纸质档案归档文件整理工作步骤

纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则和湖南省档案局关于归档文件整理规则实施细则的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、 下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：正本与定稿作为一件；法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；原件与复印件或手抄件，应作为一件；转发文件与被转发文件，应作为一件；报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。2、 以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在文件前面。3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。4、跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；法规性文件，归入公布的年度；跨年度的计划归开始年；跨年度的总结归最后一年，等等。5、几份文件作为一件时，“件”的日期按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。6、无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。7、专门年度的分类方法如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。8、临时机构（如“三讲办”、“普查办”等），存在时间不长（即两年以内），文件材料又比较少，工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档，如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。9、保管期限的划分原则上参照国家教委1994年施行的高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范，制定出本单位档案保管期限表。永久，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远（即50年以上）利用价值的档案，定为永久保管。它主要包括：(1) 本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演变、机关领导人任免等文件材料。(2) 同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件，上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。(3) 本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。长期，凡是反映本机关的一般工作活动，在较长时间内（即1550年左右）对本机关工作有查考利用价值的文件，定为长期保管，它主要包括：(1) 本机关一般工作问题文件材料；一般会议的主要材料；人事管理工作形成的一般文件材料（如行政介绍信、工资关系等）。(2) 直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻实行的一般性文件材料。(3) 下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。短期，凡是在较短时间内（如15年以内）对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。它主要包括：(1) 本机关一般事务性的文件材料。(2) 上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料。(3) 下级机关报送的一般性的文件材料。10、根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类时应注意以下几点：(1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。(2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。(3) 一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。(4) 本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。二、归档文件整理工作步骤第一步 分类我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。我校原则上采用：年度机构或项目保管期限分类法机构分类法，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类，它主要针对党群、行政类档案。模式：年度机构保管期限分类法示例：2003年，校长办公室，永久、长期、短期即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类，这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同，依次排列在一起，更便于实体查阅。此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。同时，由于每个机构都承担某些方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理（即原来推行的文书处理部门立卷）的情况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。1、采用机构分类，一般来说，有一个机构就设置一个，机构名称就是类名。采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类须视其具体情况而定，如：有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；业务部门起草，以机关办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草发文的机构内。2、机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。3、各职能机构下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构的下设机构进行分类。类目分类法，是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。模式：年度类目保管期限示例：a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短 即先将归档文件按年度分类，每个年度下按类目（即类别或项目）分类，再在类别或项目下面按保管期限分类。第二步 装订归档文件材料修整完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以防文件丢失，便于归档后保管和利用。1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。2、复制字迹模糊或易退变的文件。目前，一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。3、对某些特殊超大的纸张（报表、基建图纸等）需要加以折叠，折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。取齐右边和下沿。此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。凡8K纸张的统计报表、新生录取审批表等，可以不折叠，装订后直接装盒。4、去除易锈蚀的金属物。如订书钉、曲别针等。但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。5、装订时，正本在前，定稿在后，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，再将“件”内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐右边和下沿。为了尽量降低成本，简便装订方式，全省推荐使用精制塑料螺钉装订。红色装订永久保存的档案，黄色装订长期保存的档案，绿色装订短期保存的档案。从材质的安全和经济角度考虑，对较厚的文档可采用线装法（三孔一线）。另外，5页以内的文件可采用胶水粘贴。第三步 排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。规则中规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度机构保管期限”分类，“机构”即为最低一级类目。而按“年度类目保管期限”分类，“类目”则为最低一级类目。事由（即问题）可根据范围的大小来确定。具体方法有：(一) 同一事由内的归档文件排列。即一个作者，一个问题（即同一事由）的文件，就按时间先后顺序排。例如财务管理工作文件、工会工作文件等。(二) 不同事由的归档文件排列。1、按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素。这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。2、按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件排在前面，其它文件排在后面。又如综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。3、按事由具有的共同属性分别集中排列(1) 一个事由，几个作者，先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起。(2) 一个事由，几个单位，可先按单位，再按时间排列。例如基层上报的工作总结、统计、年报和名册等。(3) 非诉讼案件材料，按决定（或批复）报告调查旁证个人交待材料等顺序排。对具有保存价值，且又没有及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。第四步 编号归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时实体存取提供了条件。(一) 归档章的项目归档章式样（应为六个空格，下图为示例）： 全宗号年度室编件号归档机构保管期限馆编件号1、 全宗号：是档案馆为立档单位编制的代码。目前我校档案共划分为五个全宗，代码分别为：长沙交通学院1号、长沙电力学院2号、湖南轻工业高等专科学校3号、湖南省水利水电学校4号、长沙理工大学5号。1、 年度：是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003年，不能简化写成“03”，而应写成“2003”。3、保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照档案保管期限表给归档文件划定保管期限。归档文件保管期限为永久、长期、短期。可简称为“永”、“长”、“短”，也可用“Y”、“C”、“D”填写。4、件号：即归档文件的排列顺序号。它是归档文件在分类方案中最低一级类目的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。我校室编件号有两种方式：一是按机构分类法进行分类的（党群、行政等类），即采用“年度机构保管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：校长办公室2003年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号。二是按分类方案的某一级类目进行分类归档的（教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会等类），即采用“年度类目保管期限”分类的，室编件号应在最低一级类目内，按同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如：教学和科研类（其中综合类除外）在三级类目内编制件号；财会类先按归档机构排列，再在二级类目内编制件号；其余各类（包括所有综合类）均在二级类目内编制件号。例：教务处2003年教学计划、学籍变更材料等，分别划在2个三级类目中，应在这2个类目中按其保管期限的划分，编制永久或长期件号，均从“1”开始编流水件号。5、归档机构：即档案形成部门。6、馆编件号：由档案馆根据进馆档案的类别和保管期限编制。 (二) 盖归档章的要求1、盖归档章的位置。一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如果领导批示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其他空白位置，但以上端为宜。以篮黑色印泥为宜。2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等。档案材料一律杜绝使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰色笔。3、改进盖归档章的方法。搞好两个结合：一是与机关内外收发文程序结合，在收文尚未流转、办理前，就由收发部门在文件的首页上加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。二是与推行文书处理部门归档制度结合，给每一个部门分别配置一套归档章，每形成一份文件，就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章，这样，可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度。附注：档号模式和标识与各类档案归档章示例参考A、档号模式和标识：1. 2003DQ13Y10 2003年党群类组织永久第10件 2. 2003XZ12C17 2003年行政类人事、师资长期第17件 3. 2003JX132C8 2003年教学类全日制本、专科招生长期第8件 4. 2003KY123Y6 2003年科研类社会科学省级项目永久第6件5. 2003SB18C20 2003年设备类第18号仪器设备长期第20件 6. 2003JJ17Y16 2003年基建类第17项工程永久第16件 7. 2003CP14D3 2003年产品类第14号产品项目短期第3件 8. 2003CB15D2 2003年出版类第15号出版物短期第2件 9. 2003WS12C9 2003年外事类出国长期第9件 10. 2003CK14D89 2003年财会类凭证短期第89件 B、各类档案归档章示例 ：1、52003DQ13-10组织部永久2、 52003XZ12-17 人事处长期3、 52003JX13-2-8招生办长期4、 5 2003KY12-3-6科研处永久 5、 5 2003SB18-20国资处长期 6、 5 2003JJ17-16基建处永久 7、 5 2003CP14-3校产处短期8、 5 2003CB15-2期刊中心短期 9、 5 2003WS12-9国交处长期 10、 5 2003CK14-89计财处短期另外，所有类别中的综合类举例：2003年，教学综合类，第18件，教务处产生的长期保管档案。 5 2003JX11-18教务处长期 第五步 编目在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查定盒，它是保证文件归档质量的必要措施。复查的内容如下：第一，文件收集是否齐全完整（注意发现漏收、重份等问题）；第二，年度是否分清（注意跨年度文件的补收）；第三，盒内文件排列是否合理（注意密不可分的文件有无人为分开）；第四，归档文件保管期限划分是否准确（注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象）；第五，一个事由（或问题）的文件是否集中（注意有无夹杂其它内容）。编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档文件的全貌。(一) 归档文件目录的项目1、件号：填写室编件号。每一件文件的“件号”，指每一个归档机构的归档文件在划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号。2、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的就可以了。不必一一填写。责任者可填正规的简称，但不能填成“本校”，如：可填“长理工大”。3、文号：即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成。可按竖3排照实填写，如： 。文号栏内不得填写期刊、会期或文件件次，但可填写在题名栏内。长理工大20034号4、题名：即文件标题。它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点。文件题名较长的可填二、三行不等。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。(1) 会议记录可作为一件，但应将每次会议的期次、时间和主要内容填写在目录上。(2) 文件标题按原标题写，一般应照实抄录，不要随意改动和简化，标题文字太长可以简化（但不能更改原意），标题第一行应空两格。(3) 有主标题和副标题的，主标题可以代替副标题的后者可以不写。(4) 无标题的有四种情形的变通处理方法：文件标题是“通知”或“便函”一类的，可根据文件内容重新拟写标题；批转性文件只反映字号的，应根据文件内容重新拟写标题；针对性文件标题，如干部任免，只填写针对本机关的人名；标题相同的，如工作计划、总结和报表不能打省略号，应标出单位名称。5、日期：即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。文件年月日，只要在同一年代的文件，每张文件目录第一格写全称，填写时可省略年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字，即填为两行如 20030909 。没有日期的也有四种情形的变通处理方法：会议文件材料按会期；年报表按当年12月或第二年元月（如有专业年度的填写专业年度时间）；培训班形成的文件材料按办班时间；使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。6、页数页数，即填写一件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页画为一页，空白页不计。大张文件或图表的折叠页，一张只能计一页。来文与复文、正本与定稿、收文处理单与文件等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。编页号可以固定文件的位置，便于统计、核对和查找。具体方法：(1) 以文件“自然件”为单位，按页次顺序编流水号，一般为每页编一个号。(2) 两面有字的两面编号，正面编在右上角，背面编在左上角。(3) 印刷件，能利用原页号的可不再编号。只有底稿接着编号。(4) 基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号。(5) 一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件（如行政介绍信、组织与工资关系、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。7、备注备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。(1) 只有请示没有批复的，应注明缺批复。(2) 只有复印件缺原件的，应注明缺原件。(3) 以上级机关名义起草的行文，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，也可注明交XX机关存档的字样；不须说明的空着不填。(二) 编目的几点要求1、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm，见附表）。2、每张目录横栏仍为10格。每格一般只要求填写一份文件；特殊文件（如附件或有副题名等）可填用2栏。3、永久和长期保存的文件，文件目录要打印三套，一套随文件入盒，交档案馆两套；作短期保存的文件，目录要求打印二套，一套入盒，一套交档案馆。4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称填写时，应使用全称或规范的简称。5、归档文件目录软盘应交档案馆保存（注明单位名称和年度），归档机构每年可到档案馆领用新软盘。为了便于查找，应在归档文件目录右上角增加2个选项，即保管期限和归档机构。第六步 装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术操作外，同样应该体现出归档文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。(一) 装盒要求归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。装盒的具体要求有三条：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒（2年以内临时机构按结束年归档的除外）；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构的情况下，不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。装盒时还应该注意二点：一是视其文件的多少选择档案盒的厚度。二是档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，依次装入下一盒即可。（二）盒号盒号，即档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号(用铅笔编写)和馆编盒号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。馆编盒号应由学校档案馆统一负责编制。其编制方法为：在分类方案的某一级类目内，按档案盒上架排列后的顺序流水编制。即除财会类按归档机构排列外，其他九大类档案均按二级或三级类目排列。具体来说，就是在同一年度的二级或三级类目内按3种保管期限排列编号。即“永久”一个流水号，“长期”一个流水号，“短期”一个流水号。3个流水号都从“1”开始标注。采用这种编号方法，可以保持与原来传统的排列编号方法的一致性。(三) 档案盒格式与填写1、档案盒的规格档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般为10 -50mm，也可以根据需要设置其他尺寸