试谈Excel2003的使用

第7讲Excel2003的使用数据的管理与分析,主讲:田卫红,教学目标：,知识目标：通过本节课的学习，使同学们能够学会运用EXCEL中数据的排序和筛选功能。能力目标：掌握数据排序掌握分类汇总的方法掌握数据筛选的方法,1,2,教学重点：,数据的排序分类汇总数据筛选,1,2,教学难点：,排序与分类汇总,一、Excel表格的数据管理,使用大量杂乱无章的数据常常会觉得不方便，而经过处理的数据则容易使用。数据处理就是要将不易使用的数据整理成容易使用的数据。数据管理的内容数据排序数据的分类汇总数据筛选,在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。定义根据某个特征值，将类似、相近的数据排在一块，故也称为“分类”排序分为升序和降序升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。降序：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。如果排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。,二、数据的排序,注意：1）关键字为“汉字”时，按“拼音”的字母顺序或按“笔画”的顺序进行排列2）若对一个关键字排序，用常用工具栏上的升序或降序按钮若对多个关键字排序，须用菜单命令。“数据”-“排序”3）一般情况下，第一行数据作为标题行，是不参与排序的，即“无标题行”。若第一行参与排序，则选“有标题行”4）对某列或某个区域的数据排序，当前活动单元格应是“所选区域”的任一单元格；如果活动单元格是“选定排序区域”以外的单元格，则不进行排序若选中“某列”数据，则只对此列数据排序，其他列不发生变化,操作步骤：,根据指定列的数据进行排序，其操作步骤如下：1、选中希望排序的单元格区域2、单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图所示在该对话框中选中“有标题行”单选按钮，在“主要关键字”下拉列表框中选择“总分”选项，表示按总分进行排列。并选中其后的“降序”单选按钮，表示按总分递减排序。4、单击“确定”按钮即可。,动手操作1：数据的排序,任务1：将“成绩表”按“总分”从高到低的顺序排列。任务2：若总分相同，则按“姓名”笔画由少到多的顺序排列。任务3：观察排序结果。任务4：按行排序，并观察排序结果。提示：按某个字段排序时，不要选定该列，否则只对该列进行排序。,练习：,例1：工作表中的数据按“姓名”依据笔划降序排列。例2：使用工具栏以“三季度”数据为关键字按升序对电器销售表排序。例3：使用菜单对“小计”进行递增排序，小计值相同的数据以“一季度”降序排序。例4：以“商品名”为主要关键字，“小计”为次要关键字，按“商品名”升序“小计”降序排序。例5：按“银行”进行升序排列，相同的银行按“金额”降序的顺序排列。,二、分类汇总,一般情况下，建立工作表是为了将其作为信息提供给他人。报表是用户最常用的形式，通过计算与汇总的方式，可以得到清楚与有条理的报告。这就可以借助Excel提供的数据“分类汇总”功能，它提供了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。,提示：在进行分类汇总之前，必须先对“订货单位”字段进行排序。,汇总后的数据,作用：便于按类查看相关信息。先按关键字对工作表进行排序,动手操作2：分类汇总的使用,任务1：将“产品销售统计表”按“订货单位”进行排序。任务2：将“产品销售统计表”按“订货单位”进行分类汇总。方法：单击“数据”菜单单击“分类汇总命令”,动手操作2：分类汇总的使用,任务3：练习分级显示汇总数据。任务4：练习删除分类汇总数据。,单击相应的符号，可以显示指定的级别。,单击它，将隐藏明细数据。,单击它，将显示明细数据。,练习：,例1：在“销售表”中，统计每位业务员的销售总额。例2：计算每个部门的实发工资的平均值。例3：按“银行”分类汇总所有记录的“金额”和“本息”的金额。,删除汇总数据的方法有：1）“编辑”菜单-“撤销分类汇总”2）“数据”-=“分类汇总”-“全部删除”按钮Excel提供的数据“分类汇总”功能，包括了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。,三、数据筛选,含义从工作表中筛选出满足条件的记录，不满足条件的记录暂时隐藏。类型-自动筛选适用于简单条件对一列数据最多可以应用两个条件。,筛选数据,自动筛选数据筛选自动筛选,自动筛选,自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速地访问大量数据，从中选出满足条件的记录并显示出来。其操作步骤如下：1、选中要进行筛选的单元格区域2、单击“数据”菜单中的“筛选”命令，此时，选定区域的第一行字段名的右侧都将出现一个下拉按钮。3、单击想查找的字段名右侧的下拉按钮，打开用于设于筛选条件的下拉列表，如图,图4.37自动筛选时出现的“自动筛选箭头”,图4.38“自定义自动筛选方式”对话框,图4.39自动筛选后的数据清单,返回本节,动手操作1：自动筛选的使用,任务1：在“成绩表”中设置“自动筛选”命令。方法：将光标定位在数据清单中单击“数据”菜单指向“筛选”单击“自动筛选”命令任务2：观察设置了“自动筛选”后的数据清单。任务3：查看“成绩”中前5名的成绩。方法：单击“自动筛选”按钮单击“前10名”,提示：(1)自动筛选后的清单中，将隐藏不符合条件的记录。(2)在含有选定值的列中，自动筛选箭头为蓝色。,动手操作1：自动筛选的使用,任务4：查看“成绩表”中总分在320350之间、网页制作90分以上的记录。,再在“网页制作”字段中设置“筛选条件”。,先在“总分”字段中设置“筛选条件”。,任务5：取消对所有列的筛选。方法:单击“数据”菜单指向“筛选”单击“全部显示”命令任务6：撤消“自动筛选”。,注意：,1、在筛选结果中，满足条件的记录的行号和刚才使用过的下拉式按钮以蓝色显示。2、若要恢复所有的记录，单击标题右边的下拉列表中的“全部”项。3、再次执行【数据】【筛选】【自动筛选】命令，可取消【自动筛选】状态。,练习：,、筛选“大学语文”成绩在80-90分内、“大学物理”及格的同学记录、筛选出“张氏”的所有成绩、筛选出“张氏”中总分大于400分以上的同学：对此表进行自动筛选，条件为“系别为信息并且成绩大于70”、筛选银行为工商银行或中国银行的存款记录。,练习：,、筛选出工商银行或中国银行，金额大于1300元，期限是1年或5年的记录。、对以上表格进行“自动筛选”，并将“高教”出版社中销售数量大于等于25本的记录显示出来。、利用EXCEL的自动筛选，筛选出所有语文成绩大于80，数学成绩大于等于8