办公用品及低值易耗品管理办法.doc

昆明吉兴达房地产开发有限公司办公用品管理规定1目的为规范公司办公用品及低值易耗品的保管、领取、转移和报废，确保办公所需，倡导勤俭节约,贯彻物尽其用的原则，特制订本办法。2适用范围适用于公司办公用品及低值易耗品的管理。 3管理部门公司行政人力资源部为本制度的管理部门，其它部门协同作业。4办法内容4.1办公用品及低值易耗品的定义4.1.1本办法所称办公用品，指消耗性的办公文具、办公耗材、劳保用品、总务用品用具，及非消耗性的单位价值小于或等于200元的办公文具（如：订书机、U盘等）、劳保用品、总务用品用具。4.1.2 本办法所称低值易耗品，指单位价值大于200元的非消耗性文具（如：函数计算器等）、劳保用品、总务用品用具，及单位价值小于2000元的办公设备及工程等各专业用的器具和工具，办公桌椅、办公柜及家具等单件小于3000元，成套小于5000元的都归入低值易耗品。低值易耗品和固定资产分类有重复的地方，参见固定资产管理办法。4.2 办公用品及低值易耗品的库存管理4.2.1办公用品实行月度预算经费管控制度，每月月中各部门根据来月实际工作需求提报每月办公用品的使用明细量，行政人力资源部对数量审核后进行市场询价，得出各部门每月的办公用品费提报公司进行预算的审批。审批通过后，行政人力资源部每月根据预算明细作出办公用品预算对比表，审核异常领用情况，对办公用品的领用进行有序、可控管理。4.2.2办公用品每月由行政人力资源部实行预先集中计划采购制度，由行政文员于每月3日前填写办公用品申购单提报公司当月办公用品需求计划，经行政人力资源部经理审批后，进行集中统筹采购。4.2.3办公用品原则上于每月5日前购回，办公用品设置专人负责保管、发放（验收保管人员应与采购人员分离）。办公用品保管员根据办公用品申购单上填写的物品名称、品牌、规格、数量、单价及总金额验收入库，并设台帐进行管理。4.2.4低值易耗品实行预算按需采购制度，行政人力资源部行政后勤管理人员在接到资产购置申请表后，首先判断该申购的物品是否在预算费用内，其次再在各部门内、公司内进行资源调配作业；如无法调配，则进行采购。采购回来的低值易耗品一般经验收合格登录台帐后，直接进入领用发放程序。4.2.5对以各种原因退回的办公用品及低值易耗品另设专帐管理，可继续使用的，有需求时优先发放；需要维修、报废的，视具体情形进行处理。4.2.6保管员需每月底对办公用品清点盘存，同时核算各部门办公费用分摊表报送财务核算费用。低值易耗品则实行每半年一次盘点，盘点时间与固定资产盘点同步进行。4.3 办公用品及低值易耗品的领用发放4.3.1 行政人力资源部应按工作性质设置员工办公用品及低值易耗品的配备、领用标准，并分别建立个人资产登记卡，对个人领用的非消耗性办公用品及低值易耗品进行期间数量控制。4.3.2办公用品级低值易耗品的领用，实行经费预算管理，由行政人力资源经理按照每月制定的办公用品预算明细核定经费预算，严格控制公司每月的领用量。个人领用的非消耗性办公用品自然损坏无法修复，需重新申领时，应以旧换新，如遗失或使用不当造成损坏应由保管人赔偿或自购。4.3.3对部门公用的办公用品及低值易耗品，领用人即为相应的保管人，但部门经理仍对其负有相应的责任。4.3.4行政后勤管理人员每个月都需对低值易耗品领用费用进行统计，并将未报账的低值易耗品费用一同上报财务，由财务管控行政人力资源部当月的可控性费用。4.3.5行政后勤管理人员每年应对各部门办公用品及低值易耗品领用情况进行统计汇总，并进行相应办公费用分析，出具相关的分析报告；4.4 低值易耗品的转移、报废及年终盘点4.4.2低值易耗品因金额较大，范围较广，各部门领用后都需建立相应的管理台帐，根据台帐设立相应的保管人及责任人（类似固定资产管理）。因此在发生转移时，需提报行政人力资源部，经行政人力资源部经理审批后，由行政后勤管理人员办理低值易耗品的转移，填写资产转移表，修改相应的台帐。4.4.3低值易耗品如自然损坏无法修复时，应进行报废处理。使用部门填写低质易耗品报废申请表，经部门经理、部门直属领导审批后交行政人力资源部，由行政人力资源部经理审批后，行政后勤管理人员对其进行报废处理，同时，撤销台帐。若该报废低值易耗品可变卖，变卖金额交财务做相应的账务处理。4.4.4每年终固定资产盘点时，也应对低值易耗品进行相应的盘点。各部门保管员应配合行政人力资源部行政后勤管理人员对各部门低值易耗品进行盘点，同时行政后勤管理人员应制作盘点报表并提交分析报告。4.5 办公用品及低值易耗品的使用规定4.5.1个人领用的办公用品及低值易耗品由员工本人妥善保管，因保管不当损坏或丢失时需照价赔偿。4.5.2部门领用低值易耗品由领用人负责保管，在年终盘点时如发生人为损坏或遗失的，则由相关保管人及部门负责人承担赔偿。4.5.3员工应以节约为本（如未最终定稿文件尽量使用再生纸等），并不得有意损坏办公用品及低值易耗品，不得将其挪为私用或用以谋取私利。4.6低值易耗品的退还规定4.6.1各部门闲置或替换下的低值易耗品应退还行政人力资源部统一管理，行政人力资源部办理相应转移手续。4.6.2员工离职时，应清理退还所有在职期间个人领用或代管的低值易耗品，并至行政后勤管理人员处办理离职手续。4.6.3保管员根据离职人员个人资产登记卡及低值易耗品台帐上的历史领用记录，查验回收全部个人使用的低值易耗品，对部门公用品及体量较大的低值易耗品，经行政后勤管理人员现场查验无问题后，进行部门内直接移转（至指定接收人），行政后勤管理人员及时办理相应签领手续并变更台帐上的相应保管人。4.6.4行政后勤管理人员在查验回收时，对损坏或遗失的应按4.5.2款进行处理，出具查验回收清单并对异常情形注明处理结果，方可在员工离职交接单相应栏签字注明“帐目已清”字样。5. 附则5.1 本制度未尽事宜由昆明吉兴达地产开发有限公司行政人力资源部负责解释。5.2 本制度自下发之日起开始实施。6附件【附件1】表单：低值易耗品月度购置计划表【附件2】表单：办公用品申购单【附件3】表单：资产购置申请表【附件4】表单：个人资产登记卡【附件5】表单：资产转移表【附件6】表单：低值易耗品报废申请表 昆明吉兴达房地产开发有限公司行政人力资源部2014年7月25日11部门低值易耗品月度购置计划表序号物品名称品牌规格型号到位时间使用部门数量单 价 （元）总 价 （元）预算说明备注合 计：备注：预算说明 申购时间：序号物品名称规格单位现有库存申购数量单价金额备注申购费用合计大写：制表人：采购询价人：行政人力资源部经理：办公用品申购单（ 月） 编号：昆明吉兴达地产开发有限公司资产购置申请表 序号物品名称单位数量需要日期申购原因及配置要求费用归属情况品牌及规格型号单价（元）总价（元）12345申购部门申购人申购部门经理意见申购部门直属总监意见申购部门分管领导意见 行政人力资源部意见 行政后勤管理人员 资产类别及库存情况：预算费用的初审判断：处理意见调拨：购买：不予购买：采购人员 购买的供货商情况：其他：经理意见财务部 意见费用审核经理意见总经理 意见备注注：1、申购人须认真填写“物品名称、单位、数量、申购原因及配置要求、费用归属情况”这五项；2、“费用归属情况”一栏指购买物品的预算费用种类，如：固定资产预算、低值易耗品预算、办公用品预算、营销费用预算。3、“品牌、规格型号及价格”两栏由采购人员填写个 人 资 产 登 记 卡部门： 姓名： 入职时间： 序号资产编号资产名称附属物品单位数量领用时间签 名归还时间签 名归还原因备 注12345678910填表说明：1、如该物品遗失或损毁，应在“归还日期”中明遗失日期或损毁日期，在“归还原因”中注明原因，在“备注”中注明赔偿金额及费用承担者；2、员工如果调换部门，应单列一行，注明调动时间及部门。资产转移表资产编号资产名称附属物品转移数量资产情况转移原因转出部门：保管人签名：负责人签名：转入部门：保管人签名：负责人签名：行政人力资源部经理：资产转