3.考查操作准确性；4.纠正会计软件程序错误或业务处理错误。,第四节计算机替代手工记账的基本要求,一、保存打印出的纸质会计档案二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管三、制定与实施档案管理制度四、会计电算化档案安全和保密措施,第五节会计电算化档案管理的基本要求,一、保存打印出的纸质会计档案（一）库存现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。1.库存现金记账凭证、日记账的输出与保管现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出库存现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月库存现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥善保管。,第五节会计电算化档案管理的基本要求,一、保存打印出的纸质会计档案（一）库存现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。2.银行记账凭证、日记账的输出与保管银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳和主管会计审核无误后签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥善保管。,第五节会计电算化档案管理的基本要求,一、保存打印出的纸质会计档案（二）明细账要求每年打印一次或在需要时打印（三）在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代,“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。（四）会计报表每月打印一次进行保管。,第五节会计电算化档案管理的基本要求,【例题单选题】采用会计电算化软件的单位，其会计档案保管期限与手工核算时相比，应该（）A.一致B.有所差别C.延长D.缩短答案：A,第五节会计电算化档案管理的基本要求,二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。,第五节会计电算化档案管理的基本要求,三、制定与实施档案管理制度（一）存档的手续，