文档管理工作总结

现阶段文件归档情况现阶段以归档文件、管理部文件4卷共计文件110件。建设项目合同1卷共计文件41件、建设部文件21卷共计文件182件、设备合同1卷文件70件。根据建设项目资料归档管理细则要求、前期工作和建设期工作生产的文件已完成归档、竣工验收阶段文件归档正在按要求进行中。今后的工作方向由于公司为新建、各项工作处于摸索试行阶段、即以以下四点具体工作要求开展今后的档案管理工作。【一】、管理职责，明确档案管理职责及目的，为有效的完成档案管理建设提供支撑。【二】、立卷归档，严格按照XXXX要求的立卷操作程序整理文件，归档成卷。【三】、档案利用，使用大流水分类排架法，分类整理排架、创建编码、建立快速适用的检索方案，使文件搜索应用方便快捷、提高文件应用价值。【四】、档案保管，定制完善具体的档案保管策略、有效的保护档案的安全。具体实施如下，如有不当和与实际工作不尽适用的与今后的工作中改进完善。 一、管理职责 （一）根据国家、XXXX文件与资料管理制度和档案管理办法，建立健全各项规章制度。 （二）对各部门形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。 （三）集中统一管理各部门门类和载体的档案。 二、立卷归档 （一）归档范围 凡是反映本公司工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。 （二）归档要求 1各部门要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。 2各部门必须把应归档的文件材料按 BGCXZZH04文书档案管理办法 中文件材料立卷操作程序的立卷要求整理预归成卷，经管理部检查合格后方可集中档案室统一归档。 3声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。 4会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。 5档案室接收案卷时，案卷上交综合管理部之前、各部门的立卷人员要按案卷目录和档案材料交接凭证上的内容要求逐项认真填写、一式二份，双方签字盖章，一份交管理部，一份由立卷部门保留。（三）归档时间 1文书档案在次年五月底以前接收完毕。 2会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。 3基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 三、档案利用 （一）工作人员因工作需要，经部门主要负责人同意，可查阅本部门形成的档案资料。因工作需要查阅其它部门形成资料时，在征得其它部门领导同意后经厅办公室主管同意后方可查阅。 （二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。 （三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。 四、档案保管 （一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。 （二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。 （三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。 （四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在1424度，相对温度4560%的范围内。 （五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时